姚蘭 中冶賽迪集團有限公司
近年來,在各項科學(xué)技術(shù)持續(xù)發(fā)展的形勢下,企業(yè)財務(wù)管理模式及方式發(fā)生了較為顯著的變化,不但推動了經(jīng)濟市場發(fā)展及行業(yè)產(chǎn)業(yè)變革,也提高了企業(yè)競爭的激烈程度。企業(yè)為了在行業(yè)中占據(jù)有利地位,便需要積極順應(yīng)“大智移云”時代背景,通過先進管理理念及技術(shù)手段推動財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型,從而積極面對外部及內(nèi)部經(jīng)營環(huán)境的變化和影響,真正做到通過先進技術(shù)解決傳統(tǒng)財務(wù)共享服務(wù)中的業(yè)務(wù)流程不完善、財務(wù)信息系統(tǒng)不健全、財務(wù)風(fēng)險管理控制不合理、財務(wù)人員專業(yè)水平較低、客戶服務(wù)質(zhì)量較差等問題。
“大智移云”指的是將云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進技術(shù)綜合到一起,實現(xiàn)先進信息技術(shù)的有效融合,從而共同推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)變革。“大智移云”的基本特征為:速度較快、真實性高、數(shù)據(jù)類型較多、價值密度較低、數(shù)據(jù)量較大,能夠彌補傳統(tǒng)財務(wù)共享服務(wù)及財務(wù)管理模式的應(yīng)用局限。
在財務(wù)管理領(lǐng)域中,“大智移云”指的是以云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進技術(shù)為依托,優(yōu)化財務(wù)業(yè)務(wù)流程,推動財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型。事實證明,基于大智移云的財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型不但能夠獲得理想的財務(wù)共享及財務(wù)管理效果,還能夠強化數(shù)據(jù)分析,從而為后續(xù)財務(wù)共享服務(wù)及財務(wù)管理工作提供數(shù)據(jù)支持。
財務(wù)共享服務(wù)指的是通過先進技術(shù)手段優(yōu)化財務(wù)業(yè)務(wù)流程、提高財務(wù)管理效率、降低財務(wù)管理成本,并且提高各項財務(wù)管理操作及財務(wù)運作流程的規(guī)范程度,從而為內(nèi)部用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的財務(wù)共享服務(wù)。財務(wù)共享服務(wù)模式起源于20世紀80年代的發(fā)達國家,福特汽車公司是世界上第一個踐行財務(wù)共享服務(wù)理念、構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)平臺的企業(yè),隨后國內(nèi)外開始有企業(yè)陸續(xù)開展財務(wù)共享服務(wù)模式。
財務(wù)共享服務(wù)的基本特征為:以財務(wù)業(yè)務(wù)流程為管理核心(主要包括采購及應(yīng)付款、銷售及應(yīng)收款、費用報銷、固定資產(chǎn)、財務(wù)報表等,通過明確的財務(wù)業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)對各項財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的整合)、以滿足客戶需求為最終目標(主要包括零售商、供應(yīng)商、零售商等,需要為客戶提供更加方便快捷的財務(wù)共享服務(wù))、以集中管理為基本手段(通過集中管理手段實現(xiàn)對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理,確保各項財務(wù)業(yè)務(wù)能夠集中進行)。
