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        從證據(jù)“三性”看電子檔案真實(shí)性維護(hù)

        2022-11-25 12:01:25吳品才
        檔案管理 2022年6期
        關(guān)鍵詞:三性電子檔案真實(shí)性

        吳品才

        摘 ?要:法制社會(huì)的重要基礎(chǔ)之一是證據(jù),證據(jù)“三性”的核心是真實(shí)性,所以,檔案天然能成為一種證據(jù),但紙質(zhì)檔案成為證據(jù)容易,電子檔案成為證據(jù)困難,這是因?yàn)樽C據(jù)必須經(jīng)查證屬實(shí)方可,檔案證據(jù)同樣如此,可紙質(zhì)檔案證據(jù)查證屬實(shí)容易,電子檔案證據(jù)查證屬實(shí)困難,原因是紙質(zhì)檔案真實(shí)性變化易發(fā)現(xiàn),電子檔案真實(shí)性變化難發(fā)現(xiàn),為此我們必須盡力防止電子檔案內(nèi)容信息被改,創(chuàng)新理念與方式來(lái)解決電子檔案真實(shí)性變化的發(fā)現(xiàn)與驗(yàn)證問(wèn)題,以此解決電子檔案證據(jù)的查證屬實(shí),這就是電子檔案真實(shí)性維護(hù),所以,電子檔案真實(shí)性維護(hù)相對(duì)電子檔案成為證據(jù)更為迫切、更為重要。

        關(guān)鍵詞:證據(jù);真實(shí)性;電子檔案;真實(shí)性維護(hù)

        Abstract: The evidence is one of the important foundations of a society governed by the rule of law, and the core of the 'Three Characteristics ' of evidence is authenticity. In this sense,the archive can act as a kind of natural evidence because of its authenticity. But it is easy for paper archives to become evidence, yet difficult for electronic archives to become evidence, because the evidence must be verified. It is easy to verify the authenticity of paper archives, but difficult to verify the authenticity of electronic archives, because changes in the authenticity of paper archives are easy to find, but changes in the authenticity of electronic archives are difficult. So we must try our best to prevent the electronic archive content being changed. Ideas and ways must be innovated to solve the problem of discovering the change in the electronic archives and verifying the authenticity of electronic archives. This is the maintenance of the authenticity of electronic archives,which is more urgent and important for electronic archives to become evidence.

        Keywords: ?Evidence; Authenticity; Electronic archives; Authenticity maintenance

        1 證據(jù)“三性”及其核心

        1.1 證據(jù)“三性”。證據(jù)是指依照訴訟規(guī)則認(rèn)定案件事實(shí)的依據(jù)。證據(jù)對(duì)于當(dāng)事人進(jìn)行訴訟活動(dòng),維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益,對(duì)法院查明案件事實(shí),依法正確裁判都具有十分重要的意義。證據(jù)問(wèn)題是訴訟的核心問(wèn)題,在任何一起案件的審判過(guò)程中,都需要通過(guò)證據(jù)和證據(jù)形成的證據(jù)鏈再現(xiàn)還原事件的本來(lái)面目,依據(jù)充足的證據(jù)而作出的裁判才有可能是公正的裁判。證據(jù)“三性”包括真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性、合法性。

        第一,證據(jù)的真實(shí)性,是指訴訟證據(jù)必須能證明案件真實(shí)的、不依賴于主觀意識(shí)而存在的客觀事實(shí),是指一份證據(jù)本身形成過(guò)程是客觀真實(shí)的,不是出具證據(jù)的一方有意偽造的,同時(shí)其中的內(nèi)容是能客觀反映待證事實(shí)的。

