鄭黎明 周穎 王穎

（保定市人才交流服務(wù)中心）

為了與現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求相適應(yīng)，事業(yè)單位需要積極改進(jìn)自身的檔案管理工作，合理采取管理措施。而在事業(yè)單位綜合檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，通過(guò)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新，使其由傳統(tǒng)人工化和紙質(zhì)化的檔案管理模式，有效轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案和信息管理的方式。對(duì)此，相關(guān)檔案管理工作人員需要具有良好的創(chuàng)新意識(shí)，積極創(chuàng)新檔案管理工作方法，從而提高檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的意義

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以及互聯(lián)網(wǎng)、信息化等技術(shù)的有效推廣與運(yùn)用，事業(yè)單位的檔案管理工作，也面臨著全新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。通過(guò)有效應(yīng)用信息技術(shù)和創(chuàng)新傳統(tǒng)管理技術(shù)，可以使事業(yè)單位的綜合檔案管理工作質(zhì)量和效率得到有效提升。事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案資料管理工作，通常采取人工管理的方式，而檔案資料的主要載體為紙張。隨著事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，相關(guān)檔案資料的數(shù)量也在不斷增加，因此傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已無(wú)法滿足事業(yè)單位的檔案管理需求。對(duì)此，需要在事業(yè)單位綜合檔案管理工作中有效運(yùn)用創(chuàng)新理念，以此來(lái)使檔案管理工作得到突破性的發(fā)展。具體而言，相關(guān)事業(yè)單位可以計(jì)算機(jī)為檔案管理的主要載體，以此來(lái)使紙質(zhì)檔案的保存空間得到節(jié)省，同時(shí)在信息共享、文件傳輸以及資料借閱等方面還有著明顯優(yōu)勢(shì)，可以使相關(guān)信息資源的利用效率得到有效提升，進(jìn)一步提高事業(yè)單位的綜合檔案管理水平。

二、事業(yè)單位綜合檔案管理原則

（一）規(guī)范性和靈活性相統(tǒng)一

相關(guān)事業(yè)單位在實(shí)際開(kāi)展綜合檔案管理工作時(shí)，需要嚴(yán)格按照我國(guó)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行落實(shí)，以此來(lái)促進(jìn)綜合檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展。與此同時(shí)，在具體開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)對(duì)不同事業(yè)單位的工作內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行充分考慮，明確其差異所在，以此來(lái)保證檔案管理工作的針對(duì)性，有效統(tǒng)一檔案管理的靈活性與規(guī)范性。

（二）兼顧職責(zé)權(quán)益

對(duì)于事業(yè)單位的綜合檔案管理部門(mén)而言，其需要嚴(yán)格履行自身職責(zé)，并要兼顧職責(zé)與權(quán)益，對(duì)各崗位的實(shí)際工作內(nèi)容與責(zé)任進(jìn)行明確，確保能夠按照具體要求嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)工作，防止有權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（三）制定與執(zhí)行并重

現(xiàn)如今，我國(guó)事業(yè)單位正在有效推進(jìn)內(nèi)部改革，這對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。在此背景下，事業(yè)單位需要同步創(chuàng)新綜合檔案管理的相關(guān)制度、機(jī)制以及工作方法，并要嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)制度，合理優(yōu)化與完善具體的檔案管理工作，以此來(lái)使檔案管理工作質(zhì)量得到有效提高。

（四）靜態(tài)與動(dòng)態(tài)相結(jié)合

針對(duì)事業(yè)單位的綜合檔案管理進(jìn)行分析，該類工作需要做到與時(shí)俱進(jìn)，緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐合理進(jìn)行調(diào)整，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，有效創(chuàng)新工作方式，同時(shí)還需要提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在此過(guò)程當(dāng)中需要有效實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)與靜態(tài)的有機(jī)結(jié)合，確保檔案管理工作能夠與國(guó)際和網(wǎng)絡(luò)相接軌，以此來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，發(fā)揮出綜合檔案管理工作具有的重要作用[1]。

三、事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）忽視檔案管理工作的重要性

目前，我國(guó)部分事業(yè)單位的相關(guān)管理人員，未高度重視檔案管理工作的有效開(kāi)展，也未全方位地了解內(nèi)部檔案管理制度以及管理方式。在實(shí)際的檔案管理工作中，管理層往往更為重視人才的引進(jìn)與培養(yǎng)等工作。而檔案管理人員通過(guò)長(zhǎng)期工作，已習(xí)慣了人工檔案管理這一方式，這也使其思維有所局限，未對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新產(chǎn)生足夠重視，也未深刻認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新檔案管理模式的重要性。該部分人員往往缺乏對(duì)新知識(shí)和新鮮事物的學(xué)習(xí)與了解熱情，自身的思想意識(shí)也相對(duì)落后，未能有效結(jié)合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)而降低了自身的檔案管理工作質(zhì)量[2]。

