張麗 王少飛 李明曉 趙燁

（1.河北省衡水市桃城區(qū)人力資源和社會保障局；2.衡水市人才交流服務中心；3.衡水市桃城區(qū)人才交流中心；4.衡水市人力資源和社會保障局）

目前組織部門大都是主要依靠手工，以紙質檔案的形式進行管理，這就帶來了一些弊端。紙質檔案的整理歸檔需要大量人力，檔案儲存于專門設立的檔案室，導致查閱不方便，在進行檔案轉遞時需要通過機要部門，也就是說紙質檔案從整理、使用到轉遞，都受人力、時間和地域的限制，管理效率較低，檔案單一的紙質化管理已經無法滿足越來越高的政府工作效率要求。與此同時，我國的干部人事檔案信息化建設一直滯后于國家綜合檔案的發(fā)展進程。由于干部人事檔案信息系統開發(fā)參差不齊、缺乏統一的總體規(guī)劃和統一的標準規(guī)范、相關電子文件法律證據地位的未確立以及人事檔案管理人員信息技術和意識的缺乏等等因素，導致我國目前的干部人事檔案信息化建設與國家信息化戰(zhàn)略要求不相適應，不能滿足全面深化干部人事制度改革的實踐需要，無法跟上我國綜合檔案信息化以及電子政務建設的發(fā)展步伐。

自進入衡水市事業(yè)單位工作后，便開始接觸本單位的干部人事檔案管理工作。期間經歷了多次上級單位的干部人事檔案驗收工作以及信息采集系統信息錄入和上報工作，組織部干部人事信息專項審核工作。這幾項工作都需要花費大量的人力、精力、物力，對單位的干部人事檔案進行整理、查閱、登記、錄入、確認等工作。這一過程是對檔案管理工作學習的過程，也是一個思考的過程。在單調但極需嚴謹的工作中，對干部人事檔案及其管理工作有了一定的認識，對檔案管理工作目前存在的問題和未來的發(fā)展也做了一些思考。通過本次課題研究重點解決以下四方面問題：（1）主要概念界定。本課題對事業(yè)單位干部人事電子檔案的定義、原則和特點進行闡述和分析;同時，闡述了新公共服務理論的主要概念以及相關公共理論基礎。（2）事業(yè)單位干部人事電子檔案服務的發(fā)展與現狀。文章簡略敘述干部人事檔案發(fā)展的歷程并，分析了干部人事電子檔案發(fā)展，并結合工作實踐，運用問卷調查法、訪談法等對衡水市干部人事電子檔案進行分析。（3）分析衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理中存在的問題。本文從檔案機構職能情況、檔案管理人員的管理及服務情況、檔案內容與社會需求情況、檔案管理服務質量情況四個方面概括目前衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案服務的現狀，并指出了在檔案服務中存在的問題。以新公共服務視角從四個方面進行成因剖析，包括干部人事電子檔案管理相關規(guī)定過時、管理理念較為陳舊，管理模式過于封閉固化導致管理目標與社會需求逐步脫鉤，面向公共服務的檔案服務信息化體系還需改進和完善。（4）基于新公共服務理論的衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案創(chuàng)新路徑。根據衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理目前存在的問題以及分析的原因，結合國外人事電子檔案管理的經驗，提出改進和完善衡水市事業(yè)單位干部檔案管理水平創(chuàng)新路徑。

一、突破的難點

本課題在對干部人事電子檔案以及相關概念進行界定的基礎上，以新公共服務理論作為理論基礎，采用問卷調查、訪談等研究方法，獲取相關學者的觀點以及相關前沿資料，對衡水市事業(yè)單位干部人事檔案管理現狀進行了研究?？偨Y出衡水市干部人事檔案管理中目前存在的主要問題是機構功能重疊、檔案內容與社會實際不符、檔案管理與公民權相悖、信息化建設緩慢等問題，并分析了造成這些問題的主要原因，即檔案管理相關規(guī)定過時、管理理念落后、管理模式及手段陳舊、檔案信息化落后。借鑒國內外先進的干部人事檔案管理經驗，提出了建立面向公共服務的干部人事管理體系的新方向，即面向公共服務干部人事檔案的管理理念、加強法制化建設、建立管理模式的創(chuàng)新機制、建立電子信息數據庫、開發(fā)更高層次信息服務平臺。本課題將衡水市事業(yè)單位作為立足點，通過分析其干部人事檔案信息化管理現狀，折射出我國黨政機關干部人事檔案管理方面的普遍問題；本文能結合實際工作的經驗，從制度、技術和人力這三個方面進行全方位的研究，找出綜合性的解決途徑。

將按照“相關概念——理論基礎——發(fā)展歷程——提出問題——分析原因——解決對策”的方式進行論述，以新公共服務理論為視角，圍繞衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理的過程中存在的問題，認真分析產生問題的深層次原因，借鑒國外先進經驗，研究提出改進和完善衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理思路和方法，提高公共服務水平。