        第二,證據(jù)的關(guān)聯(lián)性,是指作為證據(jù)的事實(shí)不僅是一種客觀存在,而且它必須是與案件所要查明的事實(shí)存在邏輯上的聯(lián)系,從而能夠說(shuō)明案件事實(shí)。證據(jù)與待證事實(shí)之間必須具有一定的聯(lián)系。依據(jù)聯(lián)系的緊密程度,可以將證據(jù)分為直接證據(jù)和間接證據(jù)。在庭審時(shí),有些當(dāng)事人對(duì)證據(jù)質(zhì)證時(shí)講這份證據(jù)與本案沒(méi)有關(guān)聯(lián)性,其實(shí)這種說(shuō)法是不準(zhǔn)確的,應(yīng)該講該證據(jù)與舉證一方(原告或被告、第三人)待證事實(shí)之間沒(méi)有關(guān)聯(lián)性。每一個(gè)案件,都有需要證明的待證事實(shí),待證事實(shí)因案件而異,甚至因案件處于不同的訴訟階段而不同。只有一方所舉證據(jù)來(lái)證明不屬于本案應(yīng)證明的待證事實(shí),才可以講該證據(jù)與本案無(wú)關(guān)聯(lián)性。

        第三,證據(jù)的合法性,是指證據(jù)必須由當(dāng)事人按照法定程序提供,或由法定機(jī)關(guān)、法定人員按照法定的程序調(diào)查、收集和審查。證據(jù)的合法性包括證據(jù)符合證據(jù)的法定形式,民事訴訟證據(jù)有七種法定形式,凡不符合這七種法定形式的都不具有合法性;證據(jù)符合形式上的要件。各類(lèi)不同的證據(jù)具有不同的形式要件,在司法實(shí)踐中,需要注意總結(jié);證據(jù)的來(lái)源合法,包括出具證據(jù)的主體是否適格,取證程序是否合法等。這主要表現(xiàn)在:出具證據(jù)主體是否具有相應(yīng)的職責(zé),侵犯他人合法權(quán)益所收集的證據(jù),因取證程序不合法而不具有合法性。不同的證據(jù)具有不同的法定形式、形式上的要件、合法來(lái)源,在庭審質(zhì)證時(shí)應(yīng)注意。

        1.2 證據(jù)“三性”的核心:真實(shí)性。證據(jù)的核心應(yīng)是真實(shí)性,這是因?yàn)樽C據(jù)只有真實(shí)才能證明待證事實(shí)或還原案件的客觀事實(shí)與本來(lái)面目,才能讓法院作出合法公正的裁判,才能真正地維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

        至于關(guān)聯(lián)性,這是當(dāng)然的,與庭審案件或庭審案件的待證事實(shí)或庭審案件特定訴訟階段的待證事實(shí)無(wú)關(guān)的證據(jù),自然不能作為本案的證據(jù),同時(shí)不具有真實(shí)性時(shí),則無(wú)論何時(shí)何地何案件何待證事實(shí),都不能作為庭審證據(jù)。而合法性則是從法定形式、形式上的要件和合法來(lái)源等對(duì)證據(jù)提出要求,以進(jìn)一步確保證據(jù)的真實(shí)可靠,具體說(shuō),就是由合法主體通過(guò)合法程序獲得的或提交的符合法定形式和形式上的要件的證據(jù),其真實(shí)性可信無(wú)疑。

        2 檔案天然能成為一種證據(jù)

        2.1 檔案天然具有證據(jù)“三性”。首先,真實(shí)性是檔案的本質(zhì)屬性,是檔案信息資源與其它信息資源的本質(zhì)區(qū)別,所以,檔案具有回溯性,利用檔案可以客觀地還原或回溯歷史事件的本來(lái)面目。檔案能查實(shí)證明歷史的客觀事實(shí),其內(nèi)容也能客觀反映待證事實(shí)。我國(guó)檔案學(xué)理論明確指出“檔案的自然形成規(guī)律論”,強(qiáng)調(diào)檔案是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的伴生物,沒(méi)有人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展,就不會(huì)有相應(yīng)的檔案形成,這充分說(shuō)明檔案形成過(guò)程本身也是客觀真實(shí)的,不是有意偽造的?!吨腥A人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定,檔案不容涂抹、不容篡改、不容偽造,其目的就是為了確保檔案的真實(shí)性。因此,檔案天然具有證據(jù)“三性”的核心。[1-9,17]

