王 蕊

北京市石景山區(qū)業(yè)余大學(xué)，北京 100043

石景山區(qū)業(yè)余大學(xué)為一所區(qū)域成人高校，擔(dān)負(fù)著為區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展培養(yǎng)在職高素質(zhì)人才的任務(wù)，滿足了眾多成人后續(xù)取得大學(xué)專科畢業(yè)證書的繼續(xù)教育需求。近年來(lái)，隨著北京市人口政策變化及教育結(jié)構(gòu)的不斷調(diào)整，北京市乃至區(qū)域內(nèi)成人高等教育適齡人口逐步減少，成人學(xué)歷教育任務(wù)艱巨。在這樣的形勢(shì)下，獨(dú)立設(shè)置的成人高校必須以質(zhì)量求生存，以規(guī)范求發(fā)展。

筆者作為石景山區(qū)業(yè)余大學(xué)的學(xué)籍管理員，愈發(fā)發(fā)現(xiàn)學(xué)校學(xué)籍管理工作水平的高低直接關(guān)系學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。目前石景山區(qū)業(yè)余大學(xué)的學(xué)籍管理，除依托教育部學(xué)籍管理平臺(tái)外，基本還處于手工管理階段。因教育部學(xué)籍管理平臺(tái)的限制性和具體審批流程的復(fù)雜性，主要使用學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)和學(xué)生畢業(yè)注冊(cè)兩個(gè)階段，對(duì)于學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)周期的管理，則沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一規(guī)范的管理平臺(tái)，各種工作水平的高低、質(zhì)量好壞受人為因素影響頗深。在實(shí)踐工作中，辦理畢業(yè)是之前隱藏問(wèn)題的集中爆發(fā)期，因?yàn)樵趯W(xué)生畢業(yè)時(shí)要進(jìn)行畢業(yè)生修業(yè)成績(jī)核對(duì)、畢業(yè)論文（實(shí)踐環(huán)節(jié)）審核、畢業(yè)信息核對(duì)等工作，任何一項(xiàng)沒(méi)有完成都影響學(xué)生畢業(yè)，不能進(jìn)行畢業(yè)電子注冊(cè)。為此，學(xué)籍管理員在畢業(yè)審核環(huán)節(jié)中需要多次與成績(jī)管理員、任課教師、班主任進(jìn)行各項(xiàng)信息的核對(duì)。期間，會(huì)出現(xiàn)學(xué)生成績(jī)未更新、錯(cuò)登、漏登情況，以及學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)未變更、個(gè)人關(guān)鍵信息有誤需修改等問(wèn)題。每每發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，都需要學(xué)籍管理員多方走訪、調(diào)查核實(shí)、追本溯源，找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因后分情況糾正處理。這使得本就時(shí)間緊張的畢業(yè)辦理環(huán)節(jié)壓力倍增，對(duì)學(xué)生的畢業(yè)手續(xù)辦理效率和準(zhǔn)確性造成影響。畢業(yè)辦理工作關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益，是學(xué)籍管理的最后一關(guān)，出不得任何差錯(cuò)。如果能把整個(gè)教學(xué)管理各環(huán)節(jié)梳理完善、確保正確，畢業(yè)審核工作就不用再向前追溯，按照既定節(jié)奏高效完成。希望能通過(guò)學(xué)籍管理中過(guò)程管理的規(guī)范和質(zhì)量把控，改變學(xué)籍管理全過(guò)程監(jiān)控只能通過(guò)畢業(yè)注冊(cè)環(huán)節(jié)來(lái)審核的現(xiàn)狀；通過(guò)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理日常工作中間過(guò)程的監(jiān)督和復(fù)核，實(shí)現(xiàn)從招生到畢業(yè)學(xué)籍管理全過(guò)程管理的規(guī)范化，促進(jìn)學(xué)校學(xué)籍管理質(zhì)量和水平的提升。

一、成人高校學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀

成人高校的學(xué)籍管理是教務(wù)管理中的關(guān)鍵一環(huán)，它貫穿學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過(guò)程，是證實(shí)學(xué)生入學(xué)資質(zhì)、學(xué)業(yè)水平的質(zhì)量保障體系。

