趙 穎 鄭州升達(dá)經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院

在用友ERP-U8 系統(tǒng)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)的處理要至少要使用到應(yīng)付款管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、庫(kù)存管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)這四個(gè)子系統(tǒng)，最終生成的業(yè)務(wù)憑證還需要在總賬管理系統(tǒng)中進(jìn)行審核記賬，需要采購(gòu)、倉(cāng)管、財(cái)務(wù)等多個(gè)部門對(duì)財(cái)務(wù)和供應(yīng)鏈系統(tǒng)進(jìn)行集成使用。

一、采購(gòu)業(yè)務(wù)基本流程

采購(gòu)管理系統(tǒng)中，采購(gòu)人員可以填制請(qǐng)購(gòu)單、訂單、到貨單、采購(gòu)發(fā)票等單據(jù)，并進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。其中請(qǐng)購(gòu)單、訂單和采購(gòu)到貨為非必要環(huán)節(jié)，是可以通過設(shè)置省略掉的，其余環(huán)節(jié)則不能缺省，具體流程如下：

第一，采購(gòu)部門根據(jù)各部門提出的采購(gòu)申請(qǐng)列出采購(gòu)清單，填制請(qǐng)購(gòu)單，根據(jù)采購(gòu)合同填制采購(gòu)訂單，根據(jù)供貨方提供的送貨單填寫到貨單，確定采購(gòu)貨物的基本信息。

第二，倉(cāng)管人員在庫(kù)存管理系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收入庫(kù)的數(shù)量填制采購(gòu)入庫(kù)單，采購(gòu)人員根據(jù)供應(yīng)商開出的銷售發(fā)票來填制采購(gòu)發(fā)票。采購(gòu)發(fā)票是供應(yīng)商開出的銷售貨物憑證，也是采購(gòu)方確定采購(gòu)成本的依據(jù)。

第三，采購(gòu)結(jié)算。采購(gòu)結(jié)算是采購(gòu)業(yè)務(wù)的重要環(huán)節(jié)，將采購(gòu)入庫(kù)單和主管領(lǐng)導(dǎo)審批過的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算后，可以確定采購(gòu)成本和應(yīng)付賬款。采購(gòu)結(jié)算分為自動(dòng)結(jié)算、手工結(jié)算和費(fèi)用折扣結(jié)算。當(dāng)沒有運(yùn)費(fèi)或者其他費(fèi)用折扣時(shí)，可以選擇自動(dòng)結(jié)算，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單和采購(gòu)發(fā)票中的供應(yīng)商名稱、存貨名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息自動(dòng)進(jìn)行匹配，選擇同一筆業(yè)務(wù)的入庫(kù)單和發(fā)票進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算。當(dāng)有采購(gòu)運(yùn)費(fèi)時(shí)，需要根據(jù)收到運(yùn)費(fèi)發(fā)票的時(shí)點(diǎn)來確定采用手工結(jié)算或者費(fèi)用折扣結(jié)算的方式。

二、采購(gòu)運(yùn)費(fèi)處理的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)

(一)采購(gòu)運(yùn)費(fèi)處理的兩種情況

采購(gòu)運(yùn)費(fèi)的處理需要根據(jù)收到的運(yùn)費(fèi)發(fā)票在采購(gòu)管理系統(tǒng)中填制相應(yīng)的發(fā)票，并將運(yùn)費(fèi)發(fā)票中的不含稅價(jià)格計(jì)入到采購(gòu)成本，確定應(yīng)付款。上文已經(jīng)提到采購(gòu)成本是通過采購(gòu)結(jié)算后的入庫(kù)單來確定的，而會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票的錄入時(shí)點(diǎn)可能在該筆業(yè)務(wù)辦理采購(gòu)結(jié)算前，也可能在辦理結(jié)算后，采購(gòu)結(jié)算前后的處理方式有所不同。

1.采購(gòu)結(jié)算前收到采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票

如果采購(gòu)方收到采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票時(shí)還沒有進(jìn)行采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單的結(jié)算處理，那么該筆業(yè)務(wù)處于未結(jié)算狀態(tài)，可以先根據(jù)收到發(fā)票的類型錄入運(yùn)費(fèi)發(fā)票，選擇手工結(jié)算，將兩張發(fā)票一起同入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算，這種處理方式下結(jié)算后的入庫(kù)單金額是包含運(yùn)費(fèi)的。

2.采購(gòu)結(jié)算后收到采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票

如果采購(gòu)方收到采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票時(shí)已經(jīng)完成了采購(gòu)發(fā)票和采購(gòu)入庫(kù)單的結(jié)算處理，該筆業(yè)務(wù)處于已結(jié)算狀態(tài)，在手工結(jié)算時(shí)對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單不在被選擇列表中，無法進(jìn)行手工結(jié)算，只能進(jìn)行費(fèi)用折扣結(jié)算，將運(yùn)費(fèi)發(fā)票的不含稅金額附加到該筆業(yè)務(wù)當(dāng)中。