通過“大智移云”先進技術(shù)手段,企業(yè)能夠?qū)崟r準確記錄各項經(jīng)濟活動及財務(wù)業(yè)務(wù)的進展數(shù)據(jù)及相關(guān)資金信息,通過分析處理這些數(shù)據(jù)和信息,便能夠準確發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)階段存在的財務(wù)共享服務(wù)問題及不足,并且準確評估各項問題的風(fēng)險性,在此基礎(chǔ)上形成有針對性的、合理的問題解決方案及財務(wù)共享服務(wù)完善方案??梢姅?shù)據(jù)分析及處理對于企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型而言十分重要,相比較傳統(tǒng)財務(wù)管理模式中的人工記錄數(shù)據(jù)及信息,大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等先進技術(shù)能夠形成精確的計算模型及計算方式,能夠基于企業(yè)現(xiàn)有財務(wù)數(shù)據(jù)和資金信息獲得較為準確的數(shù)據(jù)分析處理成果,從而篩選出有價值的數(shù)據(jù)和信息。在財務(wù)數(shù)據(jù)和資金信息的支持下,企業(yè)能夠提高各項財務(wù)決策效率,縮短財務(wù)管理及財務(wù)共享服務(wù)時間,從財務(wù)管理層面提高市場競爭實力。
傳統(tǒng)財務(wù)管理模式以會計核算、交易處理為主要職能,導(dǎo)致財務(wù)人員過于關(guān)注會計核算準確程度,忽略了財務(wù)風(fēng)險防控及內(nèi)部管理控制需求,而“大智移云”背景則為企業(yè)財務(wù)管理及財務(wù)共享服務(wù)帶來了新的機遇。具體來講,財務(wù)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、財務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的集成,提高了財務(wù)管理及會計核算效率,使得企業(yè)及財務(wù)人員可以在短時間內(nèi)獲取財務(wù)風(fēng)險數(shù)據(jù),在此基礎(chǔ)上構(gòu)建風(fēng)險監(jiān)控體系和內(nèi)部管理控制體系,強化對于財務(wù)風(fēng)險較高財務(wù)業(yè)務(wù)的針對性監(jiān)管,從而提高內(nèi)部管理控制水平?;诖笾且圃频呢攧?wù)共享服務(wù)能夠涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)管理的各個節(jié)點,能夠關(guān)注到企業(yè)各項運營發(fā)展資金的流入、流出信息,有利于進一步提高企業(yè)的成本效益優(yōu)勢。此外,基于財務(wù)數(shù)據(jù)和資金信息,企業(yè)管理層能夠在最佳時間內(nèi)做出決策,能夠?qū)崿F(xiàn)對財務(wù)風(fēng)險的合理規(guī)避。
開具發(fā)票是采購及應(yīng)付款流程的重要環(huán)節(jié),發(fā)票開具管理直接關(guān)系到了財務(wù)共享服務(wù)質(zhì)量,為此,企業(yè)可以預(yù)設(shè)票據(jù)核對程序。具體來講,通過“大智移云”先進技術(shù)手段,企業(yè)財務(wù)共享中心初審崗位能接收所有發(fā)票,通過影像管理系統(tǒng)掃描紙質(zhì)發(fā)票便能夠獲得開票日期、發(fā)票稅號、金額發(fā)票等發(fā)票信息,并且將提取的信息直接錄入財務(wù)信息系統(tǒng);發(fā)票影像資料能夠上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心稽核崗,進一步稽核發(fā)票信息是否屬實,并且將異常結(jié)果反饋給初審崗位進行再次核對;確定發(fā)票信息真實準確后,企業(yè)財務(wù)共享中心RPA機器人自動導(dǎo)出供應(yīng)商開具發(fā)票,并且通過發(fā)票號建立關(guān)聯(lián)性,同時供應(yīng)商及時處理異常發(fā)票信息。