從2001年教育部正式對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)以來(lái)，學(xué)籍管理的關(guān)鍵工作就增加了學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊(cè)工作，這種改革注定學(xué)籍管理要在教育部的規(guī)范管理下進(jìn)行，不只是校內(nèi)管理可以解決的問(wèn)題。隨著北京市石景山區(qū)業(yè)余大學(xué)職業(yè)化教學(xué)改革的深入，學(xué)校成人學(xué)生學(xué)籍管理的工作內(nèi)容不斷增加，和以前相比更加復(fù)雜，對(duì)學(xué)籍管理人員的勝任要求也愈來(lái)愈高。

（一）學(xué)籍管理工作本身具有復(fù)雜性

學(xué)校學(xué)籍管理工作涉及各方面，包括新老學(xué)生報(bào)到、注冊(cè)管理；新生檔案管理；新生學(xué)號(hào)編制，電子學(xué)籍注冊(cè)；新生錄取信息核對(duì)、修改；學(xué)生學(xué)費(fèi)管理；在籍學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)；電子照片采集；畢業(yè)生信息核對(duì)、資格審核上報(bào)等諸多工作。除此之外，還穿插著日常事務(wù)性管理、包括接待來(lái)電來(lái)訪；辦理學(xué)生轉(zhuǎn)出外校學(xué)習(xí)，在本校休學(xué)、退學(xué)或轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)；開具各類學(xué)籍證明、在讀證明、畢業(yè)證明書、學(xué)生證補(bǔ)做；歷屆學(xué)生照片的整理、發(fā)放；歷屆畢業(yè)證書的制作發(fā)放；接待學(xué)生身份信息變更等直接與學(xué)生打交道的工作。

以上可以看出，學(xué)籍管理工作瑣碎繁雜，需要學(xué)籍管理人員具備良好的邏輯性和條理性，才能使工作不出現(xiàn)疏漏?！盁o(wú)過(guò)便是功”是對(duì)學(xué)籍管理工作評(píng)判的尺度，也從側(cè)面體現(xiàn)了學(xué)籍管理工作的復(fù)雜性。

（二）成人高校學(xué)生的結(jié)構(gòu)具有復(fù)雜性

成人高校的學(xué)生存在著復(fù)雜性。從歷年情況看，成人學(xué)生年齡梯度大，低年齡段學(xué)生比例增加；學(xué)生資歷、文化素質(zhì)差異較大；學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)差異性強(qiáng)。同時(shí)，成人學(xué)生的社會(huì)化程度高，維權(quán)意識(shí)強(qiáng)，給學(xué)籍管理工作造成一定難度。

成人學(xué)生工學(xué)矛盾突出，學(xué)員社會(huì)生活內(nèi)容復(fù)雜，往往因?yàn)楣ぷ鳌⒓彝サ脑驍D占學(xué)習(xí)時(shí)間、減弱學(xué)習(xí)動(dòng)機(jī)，當(dāng)受到時(shí)間、精力、興趣等多重因素影響后，學(xué)生部分會(huì)選擇退學(xué)、休學(xué)或直接不與學(xué)校聯(lián)系，部分因?yàn)閷I(yè)過(guò)難而選擇轉(zhuǎn)專業(yè)，從而造成學(xué)籍頻繁變動(dòng)的情況。

（三）遺留生的后續(xù)管理具有復(fù)雜性

未按期畢業(yè)的遺留生，是學(xué)籍管理工作的一大難點(diǎn)。這些學(xué)生的特點(diǎn)是在班不在籍。對(duì)于成人學(xué)生來(lái)說(shuō)，因?yàn)楣W(xué)矛盾而不能按期畢業(yè)，但還在六年有效學(xué)籍當(dāng)中，我們稱之為“遺留生”，這些“遺留生”的數(shù)量還在逐年增加。對(duì)于未按期畢業(yè)這件事，許多學(xué)生并沒(méi)有清醒的認(rèn)識(shí)，以為只要交齊了學(xué)費(fèi)，畢業(yè)只需等等；更有學(xué)生以為就算剩余幾科沒(méi)有通過(guò)，也可以取得畢業(yè)證書；學(xué)生的學(xué)籍意識(shí)普遍淡薄，對(duì)學(xué)籍六年有效期沒(méi)有認(rèn)識(shí)；存在這些誤區(qū)的學(xué)生通常不會(huì)主動(dòng)與學(xué)校聯(lián)系，需要學(xué)籍管理老師主動(dòng)與學(xué)生聯(lián)系，進(jìn)行解釋說(shuō)明。僅有的一些主動(dòng)到校重修的學(xué)生，也經(jīng)常面臨因教學(xué)計(jì)劃修訂，招生專業(yè)取消或變更，無(wú)法參加課程重修因而無(wú)法順利畢業(yè)的難題。所以，對(duì)于遺留生的管理，每人因年級(jí)、專業(yè)、未通過(guò)科目的不同而存在必然的差異，致使學(xué)籍管理從班級(jí)管理上升到個(gè)人管理，增加了學(xué)籍管理的難度。

