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        數(shù)字化轉(zhuǎn)型下美的集團財務共享服務系統(tǒng)中心的優(yōu)化研究

        2022-11-25 21:17:33仲溪凌
        關鍵詞:財務財務管理服務

        仲溪凌

        (南京審計大學,江蘇 南京 211815)

        21 世紀以來,全球化進程不斷加快,世界經(jīng)濟也隨之進入了飛速發(fā)展的新階段。得益于大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算、區(qū)塊鏈以及5G 技術等的廣泛應用,以數(shù)字技術為核心驅(qū)動力、以信息技術為重要載體和以健康、快速、持續(xù)及穩(wěn)定發(fā)展為特征的新型經(jīng)濟形態(tài)——數(shù)字經(jīng)濟時代已經(jīng)到來[1]。目前,我國各行各業(yè)特別是家電行業(yè)都逐漸迎來了數(shù)字化轉(zhuǎn)型和財務管理轉(zhuǎn)型的重要機遇期。

        在企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴大、市場競爭愈加殘酷的背景下,許多新的問題層出不窮,比如各部門之間信息無法得到及時有效的互通與共享,這些都會對企業(yè)管理層制定決策的效率和實施決策的效果產(chǎn)生惡劣影響,導致企業(yè)不能及時應對迅速多變的外部市場環(huán)境,進而危害到企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。因此推動企業(yè)財務管理模式進一步優(yōu)化,利用數(shù)字技術促進企業(yè)轉(zhuǎn)型升級已成為目前我國大型綜合性企業(yè)集團重點關注的問題。

        信息技術的互通與數(shù)據(jù)資源的共享促使企業(yè)傳統(tǒng)財務管理的局限性日益消弭,而財務共享服務系統(tǒng)的建設能幫助企業(yè)集中進行會計業(yè)務的核算,降低企業(yè)的經(jīng)營風險和財務風險,保證企業(yè)工作事半功倍,而且財務共享服務系統(tǒng)的建設能促進企業(yè)財務和業(yè)務工作的互相融合,能更快更好地推動企業(yè)業(yè)務工作的開展,確保業(yè)務流程能在同一時間進行調(diào)整和優(yōu)化。

        目前我國越來越多的企業(yè)已經(jīng)認識到財務共享的內(nèi)涵和優(yōu)勢,并將財務共享服務系統(tǒng)的建設付諸實踐,但大多數(shù)企業(yè)還局限在財務和業(yè)務的簡單結合上。為了進一步推動財務共享理論和實踐良好發(fā)展,本文以美的集團為例,對其財務共享服務系統(tǒng)建設的效果進行了評價,并對存在的不足之處提出了優(yōu)化和改進的建議,為其他家電企業(yè)乃至各行各業(yè)探索財務共享服務的實踐提供借鑒。

        1 文獻綜述

        20 世紀80 年代,財務共享的概念在美國首次出現(xiàn),福特汽車公司最早開始實施財務共享服務,并迅速引起學術界的廣泛探討。哈佛大學的布萊恩·伯杰倫教授將財務共享服務定義為把各種部門的資源統(tǒng)一起來并重新組合到一個單獨的、新設的業(yè)務平臺里面去。除此之外,他還詳細說明了財務共享服務中心具有節(jié)省成本、提高效率、完善和改進服務質(zhì)量、為企業(yè)能創(chuàng)造更多新價值的優(yōu)勢。財務共享服務旨在優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部財務管理結構、減少日?;顒又挟a(chǎn)生的成本,對企業(yè)的財務和業(yè)務流程提出標準化的建議進而提升執(zhí)行效率。

        相對于國外,財務共享服務的理論研究在國內(nèi)興起得略微晚一些,無論是概念闡述還是實踐運用還都處于初級階段。國內(nèi)最先開始建設財務管理中心、實踐財務共享模式的是中興通訊,之后是海爾智家、寶鋼集團等企業(yè)使用,逐步建立起完善的財務共享服務系統(tǒng)。

        張瑞君、陳虎等[2]在充分研究了中興通訊財務共享服務系統(tǒng)使用效果的基礎上,結合系統(tǒng)學習、經(jīng)驗積累以及自我發(fā)展,財會人員不僅足以勝任財務管理工作,并能細化財務工作,而且能為企業(yè)和財務人員帶來良好的發(fā)展前景。何瑛[3]認為在企業(yè)內(nèi)部建立單獨處理業(yè)務的財務共享服務系統(tǒng),能夠?qū)⒋罅刻幱趩为毢怂銧顟B(tài)的且分散無序的業(yè)務活動集中起來,降本增效,進而有利于企業(yè)服務質(zhì)量的提升,與此同時為企業(yè)所有不同的部門提供有針對性的服務。