對(duì)于已完成采購(gòu)結(jié)算的業(yè)務(wù)，如果未生成憑證，也可以選擇撤銷采購(gòu)結(jié)算處理，具體做法將在下文舉例進(jìn)行詳細(xì)說明。

(二)采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票的選擇

用友U8 采購(gòu)管理系統(tǒng)中的采購(gòu)發(fā)票有三種：專用采購(gòu)發(fā)票、普通采購(gòu)發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票。其中專用采購(gòu)發(fā)票指的是增值稅專用發(fā)票，扣稅類別默認(rèn)為應(yīng)稅外加，發(fā)票的金額是不含稅的，可以針對(duì)所有存貨開票；普通采購(gòu)發(fā)票的金額含稅，開票的存貨范圍和專用采購(gòu)發(fā)票一致；運(yùn)費(fèi)發(fā)票則只能針對(duì)存貨屬性是應(yīng)稅勞務(wù)的運(yùn)輸裝卸費(fèi)等存貨開票，發(fā)票的金額和普通采購(gòu)發(fā)票一樣，都是含稅的。

在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中，收到的采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票有可能是增值稅專用發(fā)票，也有可能是普通發(fā)票，在后續(xù)的業(yè)務(wù)處理中分為可抵扣和不可抵扣兩種情況。對(duì)于進(jìn)項(xiàng)稅可以抵扣的增值稅專用運(yùn)費(fèi)發(fā)票，由于發(fā)票金額不含稅，應(yīng)該錄入一張專用采購(gòu)發(fā)票，存貨選擇運(yùn)費(fèi)，如果填制成運(yùn)費(fèi)發(fā)票，則金額含稅，會(huì)導(dǎo)致計(jì)入采購(gòu)成本的金額錯(cuò)誤。例如：收到一張金額為100 元，增值稅率為9%的增值稅專用運(yùn)費(fèi)發(fā)票，正確的做法是填制一張金額為100 元，稅率為9%的專用采購(gòu)發(fā)票，最終結(jié)算后計(jì)入采購(gòu)成本的金額是100 元，可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅9 元，如果填制成一張運(yùn)費(fèi)發(fā)票，則計(jì)入采購(gòu)成本的金額為91 元，可抵扣進(jìn)項(xiàng)稅為9 元。對(duì)于進(jìn)項(xiàng)稅可抵扣的普通運(yùn)費(fèi)發(fā)票，可以選擇錄入運(yùn)費(fèi)發(fā)票，對(duì)于不可抵扣的運(yùn)費(fèi)，在填制運(yùn)費(fèi)發(fā)票時(shí)無需錄入運(yùn)費(fèi)稅率，直接將發(fā)票金額總計(jì)錄入 “原幣金額”一欄，結(jié)算時(shí)運(yùn)費(fèi)金額全部計(jì)入采購(gòu)成本。

三、采購(gòu)運(yùn)費(fèi)的處理方法

(一)采購(gòu)結(jié)算前的采購(gòu)運(yùn)費(fèi)處理

為了更清晰地展示采購(gòu)運(yùn)費(fèi)的處理，假設(shè)本文案例中收到的運(yùn)費(fèi)發(fā)票均為增值稅專用發(fā)票，運(yùn)費(fèi)中增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額可抵扣，采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨單等操作視為省略，不再贅述。

案例內(nèi)容：2022 年1 月23 日，A 公司向B 公司訂購(gòu)高清攝像頭100 個(gè)，該高清攝像頭的不含稅單價(jià)為250 元，增值稅稅率13%。24 日，高清攝像頭到貨，經(jīng)倉(cāng)管部驗(yàn)收無誤全部入庫(kù)，2022 年1 月25 日收到B 公司開具的增值稅專用發(fā)票一張，發(fā)票列明金額25 000 元，稅率13%，同時(shí)收到運(yùn)費(fèi)專用發(fā)票一張，金額為200 元，稅率9%。

1.案例解析

(1)2022 年1 月23 日，A 公司向B 公司訂購(gòu)高清攝像頭100 個(gè)，單價(jià)250 元，可以在采購(gòu)管理系統(tǒng)填制一張采購(gòu)訂單，訂單的價(jià)稅合計(jì)金額為28 250 元。

(2)24 日該批高清攝像頭到貨，采購(gòu)到貨的數(shù)量和訂單一致，采購(gòu)人員可以直接根據(jù)訂單生單得到一張到貨單，到貨單的價(jià)稅合計(jì)為28 250 元。同時(shí)，該批高清攝像頭到貨后經(jīng)倉(cāng)管部驗(yàn)收無誤全部入庫(kù)，倉(cāng)管人員可以根據(jù)24 日的到貨單生單得到一張入庫(kù)單。

