楊東 山東省自然資源資料檔案館
隨著行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)與反腐倡廉建設(shè)工作的持續(xù)推進(jìn),內(nèi)部控制工作的重要性日漸凸顯。當(dāng)前,要想提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量和管理能力,就要提高事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的力度,還可以有效防范事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)隱患,進(jìn)一步加快事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型升級(jí),從而為廣大人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
按照財(cái)政部對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)控體系建設(shè)要求,事業(yè)單位已建立起了較為完整的內(nèi)部控制系統(tǒng)。該體系以制度建設(shè)為基礎(chǔ),以?xún)?yōu)化業(yè)務(wù)流程為核心,涵蓋了預(yù)算控制、收支控制、采購(gòu)控制、合同控制、資產(chǎn)控制和基本建設(shè)項(xiàng)目控制等六大業(yè)務(wù)領(lǐng)域,事業(yè)單位的內(nèi)控體系建設(shè)成果有《內(nèi)部控制手冊(cè)》和《內(nèi)控制度匯編》。
一是通過(guò)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程梳理,各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程不斷規(guī)范化,初步達(dá)到內(nèi)控建設(shè)的目標(biāo),保障了單位收支預(yù)算的順利執(zhí)行,杜絕了違規(guī)支出。二是把事后監(jiān)督變?yōu)槭虑肮芸?,把?jīng)驗(yàn)把關(guān)變成流程控制,使單位的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在實(shí)施前均有事前審批環(huán)節(jié),杜絕了事后匯報(bào)、事后直接報(bào)銷(xiāo)的現(xiàn)象,達(dá)到了事前防范、事中管控、事后監(jiān)督糾正的效果,有效防范舞弊和腐敗現(xiàn)象。三是推進(jìn)服務(wù)單位經(jīng)濟(jì)決策更加規(guī)范化、科學(xué)化。四是會(huì)計(jì)信息質(zhì)量與財(cái)務(wù)管理水平得到進(jìn)一步提高。
具體來(lái)講,表現(xiàn)為以下的幾個(gè)方面:其一,很多事業(yè)單位長(zhǎng)期依賴(lài)于傳統(tǒng)、滯后的管理思維與粗放型管理模式,沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐、自上而下地樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的思想觀念,加上部分領(lǐng)導(dǎo)干部沒(méi)有接觸過(guò)內(nèi)部控制的相關(guān)知識(shí),后期也沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)化的學(xué)習(xí),錯(cuò)誤認(rèn)為內(nèi)部控制為財(cái)務(wù)部門(mén)的管轄范疇,與其他職能部門(mén)毫無(wú)關(guān)聯(lián),進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部控制工作只停留在表面形式,難以充分發(fā)揮其對(duì)單位統(tǒng)籌規(guī)劃的實(shí)際效用。其二,即使一些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層已經(jīng)意識(shí)到內(nèi)部控制的重要性,但因單位內(nèi)部沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部控制部門(mén)和內(nèi)部控制小組,相關(guān)的內(nèi)控工作往往交由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行執(zhí)行。在這種情況下,不僅會(huì)增加財(cái)務(wù)部門(mén)的工作壓力和工作量,使得部分財(cái)務(wù)人員因壓力過(guò)大而出現(xiàn)態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)、離職等現(xiàn)象,不利于保證后續(xù)工作的有序開(kāi)展。同時(shí)還會(huì)因財(cái)務(wù)人員缺乏內(nèi)部控制相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),導(dǎo)致內(nèi)部控制工作不具備專(zhuān)業(yè)性、獨(dú)立性和規(guī)范性,從而無(wú)法保證內(nèi)部控制的落實(shí)作用。