        周小花[4]認為,財務共享服務系統(tǒng)的建立和實現(xiàn)與信息技術的突飛猛進是密不可分的,會促使企業(yè)的財務管理流程變得越來越規(guī)范和協(xié)調(diào),具有一致性。除此之外,財務共享服務系統(tǒng)的建立有助于推動財務人員由傳統(tǒng)型、機械型向智能型、綜合型、全面型、高素質(zhì)加速轉(zhuǎn)變,進一步促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展[5]。張慶龍[6]提出財務共享服務數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標是利用數(shù)字技術對企業(yè)內(nèi)外部蘊含的海量數(shù)據(jù)進行采集、加工和管理,從而創(chuàng)造價值并實現(xiàn)價值增值,進而推動企業(yè)財務管理模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和優(yōu)化升級。殷夢鴿等[7]認為在數(shù)字經(jīng)濟背景下,我國企業(yè)集團財務共享服務創(chuàng)新更顯必要,具體闡述了實現(xiàn)財務共享服務的創(chuàng)新路徑主要包括財務共享服務系統(tǒng)的精準選址、流程再造、組織結構構建和信息技術保障以及人員配置優(yōu)化。

        2 美的集團財務共享服務系統(tǒng)的案例介紹

        2.1 公司簡介

        美的集團于1968 年成立于廣東順德,從家用電器制造業(yè)務開始起步,歷經(jīng)多年蓬勃發(fā)展,逐漸壯大成為集智慧家居、機器人系統(tǒng)、數(shù)字供應鏈、自動化產(chǎn)業(yè)以及各種家用和生活電器生產(chǎn)制造于一體的國際化大型家電科技集團。據(jù)2020 年度財務報告顯示,美的集團總資產(chǎn)現(xiàn)已超過3 600 億元。2020 年《財富》世界500 強排行榜中,美的集團位列第35 位,已連續(xù)多年在我國家電行業(yè)占據(jù)領先地位。長久以來,美的集團都致力于為消費者創(chuàng)造美好生活,始終堅持技術上的自主創(chuàng)新,積極轉(zhuǎn)變戰(zhàn)略發(fā)展方向,追求企業(yè)管理水平、服務質(zhì)量和運行效率的提升來獲取更大的市場競爭力,尤其是在建設了財務共享服務系統(tǒng)之后,持續(xù)推進企業(yè)財務和業(yè)務的融會貫通,幫助美的集團在競爭激烈的家電行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。

        2.2 財務共享服務系統(tǒng)的實施情況

        最初,美的集團選擇在其總部佛山市順德區(qū)設置財務共享服務系統(tǒng),從而有利于催生更為高效、全面、系統(tǒng)的財務管理模式,不僅能夠很大程度上提升企業(yè)核心競爭力,同時還能夠為美的集團創(chuàng)造更多附加價值,進而為推動美的集團在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的高質(zhì)量發(fā)展貢獻一份力量。為此,集團便開始設立推廣財務共享服務的領導小組,由專門人員負責,做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作,運用行政手段發(fā)出行政指令進而在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行和推進財務共享服務系統(tǒng)的建立,從部分擴大到整個集團,按照“整體規(guī)劃、分步實施”的工作原則和順序,逐步對業(yè)務過程的各個環(huán)節(jié)進行更新以及對組織管理架構進行重新整合。

        2014 年,美的集團以原本實施的企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning,ERP) 信息管理系統(tǒng)為依托,取長補短,在集團旗下建立了美云智數(shù)的美捷報財務共享服務系統(tǒng),以此對整個企業(yè)內(nèi)部的所有員工進行系統(tǒng)分工并對其承擔的職責進行重新認定。

        2015 年,美的集團進行試運行實踐,主要對資產(chǎn)費用核算、報銷和應收應付以及總賬進行優(yōu)化升級,在嘗試探索階段對可能存在的問題進行分析并迅速解決,與此同時注重經(jīng)驗的積累,從而有利于財務共享服務系統(tǒng)質(zhì)量的提升。

        2016 年年末,美的集團旗下美云智數(shù)的美捷報財務共享服務系統(tǒng)在整個集團內(nèi)部成功建立和推行,并獲得了預期的效果,在此基礎上對其進行不斷的完善和升級,很大程度上增強了美捷報財務共享服務系統(tǒng)的運營效率。