        其次,檔案工作規(guī)定,文件歸檔時(shí),我們并不會(huì)任由歸檔人員隨意地把歸檔文件送交檔案部門(mén)就完事,而是提出了若干歸檔要求,即檔案部門(mén)實(shí)行一定的歸檔把關(guān),其中就有歸檔文件應(yīng)簽署完備等的歸檔鑒定與歸檔審核,這就讓檔案室或檔案館中的檔案能符合形式上的要件。另外,把檔案集中存放于檔案室,尤其是檔案館這樣的具有公信力的合法主體,到時(shí)由這些合法主體通過(guò)合法程序來(lái)提供檔案,供相關(guān)案件司法處理所需,所以,這樣的檔案自然來(lái)源合法。

        至于檔案作為證據(jù)時(shí)的“關(guān)聯(lián)性”,則只要把檔案用于相關(guān)案件的審判或說(shuō)與案件所要查明的事實(shí)存在邏輯上的聯(lián)系就具有這一屬性。所以,我們完全可以說(shuō),檔案同樣具有真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和合法性,天然具有作為證據(jù)所需的三個(gè)屬性。退一步講,檔案與生俱來(lái)具有證據(jù)“三性”的核心:真實(shí)性,所以,檔案天然具有成為一種證據(jù)的屬性或基因,這是有別于其它信息資源的重要特性。

        2.2 我國(guó)三部訴訟法中的證據(jù)法定形式均包含有檔案。對(duì)于證據(jù)的法定形式,我國(guó)的三部訴訟法依據(jù)不同情形,分別作出如下規(guī)定:

        《中華人民共和國(guó)刑事訴訟法》(2012年3月14日修正)第四十八條規(guī)定:“可以用于證明案件事實(shí)的材料,都是證據(jù)。……證據(jù)必須經(jīng)過(guò)查證屬實(shí),才能作為定案的根據(jù)?!憋@然,其中強(qiáng)調(diào)了證據(jù)的真實(shí)性要求,并明確規(guī)定檔案(書(shū)證、電子數(shù)據(jù)等)是證據(jù)之一。

        《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》(2012年8月31日修正)第六十三條規(guī)定:“……證據(jù)必須查證屬實(shí),才能作為認(rèn)定事實(shí)的根據(jù)?!憋@然,其中同樣強(qiáng)調(diào)了證據(jù)的真實(shí)性要求,并明確規(guī)定檔案(書(shū)證、電子數(shù)據(jù)等)是證據(jù)之一。

        《中華人民共和國(guó)行政訴訟法》(2014年11月1日修正)第三十三條規(guī)定:“證據(jù)包括:……。以上證據(jù)經(jīng)法庭審查屬實(shí),才能作為認(rèn)定案件事實(shí)的根據(jù)。”顯然,其中也同樣強(qiáng)調(diào)了證據(jù)的真實(shí)性要求,并明確規(guī)定檔案(書(shū)證、電子數(shù)據(jù)等)是證據(jù)之一。

        既然檔案天然具有證據(jù)“三性”,且我國(guó)三部訴訟法中的證據(jù)法定形式均包含有檔案,這充分說(shuō)明檔案天然能成為一種證據(jù),無(wú)論紙質(zhì)檔案還是電子檔案都應(yīng)如此。

        3 紙質(zhì)檔案成為證據(jù)易

        3.1 證據(jù)必須查證屬實(shí)。證據(jù)的真實(shí)性是證據(jù)“三性”的核心,沒(méi)有真實(shí)性或失去真實(shí)性則根本不能成為證據(jù),但證據(jù)的真實(shí)性可能會(huì)受到各種威脅因素的影響而發(fā)生變化。檔案雖然與生俱來(lái)具有真實(shí)性,擁有檔案就擁有了真實(shí)的歷史,但檔案真實(shí)性可能會(huì)受到各種威脅而發(fā)生變化,所以,檔案真實(shí)性需要維護(hù),無(wú)論是紙質(zhì)檔案,還是電子檔案,或者是其它載體類(lèi)型的檔案,都是如此。