其三,因事業(yè)單位沒(méi)有定期開(kāi)展有關(guān)內(nèi)部控制的系統(tǒng)化學(xué)習(xí),也沒(méi)有營(yíng)造良好的內(nèi)控氛圍,使得各部門(mén)、各崗位人員對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不夠全面,可能會(huì)造成各部門(mén)工作人員出現(xiàn)不配合內(nèi)部控制工作開(kāi)展的現(xiàn)象,使得事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的開(kāi)展受到不利影響。
在信息化時(shí)代背景下,事業(yè)單位想要充分發(fā)揮內(nèi)部控制工作的應(yīng)用價(jià)值,除了需要注重人才培養(yǎng)、引進(jìn)之外,還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制工作的信息化建設(shè)力度。只不過(guò)受傳統(tǒng)粗放型內(nèi)部控制管理模式的禁錮,一些事業(yè)單位依舊以人工監(jiān)督控制為主,這種滯后的工作模式不僅無(wú)法使單位各部門(mén)之間存在較強(qiáng)的信息壁壘,無(wú)法保證各類(lèi)信息的高效傳輸與共享,還會(huì)增加內(nèi)部控制工作環(huán)節(jié)中的成本投入,與內(nèi)部控制管理目標(biāo)背道而馳。與此同時(shí),大多數(shù)企業(yè)雖已開(kāi)始對(duì)計(jì)算機(jī)辦公軟件、信息管理系統(tǒng)有所應(yīng)用,但在實(shí)際操作過(guò)程中仍存在著資金投入不到位、軟件系統(tǒng)更新不及時(shí)等問(wèn)題,極大地增加了內(nèi)部控制管理環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)隱患,從而阻礙了事業(yè)單位內(nèi)部控制效率的全面提升。
當(dāng)前,部分事業(yè)單位依舊存在內(nèi)部控制管理制度不完善、管理流程不規(guī)范、各崗位職責(zé)劃分不明確等問(wèn)題,這些都會(huì)影響內(nèi)部控制工作的整體質(zhì)量和執(zhí)行效果,甚至?xí)?duì)事業(yè)單位資產(chǎn)安全造成威脅。此外,有些單位雖建立了完善的內(nèi)部空管理制度,但因未定期組織有關(guān)內(nèi)部控制的崗前培訓(xùn)或?qū)m?xiàng)培訓(xùn),缺乏對(duì)相關(guān)從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的全面了解,進(jìn)而導(dǎo)致單位內(nèi)部存在人員素養(yǎng)與崗位要求不匹配的現(xiàn)象,不利于保障內(nèi)部控制的有效性和專(zhuān)業(yè)性。并且,由于事業(yè)單位在構(gòu)建內(nèi)部控制管理體系之前未設(shè)計(jì)完善的事前規(guī)劃,進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)部控制管理中仍存在業(yè)財(cái)分離、內(nèi)部控制業(yè)務(wù)覆蓋不全面、各環(huán)節(jié)銜接性不強(qiáng)等問(wèn)題,嚴(yán)重影響了內(nèi)部控制活動(dòng)的落實(shí)質(zhì)量和執(zhí)行效果。
部分單位已經(jīng)建立了較為完善的內(nèi)控制度,但在開(kāi)展內(nèi)部控制工作的過(guò)程中受到傳統(tǒng)內(nèi)控管理模式和規(guī)章機(jī)制的制約,并沒(méi)有隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和體制變革而進(jìn)行更新及完善,不僅難以滿(mǎn)足新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展需求,還會(huì)引發(fā)各崗位工作銜接不到位、責(zé)任主體不明確、權(quán)責(zé)范疇模糊等問(wèn)題,對(duì)事業(yè)單位轉(zhuǎn)型升級(jí)造成阻礙。
現(xiàn)階段,部分事業(yè)單位在一些重大事項(xiàng)決策和職責(zé)權(quán)限方面并未設(shè)置科學(xué)的界限,尤其是在議事決策機(jī)制、決策方式、決策程序、議事規(guī)則等方面,依舊存在不規(guī)范、不清晰的問(wèn)題。同時(shí),還有一些基層事業(yè)單位并沒(méi)有建立完善的監(jiān)督管理機(jī)制和責(zé)任追究機(jī)制,并且,單位執(zhí)行權(quán)和管理權(quán)主要掌握在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部手中,進(jìn)而對(duì)議事決策機(jī)制和其他制度的落實(shí)造成影響,使得內(nèi)部控制作用難以得到充分發(fā)揮。
