劉清熙 河南省地礦信息中心

現(xiàn)代科學技術(shù)的飛速發(fā)展，使其在社會各領(lǐng)域中得到較為廣泛的應(yīng)用，并取得提高工作效率與質(zhì)量的效果，將這些技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當中，就可以加快檔案數(shù)字化管理進程，相應(yīng)檔案管理水平與質(zhì)量也能更上一層臺階，開展檔案數(shù)字化管理內(nèi)容與方法的研究也顯得至關(guān)重要[1]。文章聯(lián)系新時期實施檔案數(shù)字化管理的必要性，對檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容進行細致分析，并嘗試從深化檔案數(shù)字化管理意識、健全數(shù)字化檔案管理工作機制、提高檔案數(shù)字化管理水平、強化信息網(wǎng)絡(luò)安全管理、構(gòu)建專業(yè)檔案工作隊伍等方面入手，提出幾點行之有效新時期檔案數(shù)字化管理的工作方法，希望可以發(fā)揮參考作用。

一、新時期開展檔案數(shù)字化管理的必要性

新時期開展檔案數(shù)字化管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾方面：（1）順應(yīng)時代發(fā)展的根本需要，信息化時代的到來，使計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在社會各領(lǐng)域中得到廣泛滲透和深入應(yīng)用，在擴大數(shù)字產(chǎn)業(yè)規(guī)模的同時，企業(yè)工作模式也發(fā)生極大改變，特別是在檔案管理工作方面，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)人工模式已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展需要，要求堅持與時俱進對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以運用，促使檔案管理工作獲得網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展，實際開展檔案資料收集、整理等工作的效率也會得到明顯提升；（2）提高檔案管理水平的現(xiàn)實要求，檔案管理工作開展涉及的內(nèi)容有很多，比如檔案資料收集、整理分類、歸檔保管等，對于不同工作內(nèi)容需要經(jīng)歷的步驟和流程也非常多，若采用人工方式進行需要投入較多資源，并且無法保障最終工作開展質(zhì)量，而實施檔案數(shù)字化管理以后，就可以直接依托計算機和網(wǎng)絡(luò)快速完成這些檔案工作，由于有了先進技術(shù)的支持，實際開展工作需要投入的人力就比較少，并能促進工作效率與檔案管理水平提升；（3）提升檔案服務(wù)質(zhì)量的必然需求，開展檔案管理工作的主要目的，就是對檔案資料存在的有價值信息進行充分挖掘，并更好服務(wù)企業(yè)制定科學決策和高效高質(zhì)開展各項業(yè)務(wù)工作，實際檔案管理過程中，注重對互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)進行應(yīng)用，不僅可以對館藏的檔案信息進行有序的數(shù)字化處理，還能依托網(wǎng)絡(luò)平臺和資料數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)各部門及相關(guān)人員提供信息資料服務(wù)，最終取得檔案工作效益最大化效果[2]。

二、新時期檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容分析

（一）存量檔案數(shù)字化

簡單來說，就是運用計算機、掃描儀等數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件資料以數(shù)字信號和編碼形式展現(xiàn)出來，針對不同載體形式的檔案信息，比如錄音文件、影像資料等，也可以進行數(shù)字化處理并以數(shù)字化檔案形式顯示出來，這也是開展檔案數(shù)字化管理工作的前提和基礎(chǔ)，實際操作中也要優(yōu)先選擇高齡、獨份和利用率較高的檔案資料，特別是音視頻檔案，除了要及時對其進行數(shù)字化轉(zhuǎn)存以外，還要確保模擬信號與數(shù)字信號之間完整轉(zhuǎn)化與還原。