        所謂檔案真實(shí)性維護(hù)是指我們采取一切必要手段和方法來(lái)確保檔案始終是真實(shí)的歷史記錄或說(shuō)始終具有真實(shí)性。進(jìn)入檔案部門(mén)的檔案,一旦受到非法的涂抹或更改,內(nèi)容發(fā)生變化,那么它便失去了真實(shí)性,這樣的所謂檔案也就不再擁有真實(shí)的歷史,至少不再擁有真實(shí)歷史的全部,也就不可能成為證據(jù),無(wú)法發(fā)揮法律意義上的證據(jù)價(jià)值。所以,我國(guó)檔案法明確規(guī)定,禁止篡改、損毀、偽造檔案。

        另外,出于趨利追求,當(dāng)事人完全有提供假證或偽證的可能,所以,證據(jù)必須查證屬實(shí)方可,檔案證據(jù)同樣如此。我國(guó)的三部訴訟法都有明確規(guī)定,證據(jù)“必須經(jīng)法庭查證屬實(shí),才能作為認(rèn)定案件事實(shí)的根據(jù)”。

        3.2 檔案真實(shí)性變化發(fā)現(xiàn)的難易程度與檔案查證屬實(shí)難易程度的關(guān)系。查證檔案是否還有真實(shí)性或檔案真實(shí)性變化與否,關(guān)鍵取決于檔案真實(shí)性變化能否被發(fā)現(xiàn)。如果能夠發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)檔案真實(shí)性發(fā)生了變化,那么便可查證其失去了真實(shí)性或不再具有真實(shí)性,這樣的所謂檔案自然明確不可信;如果能夠發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)檔案真實(shí)性沒(méi)有發(fā)生變化,那么便查證其屬實(shí),即這樣的檔案真實(shí)可信;如果檔案客觀具有真實(shí)性,但不能夠(至少到目前為止還不能夠)發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)檔案真實(shí)性沒(méi)有發(fā)生變化,那么這樣的檔案,雖客觀真實(shí),卻仍難以查證屬實(shí)和可信,或明確說(shuō)不可信??梢?jiàn),檔案能否查證屬實(shí)與檔案真實(shí)性變化能否被發(fā)現(xiàn)存在直接關(guān)系。并且,檔案真實(shí)性變化發(fā)現(xiàn)的難易程度與檔案查證屬實(shí)的難易程度相當(dāng),如果發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)檔案真實(shí)性變化越易,那么檔案查證屬實(shí)越易;如果發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)檔案真實(shí)性變化越難,那么檔案查證屬實(shí)也越難;如果完全不能發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)檔案真實(shí)性變化,那么檔案查證屬實(shí)也完全不可能。

        3.3 紙質(zhì)檔案真實(shí)性變化易發(fā)現(xiàn)與紙質(zhì)檔案證據(jù)易查證屬實(shí)。由于紙質(zhì)載體上的信息一旦受到涂抹與更改,便會(huì)留下改動(dòng)的痕跡,這就是紙質(zhì)信息的不易改動(dòng)性特點(diǎn)。也正因如此,紙質(zhì)時(shí)代原件比復(fù)制件重要得多,復(fù)制件看似沒(méi)有改動(dòng)痕跡,但在復(fù)制過(guò)程中存在著作弊或改動(dòng)的可能,所以在司法活動(dòng)中復(fù)制件的證據(jù)效力較低,或說(shuō)復(fù)制件內(nèi)容信息難以可信或難以成為證據(jù)。在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中如用復(fù)制件來(lái)證明時(shí),必須同時(shí)出示原件或由原件持有單位在復(fù)制件上蓋章來(lái)證明其內(nèi)容信息的真實(shí)性。所以,紙質(zhì)檔案真實(shí)性變化易發(fā)現(xiàn)。