二、成人高校學(xué)籍管理工作問(wèn)題分析

成人高等教育教學(xué)管理包括招生錄取、教學(xué)計(jì)劃設(shè)置和執(zhí)行、學(xué)籍管理三大塊。整個(gè)流程是不可分割的整體，牽一發(fā)而動(dòng)全身，很多學(xué)籍管理過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題可以追溯到招生環(huán)節(jié)、教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行環(huán)節(jié)。[1]成人學(xué)生在校時(shí)間長(zhǎng)，反復(fù)休學(xué)、延期畢業(yè)，致使很多過(guò)程管理的問(wèn)題會(huì)在辦理畢業(yè)時(shí)顯現(xiàn)，下面根據(jù)學(xué)籍管理可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)進(jìn)行分析。

（一）新生錄取中的問(wèn)題

1．學(xué)生招生報(bào)名信息錄入錯(cuò)誤

根據(jù)現(xiàn)行學(xué)籍管理平臺(tái)的使用情況，新生的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)均由新生錄取數(shù)據(jù)生成，學(xué)生正常注冊(cè)學(xué)籍，必須與錄取數(shù)據(jù)一致。盡管錄取時(shí)信息是錯(cuò)誤的，也要按錯(cuò)誤的注冊(cè)。入學(xué)后，再由學(xué)校申請(qǐng)，持學(xué)生相關(guān)證件，先到招辦修改錄取數(shù)據(jù)，再持招辦相關(guān)證明到學(xué)籍修改數(shù)據(jù)。以致于在招生錄取時(shí)的錯(cuò)誤和疏漏，給學(xué)籍管理徒增許多后續(xù)工作。

2．學(xué)生地址信息不明確，電話記錄錯(cuò)誤

新生入學(xué)前，只有在報(bào)名時(shí)才會(huì)填寫自己的地址和聯(lián)系方式，學(xué)籍管理數(shù)據(jù)并不包含這兩項(xiàng)，但這兩項(xiàng)信息卻在學(xué)生管理中頻繁被用到。尤其在新生報(bào)到時(shí)，班主任需要與學(xué)生取得聯(lián)系，而有的學(xué)生由于各種原因未主動(dòng)到校，又因電話、地址錯(cuò)誤，往往會(huì)因未聯(lián)系到而流失。

（二）學(xué)籍異動(dòng)的后續(xù)問(wèn)題

每年招生錄取后，因?yàn)閷W(xué)生報(bào)名的盲目性，報(bào)到和開學(xué)兩周時(shí)會(huì)收到大量的學(xué)籍變更申請(qǐng)。學(xué)籍管理人員要針對(duì)這些申請(qǐng)，為學(xué)生辦理轉(zhuǎn)學(xué)到外校、校內(nèi)退學(xué)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)習(xí)形式、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)。為了防止學(xué)生因?yàn)樯暾?qǐng)不通過(guò)而放棄學(xué)習(xí)，學(xué)校對(duì)于學(xué)生學(xué)籍變更審批持開放態(tài)度，只要不違反學(xué)籍政策，都會(huì)批準(zhǔn)。這樣的情況，不僅需要去市教委辦理學(xué)籍異動(dòng)，后續(xù)問(wèn)題也要謹(jǐn)慎處理。如果學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)到同類專業(yè)還好，有部分專業(yè)課可以免修；但非同類專業(yè)，如從會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)學(xué)到建筑工程管理，因?qū)I(yè)跨度大，除公共基礎(chǔ)課外，學(xué)生相當(dāng)于重頭修讀轉(zhuǎn)入專業(yè)，而對(duì)于一些隔年招生的小專業(yè)，還會(huì)面臨轉(zhuǎn)入后無(wú)法修讀部分已經(jīng)授課結(jié)束的課程，對(duì)學(xué)生來(lái)講，涉及能否如期畢業(yè)，對(duì)學(xué)籍管理員來(lái)說(shuō)，要為學(xué)生拆解跨年級(jí)課表、重新核定記載學(xué)生成績(jī)、學(xué)費(fèi)調(diào)整計(jì)算、協(xié)調(diào)不同班主任交接學(xué)生材料等諸多工作。這要求學(xué)籍管理員不僅要熟悉學(xué)籍業(yè)務(wù)知識(shí)，還要站在學(xué)員角度進(jìn)行針對(duì)性指導(dǎo)，個(gè)性化定制，并且對(duì)于轉(zhuǎn)專業(yè)后期不利影響，讓學(xué)生知情。具體工作細(xì)致到位，能幫助學(xué)生順利進(jìn)入新專業(yè)學(xué)習(xí)，也可抑制部分學(xué)生隨意、盲目的轉(zhuǎn)專業(yè)需求。