事業(yè)單位內(nèi)的預(yù)決算部門(mén)、政府采購(gòu)部門(mén)以及資產(chǎn)管理部門(mén),應(yīng)該加強(qiáng)與事業(yè)單位各業(yè)務(wù)部門(mén)之間的溝通交流及協(xié)調(diào)合作,形成一種管理和掌控的合力,保證資產(chǎn)配置的合理性及有效性能夠得到進(jìn)一步提高。除此之外,很多事業(yè)單位內(nèi)部控制管理過(guò)程中,依舊存在財(cái)務(wù)預(yù)算不到位、經(jīng)費(fèi)預(yù)算核算不準(zhǔn)確、財(cái)務(wù)預(yù)算存在較大不確定性等問(wèn)題,使得單位各項(xiàng)管理工作過(guò)于隨意,極易出現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算與實(shí)際支出不一致的情況,給事業(yè)單位內(nèi)部控制帶來(lái)諸多不利因素。
當(dāng)前,事業(yè)單位培訓(xùn)工作主要圍繞新入職職工開(kāi)展,一線在職員工和關(guān)鍵崗位工作人員很少會(huì)參加相應(yīng)的專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、技能訓(xùn)練等活動(dòng),加上現(xiàn)有培訓(xùn)模式比較單調(diào)、培訓(xùn)范圍比較狹窄、沒(méi)有關(guān)注員工專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)方面的培養(yǎng),也沒(méi)有制定長(zhǎng)效的人才培養(yǎng)規(guī)劃,進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位部分關(guān)鍵崗位人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)處于較為薄弱的狀況,無(wú)法有效滿(mǎn)足新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展需要。此外,隨著事業(yè)單位規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大,各科室的優(yōu)秀人才隨之增加,然而因事業(yè)單位的崗位機(jī)構(gòu)比例限制,沒(méi)有設(shè)置科學(xué)、合理的輪崗機(jī)制,不僅在某種程度上打擊了內(nèi)部人員的積極性和主動(dòng)性,還會(huì)增加崗位不足、崗位失衡等現(xiàn)象的發(fā)生概率,從而導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部控制工作難以順利進(jìn)行。
內(nèi)部控制作為事業(yè)單位運(yùn)行管理中的重要組成部分,對(duì)事業(yè)單位的建設(shè)管理和規(guī)劃發(fā)展具有非常重要的作用。所以,為了保證事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的高效實(shí)施,領(lǐng)導(dǎo)層必須高度重視內(nèi)部控制工作,并從多個(gè)層面建立健全聯(lián)動(dòng)組織結(jié)構(gòu)。其一,市政財(cái)政局和審計(jì)局需聯(lián)合構(gòu)建工作小組,全面負(fù)責(zé)內(nèi)部控制的具體部署與統(tǒng)籌安排,并對(duì)內(nèi)部控制工作開(kāi)展進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。其二,由市財(cái)政局牽頭組織成立專(zhuān)門(mén)的督導(dǎo)咨詢(xún)組,重要負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作的政策指導(dǎo)、咨詢(xún)服務(wù)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等工作,幫助各事業(yè)單位有效解決內(nèi)部控制制度建設(shè)、執(zhí)行環(huán)節(jié)中的實(shí)際問(wèn)題。其三,優(yōu)先選擇具有代表性的事業(yè)單位,通過(guò)建立內(nèi)部控制工作聯(lián)絡(luò)員制度或交流平臺(tái),進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)控宣傳力度,盡可能達(dá)到全員參與的程度。
將認(rèn)真組織事業(yè)單位人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn),使全員進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到內(nèi)控的重要性,熟悉工作流程,掌握內(nèi)控系統(tǒng)操作,自覺(jué)按規(guī)程辦事,切實(shí)達(dá)到內(nèi)控效果。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)根據(jù)內(nèi)控工作需要,定期在全市組織開(kāi)展內(nèi)部骨干培訓(xùn)班、內(nèi)控工作專(zhuān)題講座、內(nèi)控實(shí)操學(xué)習(xí)班等多元化培訓(xùn)活動(dòng)或系統(tǒng)化繼續(xù)教育,盡快培養(yǎng)出一批內(nèi)控業(yè)務(wù)能力扎實(shí)的骨干隊(duì)伍,從而為事業(yè)單位內(nèi)控工作的實(shí)施創(chuàng)造有利的先決條件。