（二）增量檔案電子化

增量檔案電子化，就是在文件階段就對其實施電子形式的流轉(zhuǎn)，并且不再生成紙質(zhì)檔案，執(zhí)行時還要嚴格遵照《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)定要求，確保電子文件在線歸檔管理真正落到實處。操作中也要注意到增量電子化，并不是簡單地對紙質(zhì)文件和電子文件進行收集整理，而是需要經(jīng)歷一般化管理、規(guī)范化管理和智能化管理三個階段，整個難點在于建立實現(xiàn)前端控制，具體來說就是構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)和實現(xiàn)辦公自動化，并通過這些平臺軟件發(fā)揮作用，使電子文件在形成階段就已經(jīng)開始收集歸檔工作，并為檔案進入管理系統(tǒng)正式歸檔提前做好準備工作，最終整個檔案管理工作的效率也會大大提高[3]。

（三）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化就是推動檔案工作由傳統(tǒng)的手工模式向計算機管理方向轉(zhuǎn)變，并且要取得檔案信息網(wǎng)絡(luò)化效果，就要對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化儲存、傳輸、共享等引起高度重視，執(zhí)行時也要將重心落在檔案儲存和傳輸安全上，促進當前數(shù)字化檔案管理工作開展安全得不到保障的問題得到妥善解決，具體開展工作時可以對信息加密、身份驗證、防火墻等技術(shù)加以運用，為檔案數(shù)字化管理和檔案開發(fā)利用服務(wù)保駕護航。

三、新時期檔案數(shù)字化管理的有效方法探討

（一）深化檔案數(shù)字化管理意識

要對檔案實施數(shù)字化管理，就要對其內(nèi)涵與作用有一個深入正確的理解，以為后續(xù)操作奠定良好的基礎(chǔ)，相關(guān)措施包括：（1）加大宣傳教育力度，一方面可以采用召開推行檔案數(shù)字化管理工作會議的方式，讓檔案管理部門及工作人員參與其中，并在會議上闡明新時期檔案管理工作開展的必要性和重要性，同時引入檔案數(shù)字化管理內(nèi)容，讓參會人員深刻認識到新時期檔案數(shù)字化管理實施的可行性和緊迫性，后續(xù)開展檔案數(shù)字化管理工作也能贏得更多支持；另一方面則是充分利用電視廣播、文化宣傳欄、網(wǎng)絡(luò)多媒體等新舊傳播手段，對檔案數(shù)字化管理進行大范圍宣傳推廣，執(zhí)行時也要注意對比傳統(tǒng)人工檔案工作模式與檔案數(shù)字化管理模式之間的優(yōu)劣勢，以幫助相關(guān)部門及工作人員對檔案數(shù)字化管理有更加清晰的認識，并積極主動參與到檔案數(shù)字化管理活動當中[4]。（2）強化頂層設(shè)計工作，要推動檔案數(shù)字化管理工作更好執(zhí)行與發(fā)展，還要結(jié)合當前檔案管理工作實際，做好實施檔案數(shù)字化管理的頂層設(shè)計工作，實際操作中也要將注意力放在構(gòu)建適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的工作機制、加大信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用力度、高度重視信息網(wǎng)絡(luò)安全、打造更為專業(yè)的檔案工作隊伍等上面，以為檔案數(shù)字化管理的實施提供科學性的指導，最終檔案管理工作效果也能得到可靠保障。