(3)2022 年1 月25 日收到B 公司開具的增值稅專用發(fā)票和運(yùn)費(fèi)專用發(fā)票各一張，發(fā)票列明金額25 000 元，稅率13%，運(yùn)費(fèi)發(fā)票金額為200 元，稅率9%。應(yīng)該在采購(gòu)管理系統(tǒng)填制兩張專用發(fā)票，存貨名稱分別為高清攝像頭和運(yùn)費(fèi)。高清攝像頭發(fā)票的價(jià)稅合計(jì)為28 250 元，運(yùn)費(fèi)發(fā)票的價(jià)稅合計(jì)為218 元。

(4)上述業(yè)務(wù)增值稅專用發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票是在同一天到達(dá)的，兩張發(fā)票一起填制，并且在填制運(yùn)費(fèi)發(fā)票前沒有進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算處理。對(duì)于這種情況，采購(gòu)入庫(kù)單的單位成本是250 元，而將運(yùn)費(fèi)分?jǐn)偤?，?shí)際的單位采購(gòu)成本應(yīng)該是252 元(250+200/100)，如果選擇自動(dòng)結(jié)算，則默認(rèn)結(jié)算對(duì)象不包括運(yùn)費(fèi)發(fā)票，結(jié)算的單價(jià)為250 元。因此需要通過手工結(jié)算來調(diào)整入庫(kù)成本，結(jié)算對(duì)象為采購(gòu)入庫(kù)單、高清攝像頭和運(yùn)費(fèi)的兩張發(fā)票，如此一來，高清攝像頭和25 000 元和運(yùn)費(fèi)的200 元都將計(jì)入采購(gòu)成本，單位成本計(jì)算結(jié)果為252 元。不同結(jié)算方式的結(jié)算成本如表1 所示：

結(jié)算方式 結(jié)算對(duì)象 結(jié)算總金額 單位成本 正確性自動(dòng)結(jié)算 采購(gòu)入庫(kù)單和高清攝像頭發(fā)票 25 000 元 250 元 錯(cuò)誤手工結(jié)算 采購(gòu)入庫(kù)單、高清攝像頭和運(yùn)費(fèi)發(fā)票 25 200 元 252 元 正確

2.具體操作

在采購(gòu)管理系統(tǒng)中打開 “采購(gòu)結(jié)算”-“手工結(jié)算”，選擇上述生成的采購(gòu)入庫(kù)單和兩張發(fā)票，對(duì)運(yùn)費(fèi)發(fā)票進(jìn)行分?jǐn)偤簏c(diǎn)擊 “結(jié)算”即可，生成的結(jié)算單內(nèi)容如圖1 所示：

圖1 采購(gòu)結(jié)算單

通過結(jié)算單的數(shù)據(jù)可以看出，運(yùn)費(fèi)的金額200 元已經(jīng)全部計(jì)入高清攝像頭的采購(gòu)成本。結(jié)算后可以在應(yīng)付款管理根據(jù)高清攝像頭和運(yùn)費(fèi)的兩張發(fā)票制單確認(rèn)應(yīng)收賬款，在存貨核算系統(tǒng)對(duì)入庫(kù)單記賬后制單，確認(rèn)高清攝像頭的采購(gòu)成本，生成的憑證分錄如下：

憑證1-應(yīng)付款管理系統(tǒng)

借：材料采購(gòu)-高清攝像頭 25 000

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅-進(jìn)項(xiàng)稅額 3 250

貸：應(yīng)付賬款 28 250

憑證2-應(yīng)付款管理系統(tǒng)

借：材料采購(gòu)-高清攝像頭 200

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅-進(jìn)項(xiàng)稅額 18

貸:應(yīng)付賬款 218

憑證3-存貨核算系統(tǒng)

借：原材料 25 200

貸：材料采購(gòu)-高清攝像頭 25 200

(5)1 月31 日A 公司支付貨款，可以通過應(yīng)付款管理系統(tǒng)填制一張付款單，付款方式為轉(zhuǎn)賬支票，付款金額為28 468 元，根據(jù)付款單生成如下憑證：

憑證4-應(yīng)付款管理系統(tǒng)

借：應(yīng)付賬款 28 468

貸：銀行存款 28 468

(二)采購(gòu)結(jié)算后的采購(gòu)運(yùn)費(fèi)處理

1.案例內(nèi)容

2022 年1 月23 日，A 公司向B 公司訂購(gòu)高清攝像頭100 個(gè)，該高清攝像頭的不含稅單價(jià)為250 元，增值稅稅率13%。24 日，高清攝像頭到貨，經(jīng)倉(cāng)管部驗(yàn)收無誤后全部入庫(kù)，2022 年1 月25 日收到B 公司開具的增值稅專用發(fā)票一張，發(fā)票列明金額25 000 元，稅率13%，1 月30 日又收到B 公司運(yùn)費(fèi)專用發(fā)票一張，金額為200 元，稅率9%。

