賈翠婷

南寧市第七人民醫(yī)院 廣西 南寧 530012

在我國醫(yī)療事業(yè)中，醫(yī)療機構檔案管理具有至關重要的作用，其是互聯(lián)網(wǎng)時代醫(yī)療機構管理工作憑證與源頭，對提升醫(yī)院管理水平、確?；颊邫嘁妗⒏倪M醫(yī)療科研工作等方面具有重要作用[1]。近年來，隨著醫(yī)療技術逐漸完善，醫(yī)療機構檔案管理技術不斷發(fā)展，促使管理工作更符合現(xiàn)代化醫(yī)療管理需求[2]。數(shù)字化管理主要是經(jīng)過數(shù)碼設備將紙質醫(yī)療機構檔案記錄轉換為數(shù)字圖像，并將數(shù)據(jù)儲存在服務器中，經(jīng)過計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)實施傳輸、利用與管理醫(yī)療機構檔案，可確保醫(yī)療機構檔案管理效果，實現(xiàn)其整體功能與作用[3]。將數(shù)字化管理應用于醫(yī)療機構檔案管理中，可使檔案管理更為規(guī)范，對提升醫(yī)療機構檔案管理的實效性具有積極作用[4]。

1 醫(yī)療機構檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院實際發(fā)展過程中，還存在一定的問題，特別是在醫(yī)療機構檔案管理中問題更為明顯，對中國醫(yī)療事業(yè)長遠發(fā)展造成一定影響[5]。因此針對醫(yī)療機構檔案管理中的問題，需加以重視，并制定相應的管理方案。現(xiàn)就中國醫(yī)療機構檔案管理中的問題進行分析，其中包括：①中國多數(shù)醫(yī)院在醫(yī)療機構檔案管理中，設施尚未完善，因檔案管理要求尚未達到國家標準，極易導致檔案信息受損，對醫(yī)療機構檔案管理工作開展帶來嚴重影響，且醫(yī)療機構檔案中信息難以有效保存[6]。②就目前醫(yī)療機構檔案，存放信息的空間嚴重短缺，部分醫(yī)院醫(yī)療檔案數(shù)量較多，檔案空間存在一定的短缺，對逐漸增長的檔案信息，空間短缺現(xiàn)象日益嚴重。③檔案室內(nèi)紙質檔案反復借閱、紙張耗損問題較為嚴重，此項問題增加紙張耗損問題。④多數(shù)醫(yī)院信息化設備較為落后，在檔案室內(nèi)查找信息較為困難，且檔案查借閱設備設施不齊全，復印率較為低下，常需進行人工查找，極易降低患者滿意度[7]。

2 數(shù)字化管理應用于醫(yī)療機構檔案的原則

2.1 遵循統(tǒng)一規(guī)范原則

醫(yī)療業(yè)務標準化統(tǒng)一對醫(yī)療機構檔案開展數(shù)字化管理具有重要作用。在醫(yī)療機構檔案管理中，應完善醫(yī)療資源標識與檔案格式規(guī)范制度，并不斷更新、改進，要求相關工作人員依據(jù)制度執(zhí)行業(yè)務操作[8]。除此之外，應保障數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性，在醫(yī)療機構檔案管理中，可通過廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、地域網(wǎng)獲得相關信息，促使數(shù)據(jù)編碼等與網(wǎng)絡語境相符。同時，應不斷提高網(wǎng)絡軟件通用性，促使信息收集更為順利。針對相關軟件，制定相應的統(tǒng)一標準，有助于資源共享[9]。

2.2 遵循真實安全原則

在醫(yī)療機構檔案管理過程中，開展信息化管理，可在一定程度上提升檔案管理安全性，避免數(shù)據(jù)信息外泄。但就目前醫(yī)療機構管理中，因數(shù)字化管理尚未完善，意外情況無法有效避免，例如錯改、誤刪等意外事件發(fā)生風險較高，對檔案信息絕對真實性與安全性難以保障[10]。故在臨床實際工作中，應高度重視檔案信息完整性、真實性與安全性，以最大限度地避免意外事件發(fā)生。

2.3 遵循高效實用原則

在醫(yī)療科研中，醫(yī)療機構檔案信息不僅能夠為其提供一定的參考信息，且還可為患者診斷、治療提供一定的參考依據(jù)[11]。因此在醫(yī)療機構檔案管理中開展數(shù)字化檔案管理具有重要作用。以社會發(fā)展為基礎，制定高效、實用的工作流程，同時在工作過程中，針對管理存在的問題，不斷改進、優(yōu)化，可使科研、救治等方面實現(xiàn)良好的銜接，以充分展現(xiàn)出數(shù)字化管理應用于醫(yī)療機構檔案管理中的優(yōu)點。

3 數(shù)字化管理應用于醫(yī)療機構檔案管理的對策

3.1 改進檔案數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)庫在數(shù)字化管理中占據(jù)著重要作用，在檔案管理中，通過對檔案信息依據(jù)不同類型進行劃分，并設立專門數(shù)據(jù)庫，可展現(xiàn)數(shù)據(jù)庫強大的整理能力。對醫(yī)療工作人員近期中發(fā)表的文章、理論實施統(tǒng)一收集，依據(jù)不同學科進行劃分，建立相應的數(shù)據(jù)庫，在日后可及時、準確尋找相關檔案[12]；針對醫(yī)療工作者專利申請、授權等相關資料，應設立醫(yī)療工作人員專利數(shù)據(jù)庫；同時針對醫(yī)療科研成果等相關資料，應設立醫(yī)療科研結果相關數(shù)據(jù)庫，以便資料存放。經(jīng)過對上述數(shù)據(jù)庫進行建立、改進，實現(xiàn)醫(yī)療機構檔案有效管理。

