馬明思
(西南財經(jīng)大學(xué),四川成都 611130)
高校食堂作為一個大型集體供餐單位,為高校發(fā)展建設(shè)和人才培養(yǎng)提供重要的保障工作,相較其他社會單位而言,高校食堂對食品衛(wèi)生安全的要求更高,這也決定了高校對食材采購流程的管控要比社會餐飲業(yè)高[1]。高校食堂食材采購是指原材料從供應(yīng)商處到食堂庫房的整個過程,主要包括申購、購買、運(yùn)輸、驗(yàn)收和入庫等,環(huán)節(jié)多、食品安全風(fēng)險點(diǎn)多,且高校食材采購種類繁多、規(guī)格復(fù)雜、采購頻率高及數(shù)量大,導(dǎo)致產(chǎn)生食品安全問題的因素也較多,主要集中在以下幾個方面。
當(dāng)前高校食堂物資的采購模式主要為集中定點(diǎn)采購,通過招投標(biāo)、競爭性談判、詢價比價等方式產(chǎn)生入圍供應(yīng)商,并與其建立1~2年的合作關(guān)系。在此模式下,供應(yīng)商的誠信與否往往直接關(guān)系到原材料的優(yōu)劣。目前高校遴選供應(yīng)商的方式較單一,在選擇供應(yīng)商時對其經(jīng)營規(guī)模和服務(wù)質(zhì)量的考察程度不夠,導(dǎo)致入圍供應(yīng)商的實(shí)際供貨能力大打折扣[2]。一般高校長期合作的供應(yīng)商較為固定,供應(yīng)商資源池儲備不夠充足,不利于形成良好的競爭環(huán)境。在日常的管理中,缺乏對入圍供應(yīng)商有效的考評管理機(jī)制,導(dǎo)致對其供貨服務(wù)的約束效果不夠顯著。
高校食堂食材種類繁多、規(guī)格也不盡相同,驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)難以可視化。當(dāng)前食材驗(yàn)收方面主要依賴于驗(yàn)收人員的經(jīng)驗(yàn),而大部分高校驗(yàn)收人員年齡較大,專業(yè)知識匱乏,對新知識的接受能力較弱,對不同類型食品原材料的風(fēng)險識別和風(fēng)險防范還需進(jìn)一步提升。同時,由于高校食堂食材品種繁多且用量較大,驗(yàn)收人員難以對所有入庫原材料進(jìn)行逐個驗(yàn)收,造成驗(yàn)收環(huán)節(jié)工作較薄弱,易出現(xiàn)走過場、走形式的情況,從而產(chǎn)生工作漏洞,導(dǎo)致以次充好、質(zhì)價不符的產(chǎn)品流入食堂[1]。
采購工作人員作為食堂物資采購行為的執(zhí)行者,需具備全面的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)知識,掌握與采購有關(guān)的國家法律、法規(guī),熟悉各項(xiàng)物資的特性、質(zhì)量判斷標(biāo)準(zhǔn)及市場行情和價格趨勢等。然而目前高校食堂的采購隊(duì)伍普遍年齡較大、文化程度較低,缺乏一定的專業(yè)知識[3]。而目前對采購人員的專業(yè)知識和行為規(guī)范等方面缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)體系,不利于采購環(huán)節(jié)食品安全的風(fēng)險把控及整體管理水平的提高。
制度建設(shè)是做好管理的基礎(chǔ),隨著新《中華人民共和國食品安全法》的修訂及《餐飲服務(wù)食品安全操作規(guī)范》的出臺,對食品安全提出了新要求,大部分高校食堂相關(guān)制度未跟上修訂的步伐,出現(xiàn)采購管理制度缺位或已滯后于當(dāng)前業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,導(dǎo)致不能起到指導(dǎo)行動、約束行為的作用。在監(jiān)督機(jī)制方面,仍停留在文件檔案檢查層面,對實(shí)際的業(yè)務(wù)開展缺少常態(tài)化、深層次的突擊檢查,不能真正起到監(jiān)管的作用。