（二）健全檔案數(shù)字化管理機制

在健全完善工作制度引導下，檔案數(shù)字化管理工作也能得到更為科學、規(guī)范的展開，并且對檔案實施數(shù)字化管理以后，以往工作機制運行就會出現(xiàn)許多的不適應(yīng)之處，特別是在檔案管理工序有效銜接上面，極容易發(fā)生職責履行不清、操作不夠規(guī)范等問題，嚴重制約了檔案數(shù)字化管理實施的重要作用發(fā)揮，而在健全檔案數(shù)字化管理機制以后，就可以為新時期檔案實施數(shù)字化管理提供有力的制度保障，具體措施包含：（1）完善工作制度，在詳細了解檔案數(shù)字化管理工作開展的目標和主要工作內(nèi)容以后，就可以聯(lián)系實際對相應(yīng)工作制度進行建立，執(zhí)行時也要注意明確傳統(tǒng)檔案管理模式與數(shù)字化檔案管理之間的區(qū)別，并在此基礎(chǔ)上對相應(yīng)工作制度進行正確增減，以為實際開展檔案數(shù)字化管理工作提供有力的指導，在健全完善工作制度體系引導下，檔案數(shù)字化管理工作也能更為科學、規(guī)范的展開[5]。（2）優(yōu)化實施細則，檔案數(shù)字化管理涉及的內(nèi)容有很多，比如形成電子化檔案、檔案資料快速收集整理、歸檔保管等，對于不同內(nèi)容需要遵循的工作流程和實施要求也具有一定差異，這時候就要圍繞實際工作內(nèi)容及實施步驟，對具體操作細則進行明確，在為工作人員提供規(guī)范性指導的同時，各項工作也能真正落到實處。（3）強化監(jiān)督考核，注重對檔案數(shù)字化管理實施監(jiān)督考核，可以幫助相關(guān)部門及人員清晰地認識到自身工作內(nèi)容及承擔職責，針對實際開展工作出現(xiàn)的問題也能及時發(fā)現(xiàn)和解決，推動檔案數(shù)字化管理工作得到更好運行與可持續(xù)發(fā)展。

（三）提高檔案數(shù)字化管理水平

檔案數(shù)字化管理的實施，能夠取得更好的檔案工作效果，最為主要的就是運用了現(xiàn)代先進信息技術(shù)，要推動其獲得更好發(fā)展和深入應(yīng)用，也要加強現(xiàn)代技術(shù)研究，并不斷提高檔案數(shù)字化管理水平，具體措施包括：（1）打造檔案管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行建立，并根據(jù)實際檔案工作開展需要，在系統(tǒng)中開辟相應(yīng)工作模塊，比如檔案資料收集、整理歸檔、分類保管等，使檔案工作開展網(wǎng)絡(luò)化和自動化水平更高，同時依托網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù)，使各工作模塊聯(lián)系更為緊密，推進檔案工作一體化實施與系統(tǒng)化管理[6]。（2）建立檔案數(shù)據(jù)庫，依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，對海量檔案資料進行有效收集，并對蘊含的有價值檔案資料進行深度挖掘和有效處理，最后以檔案資料數(shù)據(jù)庫的形式展現(xiàn)出來，在實現(xiàn)對檔案資料系統(tǒng)、分類管理的同時，也為后續(xù)檔案資料開發(fā)利用打下堅實的基礎(chǔ)。（3）開展檔案服務(wù)工作，要知道開展檔案管理工作最為主要的目的就是對有價值檔案資料進行開發(fā)利用，使之更好服務(wù)于企業(yè)科學決策和相關(guān)業(yè)務(wù)高效高質(zhì)開展，而在實施檔案數(shù)字化管理以后，就可以依托檔案管理系統(tǒng)平臺和構(gòu)建的檔案資料數(shù)據(jù)庫，為相關(guān)單位、部門、人員等提供更好的檔案服務(wù)，使現(xiàn)存檔案資料能夠得到全部盤活，并充分展現(xiàn)檔案資料的利用價值[7]。