        既然紙質(zhì)檔案真實(shí)性變化與否可通過(guò)直接簡(jiǎn)單地觀察其載體上是否存有信息改動(dòng)痕跡來(lái)發(fā)現(xiàn)與確認(rèn),所以,當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案原件載體上沒(méi)有任何信息改動(dòng)痕跡時(shí),我們便可確認(rèn)該紙質(zhì)檔案擁有真實(shí)性,即該紙質(zhì)檔案證據(jù)經(jīng)查證屬實(shí),其真實(shí)可信。可見(jiàn),紙質(zhì)檔案真實(shí)性變化與否,不僅易發(fā)現(xiàn),而且易查證屬實(shí),易可信。在紙質(zhì)時(shí)代,我們常說(shuō),白紙黑字,鐵證如山,所以,在司法活動(dòng)中紙質(zhì)檔案成為證據(jù)易。

        4 電子檔案成為證據(jù)難

        4.1 電子檔案真實(shí)性變化難發(fā)現(xiàn)。對(duì)電子檔案而言,情況要復(fù)雜得多。由于電子載體上的信息具有易改性特點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)中的黑客、文檔環(huán)境中的計(jì)算機(jī)病毒以及一些訪客都可能改動(dòng)電子載體上的信息,更為關(guān)鍵的是,改動(dòng)后電子載體上的信息依然整齊如初,看不出任何改動(dòng)的痕跡,這就導(dǎo)致受到改動(dòng)的電子檔案信息與沒(méi)有受到改動(dòng)的電子檔案信息看不出有什么差別,于是,我們無(wú)法像紙質(zhì)檔案那樣,通過(guò)直接簡(jiǎn)單地觀察其載體上是否留有改動(dòng)痕跡,來(lái)發(fā)現(xiàn)與查證電子檔案真實(shí)性是否發(fā)生了變化。結(jié)果導(dǎo)致:事實(shí)上沒(méi)有受到任何改動(dòng)的電子檔案,我們并不能因其載體上沒(méi)有改動(dòng)痕跡而直接簡(jiǎn)單查證其擁有真實(shí)性;事實(shí)上已經(jīng)受到一定篡改的電子檔案,也不能因其載體上沒(méi)有留下改動(dòng)痕跡而直接簡(jiǎn)單否定其不擁有真實(shí)性。

        總之,電子檔案真實(shí)性變化難發(fā)現(xiàn),只能通過(guò)間接復(fù)雜的方式才行。

        4.2 電子檔案證據(jù)難查證屬實(shí)。由于無(wú)法直接簡(jiǎn)單地通過(guò)觀察載體方式發(fā)現(xiàn)并確認(rèn)信息改動(dòng)與否,所以也就無(wú)法確認(rèn)該電子檔案是否擁有真實(shí)性,也難以保證其可信性。

        可見(jiàn),電子檔案真實(shí)性變化與否,不僅難發(fā)現(xiàn),而且難可信,即電子檔案證據(jù)難以查證屬實(shí)。這就是電子檔案通常情況下真實(shí)性會(huì)受到質(zhì)疑,司法上電子檔案成為證據(jù)通常較難的根本原因。

        5 電子檔案真實(shí)性維護(hù)是電子檔案成為證據(jù)的必要條件

        5.1 載體類(lèi)型與記錄方式的變化對(duì)檔案真實(shí)性維護(hù)的影響。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息的載體類(lèi)型與記錄方式也在不斷變化。人類(lèi)社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展水平深刻影響和制約著文件與檔案的形成狀況,其主要體現(xiàn)和反映在載體類(lèi)型和記錄方式上。

        載體類(lèi)型和記錄方式的變化完全只是科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展變化的結(jié)果,它們并不會(huì)影響檔案的本質(zhì),不同載體類(lèi)型與記錄方式的檔案都是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄,都具有真實(shí)性,法制社會(huì)都需要它們成為證據(jù),發(fā)揮證據(jù)價(jià)值,但它們會(huì)影響文件與檔案的管理,其中包括真實(shí)性維護(hù)。