（三）成績(jī)管理的問(wèn)題

成績(jī)管理的主要內(nèi)容是記載學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)，工作基本集中在期末。而成績(jī)審核在辦理畢業(yè)階段，是對(duì)學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)、專業(yè)教學(xué)計(jì)劃整體的核定，是關(guān)系學(xué)生能否取得畢業(yè)資格的關(guān)鍵。日常的成績(jī)管理如果精確性不高，會(huì)對(duì)畢業(yè)成績(jī)審核增加負(fù)擔(dān)。

日常成績(jī)管理主要包括學(xué)生的學(xué)期成績(jī)記載、補(bǔ)考重修成績(jī)更新、教學(xué)計(jì)劃中部分科目的免修、免考等。學(xué)校的成績(jī)管理主要由成績(jī)管理員根據(jù)教師提供的原始成績(jī)單手工錄入EXCEL表來(lái)記錄和實(shí)現(xiàn)，受人為因素影響頗深。教師的原始成績(jī)單，會(huì)出現(xiàn)成績(jī)漏登、串行、綜合成績(jī)計(jì)算失誤等問(wèn)題，需要成績(jī)管理員的反復(fù)核對(duì)、矯正；有些問(wèn)題往往會(huì)到畢業(yè)成績(jī)審核時(shí)才發(fā)現(xiàn)，進(jìn)而倒查更正。另外，成績(jī)管理人員的變動(dòng)，管理程序脫節(jié)，課程成績(jī)單缺失等情況也會(huì)引發(fā)成績(jī)管理的問(wèn)題。

（四）學(xué)生檔案管理的問(wèn)題

學(xué)生的學(xué)籍檔案，是鑒明學(xué)生身份、記載學(xué)生在校學(xué)習(xí)過(guò)程的電子或紙質(zhì)記錄。它為學(xué)生在校學(xué)習(xí)起著證明、憑據(jù)、查詢等關(guān)鍵作用。作為學(xué)校檔案管理中的重要一環(huán)，它有明確的存檔內(nèi)容和保存要求。例如學(xué)籍卡片、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)成績(jī)單是必須存檔的內(nèi)容，但是在學(xué)生整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程中，所涉及的學(xué)籍檔案不僅僅是以上內(nèi)容，還有學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)材料、免修免考證明、電子照片等。除卻需要存檔的關(guān)鍵檔案外，對(duì)于其他檔案的管理，往往因?yàn)閷W(xué)籍管理人員工作緊張，疏于收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)，很多原始記錄表散落在各處，沒(méi)有明顯的標(biāo)記分類，甚至?xí)霈F(xiàn)遺失現(xiàn)象，在后期學(xué)生管理中需要進(jìn)行查詢時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。又因?yàn)閷W(xué)籍檔案管理伴隨學(xué)生學(xué)習(xí)全過(guò)程，會(huì)根據(jù)時(shí)間不斷產(chǎn)生，保管權(quán)限也會(huì)在班主任和學(xué)籍管理員之間流動(dòng)，在學(xué)生管理時(shí)也需要不斷調(diào)取查證，一般會(huì)在學(xué)生畢業(yè)后統(tǒng)一整理封存，如果學(xué)籍管理員過(guò)程管理過(guò)于粗放，沒(méi)有相應(yīng)的工作規(guī)范，也會(huì)為后期制造麻煩。所以，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的管理，制定相關(guān)檔案收存報(bào)廢辦法，合理分配檔案整理工作時(shí)間，是需要解決的問(wèn)題。

三、成人高校學(xué)籍管理工作對(duì)策和建議

（一）學(xué)籍管理需加強(qiáng)制度建設(shè)