（二）檔案管理制度不夠完善

結(jié)合事業(yè)單位綜合檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)部分事業(yè)單位的檔案管理制度和規(guī)范還相對(duì)單一化，所采取的檔案管理方式，未充分結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展情況，這也導(dǎo)致其管理工作與自身發(fā)展需求不符。與此同時(shí)，還有一些管理人員未對(duì)此項(xiàng)工作產(chǎn)生足夠重視，而單位自身也未對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展提供充足資金支持，員工的獎(jiǎng)懲機(jī)制不夠健全，進(jìn)而導(dǎo)致在實(shí)際工作中員工的工作態(tài)度相對(duì)懶散，往往容易安于現(xiàn)狀。除此之外，部分事業(yè)單位雖對(duì)檔案管理工作的作用進(jìn)行發(fā)揮，并采取相關(guān)措施對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，但還存在系統(tǒng)性不足的問(wèn)題，未能明確劃分職責(zé)范圍，相關(guān)管理工作也缺乏執(zhí)行力度[3]。

（三）檔案管理模式缺乏創(chuàng)新意識(shí)

在我國(guó)進(jìn)入信息化時(shí)代后，通過(guò)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以使傳統(tǒng)工作方式得到極大改變。但目前，部分事業(yè)單位由于缺乏足夠的創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)而對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新未能產(chǎn)生正確認(rèn)識(shí)，這也導(dǎo)致相關(guān)單位的檔案管理意識(shí)和管理方式相對(duì)落后，對(duì)檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展效率產(chǎn)生影響，無(wú)法維持檔案管理的良好開(kāi)展?fàn)顟B(tài)。

（四）檔案管理的專業(yè)性人才缺乏

對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量具有直接影響。通過(guò)確保相關(guān)管理人員具有較高的專業(yè)水平和較強(qiáng)的工作能力，可以進(jìn)一步保障檔案管理工作質(zhì)量與效率。但結(jié)合目前事業(yè)單位的檔案管理人員現(xiàn)狀來(lái)看，可以發(fā)現(xiàn)一些單位所采用的人才招聘機(jī)制相對(duì)單一，存在嚴(yán)重的人員老齡化問(wèn)題，缺乏具有較高專業(yè)素質(zhì)的優(yōu)秀人才，進(jìn)而對(duì)事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作造成了嚴(yán)重阻礙。在以往事業(yè)單位的檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程當(dāng)中，其相關(guān)工作內(nèi)容相對(duì)枯燥，而且十分繁雜，相關(guān)管理人員需要不斷裝訂檔案材料，并要確保檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性。而隨著時(shí)代的快速發(fā)展，相關(guān)檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，已無(wú)法滿足現(xiàn)今階段的工作要求，尤其對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用還不夠科學(xué)與有效。除此之外，一些事業(yè)單位由于未及時(shí)創(chuàng)新人才招聘工作模式、機(jī)制以及管理制度，進(jìn)而導(dǎo)致單位自身缺乏相關(guān)的信息化專業(yè)人才[4]。

四、創(chuàng)新意識(shí)在事業(yè)單位綜合檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用

（一）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)緊隨時(shí)代的發(fā)展步伐，有效創(chuàng)新綜合檔案管理工作，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行充分了解，并采取合理建設(shè)與規(guī)劃等相關(guān)方式，確保檔案信息化管理工作的有效開(kāi)展。在這一背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作可以得到創(chuàng)新發(fā)展，并顯著提高檔案管理工作質(zhì)量。為了使此目標(biāo)得到有效實(shí)現(xiàn)，相關(guān)工作人員應(yīng)對(duì)檔案信息化管理方面的專業(yè)知識(shí)與技能進(jìn)行掌握。以某事業(yè)單位為例，首先，事業(yè)單位需要加強(qiáng)建設(shè)電子檔案，從而使相關(guān)數(shù)據(jù)能夠在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)得到有效共享與傳輸。事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)在電子檔案建設(shè)方面加大投入，為其提供充足的人才、技術(shù)和資金，而且還需要對(duì)相關(guān)硬件配置加以完善，強(qiáng)化人員的專業(yè)培訓(xùn)。其次，相關(guān)工作人員需要具有良好的互聯(lián)網(wǎng)思維，對(duì)自身的思想意識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。對(duì)于檔案管理工作的信息化建設(shè)而言，其并非是為了事業(yè)單位盈利，而是要使檔案管理工作質(zhì)量和效率得到提升，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。再次，相關(guān)管理人員應(yīng)對(duì)新時(shí)代背景下的檔案管理工作方法進(jìn)行掌握，并對(duì)檔案管理未來(lái)的發(fā)展做好規(guī)劃，從而為相關(guān)工作開(kāi)展打好基礎(chǔ)。最后，相關(guān)管理人員應(yīng)有效結(jié)合紙質(zhì)檔案與電子檔案，并結(jié)合單位的實(shí)際需求，對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)進(jìn)行建立[5]。