        電子文件與電子檔案的突出特點(diǎn)是信息非人工直接識(shí)讀性,這一特點(diǎn)直接導(dǎo)致它們的真實(shí)性變化難發(fā)現(xiàn)、真實(shí)性難查證。對(duì)此,我們自然無(wú)法用紙質(zhì)檔案那樣的理念與方法來(lái)維護(hù)其真實(shí)性,而必須創(chuàng)新理念與方法才行。

        5.2 電子檔案真實(shí)性維護(hù)是電子檔案成為證據(jù)的必要條件。所有檔案真實(shí)性維護(hù)是檔案成為證據(jù)的必要條件,但對(duì)電子檔案而言尤為重要,這是因?yàn)椋?/p>

        紙質(zhì)檔案真實(shí)性變化易發(fā)現(xiàn),且紙質(zhì)檔案真實(shí)易查證,所以,紙質(zhì)檔案真實(shí)性維護(hù)較易。我們只需在紙質(zhì)檔案的收、管、存、用等過(guò)程中加強(qiáng)把控,防止被涂、被改就行。檔案部門(mén)以其職業(yè)道德確保它所提供的紙質(zhì)檔案真實(shí),所以,紙質(zhì)時(shí)代,文件歸檔與檔案進(jìn)館是賦予文件“檔案價(jià)值”的法律行為。其實(shí),紙質(zhì)時(shí)代檔案部門(mén)提供的檔案能無(wú)可爭(zhēng)議地成為證據(jù),這是紙質(zhì)時(shí)代檔案部門(mén)提供的檔案易查證屬實(shí)的緣故。而電子檔案發(fā)生變化的難發(fā)現(xiàn)和難查證特點(diǎn)決定了其真實(shí)性維護(hù)的困難性。而電子檔案發(fā)生變化的難發(fā)現(xiàn)、難查證、難預(yù)防、難確認(rèn)等特點(diǎn)決定了其真實(shí)性維護(hù)的困難性,檔案部門(mén)以其職業(yè)道德和權(quán)威出具證明也難以保證其真實(shí)性不受質(zhì)疑。

        紙質(zhì)檔案真實(shí)性維護(hù)的一套行之有效的辦法,對(duì)電子檔案而言幾乎完全不適用。我們不僅需要在電子檔案的收、存、管、用等過(guò)程中嚴(yán)加把控,防止被改,還必須創(chuàng)新理念與方法,令人信服地解決電子檔案真實(shí)性變化與否發(fā)現(xiàn)與驗(yàn)證問(wèn)題,所以,電子時(shí)代,如果文件歸檔與檔案進(jìn)館繼續(xù)是賦予文件“檔案價(jià)值”的法律行為,讓檔案部門(mén)提供的檔案繼續(xù)能成為證據(jù),我們必須首先更加重視電子檔案真實(shí)性維護(hù),創(chuàng)新理念與方式,切實(shí)有效地解決電子檔案證據(jù)的查證屬實(shí)問(wèn)題。[10-16]

        文件中心的一種類(lèi)型則是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹?/p>

        2 商業(yè)性文件中心具有文件中心的基本性質(zhì)——“過(guò)渡性”嗎?

        黃霄羽認(rèn)為,“文件中心的基本性質(zhì)——‘過(guò)渡性’以及主要特點(diǎn)——‘成本低廉、管理高效’”“商業(yè)性文件中心除具有文件中心的基本性質(zhì)和特點(diǎn)外,還具有一些特殊性?!盵12]

        文件中心的基本性質(zhì)是過(guò)渡性以及商業(yè)性文件中心具有文件中心基本性質(zhì)的認(rèn)識(shí)值得探討。

        所謂“過(guò)渡”,《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》解釋為“事物由一個(gè)階段或一種狀態(tài)逐漸發(fā)展變化而轉(zhuǎn)入另一個(gè)階段或另一種

        參考文獻(xiàn):

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        (作者單位:蘇州大學(xué)檔案與電子政務(wù)系 來(lái)稿日期:2022-08-06)

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