通過(guò)印發(fā)《內(nèi)部控制手冊(cè)》《內(nèi)部控制制度》的方式,確保各科室能夠嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行工作。除此之外,為進(jìn)一步提升內(nèi)部控制工作的有效性,還應(yīng)以考核督導(dǎo)為切入點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn),對(duì)現(xiàn)有內(nèi)控體系與考核體系進(jìn)行完善,并結(jié)合各單位實(shí)際情況,靈活調(diào)整、完善各項(xiàng)制度、程序和措施,定期評(píng)估內(nèi)部控制的可操作性和有效性,切實(shí)保障各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。
要想確保內(nèi)部控制工作的高效運(yùn)行,事業(yè)單位應(yīng)該為內(nèi)部制度的運(yùn)行創(chuàng)造良好環(huán)境和氛圍,確保內(nèi)部控制制度的有效貫徹和落實(shí)。只有完善的內(nèi)部控制制度,才能真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的精細(xì)化和科學(xué)化。并將精細(xì)化管理理念融入財(cái)務(wù)管理工作和內(nèi)部控制體系中。所以,事業(yè)單位的各部門(mén)和各崗位,應(yīng)該制定科學(xué)明確的工作崗位職責(zé),并確保業(yè)務(wù)操作流程的嚴(yán)密性。例如:資金申領(lǐng)需要相關(guān)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格審批,避免漏洞給工作人員帶來(lái)安全隱患。與此同時(shí),工作人員還根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況,制定更加細(xì)致的規(guī)定,以保障內(nèi)部控制體系的執(zhí)行力和執(zhí)行效果,真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位各部門(mén)之間的相互交流和溝通協(xié)作。除此之外,事業(yè)單位還應(yīng)該聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員評(píng)級(jí)內(nèi)控體系和相關(guān)制度,或者將內(nèi)部控制制度這一問(wèn)題交給會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行處理,使其制定適合事業(yè)單位自身的內(nèi)部控制體制和相關(guān)的實(shí)施細(xì)則。
針對(duì)存在的事業(yè)單位部門(mén)職責(zé)不明確、人員崗位職責(zé)不清晰問(wèn)題,下一步圍繞內(nèi)部控制制度的完善、各部門(mén)和工作人員的崗位職責(zé)的明確、加強(qiáng)對(duì)相關(guān)流程和節(jié)點(diǎn)控制的監(jiān)督,同時(shí),認(rèn)真做好議事決策機(jī)制的貫徹落實(shí),使內(nèi)部決策更加公開(kāi)、透明;完善預(yù)決算部門(mén)、政府物資采購(gòu)部門(mén)、資產(chǎn)管理等部門(mén)與事業(yè)單位其他業(yè)務(wù)部門(mén)之間的合作及協(xié)調(diào),保證事業(yè)單位中各項(xiàng)資產(chǎn)能夠得到更加科學(xué)合理的配置;還應(yīng)該積極探索關(guān)鍵工作崗位的教育培訓(xùn)評(píng)價(jià)和輪崗等機(jī)制等,增強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部管理和控制工作的有效性、科學(xué)性、規(guī)范性。
針對(duì)制度落實(shí)不到位的問(wèn)題,在下一步完善各項(xiàng)管理制度時(shí),提倡全員參與制度的制定,不斷推動(dòng)制度的貫徹落實(shí),逐步使單位職工養(yǎng)成按制度、按流程辦事的良好習(xí)慣。同時(shí),還應(yīng)全面梳理現(xiàn)行規(guī)章制度的合理性,精準(zhǔn)定位各項(xiàng)管理制度的關(guān)鍵點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上,通過(guò)建立完善的監(jiān)督管理制度和責(zé)任追究機(jī)制,加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)管力度,在及時(shí)識(shí)別運(yùn)營(yíng)環(huán)節(jié)中各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)隱患的同時(shí),確保各項(xiàng)管理工作能夠有章可循、權(quán)責(zé)到人,盡可能降低不規(guī)范經(jīng)濟(jì)行為對(duì)單位造成的重大經(jīng)濟(jì)損失。此外,還應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新興技術(shù),積極搭建信息化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位的全方位、動(dòng)態(tài)化監(jiān)督管控。