（二）創(chuàng)新工作思路

對(duì)于事業(yè)單位的綜合檔案管理工作而言，其在短時(shí)間內(nèi)難以看到具體成效，這也使該項(xiàng)工作具有系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性的特點(diǎn)。由于檔案管理無(wú)法帶來(lái)直觀效應(yīng)，這也使得事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)容易對(duì)該項(xiàng)工作產(chǎn)生忽視。在實(shí)際開(kāi)展綜合檔案管理工作時(shí)需要體力和腦力并存，并要對(duì)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)間的關(guān)系進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，從而使相關(guān)檔案資料的實(shí)際利用率得到提升。例如，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)宣傳工作，對(duì)檔案管理的相關(guān)主題活動(dòng)進(jìn)行組織，具體包括經(jīng)驗(yàn)分享交流會(huì)議以及知識(shí)競(jìng)賽等，從而使相關(guān)從業(yè)人員自身的責(zé)任意識(shí)和職業(yè)意識(shí)得到提升。領(lǐng)導(dǎo)班子則需要充分發(fā)揮自身的模范帶頭作用，并要對(duì)檔案管理工作的重要性產(chǎn)生正確認(rèn)識(shí)，充分借鑒與學(xué)習(xí)其他事業(yè)單位的成功經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)工作理念，從而有序和系統(tǒng)化地開(kāi)展綜合檔案管理工作。

（三）創(chuàng)新工作模式

在創(chuàng)新事業(yè)單位的綜合檔案管理工作時(shí)，需要嚴(yán)格按照雙向制約的方向進(jìn)行改革。具體來(lái)說(shuō)，需要將事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和職工作為具體制約對(duì)象，以此來(lái)規(guī)范化開(kāi)展此項(xiàng)工作。在過(guò)去由于事業(yè)單位的檔案數(shù)量和類型相對(duì)較少，因此通常采用紙質(zhì)檔案的形式，并將相關(guān)檔案資料保存在庫(kù)房中。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，事業(yè)單位自身的發(fā)展規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，并有效拓展了自身的業(yè)務(wù)范圍，這也極大地增加了單位檔案數(shù)量，檔案類型也變得更加多樣化。在此背景下，如采用傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，則無(wú)法有效保證檔案工作質(zhì)量與效率。因此，應(yīng)對(duì)檔案管理工作模式進(jìn)行有效創(chuàng)新，具體可對(duì)分卷立冊(cè)的管理模式進(jìn)行推廣，采取分類登記的方式，防止由于檔案資料分散而出現(xiàn)管理混亂現(xiàn)象。與此同時(shí)，我國(guó)科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，使其在許多領(lǐng)域當(dāng)中都得到了有效運(yùn)用，并取得了十分顯著的成果。事業(yè)單位也應(yīng)對(duì)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，如可將信息技術(shù)結(jié)合綜合檔案管理，對(duì)電子檔案、紙質(zhì)檔案的雙軌制管理方式進(jìn)行采用。在此過(guò)程中需要相關(guān)事業(yè)單位增大資金投入，并引進(jìn)專業(yè)人才，對(duì)相關(guān)硬件設(shè)施加以完善，以此來(lái)為檔案的信息化管理提供支持。相關(guān)檔案管理人員需要對(duì)計(jì)算機(jī)和掃描儀等設(shè)備進(jìn)行有效運(yùn)用，掃描相關(guān)資料，并將其在系統(tǒng)不同類目中錄入，方便后期開(kāi)展查詢工作。而通過(guò)信息平臺(tái)的構(gòu)建，可以極大地提升信息資料的實(shí)際傳輸效率，并使信息孤島得到有效打破，提高單位自身的檔案管理工作成效[6]。