任何管理制定制度都是首要任務(wù)，制度先行，才能有章可循。目前，學(xué)校的相關(guān)制度因制定得較早，跟不上學(xué)籍管理要求的變化。有些制度因?yàn)閺慕逃科鹗?，就沒(méi)為成人高校制定明確的規(guī)章，造成現(xiàn)在沒(méi)有明文制度，只能按以往慣例辦事的現(xiàn)狀。學(xué)校應(yīng)在改革創(chuàng)新的基礎(chǔ)上對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行大面積更新和建設(shè)，以符合學(xué)校現(xiàn)行和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。

（二）學(xué)籍管理需加強(qiáng)信息化建設(shè)

“現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展逐漸推動(dòng)成人高等繼續(xù)教育朝著信息化、科學(xué)化的方向發(fā)展，以此提升成人高等繼續(xù)教育學(xué)籍管理的質(zhì)量和效果?！盵2]學(xué)校應(yīng)該利用信息化手段，加快自己學(xué)校管理平臺(tái)的開發(fā)、建設(shè)和使用。

由學(xué)籍管理人員根據(jù)實(shí)踐工作需要提出用戶需求，再由其他教務(wù)管理人員提出建議，使平臺(tái)需求合理并趨于完善，以此保證平臺(tái)與實(shí)際工作緊密結(jié)合。同時(shí)，由于學(xué)籍管理必定要使用到教育部管理平臺(tái)進(jìn)行注冊(cè)和畢業(yè)工作，如果本校管理平臺(tái)可以預(yù)留接口，和教育部平臺(tái)有效對(duì)接，便可減少學(xué)籍管理中一些重復(fù)的工作，從而大大提高管理效率。

系統(tǒng)開發(fā)使用后，能從根本上改變學(xué)?，F(xiàn)行的成績(jī)管理模式，減少人為因素對(duì)學(xué)籍管理的不利影響。同時(shí)，學(xué)籍管理人員在使用過(guò)程中，也可以評(píng)估平臺(tái)使用對(duì)工作完成度、工作效力是否提升，體會(huì)平臺(tái)對(duì)本校工作的適用度，根據(jù)實(shí)際使用提出新的需求，定制新的功能模塊，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷完善和升級(jí)換代，以確保管理平臺(tái)能更好地服務(wù)學(xué)籍管理工作，使學(xué)籍過(guò)程管理更透明、更規(guī)范，真正使學(xué)籍管理信息化落到實(shí)處。

（三）學(xué)籍管理需加強(qiáng)過(guò)程管理

學(xué)籍管理工作伴隨學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的始終，所以加強(qiáng)過(guò)程管理應(yīng)該做到三點(diǎn)：對(duì)于學(xué)籍管理目標(biāo)達(dá)成制定相應(yīng)的計(jì)劃；對(duì)于工作流程梳理明確清晰、條理分明；對(duì)于每個(gè)工作環(huán)節(jié)盡量?jī)?yōu)化提升，做到精細(xì)完善?？傊绻茉谛律?cè)入學(xué)開始就始終保持過(guò)程管控的意識(shí)，在固定時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢查反饋，保障學(xué)籍信息、成績(jī)檔案等關(guān)鍵信息的準(zhǔn)確度，其他學(xué)籍異動(dòng)、重修管理、畢業(yè)實(shí)踐等中間環(huán)節(jié)不出現(xiàn)錯(cuò)漏，就能最大限度避免到畢業(yè)時(shí)再倒追檢查的被動(dòng)局面。

在學(xué)籍管理過(guò)程中，學(xué)籍管理員要樹立責(zé)任意識(shí)，增加對(duì)學(xué)籍工作的敬畏感，認(rèn)識(shí)到自己的一個(gè)失誤對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)都是百分之百的錯(cuò)誤；要樹立質(zhì)量意識(shí)，對(duì)學(xué)籍工作實(shí)行精細(xì)化管理，加強(qiáng)對(duì)日常工作的檢查和掌控；要樹立事前控制的意識(shí)，根據(jù)對(duì)工作程序的熟悉，找出容易出現(xiàn)問(wèn)題的環(huán)節(jié)，提前做好防控措施；樹立反思意識(shí)，創(chuàng)新開展工作，追求工作不斷完善。

四、結(jié)語(yǔ)

學(xué)籍管理是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量管理中的關(guān)鍵一環(huán)，學(xué)籍管理無(wú)小事，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)更是決定管理質(zhì)量的要素，管理人員應(yīng)緊跟政策腳步，規(guī)范管理流程，主動(dòng)學(xué)習(xí)鉆研，精進(jìn)工作水平，更加有效地助力成人學(xué)生學(xué)習(xí)成長(zhǎng)。