吳昊 天津海運職業(yè)學(xué)院
目前,在高職院校繁重的財務(wù)工作中,信息技術(shù)的運用,既推動了高職院校的財務(wù)體制改革,又促使了學(xué)校財務(wù)的觀念和戰(zhàn)略的變革,極大地減輕了傳統(tǒng)財務(wù)工作中繁重的手工作業(yè),并從某種意義上推動了高職院校的信息化工作,從而提高了學(xué)校的行政管理效能。信息化時代背景下,我國的高職院校財務(wù)工作面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。近幾年,隨著高職院校的擴招,高職院校的財務(wù)工作日益繁雜,工作量日益龐大,以往的陳腐、效率低下的財務(wù)管理方式已經(jīng)很難適應(yīng)新的工作需要。隨著高等職業(yè)教育的發(fā)展,我國許多高等職業(yè)院校也相繼深入開展了財務(wù)管理工作,但在實踐中,由于缺乏足夠的經(jīng)驗,使得我國高職院校財務(wù)管理工作在一定程度上無法達到應(yīng)有的效果。本文聚焦于高職院校的財務(wù)信息化管理現(xiàn)狀,建立高職院校財務(wù)管理的信息化體系,可以有效地改善高職院校的會計核算工作。幫助高職院校在信息化時代快速發(fā)展的進程中,進行財務(wù)分析與決策,以實現(xiàn)其財務(wù)管理的目標。
首先,財務(wù)信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用可以實現(xiàn)對高職院校的預(yù)算進行最優(yōu)的控制,從而有效地分配和降低成本。其次,通過對財務(wù)工作的改革,使這一工作擺脫了煩瑣的程序,使會計工作的重復(fù)和統(tǒng)計工作得以簡化。實現(xiàn)了辦事流程的優(yōu)化,提高了服務(wù)的效率和服務(wù)的品質(zhì)。在信息化建設(shè)要求下,利用網(wǎng)絡(luò)方式進行網(wǎng)上支付、網(wǎng)上預(yù)約、審簽,解決了以往“簽字難”“排隊等待”等問題,節(jié)省了大量的時間;同時,教職工可以對學(xué)校的財務(wù)管理工作進程進行追蹤,自行進行財務(wù)信息的查閱,從而減輕了財務(wù)工作的壓力,提高了學(xué)校財務(wù)管理工作的時效性。
在高職院校財務(wù)管理中推進信息化建設(shè),首先,這樣既可以加強財務(wù)信息的統(tǒng)計和分析,又可以增加會計信息的透明度,同時也可以讓學(xué)校的管理層和管理者及時查閱相關(guān)的財務(wù)資料,比如教職工的薪酬、學(xué)費的收繳、科研項目的撥款、基金的使用等。其次,通過運用信息化軟件,這樣既可以方便對各類資金進行規(guī)范化的管理,又可以及時、方便地監(jiān)督財務(wù)工作,保證資金的安全,同時也可以避免出現(xiàn)違規(guī)的情況。再次,通過對高職院校財務(wù)系統(tǒng)的信息化建設(shè),可以把現(xiàn)代的信息技術(shù)運用在會計工作中,使得高職院校的財務(wù)工作更加的精細,方便教職工的操作,同時也可以使得財務(wù)工作的效率更高,可以讓財務(wù)工作者有更多的時間和精力去學(xué)習(xí)和掌握會計知識,進而提高高職院校的財務(wù)管理水平。
高職院校財務(wù)信息化建設(shè)可以利用學(xué)校的信息化平臺,同學(xué)校的各種管理系統(tǒng)之間建立聯(lián)系,由財務(wù)人員對信息進行整合和匯總后,并將其傳遞給學(xué)校的有關(guān)部門,這樣既可以節(jié)約大量的人力和時間,又可以極大地提高管理的效能。建立一個可以與學(xué)校各相關(guān)部門進行協(xié)作的財務(wù)管理體系,可以實時了解各項工作計劃的進展情況,既促進了高職院校財務(wù)部門與學(xué)校各部門之間的相互協(xié)作,又促進了高職院校財務(wù)核算能力和管理水平的顯著提升,最終實現(xiàn)信息資源共享。