（四）創(chuàng)新監(jiān)督管理

在新時(shí)代發(fā)展背景下，相關(guān)事業(yè)單位都深化改革了自身的檔案管理工作，并對(duì)相關(guān)的體系和制度進(jìn)行建立。但一些單位的制度還未得到嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)此需要加大監(jiān)督管理力度，有效警示與處罰未嚴(yán)格落實(shí)制度和制度存在缺陷的單位。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，檔案資料可以對(duì)單位的人員變動(dòng)情況、項(xiàng)目開(kāi)展以及發(fā)展歷史進(jìn)行詳細(xì)記錄，從而為事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開(kāi)展提供有力依據(jù)。一旦檔案出現(xiàn)隨意涂改、丟失以及盜竊等相關(guān)問(wèn)題，需要及時(shí)追究責(zé)任人。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作而言，其透明程度較低，也未按照具體要求有效落實(shí)監(jiān)督工作。而隨著事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展水平的不斷提升，其需要對(duì)檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，并對(duì)自身的組織結(jié)構(gòu)加以優(yōu)化，建立起檔案監(jiān)督管理小組，并為檔案資料的上傳、入庫(kù)以及借閱等環(huán)節(jié)制定出相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定，從而嚴(yán)格監(jiān)督與管理檔案管理工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行更新，在紙質(zhì)檔案的保存?zhèn)}庫(kù)中增設(shè)監(jiān)控探頭等，以此來(lái)提高檔案管理的安全性。

（五）創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制

針對(duì)事業(yè)單位的綜合檔案管理工作進(jìn)行分析，其工作內(nèi)容十分復(fù)雜，管理難度相對(duì)較大，需要有效收集、整理、分類以及編輯檔案，這也對(duì)相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高要求。對(duì)此，事業(yè)單位需要針對(duì)檔案管理人員加大培養(yǎng)力度，并合理創(chuàng)新人才培養(yǎng)機(jī)制，使管理人員的專業(yè)水平得到有效提升。例如，以某事業(yè)單位為例，首先，事業(yè)單位應(yīng)對(duì)管理人員的聘用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，并要采用競(jìng)聘上崗的方式，從而確保相關(guān)檔案工作人員具有突出的專業(yè)能力和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。其次，事業(yè)單位還需要對(duì)崗前培訓(xùn)制度進(jìn)行有效落實(shí)，做好新入職員工的崗前培訓(xùn)工作，使其對(duì)實(shí)際工作流程和內(nèi)容加以了解，能夠獲取到具體的工作經(jīng)驗(yàn)。最后，事業(yè)單位還需要對(duì)人才培訓(xùn)方式進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用方法，提高自身的專業(yè)技能。

（六）創(chuàng)新管理制度

事業(yè)單位在開(kāi)展綜合檔案管理工作時(shí)，除了要及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的思想理念，對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新以外，還應(yīng)完善具體的管理制度。具體來(lái)說(shuō)，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身情況，有效建設(shè)檔案管理體系，并對(duì)目前檔案工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，采取有效的解決對(duì)策。在全新的時(shí)代發(fā)展背景下，需要對(duì)檔案資料的實(shí)際收集范圍進(jìn)行拓展，創(chuàng)新相關(guān)體系，以此來(lái)為事業(yè)單位發(fā)展提供充足動(dòng)力。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)提升自身的服務(wù)水平，通過(guò)有效管理綜合檔案資料，為相關(guān)使用者提供具體服務(wù)和便利。在具體建設(shè)管理制度時(shí)，需要結(jié)合檔案服務(wù)的相關(guān)要求，使資源利用率得到有效提升，并提高相關(guān)管理人員的工作能力，從而全面提升檔案管理水平。除此之外，還需要明確事業(yè)單位的綜合檔案管理工作思路，有效結(jié)合傳統(tǒng)工作與現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)員工的工作積極性進(jìn)行充分調(diào)動(dòng)，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，從而提高檔案管理工作質(zhì)量。

（七）做好保密工作

現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境變得更加復(fù)雜，在事業(yè)單位綜合檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，雖然可為檔案管理工作的開(kāi)展提供技術(shù)支持，但在傳輸與管理電子檔案時(shí)還存在一些安全問(wèn)題，容易有數(shù)據(jù)遺漏以及丟失等問(wèn)題出現(xiàn)，不利于單位自身的健康發(fā)展。為了使此問(wèn)題得到有效解決，相關(guān)工作人員需要及時(shí)創(chuàng)新工作理念，并在綜合檔案管理工作中有效落實(shí)保密以及安全等內(nèi)容。首先，在借閱檔案時(shí)需要驗(yàn)證人員身份，并詳細(xì)記錄檔案借閱的用途、類型以及時(shí)間，一旦出現(xiàn)異常情況需要能夠及時(shí)明確責(zé)任人。其次，需要提高檔案的保密性，做好檔案?jìng)浞萏幚?，避免資料丟失給單位造成相關(guān)損失。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期，事業(yè)單位需要有效創(chuàng)新自身的綜合檔案管理工作，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，以此來(lái)優(yōu)化檔案管理制度和方式，提高事業(yè)單位的檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。