（四）強化信息網(wǎng)絡(luò)安全管理

信息網(wǎng)絡(luò)安全管理是實施檔案數(shù)字化管理需要重點關(guān)注的內(nèi)容，若實際工作中出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遭受惡意攻擊、網(wǎng)絡(luò)安全工作落實不到位等情況，勢必會對檔案管理工作開展帶來不利的影響，檔案資料真實性、完整性和有效性也無法得到保障，為此在開展檔案數(shù)字化管理時，還要加強信息網(wǎng)絡(luò)安全工作，相關(guān)措施包含：（1）完善基礎(chǔ)設(shè)施，檔案數(shù)字化管理的開展，需要眾多設(shè)施設(shè)備和辦公軟件從旁提供支持，要保證這個系統(tǒng)運行安全和穩(wěn)定，就要加大檔案數(shù)字化管理投入力度，在完善相應(yīng)設(shè)施設(shè)備的同時，對老舊設(shè)備軟件進行及時更新，在一定程度上也能減少系統(tǒng)內(nèi)部引發(fā)的安全問題[8]。（2）加強網(wǎng)絡(luò)設(shè)計，根據(jù)業(yè)務(wù)需要劃分不同的子網(wǎng)或網(wǎng)段，并按照方便管理和控制的原則，對各子網(wǎng)、網(wǎng)段分配地址段，針對重要的網(wǎng)段可以采用可靠的隔離技術(shù)手段，并防止重要網(wǎng)段被部署在網(wǎng)絡(luò)的邊界處，甚至還可以在網(wǎng)絡(luò)邊界部署訪問控制設(shè)備，可以取得較好保障信息網(wǎng)絡(luò)安全的效果。（3）采用先進技術(shù)，除了可以安裝防惡意代碼軟件和及時更新惡意代碼庫以外，還可以提供專用的登錄控制模塊，實現(xiàn)對登錄用戶的身份標識鑒別，同時對檔案資料重要程度進行分級，并采用層層加密的方式實現(xiàn)系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)，重要檔案傳輸存儲保密性也會進一步增強[9]。

（五）構(gòu)建專業(yè)檔案工作隊伍

新時期實行檔案數(shù)字化管理，對相關(guān)工作人員素質(zhì)能力也提出嶄新的要求，并且工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)水平高低，也會對最終工作開展成效產(chǎn)生較大的影響，因此要結(jié)合檔案數(shù)字化管理工作開展的實質(zhì)要求，對更為專業(yè)的檔案工作隊伍進行構(gòu)建，以為實際開展工作提供人才保障，相關(guān)措施包括：（1）對外引進優(yōu)秀人才，根據(jù)實施檔案數(shù)字化管理的具體需要，對外招聘一批具有扎實檔案管理專業(yè)知識、較高職業(yè)道德素養(yǎng)、豐富檔案工作經(jīng)驗和懂得運用現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)秀人才加入其中，使整體檔案工作隊伍水平得到極大提高，實際開展工作也能更加契合檔案數(shù)字化管理的要求。（2）組織開展教育培訓活動，緊緊圍繞檔案數(shù)字化管理工作內(nèi)容，組織開展相應(yīng)教育培訓活動，并讓檔案管理工作人員積極踴躍參與其中，使其能夠更加深刻的了解檔案數(shù)字化管理內(nèi)涵及要求，并在加強業(yè)務(wù)培訓中，有效掌握開展檔案數(shù)字化管理工作的方法和技能，最終開展本職工作也能更加游刃有余進行，經(jīng)過專業(yè)培訓以后檔案人員工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能也能得到明顯的提升。（3）加強檔案工作隊伍管理，要保持整個檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定性和先進性，就要對檔案工作人員實施更好的管理，實際操作中就可以將競爭、考核、獎懲等機制滲透其中，幫助檔案工作人員更好地認清自身肩負的重要職責，并以更加認真、謹慎和負責的態(tài)度對待本職工作，針對出現(xiàn)的工作錯誤也能及時發(fā)現(xiàn)和快速完成追責，避免類似問題在以后工作中頻頻發(fā)生[10]。

四、結(jié)語

文章是對新時期檔案數(shù)字化管理內(nèi)容及方法的探討，隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)不斷發(fā)展，各單位對檔案管理工作也愈發(fā)注重，并充分利用現(xiàn)代先進技術(shù)，加快了檔案管理信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展進程，在提高檔案管理水平的同時，實際工作效率與質(zhì)量也得到極大提高。不過要想取得這一理想的檔案管理效果，除了要深化檔案數(shù)字化管理思想認識以外，還要立足實際對檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容進行研究與分析，然后通過做好健全檔案數(shù)字化管理機制、提高檔案數(shù)字化管理水平、強化信息網(wǎng)絡(luò)安全管理、構(gòu)建專業(yè)檔案工作隊伍等工作，為檔案數(shù)字化管理順利實施和深入發(fā)展保駕護航。