支付管理是采購及應(yīng)付款流程的最后環(huán)節(jié),由于涉及的會計核算及結(jié)算工作較多,企業(yè)可以模擬人工支付操作。具體來講,RPA機器人能夠以發(fā)票信息為依據(jù)自動編寫會計分錄、根據(jù)記賬憑證自動計算應(yīng)付賬款余額。企業(yè)財務(wù)共享中心能夠統(tǒng)一保存付款憑證,從而統(tǒng)一辦理應(yīng)付款結(jié)算業(yè)務(wù);在辦理應(yīng)付款結(jié)算業(yè)務(wù)的過程中,需要進行業(yè)務(wù)結(jié)算的部門或工作人員向財務(wù)共享中心發(fā)起資金支付請求,結(jié)算崗位會自動審核發(fā)票信息以及應(yīng)付期限、銷售折讓等信用條件;隨后按照發(fā)起資金支付請求的順序模擬人工操操作完成付款申請?zhí)峤?,指令池會生成對?yīng)的支付指令,指令能夠上傳到稽核崗位,由工作人員人工進行審核,審核無誤后通知財務(wù)共享中心執(zhí)行支付指令。
企業(yè)在開展銷售業(yè)務(wù)的過程中便會產(chǎn)生應(yīng)收賬款,也會伴隨壞賬問題,為了避免這一問題,并且確保應(yīng)收賬款能夠及時回收,企業(yè)可以構(gòu)建客戶信用體系。具體來講,通過“大智移云”先進技術(shù)手段,企業(yè)財務(wù)共享中心能夠構(gòu)建用戶信用體系,實現(xiàn)對應(yīng)收賬款的全過程監(jiān)管,當(dāng)企業(yè)接收到訂單之后,RPA機器人便能夠查找客戶檔案、調(diào)查客戶信用情況,在確定客戶信用資質(zhì)合格之后才會進一步編制銷售單,并且將銷售單中的商品名稱、數(shù)量、交易金額、交易日期、付款方式、付款時間等信息詳細記錄在平臺中。在現(xiàn)有數(shù)據(jù)和信息的基礎(chǔ)上,企業(yè)還能夠通過客戶的經(jīng)營狀況識別異??蛻?,識別指標有成本利潤率、資產(chǎn)負債率等,從而掌握客戶的賬務(wù)償還能力。
應(yīng)用影像管理技術(shù),企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)對多種發(fā)票、原始憑證、合同等資料的有效掃描、處理、識別,為財務(wù)共享服務(wù)提供了便利條件。具體來講,影像管理技術(shù)具備智能識別、智能采集、智能對賬等多項功能,當(dāng)企業(yè)財務(wù)共享中心出納崗位接收到應(yīng)收賬款之后,能夠通過影像掃描將各項信息自動錄入平臺中;平臺便會系統(tǒng)內(nèi)置函數(shù)公式核對交易數(shù)據(jù)與應(yīng)收賬款原始憑證是否一致,一旦發(fā)現(xiàn)異常情況,便將異常信息反饋給相應(yīng)責(zé)任部門確認;如果未發(fā)現(xiàn)異常,則自動生成憑證,進行自動核銷。
紙質(zhì)發(fā)票存在開具流程較為復(fù)雜、真?zhèn)伪鎰e存在難度等問題,電子發(fā)票便能夠有效規(guī)避上述問題,為了進一步強化電子發(fā)票在財務(wù)共享服務(wù)中的應(yīng)用,企業(yè)可以智能提取發(fā)票信息。具體來講,每份電子發(fā)票都有全國唯一識別的發(fā)票代碼,有力保障了發(fā)票的真實性,不但簡化了發(fā)票開具和審核環(huán)節(jié),也實現(xiàn)了后續(xù)計費和支付的有效銜接,真正實現(xiàn)了財務(wù)管理和財務(wù)共享服務(wù)一體化。在“大智移云”背景下,語音識別技術(shù)水平在逐漸提高,表示操作人員除了在線上申請電子發(fā)票之外,還能夠通過語音下達對RPA機器人的操作命令,RPA機器人能夠通過概率算法模型轉(zhuǎn)換和識別語音,從而完成發(fā)票開具、管理、管理審核等一系列工作。
