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        大型綜合性醫(yī)院收費處財務(wù)管理探究

        2022-11-13 20:49:41陳曼玲福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院
        財會學(xué)習(xí) 2022年28期
        關(guān)鍵詞:收費處辦理收費

        陳曼玲 福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院

        引言

        收費處財務(wù)管理業(yè)務(wù),不是簡單機(jī)械且重復(fù)的操作,更需要完成如轉(zhuǎn)換醫(yī)保費用類別、核對退費等具體項目內(nèi)容。醫(yī)院收費處后臺工作,同時還承擔(dān)著日常結(jié)賬、發(fā)票信息處理、第三方對賬、銀行回單核對等日?;藰I(yè)務(wù)。另外,醫(yī)院收費處日常工作中,還承擔(dān)多項其他業(yè)務(wù)辦理,例如就診卡/醫(yī)保卡注冊、收(退)預(yù)交金、費用結(jié)算、與當(dāng)?shù)蒯t(yī)療保險系統(tǒng)對接等具體業(yè)務(wù)。由此可見,擴(kuò)充醫(yī)院收費處人員業(yè)務(wù)知識,提升醫(yī)院收費處人員業(yè)務(wù)技能,提高醫(yī)院收費處人員服務(wù)意識和綜合素質(zhì),改良醫(yī)院收費處財務(wù)系統(tǒng),加強(qiáng)醫(yī)院收費處內(nèi)部管理控制,是醫(yī)院為患者提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù),促使醫(yī)院樹立良好醫(yī)療服務(wù)形象的必經(jīng)之路。

        一、芻議大型綜合性醫(yī)院收費處現(xiàn)狀

        大型綜合性醫(yī)院收費處工作人員,每日服務(wù)大量患者及其家屬,收費處業(yè)務(wù)涉及醫(yī)院各個科室,這意味著醫(yī)院收費處管理情況,將會直接影響到醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的實現(xiàn)。

        (一)收費處工作人員內(nèi)部管理現(xiàn)狀

        對醫(yī)院收費處工作人員進(jìn)行合理管理,是保障醫(yī)院收費處正常運行關(guān)鍵。這要求窗口收費人員都需要持證上崗,且必須擁有一定業(yè)務(wù)處理和應(yīng)急處事能力。隨著醫(yī)療財務(wù)制度不斷規(guī)范,窗口收費人員也要不斷學(xué)習(xí)最新財務(wù)制度和政策,不斷加強(qiáng)自身財務(wù)業(yè)務(wù)水平,提高自身財務(wù)知識儲備,在掌握基礎(chǔ)財務(wù)業(yè)務(wù)操作的同時,還應(yīng)該不斷了解財務(wù)業(yè)務(wù)內(nèi)容,提升自身的財務(wù)管理綜合水平。收費處管理人員要提高自身稽核等業(yè)務(wù)能力,妥善處理財務(wù)稽核突發(fā)狀況,要根據(jù)醫(yī)院具體問題和情況,及時進(jìn)行稽核總結(jié)分析,合理安排窗口收費人員上班時間和調(diào)休時間,合理制定相關(guān)稽核獎懲機(jī)制,加強(qiáng)對窗口收費人員服務(wù)意識的培訓(xùn)。

        (二)收費處工作人員對外應(yīng)對能力現(xiàn)狀

        大型綜合性醫(yī)院患者較多,每日客流量都較大。收費處工作人員,每天都在面對大量人群和大量業(yè)務(wù),還需要安撫患者及家屬情緒,甚至還要回答各種各樣問題咨詢。這就意味著收費處人員一方面要熟悉醫(yī)院基本組織架構(gòu),了解一定的醫(yī)療知識(例如,患者會詢問病種應(yīng)該掛什么科室,各科室在哪個樓層,預(yù)約取號方式),另一方面要有過硬心理素質(zhì)和良好服務(wù)意識,面對患者時,要第一時間安撫患者及其家屬的心情,減輕患者及其家屬焦慮不安的情緒,避免彼此發(fā)生沖突和矛盾,提高患者及其家屬對醫(yī)院服務(wù)歸屬感,提升患者的滿意度。