2.案例解析

本案例的訂單、到貨單和入庫(kù)單的處理與上例相同，文中不再贅述，25 日只填寫購(gòu)買高清攝像頭的增值稅專用發(fā)票一張。

上述案例中，A 公司25 日并未收到B 公司的運(yùn)費(fèi)發(fā)票，在進(jìn)行了高清攝像頭的驗(yàn)收入庫(kù)和采購(gòu)專用發(fā)票的錄入后，A 公司采購(gòu)人員需要進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，此時(shí)既可以選擇自動(dòng)結(jié)算也可以進(jìn)行手工結(jié)算，結(jié)果一樣。完成采購(gòu)結(jié)算后財(cái)務(wù)人員在應(yīng)付款管理系統(tǒng)和存貨核算系統(tǒng)分別生成憑證，其中應(yīng)付款管理的憑證同憑證1，存貨核算系統(tǒng)的憑證如下：

憑證5-存貨核算系統(tǒng)

借：原材料 25 000

貸：材料采購(gòu)-高清攝像頭 25 000

1 月30 日，A 公司收到B 公司開出的運(yùn)輸高清攝像頭的運(yùn)費(fèi)專用發(fā)票，金額200 元，稅率9%。此時(shí)，該筆業(yè)務(wù)已經(jīng)完成了采購(gòu)結(jié)算，在存貨核算系統(tǒng)中該批高清攝像頭的總成本為25 000 元，單位成本250 元。如果想要將運(yùn)費(fèi)分?jǐn)偟讲少?gòu)成本，需要通過費(fèi)用折扣結(jié)算來實(shí)現(xiàn)。費(fèi)用折扣結(jié)算針對(duì)的是已經(jīng)完成結(jié)算的采購(gòu)業(yè)務(wù)，后續(xù)又發(fā)生了相關(guān)費(fèi)用或者折扣，需要調(diào)整該筆業(yè)務(wù)采購(gòu)成本的情況。具體操作如下：

(1)在“采購(gòu)結(jié)算”的“費(fèi)用折扣結(jié)算”界面，選擇已經(jīng)結(jié)算過的采購(gòu)入庫(kù)單和運(yùn)費(fèi)發(fā)票單據(jù)，點(diǎn)擊“分?jǐn)偂焙髮l(fā)票的金額分?jǐn)偟饺霂?kù)單中，從而達(dá)到調(diào)整入庫(kù)成本的目的，分?jǐn)偤笤撆咔鍞z像頭的總成本為25 200 元。

(2)結(jié)算成本處理

由于運(yùn)費(fèi)發(fā)票在完成費(fèi)用折扣結(jié)算后，該筆業(yè)務(wù)的實(shí)際成本發(fā)生了變動(dòng)，而存貨核算系統(tǒng)中的成本仍然是原來的25 000 元，需要在存貨核算系統(tǒng)的“業(yè)務(wù)核算”進(jìn)行“結(jié)算成本處理”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)列示出需要進(jìn)行處理的單據(jù)，結(jié)算金額默認(rèn)為運(yùn)費(fèi)發(fā)票的金額200 元，點(diǎn)擊“暫估”后完成處理。結(jié)算后在應(yīng)付款管理和存貨核算系統(tǒng)分別生成憑證，應(yīng)付款管理憑證同憑證2，存貨核算憑證如下：

憑證6-存貨核算系統(tǒng)

借：原材料 200

貸：材料采購(gòu)-高清攝像頭 200

四、結(jié)語(yǔ)

從上文可以看出，采購(gòu)結(jié)算前和采購(gòu)結(jié)算后收到運(yùn)費(fèi)發(fā)票的處理方式有所不同，最主要的區(qū)別在于運(yùn)費(fèi)發(fā)票的結(jié)算方式，無論是結(jié)算前還是結(jié)算后，處理方式和過程雖然有區(qū)別，但是最終的采購(gòu)成本是相同的，各個(gè)會(huì)計(jì)科目的賬面變動(dòng)額也相同。在財(cái)務(wù)供應(yīng)鏈一體化的環(huán)境下，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的各個(gè)系統(tǒng)是協(xié)同使用，信息共享的。業(yè)務(wù)處理過程要弄清各個(gè)步驟的業(yè)務(wù)原理和本質(zhì)，了解各項(xiàng)操作的對(duì)象和實(shí)質(zhì)意義，面對(duì)各種特殊情況的出現(xiàn)，才可以舉一反三，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)信息化便捷、共享的優(yōu)勢(shì)?！?/p>