賬單審核工作目前需要由財務(wù)人員人工完成,但是為了減輕財務(wù)人員工作負擔(dān),企業(yè)可以增設(shè) OCR 識別模塊。具體來講,財務(wù)人員在審核和報銷賬單的過程中,可以將不同形式的賬單通過掃描方式上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心,審計崗位在接收到賬單之后,能夠?qū)⒉煌问降馁~單的掃描報銷功能集成到掃描端;如果平臺收到的是紙質(zhì)賬單,高速掃描儀能夠自動提取賬單中的關(guān)鍵信息和數(shù)據(jù),并且將其轉(zhuǎn)換為電子圖像,不需要財務(wù)人員進行人工分類,真正完成了對賬單的自動化歸納及管理,隨后再由財務(wù)人員進行人工審核,不但能夠簡化費用報銷流程,還能夠降低各項報銷問題的發(fā)生概率。
對于新增加的固定資產(chǎn),企業(yè)可以通過掃描文件自動傳輸功能進行查看,并且將合同、審批文件、實物照片等信息儲存在電子影像系統(tǒng)中。具體來講,儲存在電子影像系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)和信息能夠在財務(wù)共享服務(wù)中心各個崗位進行自動傳輸,擁有管理權(quán)限的部門和工作人員能夠按照實際需求靈活修改信息接受規(guī)則,同時能夠?qū)崿F(xiàn)對于流動文件的有效控制及管理。由于財務(wù)共享服務(wù)中心中的各個崗位都是相通的,當(dāng)固定資產(chǎn)信息被固定資產(chǎn)核算崗位接收之后,便能夠自動生成資產(chǎn)卡片,卡片中包含了刪除、增加、查詢、打印、匯總等多項功能,財務(wù)人員通過卡片便能夠完成對于固定資產(chǎn)的管理工作,不但避免了人工信息錄入可能導(dǎo)致的誤差,還能夠減輕財務(wù)人員的操作量。
企業(yè)能夠通過信息資料自動審核功能完成固定資產(chǎn)盤點、計提固定資產(chǎn)折舊、計算資產(chǎn)減值準備等工作。具體來講,每項固定資產(chǎn)在正式應(yīng)用之前都會被賦予唯一的標識,標識會以表格的形式被記錄在財務(wù)共享服務(wù)中心中;在后續(xù)固定資產(chǎn)審核和管理過程中,平臺能夠根據(jù)設(shè)定的函數(shù)公式有效識別錯誤標識,并且能夠發(fā)出警報,避免了人工盤點固定資產(chǎn)導(dǎo)致的混亂問題,為固定資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的清晰明確提供了技術(shù)支持。在接收到資產(chǎn)減值準備、固定資產(chǎn)折舊變動申請之后,財務(wù)共享服務(wù)中心能夠結(jié)合固定資產(chǎn)折舊數(shù)據(jù)、市場價值等信息,判斷某一固定資產(chǎn)是否應(yīng)該進行減值準備、折舊變動,并且自動計算對應(yīng)的減值金額和折舊金額。
財務(wù)數(shù)據(jù)是生成財務(wù)報表的基礎(chǔ),在傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下,財務(wù)人員需要核對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與會計賬簿、會計賬簿與財務(wù)報表,工作量較大,但是通過“大智移云”先進技術(shù)手段,企業(yè)能夠自動提取財務(wù)數(shù)據(jù)。具體來講,RPA機器人能夠通過預(yù)先編好的編碼登錄財務(wù)共享服務(wù)中心,下載月度、季度、年度財務(wù)報表,提取公司的財務(wù)數(shù)據(jù)及信息,如果發(fā)現(xiàn)異常信息,便會發(fā)出警報,提示財務(wù)人員人工核對及修正;數(shù)據(jù)修正工作完成之后,RPA機器人能夠根據(jù)算法對數(shù)據(jù)進行再次匹配;當(dāng)財務(wù)數(shù)據(jù)均被提取完畢之后,平臺能夠自動下達編碼指令,并且在財務(wù)報表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表、會計賬簿中建立唯一的編號識別碼。
