王志剛

（山西汾西礦業(yè)［集團］有限責(zé)任公司雙柳煤礦，呂梁 033300）

干部人員檔案管理在企業(yè)人力資源管理工作中有著重要的地位，加強管理的水平，對于提升企業(yè)人力資源管理水平有積極的促進作用，所以加強企業(yè)對于干部人員檔案管理的重視，提升管理效率，可以使企業(yè)優(yōu)化整合人力資源配置，為發(fā)揮人才優(yōu)勢提供保障。本文對干部人員檔案管理的可行性進行分析，希望對企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供參考的作用。

一、企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理的可行性分析

（一）數(shù)據(jù)支持

企業(yè)的發(fā)展需要工作人員的雇傭，長時間積累下來會有大量的人事檔案。隨著時代的變化，這些檔案以數(shù)字化的形式存在公司的相關(guān)檔案中，并隨著時間的推進不斷地增加。干部人員是企業(yè)發(fā)展的稀缺性人才，需要對數(shù)據(jù)進行不斷的更新和細化，讓企業(yè)更加全面地了解人力資源的情況，為企業(yè)人力資源管理優(yōu)化提供助力。從現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)都有自己的干部人員檔案數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。在進行檔案信息建設(shè)的過程中，紙質(zhì)檔案的管理逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案管理模式，在這一過程中不斷地對干部的人格素養(yǎng)、職業(yè)偏向、健康情況、社會關(guān)系及家庭背景等方面進行完善。通過信息的整合和大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的分析和運用，結(jié)合每個人的實際情況，在對情況精準(zhǔn)掌握后，加強企業(yè)人員崗位的內(nèi)部優(yōu)化，發(fā)揮出人才資源管理的有效性。

（二）技術(shù)支持

新時代有新時代的要求，同樣，在新時期企業(yè)干部人員檔案管理也需要更新優(yōu)化。大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)在各個領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用，在企業(yè)干部人員檔案管理中也發(fā)揮著技術(shù)性的作用，是人力資源數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)。在實際的應(yīng)用中，可以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對人員檔案信息進行分析和對比，企業(yè)根據(jù)對比結(jié)果可以實現(xiàn)對人員的科學(xué)化、合理化配置。大數(shù)據(jù)對于檔案的數(shù)據(jù)有著人工替代不了的分析和分類功能，數(shù)據(jù)之間的因果關(guān)系明朗，不再糾纏在一起。精確地對企業(yè)人力資源管理提新的方向，發(fā)掘高素質(zhì)人才，實現(xiàn)崗位與人才的高度匹配，減少了無序辭職的問題。“人員檔案大數(shù)據(jù)”的使用可以有效提高企業(yè)人力資源管理的效率。

（三）制度保障

從現(xiàn)狀來看，多數(shù)企業(yè)的人力資源高管的選擇是以經(jīng)驗為前提，導(dǎo)致在人力資源工作開展中會出現(xiàn)人才與職位不匹配、無序辭職、職位空缺等問題。所以，在新時代的背景下，需要用新的方法對管理中存在的阻礙進行突破，進行數(shù)字化管理的推進和開展，加強人力資源管理的效率。在大數(shù)據(jù)的背景下，人工智能、云計算、大數(shù)據(jù)等在企業(yè)員工培訓(xùn)、激勵和績效等方面有著很大的助力作用。通過對定量數(shù)據(jù)的系統(tǒng)分析，可以更準(zhǔn)確、更客觀地描述員工的職位、工作狀況和工作效率。系統(tǒng)和數(shù)字化的人力資源管理方法的實施需要先將管理理念進行更新，這樣才能夠?qū)ζ髽I(yè)人力資源管理效率提升有所幫助。

二、企業(yè)干部人事檔案管理面臨的主要問題和挑戰(zhàn)

（一）存在的問題

1.信息存在偏差

很多企業(yè)都將發(fā)展的重點放在了企業(yè)經(jīng)濟效率提升快的生產(chǎn)部和銷售部上，對于人力資源方面的重視程度不足，人力資源部人員配備不足，導(dǎo)致在干部人事檔案管理中對信息的管理存在偏差、管理方法不規(guī)范等問題。在檔案信息收集的階段，首先提供信息的是當(dāng)事人本人，信息的真實性有待確認(rèn)核實。所以，填寫的內(nèi)容是否真實和準(zhǔn)確并不能得到保障。除此之外，在干部人事檔案管理的過程中，一些檔案會因為操作失誤等問題導(dǎo)致丟失。這些檔案信息時間長，難以補充或恢復(fù)，為企業(yè)人力資源管理帶來了難度，如果這些檔案的信息不能及時地進行更新處理，對于人員的管理也會隨之出現(xiàn)偏差，加大了人力資源管理的難度，企業(yè)就不能及時地對人才進行優(yōu)化配置，甚至?xí)?dǎo)致人才的流失。