隨著社會化改革,高校食堂從原來只提供保障性的餐食供應(yīng)到提供多元化的飲食服務(wù),購買的原材料種類越來越多,規(guī)格越來越復(fù)雜,食品安全要求也越來越高。高校食堂采購的智能化系統(tǒng)建設(shè)與社會企業(yè)相比較為落后,存在功能不完善、操作不便捷等弊端,食材采購的精細(xì)化管理不斷提出更高更嚴(yán)格的工作要求,如果缺乏相應(yīng)的信息化體系,僅依靠傳統(tǒng)手工操作或較簡單的進(jìn)銷存系統(tǒng),不僅會消耗大量的人力物力,還易出現(xiàn)人為失誤,無法為食品安全提供有力支撐。
2.1.1 加強(qiáng)供應(yīng)商的準(zhǔn)入考核
優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商是食堂物資采購的先決條件,食堂日常使用和消耗的物資種類較多、需求量大,對供應(yīng)商貨源、品質(zhì)、后續(xù)服務(wù)要求也隨之提高,因此選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商是食堂供餐服務(wù)的首要任務(wù)。對于使用量較大、采購額度較高的物資(大米、食用油、面粉等)建議采用公開招標(biāo)的方式確定供應(yīng)商,在公開招標(biāo)過程中,應(yīng)對報名的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察,充分了解其供貨能力、誠信度、信用度等;還應(yīng)撰寫規(guī)范性標(biāo)書,根據(jù)采購物資的特殊性制定相應(yīng)的招標(biāo)條件,以防出現(xiàn)低價中標(biāo)現(xiàn)象,根據(jù)以往的采購經(jīng)驗(yàn),對可能出現(xiàn)風(fēng)險點(diǎn)的問題提前制定好規(guī)避的條款并寫在招標(biāo)文件中。零星物資用量散、金額小、品種雜,可采用競爭性談判或詢價比價的方式進(jìn)行采購,從而在價格與服務(wù)上占優(yōu)勢,有利于提高物資采購的效率。采用該采購方式,對供應(yīng)商選擇的靈活度較高,因此要加強(qiáng)采購人員的責(zé)任心和廉政建設(shè),嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì),實(shí)地考察其供貨能力,對其產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行現(xiàn)場檢驗(yàn)。
2.1.2 擴(kuò)建供應(yīng)商資源池
豐富的供應(yīng)商資源池有利于供應(yīng)商之間的良性競爭,保證供貨的質(zhì)量安全,降低供應(yīng)風(fēng)險和采購成本。招標(biāo)采購確定供應(yīng)商時,要確保用量大的物資至少有3家商家入圍,在入圍供應(yīng)商中確定備選商家,在供貨商家服務(wù)出現(xiàn)問題時啟用備選商家。其他采購方式的供應(yīng)商資源池擴(kuò)建可到附近市場、店鋪、超市及網(wǎng)上尋找資質(zhì)齊全、能提供食堂所需材料、有一定供應(yīng)能力的供應(yīng)商,洽談合作意向。根據(jù)每類物資的采購金額和采購難易程度確定對應(yīng)供應(yīng)商資源池的數(shù)量,原則上每類物資對應(yīng)供應(yīng)商數(shù)量應(yīng)大于3個。對符合要求的、合作意向強(qiáng)烈的供應(yīng)商進(jìn)行再次審核,將審核通過的供應(yīng)商導(dǎo)入到資源池中,簽訂意向合作協(xié)議,對供應(yīng)商的資質(zhì)文件建檔立案,每年定期進(jìn)行審核。
2.1.3 完善供應(yīng)商管理制度
食堂采購的物資種類決定了供應(yīng)商的數(shù)量較多,為保證產(chǎn)品質(zhì)量,與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系,完善供應(yīng)商的管理制度,建立供應(yīng)商的考評機(jī)制尤為重要[4]。對供應(yīng)商的管理從以下4方面完善:①在招標(biāo)文件及采購合同中明確雙方的責(zé)任與權(quán)利,以及所承擔(dān)的法律風(fēng)險;②完善《供應(yīng)商管理制度》,對供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的評估、準(zhǔn)入和維護(hù);③健全供應(yīng)商的量化考評體系,根據(jù)供貨期內(nèi)提供的產(chǎn)品質(zhì)量、成本、交貨和服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價,評價結(jié)果與采購數(shù)量和是否持續(xù)合作相關(guān)聯(lián);④加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)文件的審查和管理,其供貨內(nèi)容要與其生產(chǎn)、經(jīng)營范圍一致。