        3 美的集團財務共享服務系統(tǒng)的實施效果評價

        3.1 提高企業(yè)財務處理效率

        推行和建立財務共享服務系統(tǒng)最為重要也是最為核心的目的在于將單獨分散的、重復性高的業(yè)務流程按照一定的規(guī)范和標準匯集到一起來統(tǒng)一處理,保證企業(yè)財務工作效率的提升。以費用的審批和報銷為例,美云智數(shù)的美捷報財務共享服務系統(tǒng)架起了企業(yè)總部與各家分公司之間連接的橋梁。分公司財務人員只需通過美捷報財務共享服務系統(tǒng)提交費用報銷的申請,集團總部的工作人員在收到申請?zhí)崾竞蠹皶r進行審批操作,便可以迅速完成費用報銷,方便快捷,分公司的財務人員只需等待報銷的款項到賬就可以。

        3.2 降低企業(yè)運營成本

        在企業(yè)經(jīng)營過程中,只有實現(xiàn)財務資源的共享和業(yè)務過程的融合,才能有效地降低企業(yè)的運營成本。財務共享服務就是把繁瑣枯燥的業(yè)務歸納整合到一起,財務人員就不需要投入更多的精力,這樣他們的任務就集中在了處理財務信息和推廣核心業(yè)務的方面,這樣企業(yè)在市場中的競爭優(yōu)勢就有所提升。與此同時,財務資源的共享還進一步深入到各個部門業(yè)務流程的細微環(huán)節(jié),以此對整個企業(yè)內(nèi)部的所有員工進行系統(tǒng)分工并對其承擔的職責進行重新認定,將員工的能力和經(jīng)驗與不同的崗位職責進行調(diào)整和重新安排,提高了員工的工作效率,最大程度地減少了企業(yè)經(jīng)營管理成本。

        3.3 提高業(yè)務及財務服務的質(zhì)量

        財務共享模式的大力推廣在使得降本增效成為可能性的同時,企業(yè)的財務服務質(zhì)量也得到了明顯提升。在傳統(tǒng)的財務管理模式下,美的集團內(nèi)部的財務資源分散,各個部門之間得不到有效的信息互通,耗費了非常多的時間和精力,造成了人力資源的浪費且增加了工作重復性,財務服務質(zhì)量也難以得到保障。而財務共享服務系統(tǒng)則會促使企業(yè)的財務操作和流程變得標準化、規(guī)范化,這樣集團的各家分公司的經(jīng)營和財務管理狀況都得到了更好的控制。除此之外,集團內(nèi)部各項業(yè)務流程的實施有了統(tǒng)一標準,且有專門人員負責,從而可以更迅速更有效地進行資源互通和信息傳遞。

        4 美的集團財務共享服務系統(tǒng)建設的不足之處

        4.1 數(shù)據(jù)存儲存在安全隱患

        財務共享服務系統(tǒng)的建立和運行離不開大數(shù)據(jù)等信息技術的高速發(fā)展,在給企業(yè)帶來優(yōu)勢和機遇的同時也存在著眾多未知的安全隱患。第一,由于信息技術存在不穩(wěn)定、有局限的劣勢,美的集團的財務人員在美捷報財務共享服務系統(tǒng)中處理業(yè)務時可能會發(fā)生網(wǎng)絡紊亂、系統(tǒng)崩潰等突發(fā)狀況,很容易導致信息互通不及時甚至數(shù)據(jù)丟失,給美的集團財務共享服務的有效運行帶來了極大的挑戰(zhàn)。第二,互聯(lián)網(wǎng)存在易被黑客攻擊的弊端和風險,這給一些不良競爭對手帶來可乘之機,如果存儲在財務共享平臺中的數(shù)據(jù)被惡意歪曲和更改,那么將給整個企業(yè)帶來無法預估的后果,若沒有補救的辦法,可能造成利益的損失。

        4.2 業(yè)財融合困難重重

        美的集團以原本實施的ERP 信息管理系統(tǒng)為依托,取長補短,于是在集團旗下建立了美云智數(shù)的美捷報財務共享服務系統(tǒng),完善并健全了最初的ERP 信息管理系統(tǒng),但是對于業(yè)財融合問題的解決仍是困難重重。業(yè)務人員對于成本費用的管理不夠重視,與此同時財務人員也對企業(yè)實際發(fā)生的業(yè)務并不熟悉,這就導致了企業(yè)業(yè)務部門與財務部門之間信息溝通不暢通等不良后果,難以發(fā)揮積極正面的作用。