3.2 完善管理政策

數(shù)字化檔案管理，應加強政策管理，以促進數(shù)字化管理持續(xù)發(fā)展。依據(jù)醫(yī)療機構檔案管理需求，首先應選擇相關工作人員，組建數(shù)字化管理工作領導小組，對小組成員加強培訓工作，促使數(shù)字化檔案管理工作，逐漸納入小組成員日常工作范圍中，同時應使用同等考核方式，對數(shù)字化檔案管理方案實施效果進行評定[13]。加強小組成員服務意識，以此為醫(yī)療工作人員提供更為廣泛的檔案信息，以便醫(yī)師查閱與運用相關資料。除此之外，小組成員應協(xié)助醫(yī)療工作人員不斷收集、整理相關信息資料，進而保障檔案管理更為規(guī)范、高效，為日后工作開展奠定良好的基礎，促使工作順利進行。

3.3 引進數(shù)字化管理先進設備

設備在數(shù)字化檔案管理中具有重要作用，不斷引進數(shù)字化管理先進設備，可使管理工作持續(xù)改進，可有效避免意外事件發(fā)生。而數(shù)字化管理設備，主要注重以下幾點：①引進質量合格的設備，并安排專業(yè)人員對設備質量進行檢測，以保障設備完好無損，使其性能能夠滿足數(shù)字化管理需求[14]。②定期對數(shù)字化管理設備進行維護、檢修，以盡早發(fā)現(xiàn)設備中存在的安全隱患，避免設備突然損壞，導致嚴重后果。③對設備管理方案進行完善，并明確作業(yè)流程，要求相關工作人員依據(jù)規(guī)范進行操作，對每臺設備進行標號，在每臺設備上貼上責任人姓名、聯(lián)系方式，一旦設備發(fā)生問題，應立即通知責任人，進行檢查并明確原因，及時進行處理，若問題是由操作者造成，應依據(jù)實際情況，給予告誡與懲罰，以最大程度提高醫(yī)務工作人員對設備的維護意識。

3.4 組建管理平臺

明確了解相關醫(yī)療結構切實需求，針對醫(yī)療機構中存在的問題進行分析，并制定相應的解決對策，在此基礎上開展信息平臺建設工作。建立信息化平臺對促進醫(yī)療機構發(fā)展具有重要意義，而就中國醫(yī)療機構發(fā)展，提高網(wǎng)絡覆蓋率至關重要。因引進信息化技術，需將原有管理體制進行改變，故醫(yī)院管理人員對此表現(xiàn)出一定的畏難情緒，對信息化技術存在一定的排斥心理[15]。因此在信息化技術開展過程中，應努力說服管理人員接受此項新技術，同時尋求管理人員支持。在整個軟件開發(fā)過程中，應注重醫(yī)療工作者與檔案管理人員實際需求，改進數(shù)據(jù)查找系統(tǒng)，完善相應的文檔信息與檔案錄入、檢索、運動程序，同時設置查詢、應用窗口，以增加數(shù)字化管理便捷性。促使檔案信息資源共享，并設定登錄密碼、驗證碼，以加強檔案信息保密工作，待獲得管理人員同意后方可查閱檔案信息。

3.5 注重數(shù)字化檔案管理人員培養(yǎng)

加強檔案管理人員培訓工作，對其普及計算機應用知識，以提高整體應用水平?？稍O定專門培訓工作，組織與鼓勵相關人員參加培訓，待培訓結束后，應進行專門的考核，待考核成績合格后，方可進行數(shù)字化檔案管理工作。為相關人員提供必要學習機會、平臺，鼓勵相關人員考取計算機等級，促使其能夠熟悉操作方式、流程，使其能夠更好地處理突發(fā)問題。此外，相關醫(yī)療機構應適當抬高招聘技術門檻，引進高能力、高水平人才，開展績效考核制度，重點強化檔案管理人員技術與業(yè)務水平。強化人力資源部門之間的配合，并強調(diào)技術培訓重要性，加強人力資源儲備，并為年輕的工作人員提供展現(xiàn)自身的舞臺；必要時開展相應的激勵對策，以不斷增加人才隊伍。除此之外，還應加強檔案管理人員的自身素養(yǎng)，建立個性化工作檔案，對檔案管理人員工作表現(xiàn)進行實時記錄，每月定期進行總結、分析，以為績效考核提供相應的參考依據(jù)，提升檔案管理人員服務意識。

3.6 檔案異質異地備份

對室藏檔案進行異質備份和異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)信息的長期可讀和檔案信息資源的絕對安全。通過實施檔案異質異地備份也可應對突發(fā)應急事件，保證醫(yī)療機構檔案管理的安全性和提高應對檔案突發(fā)應急事件的能力。

4 小結

隨著時代逐漸進步，中國醫(yī)療機構也獲得較大發(fā)展，對醫(yī)療機構信息化建設要求也有所提升，特別是在醫(yī)療檔案數(shù)字化管理中體現(xiàn)最為明顯。經(jīng)過建立信息化的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于提升中國醫(yī)療機構檔案的數(shù)字化管理水平，提升檔案管理效率、質量，以真正體現(xiàn)出其價值。在數(shù)字化管理過程中，可通過改進檔案數(shù)據(jù)庫、完善管理政策、引進數(shù)字化管理先進設備、組建管理平臺、注重數(shù)字化檔案管理人員培養(yǎng)、檔案異質異地備份等，促進醫(yī)療機構檔案管理水平進一步提升。