        二、大型綜合性醫(yī)院收費處財務(wù)工作存在問題分析

        (一)收費處工作人員知識儲備及服務(wù)意識不足

        如若收費處工作人員專業(yè)能力有限,則只能處理好本職工作。外加其缺乏主人翁意識,缺乏對整個醫(yī)療收費體系全面掌控,就會導(dǎo)致以下一些問題:1.遇到患者詢問收費事項、收費標(biāo)準(zhǔn)以及收費緣由時,收費人員無法清晰準(zhǔn)確回答和解釋,造成患者感覺醫(yī)療收費現(xiàn)象混亂印象,甚至當(dāng)場引發(fā)患者不滿情緒;2.多數(shù)患者及家屬到達(dá)醫(yī)院后,往往第一時間前往醫(yī)院收費處,進(jìn)行開卡辦卡業(yè)務(wù)和預(yù)交金辦理?;颊叩谝淮蔚皆壕歪t(yī),會習(xí)慣性選擇詢問第一時間接觸到的醫(yī)院工作人員,來咨詢辦理所有就醫(yī)手續(xù)流程,甚至患者還需要明白,自己所患癥狀應(yīng)該分診什么科室。而對醫(yī)院就醫(yī)流程不準(zhǔn)確知曉,對基礎(chǔ)醫(yī)療體系等知識缺乏掌握,會直接導(dǎo)致收費處工作人員無法回答患者及其家屬詢問,使患者及其家屬感到茫然無措,從而大大降低了患者及其家屬潛意識里對醫(yī)院的依賴感和信任感。

        在忙碌嚴(yán)謹(jǐn)工作下,醫(yī)院收費人員要用溫和態(tài)度、平和語氣,積極回應(yīng)不同境況的患者。這要求收費人員需要具有高度服務(wù)意識、較高溝通技巧。然而在現(xiàn)實工作中,收費處工作人員在長時間精神高度集中壓力下,為提高工作效率,而很容易忽視服務(wù)質(zhì)量,導(dǎo)致患者在忍著病痛、心情不佳情況下,會產(chǎn)生工作人員態(tài)度不友善的錯覺,進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)患矛盾發(fā)生。

        (二)收費系統(tǒng)操作界面復(fù)雜,與醫(yī)院其他系統(tǒng)對接不流暢

        前期醫(yī)院收費系統(tǒng)程序設(shè)計,并未進(jìn)行全面考慮,系統(tǒng)業(yè)務(wù)模塊存在單一性和數(shù)據(jù)不可對接性弊端,致使醫(yī)院各科室在執(zhí)行操作后無法及時實現(xiàn)信息共享。

        第一,收費系統(tǒng)確認(rèn)操作環(huán)節(jié)過多。雖然大大減少了因人工操作失誤導(dǎo)致醫(yī)患矛盾的現(xiàn)象,但卻在無形中增加了收費處人員工作量和工作力度,加大了收費處人員工作壓力。

        第二,收費系統(tǒng)界面頻繁變換。為優(yōu)化各種系統(tǒng)漏洞,收費系統(tǒng)更新頻繁,界面變換頻繁,使得收費人員需要不斷適應(yīng)新系統(tǒng)界面,尋找需要操作的按鈕,導(dǎo)致工作效率變得更低。

        第三,收費系統(tǒng)智能化控制缺失。智能化控制的缺失直接增加了患者及其家屬辦理手續(xù)的困難。例如:病區(qū)在沒有完成錄入結(jié)算所需信息時,依然可以發(fā)送出院信息,導(dǎo)致患者或其家屬到收費處辦理出院手續(xù)時,發(fā)現(xiàn)無法進(jìn)行出院結(jié)算。需要患者或其家屬重新返回病區(qū)填寫相關(guān)信息后,再次前往收費處排隊辦理出院業(yè)務(wù)。

        第四,收費處系統(tǒng)無法實現(xiàn)信息共享。不能及時與病區(qū)、醫(yī)技科室信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接與傳輸,導(dǎo)致各科室無法及時共享信息,從而直接導(dǎo)致患者及家屬往返奔波和重復(fù)排隊。例如,在進(jìn)行相關(guān)費用退費操作時,需要醫(yī)生先開具退費憑證,經(jīng)醫(yī)技科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)退費操作后,收費處才能進(jìn)行退費業(yè)務(wù)的辦理。然而系統(tǒng)共享信息延遲性,導(dǎo)致患者及其家屬到達(dá)醫(yī)技科室或收費處辦理業(yè)務(wù)時,系統(tǒng)還未能讀取到相關(guān)信息,無法進(jìn)行下一步操作,增加了患者及其家屬業(yè)務(wù)辦理等待時間,進(jìn)而導(dǎo)致患者及其家屬心情煩躁和不滿情緒。

        (三)自助設(shè)備操作復(fù)雜,且設(shè)備系統(tǒng)不穩(wěn)定

        第一,自助收費設(shè)備系統(tǒng)界面設(shè)計不夠直觀簡潔?;颊咝枰谌斯ぶ笇?dǎo)下,才可以知道如何進(jìn)行操作,使自助收費機(jī)設(shè)備不能完全實現(xiàn)患者自行辦理業(yè)務(wù)的目的。

        第二,自助收費設(shè)備設(shè)計理念未落實。如醫(yī)生開具電子住院通知書后,患者僅可以在自助機(jī)上進(jìn)行查詢,卻無法在自助機(jī)上完成住院登記及繳費等業(yè)務(wù)。