在供應(yīng)商、供貨品質(zhì)確定的前提下,要加強(qiáng)對物資的驗(yàn)收管控工作。驗(yàn)收環(huán)節(jié)是否嚴(yán)謹(jǐn)關(guān)系到采購物資的質(zhì)量問題,是確保飲食安全的屏障。加強(qiáng)驗(yàn)收工作可從以下6方面著手:①強(qiáng)化相關(guān)人員培訓(xùn)的手段,加強(qiáng)物資驗(yàn)收保管人員的隊(duì)伍建設(shè),提高驗(yàn)收人員的專業(yè)知識與思想素質(zhì);②制定各類食材可視化的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),從產(chǎn)品包裝、感官品質(zhì)等方面進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定,同時采用圖文結(jié)合的方式對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行描述,便于驗(yàn)收人員理解[5];③健全抽檢體系,對蔬菜、糧油、干雜等易出現(xiàn)質(zhì)量問題的品項(xiàng)進(jìn)行原材料檢測,檢測結(jié)果作為收貨和內(nèi)部控制的依據(jù),同時對驗(yàn)收環(huán)節(jié)起到一定的監(jiān)管作用;④建立使用方、采購方、商家三方共同驗(yàn)收的工作機(jī)制,確保驗(yàn)收過程公平、公開、公正;⑤嚴(yán)格索票索證制度,對票據(jù)內(nèi)容要仔細(xì)核對,關(guān)注票據(jù)項(xiàng)目、時間、結(jié)果等,要嚴(yán)格落實(shí),避免形式化;⑥建立驗(yàn)收環(huán)節(jié)的監(jiān)督平臺,驗(yàn)收區(qū)域作為“明廚亮灶”的重點(diǎn)區(qū)域,應(yīng)安裝攝像頭,使驗(yàn)收過程接受廣泛監(jiān)督。
2.3.1 加強(qiáng)專業(yè)知識培訓(xùn)
采購和驗(yàn)收工作是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作,涉及國家法律法規(guī)、財務(wù)管理、物資質(zhì)量要求標(biāo)準(zhǔn)等,采購人員須具備較強(qiáng)的專業(yè)知識。因此對采購人員應(yīng)定期進(jìn)行以下5方面的知識培訓(xùn):①食品安全法律法規(guī)體系、食品安全行業(yè)操作規(guī)范、各食堂自身制定的采購相關(guān)制度;②不同類別、不同渠道購買的食材的索票索證要求;③各類食材的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)貨查驗(yàn)必須檢查的項(xiàng)目;④常見的易產(chǎn)生食品安全問題的食品原材料的品種;⑤其他高校和社會餐飲企業(yè)先進(jìn)的管理理念和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。
2.3.2 加強(qiáng)廉政教育
采購人員的廉潔敬業(yè)是做好采購工作的前提。對采購人員定期進(jìn)行廉政培訓(xùn),強(qiáng)化采購人員廉潔自律、遵紀(jì)守法、遵守職業(yè)道德的思想意識,提高員工是非曲直的辨別能力。在對采購人員廉政教育中重點(diǎn)做到以下4方面:①組織學(xué)習(xí)國家相關(guān)法律法規(guī)、廉政建設(shè)、反腐倡廉等方面的講話及會議精神,形成自覺學(xué)習(xí)和獨(dú)立思考的能力;②邀請法律專家開展警示教育,通過對正反案例進(jìn)行研討,提高采購人員的警惕和辨別能力;③加強(qiáng)采購人員職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)方面的教育,提高采購人員對自身崗位的認(rèn)同感,能主動積極地投入工作中;④樹立先進(jìn)典型,形成示范榜樣,在部門內(nèi)營造良好的廉潔氛圍[6]。通過多角度全方位的廉政教育培訓(xùn),讓員工真正實(shí)現(xiàn)從“不敢為”到“不想為”的轉(zhuǎn)變,自覺保持健康良好的工作習(xí)慣。