2.管理制度需要更新

在現(xiàn)代化的企業(yè)管理模式下，需要企業(yè)根據(jù)時代的發(fā)展對制度進行更新，根據(jù)要求不斷地進行制度的完善。就像上文所闡述的內(nèi)容一樣，企業(yè)將發(fā)展重點放在了生產(chǎn)、研發(fā)和銷售方面，對人力資源管理的重視程度不足，制度的更新周期長。但時代的發(fā)展速度快，制度的更新速度遠不及企業(yè)發(fā)展的速度。久而久之就會出現(xiàn)人才流失、人才資源配置不合理等問題。尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)加入企業(yè)人力資源管理中，傳統(tǒng)的管理方法與現(xiàn)代的管理手段之間存在一些問題，這些問題是機制不完善導(dǎo)致的。除此之外，在傳統(tǒng)的管理制度下，多數(shù)的干部人事檔案管理需要經(jīng)過多個程序不斷地完善，嚴(yán)重影響了管理的效率。

3.信息資源使用效率低

紙質(zhì)檔案管理依舊是很多企業(yè)檔案管理的運用方法，檔案信息化建設(shè)效率低，就算是運用了信息化檔案管理方法，相關(guān)的數(shù)據(jù)分析功能也不能很好地被運用。尤其是在中小企業(yè)中，甚至一些企業(yè)人力資源管理部門只有一位工作人員，工作任務(wù)重，沒有足夠的資金和時間支撐工作人員工作的開展。軟件和硬件設(shè)備需要及時更新的問題也得不到很好的解決。多數(shù)的干部人事檔案信息深入分析難，檔案管理的作用和價值沒有發(fā)揮出來。

（二）面臨的挑戰(zhàn)

1.傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展不相符

企業(yè)管理與現(xiàn)代商業(yè)管理的融合是目前面臨的較為嚴(yán)峻的課題。公司檔案管理和人才服務(wù)管理之間存在千絲萬縷的聯(lián)系，但在實際中發(fā)現(xiàn)，公司人員的檔案管理比較封閉，無法為公司人才的合理流動與發(fā)展提供必要的資料支持。另外，對企業(yè)干部人員檔案利用的理解出現(xiàn)錯誤，更重視人事檔案的保密性，卻忽略對檔案數(shù)據(jù)資料的發(fā)掘與運用。但是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案管理工作的研究與落實還不足。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理工作沒有其他政府部門的支持，工作難以開展。

2.管理隊伍落后

對于政府干部人事檔案的保管則由專業(yè)人士負責(zé)，人力資源管理是專業(yè)性很強的工作，但從目前的狀況來看，人力資源管理人員的選用比較偏向年齡大的人來任職，因為經(jīng)驗豐富。但很多比年齡稍大的人對檔案管理業(yè)務(wù)還不熟練，對檔案管理的有關(guān)技能要求也不深，在實際工作中容易出現(xiàn)錯誤，影響管理工作順利進行的。此外，部分公司未能根據(jù)現(xiàn)代發(fā)展的要求構(gòu)建檔案管理人員教育訓(xùn)練系統(tǒng)，使得其已有的技能與崗位能力無法滿足現(xiàn)代公司干部人事檔案管理工作的要求。

3.干部人事檔案管理面臨信息安全問題

企業(yè)干部人員檔案制度牽涉重大個人信息，與公司職工的切身利益息息相關(guān)。所以，在干部人員檔案管理活動中，必須有效保存這些數(shù)據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。目前，部分單位對干部人員檔案數(shù)據(jù)安全關(guān)注不足，干部人員檔案管理體制不健全，干部人員檔案數(shù)據(jù)的管理不規(guī)范，極易導(dǎo)致干部人員檔案數(shù)據(jù)外泄，損害檔案的數(shù)據(jù)。

三、企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理對策

（一）重視干部人事檔案的收集整理

企業(yè)干部人事檔案收集整理工作是基于建檔工作開展之后進行的。所以，需要明確建檔和完善檔案先后順序及其重要性。一些企業(yè)只是簡單的建檔，并未進行后續(xù)的完善工作，面對這樣的問題，需要加強對干部人事檔案收集整理重要性的認(rèn)識。一方面，檔案管理是較為復(fù)雜的工作內(nèi)容，需要大量的物質(zhì)、資金及人力的投入，也是動態(tài)任務(wù)之一，需要用動態(tài)的眼光看待。企業(yè)人力資源管理人員需要對干部人員檔案數(shù)據(jù)管理和收集進行有序的推進。另一方面，企業(yè)干部人員檔案管理部門應(yīng)加強宣傳，加強與其他部門的聯(lián)系和互動，贏得其他部門的支持，提高干部人員檔案信息收集的效率。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)干部人員檔案安排的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)干部人員檔案管理的實際情況，有效整理干部人員檔案信息，為企業(yè)人力資源的管理和利用提供文件信息支持。