二、研究方法

（1）文獻分析法：通過搜集查閱相關文獻，了解新公共服務理論、人事檔案管理理論等相關理論，熟悉目前國內關于檔案管理及基于檔案管理的公共服務現狀的相關情況以及相關研究，了解衡水市事業(yè)單位現有干部人事電子檔案管理基本情況，為本課題提供理論支持和實證資料。

（2）問卷調查法：本論文通過發(fā)放問卷了解目前衡水市干部人事檔案管理總體情況。針對管理機構、機構工作人員和服務對象發(fā)放問卷。從多方面了解衡水市事業(yè)單位干部人事電子檔案管理主體情況和檔案管理公共服務的相關情況，以及被服務對象對檔案管理公共服務的需求情況。

（3）訪談法：通過與工作人員和服務對象的個別訪談來彌補問卷調查的不足，發(fā)現更多地在問卷調查中可能難以發(fā)現的問題，作為對書面調查的補充，獲得更為詳實的一手資料。

首先，從理論意義方面來看，本課題研究國內外政府為提高公共服務效能，將電子政務作為提高履職能力工具的背景下，在提高檔案資源使用效率方面取得的成效。結合國內外相關研究成果和我國干部人事檔案管理的發(fā)展需求，提出通過信息化手段來提高管理水平，針對現在國內檔案信息化管理中出現的問題，分析信息化管理手段的可行性，提出可行性建議，深化干部人事檔案信息化管理研究，促進干部人事檔案現代化管理理論的發(fā)展。從現實意義角度來看，干部人事檔案管理是政府部門組織人事工作的重要組成部分。干部人事檔案忠實記錄著干部在德、能、勤、績、廉等各方面的情況，為組織部門了解、選拔、任用干部和挑選使用人才提供依據。干部人事檔案管理關乎個人的政治前途，更影響黨和國家的發(fā)展與前途命運。對干部人事檔案進行信息化管理，能彌補紙質檔案的缺點和不足，減輕檔案管理人員的工作壓力。利用先進的信息技術、先進的管理理念，完善干部人事檔案管理工作，使干部人事檔案能更好地滿足組織人事工作需求，提高政府選人用人能力，提升公務人員綜合素質，增強政府履職能力，滿足社會對公共服務的要求。

其次，從研究的有利條件來看，課題組部分成員擔任單位檔案管理員，有條件隨時調查翻閱干部人事檔案及其相關管理簿冊，以獲得相關信息數據；懂得相關業(yè)務知識，可以保證研究過程不影響檔案信息安全性和機密性；在幾年的工作中，積累了一定的經驗，對檔案管理工作形成了較為全面的認識和獨立的見解。

從數據查詢角度來看，本課題以人事檔案管理為關鍵詞，在知網等論文數據庫進行關鍵詞檢索，共計得到9558條結果。由此可見，我國對于人事檔案管理相關研究正逐步完善。但是目前我國人事檔案管理信息化建設理論卻明顯存在不足，檢索“人事檔案管理”“數字化”“信息化”關鍵字共檢索到1326條結果，其中檢索輸入“公共服務+人事檔案”僅有6篇文獻，涉及“事業(yè)單位人事檔案管理”方面，僅檢索到5篇文獻，可見，在人事檔案信息化管理研究方面很少有能夠結合新公共服務理論進行全面或深入分析的文獻研究，本文運用新公共服務理論研究和探索事業(yè)單位人事檔案信息化管理，充分挖掘和發(fā)揮其信息利用價值，使地方事業(yè)單位干部人事檔案管理更規(guī)范、更高效、更便民，更好地為公共利益服務，進而引導地方事業(yè)單位人事檔案信息化管理跟上干部人事管理和大數據時代發(fā)展的步伐，為推進事業(yè)單位體制改革提供堅實的后備力量。