當前,我國高職院校的辦學(xué)規(guī)模越來越大,出現(xiàn)了多校區(qū)多層次的情況。而實際上,高職院校的財務(wù)工作也是相當?shù)姆敝?,不僅要處理好資金的分配,還要處理科研項目的核算,大量的學(xué)生繳費及查詢工作等。遇到的所有問題,都要求我們予以處理和解決。在此背景下,高職院校財務(wù)信息化建設(shè)進入了快車道,但存在的問題也是不容忽視的。
互聯(lián)網(wǎng)雖然為我們提供了便利,但也存在一定的風(fēng)險,最大的隱患就在于它的安全,一旦控制不好,很可能會遭到黑客的襲擊,從而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)的崩潰和數(shù)據(jù)的泄漏。隨著財務(wù)信息化的全面深入,高職院校財務(wù)工作人員在進行信息傳遞和使用時,必須對各部門的信息進行歸類、整理,以達到與各部門之間的精準協(xié)作。高職院校財務(wù)信息的范圍非常廣,既包括學(xué)生和教師的私人資料,也包括了學(xué)校的財務(wù)和行政投資等方面的信息,確保其安全是極其重要的。在大數(shù)據(jù)被廣泛應(yīng)用的今天,仍然存在管理者互聯(lián)網(wǎng)安全意識不強,對某些重要的金融資料不采用密碼方式進行保存的情況,因此,當安全隱患發(fā)生的時候,信息泄漏的局面將會難以控制。
在高職院校不斷發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的財務(wù)工作方式已不能滿足學(xué)??焖侔l(fā)展的運行需求。財務(wù)信息化是學(xué)校信息化建設(shè)的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié),其先進性和及時性對學(xué)校信息化建設(shè)提出了更高的要求。然而,由于目前高職院校普遍使用的財務(wù)系統(tǒng)存在著版本低級、功能設(shè)計單一、擴展性差等問題,已不滿足當前財務(wù)管理工作需要。為了提高學(xué)校的整體管理能力,必須根據(jù)學(xué)校的實際情況,適時地做出相應(yīng)的調(diào)整,優(yōu)化系統(tǒng)功能。
部分高職院校校園規(guī)模越來越大,特別是在一線的大城市,開設(shè)分院對財務(wù)管理系統(tǒng)是一種考驗。不過,現(xiàn)在的高職院校里,每個部門的工作都是獨立的,都有獨立的信息化平臺,各平臺都是相互隔離的,無法進行數(shù)據(jù)的交流,想要得到任何部門的資料都是一件非常困難的事情。因此各個平臺看起來就像是一個空架子,并沒有發(fā)揮預(yù)期的作用。這樣將導(dǎo)致工作效率受到很大的限制,也會造成很多的信息不能共享。如果將這些平臺打通,形成統(tǒng)一系統(tǒng),將會更好地發(fā)揮學(xué)校的財務(wù)和行政部門的協(xié)同作用,讓大數(shù)據(jù)更加準確,讓使用者的獲取更加方便。
一方面,一些高職院校信息化建設(shè)中出現(xiàn)了重復(fù)建設(shè)問題,各個部門只從各自的需求出發(fā),沒有從總體上考慮到學(xué)校發(fā)展的需要,往往是為了解決目前的問題,針對個性問題而建設(shè)的單一的信息化平臺,缺少整體謀劃和長遠規(guī)劃。加之高職院校中大部分行政人員所了解的財務(wù)管理知識和管理方式較為單一,致使在具體的實施和執(zhí)行中,沒有明確的工作思路,方法落后缺乏創(chuàng)意。另一方面,由于高職院校財務(wù)信息資源豐富、結(jié)構(gòu)繁雜,涉及的信息非常多,既有學(xué)生的資料,又有學(xué)校教職工的資料,更有學(xué)校各部門經(jīng)費等方面的資料。要做到對學(xué)校的各類信息進行統(tǒng)一的管理與共享,必須建立一個統(tǒng)一的信息系統(tǒng),將學(xué)校的學(xué)生、教職工、財務(wù)等信息進行整合。目前,部分地區(qū)高職院校還沒有建立起一個統(tǒng)一的信息資源共享平臺。