        5 美的集團財務共享服務系統(tǒng)的優(yōu)化意見

        5.1 對信息技術進行升級和完善

        促進專門的信息技術人員處理問題的能力和水平的提升,在企業(yè)平時的活動中及時對財務共享服務系統(tǒng)出現(xiàn)的網(wǎng)絡異常問題進行匯總并盡快提出解決問題的方案,歸納總結出一套規(guī)范的操作流程和應付緊急問題的計劃。第二,要將設立的全面的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)盡快提上議事日程,對數(shù)據(jù)存儲的安全與否進行實時動態(tài)觀察和監(jiān)控,以防安全隱患的出現(xiàn),對使用數(shù)據(jù)的人員、權限、時長進行嚴格把關,保障數(shù)據(jù)存儲可靠性和安全性。

        5.2 積極促進業(yè)財融合以確保實施的有效性

        員工在不同崗位之間流動可以有助于財務和業(yè)務人員樹立整體意識,也能夠促使他們發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)勢和不足,吸取別人的長處,彌補自己的短處,從而了解財務共享服務的內(nèi)涵和本質(zhì),進一步促進業(yè)財融合。除此之外,業(yè)務部門和財務部門的員工都要學會及時有效的溝通,便于信息的正確傳遞,當含糊不清的問題產(chǎn)生時,則必須盡快詢問并得到明確的回復,以免造成企業(yè)利益的損失。

        5.3 建設財務共享云平臺和業(yè)務數(shù)據(jù)中心

        財務共享服務系統(tǒng)應該積極促進企業(yè)財務共享云平臺的構建,對云計算技術的進行廣泛應用,進而幫助企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)、外部的有效協(xié)同,降低數(shù)字化建設成本以及提高企業(yè)業(yè)務開展和財務管理效率的有效提升。

        與此同時,通過共享財務服務的形式和利用人工智能、區(qū)塊鏈技術及大數(shù)據(jù)等數(shù)字化技術的基礎上建立業(yè)務數(shù)據(jù)中心,能為企業(yè)經(jīng)營管理充分發(fā)揮效用的業(yè)務數(shù)據(jù)進行全方位的收集和整合,為業(yè)務工作更好地開展和財務管理模式的優(yōu)化提供有力的數(shù)據(jù)支持。此外,還需要利用業(yè)務數(shù)據(jù)為企業(yè)戰(zhàn)略決策的制定進行服務,繼而實現(xiàn)從內(nèi)部數(shù)據(jù)到外部數(shù)據(jù)、從財務數(shù)據(jù)到業(yè)務數(shù)據(jù)、從結構化數(shù)據(jù)到非結構化數(shù)據(jù)的擴展[8]。

        6 結論

        在我國各行各業(yè)特別是家電行業(yè)都迎來了數(shù)字化轉(zhuǎn)型和財務管理轉(zhuǎn)型的重要機遇期的背景下,企業(yè)要想在市場上占據(jù)一定的地位,獲得持久穩(wěn)定的競爭優(yōu)勢就必須跳出傳統(tǒng)財務管理思維的舒適圈,積極尋求調(diào)整落后的財務管理模式的方法,采用建設財務共享服務系統(tǒng)的措施對企業(yè)內(nèi)部的機構安排進行變革和改進,這是關乎企業(yè)能否健康有序持續(xù)發(fā)展的重中之重。

        本文以家電行業(yè)的領軍企業(yè)美的集團為例,對美的集團建立財務共享服務系統(tǒng)的運行情況進行了分析和評價,取得了降低企業(yè)運營成本、提高企業(yè)財務處理效率以及提升業(yè)務和財務服務質(zhì)量的積極效果,從而能夠在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,在信息技術層面保證企業(yè)財務職能轉(zhuǎn)變和優(yōu)化能夠得以實現(xiàn),幫助美的集團加深對財務共享模式的認知,進一步夯實競爭優(yōu)勢,從而提升企業(yè)集團的價值。但同時還存在著數(shù)據(jù)存儲不夠穩(wěn)定安全和困難重重的業(yè)財融合的問題,為此本文提出了有針對性的完善措施,希望美的集團能夠在未來獲得更好的發(fā)展,從而更高效、更優(yōu)質(zhì)地保障美的集團的財務共享服務系統(tǒng)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

        總而言之,在當前數(shù)字經(jīng)濟時代的背景之下,結合企業(yè)集團實際情況,恰當?shù)匾秘攧展蚕淼睦砟詈头椒?,對于建立一個高質(zhì)量高效率的財務共享服務體系是大有裨益的,同時也有利于推動我國其他家電企業(yè)乃至各行各業(yè)更好、更高質(zhì)量地發(fā)展。

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