最后，從研究現狀角度來看，鄧紹興在《干部人事檔案學》，是一部理論性和實踐性都十分強的干部人事檔案學方面的著作，他在收集、鑒別、管理、信息化等干部人事檔案管理的各個環(huán)節(jié)都進行了詳細的論述，是實踐管理各個環(huán)節(jié)都具有很強的指導作用。朱玉媛在《現代干部人事檔案管理》一書中指出，隨著市場經濟的發(fā)展，現代干部人事檔案管理呈現出干部人事檔案內容更加豐富、國家公務員檔案逐漸成為干部人事檔案主體的趨勢，需要檔案管理者創(chuàng)新檔案管理思路，提高檔案管理者素質，運用信息化技術改進和完善檔案管理體系。該書詳細介紹了現代人事管理改革的對策和思路，使干部人事檔案管理的理論研究更加豐富。鄧紹興在《干部人事檔案教程》，對現代干部人事檔案管理工作進行了全面系統的闡述，在著作中他指出現階段我國干部人事檔案還存在著檔案內容單調空洞、檔案管理方式落后、信息化技術運用不足的問題，需要進一步改善。近些年，研究人事檔案管理工作方面理論著作不斷增多。關于人事檔案管理工作存在問題及研究對策方面，隨著我國對于干部人事檔案工作的重視，關于檔案工作方面的理論研究也大量涌現。從檔案管理的角度尤為突出，譬如，王英瑋、周艷在《我國干部人事檔案管理若干問題的思考》中對我國干部人事檔案管理在所有權、相對于人的權利保障、管理權方面存在的問題以及原因進行了分析，并且提出了改善我國干部人事檔案管理的四種管理模式，此外還有很多學者從檔案學方面以不同的角度進行了研究。從公共服務方面的研究較少，陳潭在《公共政策創(chuàng)新的理論邏輯——以中國檔案制度為研究對象》中認為，干部人事檔案制度作為一項政策工具，在中國一直以來都在強化身份管理和單位管理的作用，而干部人事檔案制度真正應該突出的是公共服務和社會管理功能，因此干部人事檔案制度的改革勢在必行。王紹俠、吳永在《流動人員干部人事檔案管理問題與對策分析》中認為政府人社部門屬于人才服務機構，要明確政府對于公共就業(yè)和人才服務的公益屬性，加強人才檔案管理，推動人才合理流動，也是政府作為人才保障機構的應盡之舉。

由于不同的政治文化、歷史背景、管理原因等因素影響，各個國家對于干部人事檔案管理方法不盡相同，但是干部人事檔案內容卻大同小異，主要包括錄用、晉升、學歷、工資、福利、專業(yè)、績效等，對于檔案管理理念和模式也有很多值得我們借鑒之處。Ream在其研究成果中認為，干部人事檔案的內容應該被豐富和擴充，增加更多的資料信息，比如醫(yī)療史、出勤率、教育資歷、業(yè)績表現、培訓評價等等。Piers Cain在其研究成果中認為，與其他檔案性質不同，干部人事檔案的性質更加容易獲得社會公眾的注意，主要原因在于:首先，人事檔案內容具有一定的保密性；其次，檔案材料形成有一定的周期；再次，檔案內容包括個人發(fā)展的全方面；最后，檔案信息與個人生活各方面息息相關。Gina Maroon C 在其研究論文中認為，公民對于本人的檔案信息有知情權，檔案管理機構或者組織應當按照職工的要求允許其對個人檔案進行查詢，但是查詢內容有一定的限制，僅包括任免和工資等。檔案機構除非在特殊情況下，否則不得拒絕向職工提供檔案信息，所謂特殊情況具體包括刑事審查等。珍妮特·登哈特提出，公務員的職責應當向保障公民權利，支持公民參與社會管理方面傾斜，公務員不應當僅僅關注市場，他們也應該關注法律和公民權利。事實上，許多西方國家對于人事檔案的關注點相比于管理，更加注重于服務。他們更加重視對于公民對檔案信息知情權的保障。他們的法律也對于檔案信息獲取的權利進行了法律規(guī)范。這就與我國的檔案管理模式有較大程度的不同。我國對于人事檔案管理更加注重于保密，有查閱使用干部人事檔案權力的機構僅限于組織人事部門以及相關的其他部門。而國外干部人事檔案管理與中國檔案制度比較起來具有比較明顯的開放性，比如美國則對于檔案利用者進行了一定的限制，規(guī)定只有公民本人或者公民授權人才享有查詢與自身相關的干部人事檔案信息權利。所以在檔案利用方式方面，國外的干部人事檔案管理方式既注重公民隱私權的維護，也保障公民享有一定的知情權。

綜合現有的國內外文獻研究，對于干部人事檔案管理，國內外大部分學者都是從檔案學、信息化建設、隊伍管理、法規(guī)完善等方面進行研究，尤其在我國大量學者根據以往所取得的成果和干部人事檔案管理所取得實踐經驗，不斷為我國現代干部人事檔案管理注入新的力量。從檔案學的角度進行研究，對于我國干部人事檔案管理的作用不言而喻，從中華人民共和國成立到改革開放，以身份管理和單位管理為主體，以保密性為原則的干部人事檔案管理制度保障著我國干部制度平穩(wěn)健康發(fā)展。但是隨著我國政府職能逐步進行轉變，人員流動的加快，“以人為本”的目標提出，干部人事檔案管理不應該再作為獨立的組織活動看待?，F代社會中，檔案內容的形成不再僅限于組織人事活動，而是各方面參與社會活動中形成的，檔案材料也是對于檔案相對人各方面情況的綜合反應，同時也影響各方面的社會環(huán)境，所以從檔案管理內部研究的角度出發(fā)，固然沒有問題，但是把干部人事檔案管理作為一項公共服務產品，從公共服務的角度去探討，認為其具有一定分析價值。