（二）建立基于信息技術(shù)的干部人員檔案管理平臺

目前，全球已進入信息時代，各個領(lǐng)域正逐漸向信息建設(shè)和發(fā)展的方向發(fā)展。針對當(dāng)前干部人員檔案的管理問題，其信息化建設(shè)工作將以建立基于信息化技術(shù)的干部人員檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)，基本完成了干部人員檔案管理、專門辦公、綜合辦公室等基礎(chǔ)信息技術(shù)條件的配備，并形成了專門辦公網(wǎng)絡(luò)和專門辦公設(shè)備。電腦、掃描儀和數(shù)據(jù)庫必須分別配備。設(shè)計了專門的領(lǐng)導(dǎo)干部人事檔案管理系統(tǒng)信息界面，并按照實際文檔管理系統(tǒng)要求完成各平臺的功能。例如，在干部人員檔案的收集、記錄、編制、統(tǒng)計、分析、存儲等一系列工作環(huán)節(jié)中，需要設(shè)計特殊的功能方案，以反映干部人員檔案管理的特點和特殊需求。

（三）建立風(fēng)險評估體系的原則和依據(jù)

在對干部人事檔案管理進行風(fēng)險評估之前，必須根據(jù)實際建立評估體系的基本原則。主要包括以下原則：科學(xué)性、可操作性、綜合及重點結(jié)合的原則和有效性原則?？茖W(xué)性原則使檔案評價體系清晰、準(zhǔn)確地反映檔案管理的實際情況；可操作性原則意味著評估體系易于理解，邏輯思維清晰；綜合及重點結(jié)合的原則是“廣撒網(wǎng)、重抓培訓(xùn)”，突出重點；有效性原則是從實際出發(fā)，不斷更新，從而獲得最可行的預(yù)防措施，從而降低風(fēng)險程度。

（四）制定相關(guān)規(guī)章制度，定期開展規(guī)范性人事檔案管理活動

隨著人事制度的完善和完善，進入更深層次后，所有員工的檔案越來越多，為管理帶來了壓力，文件管理體系的實施需要各部門盡可能地配合。文件管理機構(gòu)不僅要控制質(zhì)量，按照一定的原則執(zhí)行，其他部門也要認(rèn)真配合。首先，干部人事檔案管理的相關(guān)部門需要對管理制度進行健全和完善，將責(zé)任落實到每一個崗位之上，將不按有關(guān)規(guī)定操作的人員進行查處。其次，檔案使用部門應(yīng)選擇高素質(zhì)、專業(yè)化水平的人員進行檔案管理和查閱圖書館工作，認(rèn)真遵守檔案借閱的要求，不得混入不合格材料，不得隨意涂改，借閱是指文件在添加和提取過程中，避免借閱過程中查閱檔案的丟失和損壞。

（五）提高人員管理人員的整體素質(zhì)

受人為因素的影響，不同管理者的專業(yè)水平和質(zhì)量對人員檔案管理的效果有重要影響。因此，在進行檔案管理的過程中，本單位應(yīng)重視對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)進行培訓(xùn)。首先，通過各單位之間的考察、教育、培訓(xùn)和理論交流，學(xué)習(xí)和運用先進的干部人員檔案管理的概念和方法。其次，提高對各單位檔案管理的理解；加強責(zé)任感對于提升檔案管理體系的完善有積極的作用。最后，對人力資源檔案管理的工作人員進行定期的考核，保證每一段時期工作質(zhì)量，提升管理人員對于檔案管理的質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展和人才能力的充分發(fā)揮提供保障。

（六）優(yōu)化干部人事檔案的管理條件，優(yōu)化信息資源的開發(fā)利用

在新時代的背景下，企業(yè)的發(fā)展越來越規(guī)模化、集團化，一個集體中對于人事檔案的管理的重要程度也逐漸被管理者認(rèn)識到。從人力資源的角度出發(fā)，對做好干部人事檔案管理工作進行優(yōu)化，尤其是加強對干部檔案管理的政策和財政支持下，進行軟件和硬件的更新，提升管理能力。與此同時，干部人事檔案管理的模式需要隨著時代的變化不斷創(chuàng)新。實現(xiàn)干部人員檔案資源的優(yōu)化配置，更好地挖掘干部人員檔案信息資源中所包含的價值，更好地為黨委、政府、各級單位的選拔工作提供檔案服務(wù)。

結(jié) 語

綜上所述，本文對企業(yè)干部人事檔案服務(wù)人力資源管理的可行性進行分析，從數(shù)據(jù)支持、技術(shù)支持及制度保障三個方面進行闡述。除此之外，對企業(yè)干部人事檔案管理面臨的主要問題和挑戰(zhàn)進行分析，提出了重視干部人事檔案的收集整理建立基于信息技術(shù)的干部人員檔案管理平臺建立風(fēng)險評估體系的原則和依據(jù)制定相關(guān)規(guī)章制度，定期開展規(guī)范性人事檔案管理活動提高人員管理人員的整體素質(zhì)優(yōu)化干部人事檔案的管理條件，優(yōu)化信息資源的開發(fā)利用等策略，為人才隊伍建設(shè)提供有力保障。