財務(wù)數(shù)據(jù)核對是財務(wù)報表生成和制作的關(guān)鍵環(huán)節(jié),核對質(zhì)量直接關(guān)系到了財務(wù)報表數(shù)據(jù)的真實性和準確性,通過“大智移云”先進技術(shù)手段,企業(yè)能夠自動核對財務(wù)數(shù)據(jù),能夠有效保障財務(wù)報表質(zhì)量。具體來講,RPA機器人能夠根據(jù)關(guān)聯(lián)規(guī)則完成財務(wù)數(shù)據(jù)核對工作,避免了人工操作可能導(dǎo)致的失誤及問題,并且能夠通過模擬人工操作完成對各個財務(wù)報表的勾稽關(guān)系匹配;針對需要向外核對的財務(wù)數(shù)據(jù),RPA機器人能夠與往來銀行、金融機構(gòu)、供應(yīng)商、業(yè)務(wù)部門之間實現(xiàn)自動發(fā)送電子郵件,從而對這些財務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)再次核對。財務(wù)共享服務(wù)中心能夠自動記錄各項財務(wù)報表生成過程,便于財務(wù)人員后續(xù)查詢及核對。
為了提高各項財務(wù)業(yè)務(wù)的處理效率和質(zhì)量,企業(yè)需要通過“大智移云”先進技術(shù)手段完善財務(wù)業(yè)務(wù)流程。首先,企業(yè)可以積極開展與各個商旅平臺的合作,為員工出差提供更多能夠提前墊支費用的酒店和餐廳,為后續(xù)差旅費用報銷提供便利條件。其次,企業(yè)需要增加特殊報銷功能,即低于預(yù)算金額的報銷依然按照正常流程報銷和管理,當(dāng)報銷金額超過預(yù)算金額時,財務(wù)共享服務(wù)中心需要將這些費用報銷篩選出來,交給專門的財務(wù)人員處理和審核。最后,企業(yè)需要制定緊急事項處理制度,當(dāng)報銷流程出現(xiàn)問題后,上報人員需要同時上傳問題的緊急程度,使得財務(wù)人員能夠按照問題的緊急程度進行有序處理,并且可以通過催單功能盡量縮短財務(wù)業(yè)務(wù)辦理時間。
為了充分整合和應(yīng)用財務(wù)數(shù)據(jù)及信息,企業(yè)需要通過“大智移云”先進技術(shù)手段健全財務(wù)信息系統(tǒng)。首先,企業(yè)需要定期檢查和維護財務(wù)信息系統(tǒng),通過調(diào)試發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題和不足,從而在后續(xù)建設(shè)中進一步提高系統(tǒng)銜接及運行的流暢程度,不但能夠確保財務(wù)數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏蚀_性和實時性,還能夠最大限度地發(fā)揮各個分系統(tǒng)之間的協(xié)同作用。其次,企業(yè)需要加大對財務(wù)信息系統(tǒng)構(gòu)建及完善的投資力度,確保財務(wù)部門有足夠的資金結(jié)合市場情況升級財務(wù)信息系統(tǒng),并且在升級過程中做好對既往財務(wù)數(shù)據(jù)和新型財務(wù)數(shù)據(jù)的整合工作,確保系統(tǒng)能夠在儲存大量財務(wù)信息的基礎(chǔ)上,保持較為順暢、穩(wěn)定的運行。最后,企業(yè)需要實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用,例如,通過大數(shù)據(jù)技術(shù)統(tǒng)計銷售業(yè)績,總結(jié)消費者的消費習(xí)慣和愛好,預(yù)測不同產(chǎn)品的銷售趨勢及盈虧情況,為后續(xù)產(chǎn)品研發(fā)及銷售提供參考。