為了有效地推動高職院校的信息化建設(shè)進程,必須依靠大量的復(fù)合型人才,因此,對學(xué)校的財務(wù)管理工作提出了更高的要求。當前,我國大部分高職院校的財務(wù)部門普遍使用普通的財務(wù)軟件,不太習(xí)慣使用新的信息化手段,缺乏對信息技術(shù)的運用。加之學(xué)校沒有進行足夠的技術(shù)培訓(xùn),致使財務(wù)人員對新技術(shù)十分陌生,導(dǎo)致推陳出新的意愿不高。必須要加強對財務(wù)人員信息化技術(shù)的培訓(xùn),更新觀念,拓寬視野,創(chuàng)新突破,加大對財務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才培養(yǎng)力度,滿足高職院校財務(wù)信息化建設(shè)需要。
高職院校需要完善財務(wù)信息化建設(shè),構(gòu)建一個健全的財務(wù)管理系統(tǒng)。高職院校應(yīng)定期組織財務(wù)從業(yè)人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),以促進其專業(yè)素質(zhì)和工作能力的提高,同時使其認識到自己工作的重要意義。另外,高職院校應(yīng)該制定出一套科學(xué)的獎懲機制,對于工作能力強、工作認真負責(zé)的人員給予一定的獎勵,但對于工作熱情不高、沒有責(zé)任感的人,則要給予相應(yīng)的懲罰,以獎懲分明、優(yōu)勝劣汰的方式來激勵,讓學(xué)校的財務(wù)工作從零散的狀態(tài)向聚集的方向發(fā)展。以財務(wù)數(shù)據(jù)整合的需要,促進學(xué)校的財務(wù)信息化建設(shè)。
在財務(wù)信息化建設(shè)過程中,要求財務(wù)人員具有良好的信息技術(shù)和財務(wù)知識。在今天的網(wǎng)絡(luò)世界里,財務(wù)人員素質(zhì)的全面提高可以推動當代財務(wù)工作的開展。盡管財務(wù)人員掌握信息技術(shù)所需的培訓(xùn)時間比較長,但是熟練使用財務(wù)信息系統(tǒng)帶來的益處是顯而易見的?,F(xiàn)在各行各業(yè)都需要專業(yè)的人才,所以,每個高職院校的財務(wù)管理者都需要思考,要想辦法更新觀念,運用信息化的管理模式,讓財務(wù)工作更加的高效,而創(chuàng)新思維的養(yǎng)成,更有利于財務(wù)人員綜合能力的提升。在進行財務(wù)信息化的同時,必須確保資金資源的合理分配,同時也需要財務(wù)人員加強對信息技術(shù)的理解,掌握一定的工作技能,能夠運用信息化技術(shù)開展學(xué)校的財務(wù)管理工作。因此,學(xué)校要實現(xiàn)信息化發(fā)展,首先要提高財務(wù)人員的信息技術(shù)能力,其次要加強對人才的選拔,以保證財務(wù)人員既具有財務(wù)業(yè)務(wù)知識,又具有信息化技能,并在上崗之前進行全方位的培訓(xùn),以使其迅速地熟悉財務(wù)信息系統(tǒng),保證財務(wù)管理信息化的高效推進。要鼓勵財務(wù)人員轉(zhuǎn)變觀念,勇于創(chuàng)新,積極學(xué)習(xí),不斷追求進步。高職院校領(lǐng)導(dǎo)也要提高自己的認識,要充分意識到人才隊伍建設(shè)的重要性,對學(xué)校財務(wù)信息化建設(shè)給予足夠的關(guān)注,從而有效地提高財務(wù)管理工作效能。
高職院校的財務(wù)信息化工作離不開互聯(lián)網(wǎng),但由于其外部不可控性,使得其更容易發(fā)生安全風(fēng)險。因此,如何保證其運行和信息工作的安全是財務(wù)信息化建設(shè)工作必須慎重考慮的問題。建立在高職院校校園內(nèi)的網(wǎng)上信息化建設(shè),必須持續(xù)加強對財務(wù)信息系統(tǒng)的安全防范,要對現(xiàn)有的系統(tǒng)進行及時的升級和優(yōu)化。當缺乏信息化專業(yè)人員的時候,可以聘請專業(yè)人員對學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)安全進行監(jiān)控,并采取相應(yīng)的防范措施,以最大限度避免因網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定和安全因素而導(dǎo)致的信息泄漏的情況出現(xiàn)。