隨著信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行業(yè)和領(lǐng)域中,事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理工作中也開(kāi)始使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理。事業(yè)單位工作人員還應(yīng)該根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)管理狀況,找到有資質(zhì)的軟件公司開(kāi)發(fā)適合事業(yè)單位核算管理工作的信息軟件,能夠在保證財(cái)務(wù)核算工作準(zhǔn)確性的同時(shí),加強(qiáng)財(cái)務(wù)核算工作的質(zhì)量和效果,這對(duì)于加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平具有非常重要的意義。與此同時(shí),事業(yè)單位還可以委托軟件公司開(kāi)發(fā)遠(yuǎn)程報(bào)賬平臺(tái)和遠(yuǎn)程查賬平臺(tái),全過(guò)程掌控和監(jiān)督事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié),彌補(bǔ)事業(yè)單位在內(nèi)部控制體系中存在的問(wèn)題,優(yōu)化并完善了事業(yè)單位的內(nèi)部控制體系和監(jiān)督體系。除此之外,事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員作為信息技術(shù)的直接使用者,對(duì)信息技術(shù)掌握程度直接影響了事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的專(zhuān)業(yè)水平。因此,事業(yè)單位需要對(duì)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行長(zhǎng)期有效的教育培訓(xùn),加強(qiáng)財(cái)務(wù)工作人員的信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)操作水平。
首先,事業(yè)單位需明確自身的社會(huì)功能定位,根據(jù)本單位的實(shí)際情況,建立完善的輪崗機(jī)制,明確不同崗位的任職條件、具體職責(zé)和考核標(biāo)準(zhǔn),積極協(xié)調(diào)配合,不斷強(qiáng)化崗位意識(shí),增強(qiáng)各崗位人員的責(zé)任意識(shí)與憂患意識(shí),使其能夠最大限度地發(fā)揮自身的各項(xiàng)才能及內(nèi)在潛力。其次,積極引進(jìn)崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制和培訓(xùn)機(jī)制,在全面提升職工業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的同時(shí),優(yōu)化單位人才組織結(jié)構(gòu),為事業(yè)單位內(nèi)部控制工作開(kāi)展提供強(qiáng)大支持。最后,事業(yè)單位開(kāi)展內(nèi)部控制工作時(shí),既要成立專(zhuān)門(mén)的內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組,確定內(nèi)部控制管理的工作要求、范圍、方法和步驟,推進(jìn)內(nèi)控工作的不斷深入,還要明確專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施,確定內(nèi)控管理主要內(nèi)容、管理框架、責(zé)任分工、業(yè)務(wù)流程等規(guī)范,切實(shí)保障內(nèi)控管理與事業(yè)單位實(shí)際情況的契合度。
綜上所述,逐步開(kāi)發(fā)內(nèi)控信息化管理系統(tǒng),該系統(tǒng)將預(yù)算工作作為主體、資金管理和控制工作作為關(guān)鍵內(nèi)容,使預(yù)算管理和流程控制充分結(jié)合,真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的自定義單據(jù)、流程以及數(shù)字簽名、流程跟蹤等一系列信息化功能,使內(nèi)控信息化成為我館實(shí)施內(nèi)部控制的有力工具。