關(guān)注食品安全及采購相關(guān)法律法規(guī)的頒布動態(tài),對標(biāo)國家法律法規(guī)要求,及時修訂食材采購相關(guān)制度。主要在制度中明確采購流程、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、庫存管理措施,確保采購過程的規(guī)范性。建立使用方、采購方、商家三方驗(yàn)收制度,形成內(nèi)部相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制,驗(yàn)收過程存在的質(zhì)量、數(shù)量問題當(dāng)場反饋,避免事后出現(xiàn)信息不對稱現(xiàn)象,有利于營造風(fēng)清氣正的采購環(huán)境;建立抽檢督查機(jī)制,成立專門的督查小組,日常督查采購驗(yàn)收等過程的合規(guī)性,形成督查日記上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),督促不良行為整改;對驗(yàn)收入庫的物資定期進(jìn)行抽樣檢驗(yàn),確保食材安全;完善人員培訓(xùn)制度,形成常態(tài)化培訓(xùn)體系,并定期對相關(guān)人員進(jìn)行考核,考試不合格者不得上崗。
一個成功的采購智能化管理系統(tǒng)一定是貼合各高校的實(shí)際業(yè)務(wù)流程,并且能提高業(yè)務(wù)開展的規(guī)范性和高效性。高校的采購業(yè)務(wù)模式一般有兩種:①食材先配送到總庫,再通過總庫下發(fā)給各食堂分庫;②不設(shè)總庫,食材由供應(yīng)商處直接配送到各食堂分庫。不管是哪種模式,業(yè)務(wù)流程大體相同,由物資申購、生成采購訂單、商家配送、驗(yàn)收入庫和物料出庫等環(huán)節(jié)構(gòu)成。信息化管理體系的構(gòu)建應(yīng)與系統(tǒng)使用者進(jìn)行深入交流和溝通,了解其使用需求和當(dāng)前存在的問題。在符合各高校的實(shí)際業(yè)務(wù)模式的前提下,加強(qiáng)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的聯(lián)動性,形成一個有機(jī)、閉環(huán)、可追溯的流程,確保各環(huán)節(jié)信息流暢通,滿足不同場景的使用需求,真正做到智能化。同時,還可配備智能秤、掃碼槍等物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備,在驗(yàn)收及出入庫時能自動上傳數(shù)據(jù),減少人為操作,使采購驗(yàn)收、出入庫等操作更準(zhǔn)確便捷。此外,還應(yīng)結(jié)合實(shí)際需要,建立完善各項(xiàng)報表功能,便于采購、食堂、財務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。
對高校食堂食材采購來說,保證食材來源安全是第一要務(wù),這關(guān)系著高校的穩(wěn)定運(yùn)行及廣大師生的身體健康。隨著后勤供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革的深入推進(jìn),需要精細(xì)化管理食堂食材采購,在各個可能出現(xiàn)風(fēng)險的環(huán)節(jié)“精耕細(xì)作”,在一定程度上規(guī)范食堂食材采購行為,防范和控制采購風(fēng)險,為師生提供健康、安全、優(yōu)質(zhì)的飲食保障服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。