在日常的維護工作中,財務(wù)系統(tǒng)中的軟件都要根據(jù)系統(tǒng)的規(guī)范進行維護,包括軟件升級,軟件殺毒、數(shù)據(jù)備份等任務(wù)。要認識到高職院校的財務(wù)信息化工作是財務(wù)系統(tǒng)以外的專業(yè)部門的工作,要按照工作性質(zhì)加強管理,形成相互協(xié)作機制。高職院校的財務(wù)系統(tǒng)在選用上要體現(xiàn)科學(xué)性、先進性和高效性,各個軟件的設(shè)計與應(yīng)用的側(cè)重點也不盡一致,為達到最佳的應(yīng)用結(jié)果。后期要持續(xù)進行必要的開發(fā)和維護。因此,財務(wù)信息系統(tǒng)的管理者應(yīng)與軟件工程師建立長效的溝通機制,以便在遇到安全問題的時候,及時采取措施,盡量避免學(xué)校財務(wù)數(shù)據(jù)的損失。
高職院校要想實現(xiàn)財務(wù)管理信息化建設(shè)水平的提升,首先要提高對高校財務(wù)管理的認識,從觀念上提高對高校財務(wù)管理工作的重視。這就要求學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)們提高對學(xué)校的財務(wù)管理工作的認識和對會計工作的宣傳,以達到教育教學(xué)的目的,從而更好地與學(xué)校的信息化建設(shè)相結(jié)合。第一,轉(zhuǎn)變高校的經(jīng)濟責(zé)任感。在實施企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)前,必須建立和完善各級經(jīng)濟責(zé)任制,嚴格執(zhí)行行政職責(zé),實行分級管理,實行統(tǒng)一的組織領(lǐng)導(dǎo),以分層的方式提高信息系統(tǒng)的效率;第二,轉(zhuǎn)變利益觀。目前,我國高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院存在著大量的資金短缺,資源匱乏,急需采取各種方式融資,合理配置資金,在引進信息技術(shù)前要對其進行細致的可操作性和可行性分析,從而減少資金風(fēng)險。
高職院校的各個部門要聯(lián)合起來,形成一個信息一體化系統(tǒng),統(tǒng)籌開發(fā)、運行、維護和安全等全系統(tǒng)鏈條,并通過搭建一個標準化的系統(tǒng),使各個系統(tǒng)的信息資源能夠相互交流,方能形成完整的信息系統(tǒng)。各個部門要齊心協(xié)力,統(tǒng)一對原有的軟硬件環(huán)境進行優(yōu)化和升級,使系統(tǒng)的功能和各部門工作的緊密結(jié)合,使學(xué)校的財務(wù)信息能夠更好地共享。在實施信息化工作的同時,還必須建立一個以財務(wù)、資產(chǎn)、教務(wù)、科研、人事、學(xué)生等為主體的綜合性高職院校網(wǎng)絡(luò)體系,確保與學(xué)校相關(guān)的信息系統(tǒng)之間的聯(lián)系和協(xié)作。才能將人事、教務(wù)、資產(chǎn)管理和學(xué)生管理等部門主要職能合理的分配妥當。避免各部門系統(tǒng)資源無法相互交流造成的大量信息重復(fù)錄入,形成“信息孤島”的狀況。高職院校應(yīng)制定并構(gòu)建一個以實現(xiàn)學(xué)校戰(zhàn)略目標的一體化信息系統(tǒng),進一步提高內(nèi)部運行效能。高職院校的財務(wù)信息化工作具有多元化和復(fù)雜性的特點,在實際工作中必須遵循科學(xué)規(guī)劃,分步實施,突出重點,先易后難的工作原則,努力提高高職院校財務(wù)管理工作規(guī)范化水平。
在信息技術(shù)發(fā)展的今天,高職院校的財務(wù)信息化建設(shè)需要就現(xiàn)狀提出必要的解決對策,相關(guān)人員必須要做好充分的準備,以問題為導(dǎo)向進行改革,充分借鑒其他高校的先進經(jīng)驗,建立一套符合自身實際的、兼具功能性和專業(yè)性的財務(wù)信息化系統(tǒng),不斷滿足高職院校財務(wù)管理和未來發(fā)展需要。