為了降低財務(wù)共享服務(wù)及財務(wù)管理出現(xiàn)問題的概率,企業(yè)需要通過“大智移云”先進技術(shù)手段強化財務(wù)風(fēng)險管理控制。首先,企業(yè)需要安排專門的風(fēng)險管理人員負責(zé)財務(wù)共享服務(wù)風(fēng)險管理控制,確保能夠在第一時間發(fā)現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)風(fēng)險問題,并且及時解決各項問題,避免風(fēng)險進一步擴散對其他財務(wù)管理及財務(wù)數(shù)據(jù)造成不利影響。其次,企業(yè)需要不斷完善安全防護措施,以此來強化財務(wù)共享服務(wù)中心的安全系數(shù)。例如,企業(yè)可以通過防火墻、殺毒軟件、防入侵系統(tǒng)強化財務(wù)共享服務(wù)中心的網(wǎng)絡(luò)隔離效果,降低系統(tǒng)和數(shù)據(jù)被計算機病毒及黑客入侵的概率。最后,企業(yè)需要強化對于加密技術(shù)的應(yīng)用,按照重要性對財務(wù)數(shù)據(jù)進行不同程度的加密處理。
“大智移云”先進技術(shù)手段的應(yīng)用對于財務(wù)人員有著較高的技術(shù)要求,為此,企業(yè)需要提高財務(wù)人員專業(yè)水平。首先,企業(yè)需要定期展開對財務(wù)人員的培訓(xùn),使得每位財務(wù)人員都能夠獲得定期學(xué)習(xí)的機會,從而提高自身專業(yè)水平;企業(yè)可以聘請行業(yè)專家針對不同工作崗位的財務(wù)人員進行專業(yè)化培訓(xùn),例如,針對新入職的財務(wù)人員,培訓(xùn)重點為財務(wù)業(yè)務(wù)流程、財務(wù)管理規(guī)范等;針對入職時間超過兩年的財務(wù)人員,培養(yǎng)重點為財務(wù)業(yè)務(wù)流程創(chuàng)新、財務(wù)共享服務(wù)管理等;針對管理層財務(wù)人員,培養(yǎng)重點為企業(yè)戰(zhàn)略、數(shù)字化管理技術(shù)、領(lǐng)導(dǎo)能力、管理能力等。其次,企業(yè)需要優(yōu)化人才引進機制,通過人才市場招聘、高校招聘等方式,為企業(yè)補充具備財務(wù)共享服務(wù)管理能力和財務(wù)管理綜合素質(zhì)的高水平人才。
財務(wù)共享服務(wù)的對象是客戶,企業(yè)需要通過“大智移云”先進技術(shù)手段提高客戶服務(wù)質(zhì)量,從而滿足不同客戶對于財務(wù)共享服務(wù)的需求。首先,企業(yè)需要定期開展對客服人員的培訓(xùn),使其掌握客戶服務(wù)能力及部分財稅知識,確保每位客服人員都能夠為客戶解決最基本的財稅問題,并且將客戶的問題準確傳遞給專業(yè)人員。其次,企業(yè)需要構(gòu)建客戶評價體系,通過線上調(diào)查和線下調(diào)查的方式了解客戶的實際需求,從而為客戶提供針對性財務(wù)共享服務(wù)。例如,企業(yè)可以通過服務(wù)后訪談、問卷調(diào)查等方式,收集和整理客戶認為需要做出改進的地方以及相應(yīng)的建議,并且組織企業(yè)內(nèi)部交流會議,總結(jié)需要進行改進的建議,從而提高客戶對于財務(wù)共享服務(wù)的滿意度。
綜上所述,基于大智移云的財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型能夠提高數(shù)據(jù)分析處理能力及內(nèi)部管理控制能力,為了充分發(fā)揮云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進技術(shù)的技術(shù)優(yōu)勢,企業(yè)可以從優(yōu)化采購及應(yīng)付款流程、銷售及應(yīng)收款流程、費用報銷流程、固定資產(chǎn)流程、財務(wù)報表流程等角度展開財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型,并且采取完善財務(wù)業(yè)務(wù)流程、健全財務(wù)信息系統(tǒng)、強化財務(wù)風(fēng)險管理控制、提高財務(wù)人員專業(yè)水平、提高客戶服務(wù)質(zhì)量等財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型策略。事實證明,基于大智移云的財務(wù)共享服務(wù)轉(zhuǎn)型,能夠有效提高企業(yè)財務(wù)管理效率,降低企業(yè)財務(wù)管理成本。