        第三,自助收費設(shè)備故障維護(hù)不及時。自助收費機(jī)無法承擔(dān)大量快速操作,系統(tǒng)死機(jī)、故障時有發(fā)生,如若維修工作不及時,則會耽誤患者進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。

        第四,手機(jī)自助繳費小程序不穩(wěn)定?;颊邿o法綁定住院賬戶,更無法查詢繳費信息狀況,使得患者只能到收費窗口進(jìn)行人工辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

        醫(yī)院自助收費設(shè)備信息系統(tǒng),其智能化進(jìn)程不夠完善,導(dǎo)致收費處業(yè)務(wù)還是依靠人工辦理,使收費處業(yè)務(wù)辦理的效率未能真正實現(xiàn)提高。

        三、大型綜合性醫(yī)院收費處財務(wù)管理工作建議

        (一)加強(qiáng)收費人員業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識

        醫(yī)院收費處要切實注重對收費人員業(yè)務(wù)水平的提高和培訓(xùn)。第一,醫(yī)院收費人員應(yīng)該熟悉并遵守醫(yī)院各項規(guī)章制度,避免因操作失誤而引起醫(yī)療糾紛;第二,醫(yī)院收費人員要提高自我業(yè)務(wù)水平,熟悉系統(tǒng)操作方式,更高效率為患者服務(wù),減少排隊等候時間;第三,醫(yī)院收費人員要積極主動了解醫(yī)院收費相關(guān)信息、醫(yī)保政策變化等,幫助患者解決問題,解答患者困惑,讓患者真實感受到醫(yī)院優(yōu)質(zhì)服務(wù)氛圍;第四,醫(yī)院收費處人員要保持工作主動性,積極處理臨時性突發(fā)狀況,以期在第一時間幫患者排憂解難;第五,收費處后臺工作人員要積極落實財務(wù)稽核監(jiān)督管理,保障收費資金真實性,完整入庫以防資金分流、截留,保障醫(yī)院資金安全,以確保醫(yī)院能夠?qū)崿F(xiàn)平穩(wěn)運行。

        另外,醫(yī)院收費處工作人員,還應(yīng)該注重思想政治教育,要切實加強(qiáng)自身職業(yè)道德教育,自覺遵守醫(yī)院財務(wù)管理制度。醫(yī)院收費處工作人員在完成收費工作同時,應(yīng)該盡可能去了解醫(yī)院整體構(gòu)架,要積極落實醫(yī)院首問問責(zé)制,盡可能幫助患者排憂解難。醫(yī)院收費處工作人員要不斷提高自身綜合服務(wù)素質(zhì),強(qiáng)化服務(wù)理念,展現(xiàn)敬業(yè)、文明、奉獻(xiàn)以及蓬勃向上的精神風(fēng)貌。

        (二)合理規(guī)劃收費人員的排班制度

        1.采用機(jī)動輔助人員制度,協(xié)調(diào)輔助收費處順暢運行

        某些特定業(yè)務(wù)(如二級保健卡業(yè)務(wù)、銀行卡退款業(yè)務(wù)等),需要對應(yīng)設(shè)備才能辦理。但由于部分設(shè)備缺失(如二級保健卡機(jī)器芯片已經(jīng)停產(chǎn),一旦機(jī)器故障或損壞,則沒有辦法進(jìn)行更換),并不是所有窗口都可以辦理全部業(yè)務(wù)。這些特定業(yè)務(wù)則需要在特定窗口辦理,有時候就會產(chǎn)生不必要的糾紛。例如:患者常因為隊伍太長,排在太后面,而看不清窗口的提示,本來導(dǎo)致排了很久,卻在辦理時才知道排錯窗口。此時需要加強(qiáng)機(jī)動人員輔助能力,將患者引領(lǐng)到正確窗口進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理。這樣不僅可以避免患者二次排隊不滿,也能減少其他患者以為該患者是插隊,而產(chǎn)生不必要的誤會糾紛。另外,利用現(xiàn)有機(jī)動輔助人員進(jìn)行排隊調(diào)節(jié),也有利于正常班收費人員,可以高速有效持續(xù)辦理業(yè)務(wù),減少正常班工作人員與患者講解原因?qū)е聲r間浪費,減少患者的排隊等待時間。

        2.協(xié)助患者尋回重要的遺失物件

        由機(jī)動輔助班人員,協(xié)助尋找遺失身份證、就診卡、醫(yī)???、病歷、錢包等物品的失主。收費處前臺經(jīng)常能發(fā)現(xiàn)患者因為心急心慌而遺落部分個人物品,患者出現(xiàn)因為實在太慌亂而記不清遺失在何處的情況。這時候就需要門診收費處人員秉承以患者之憂為憂的服務(wù)理念,收集遺落的重要物件,盡可能地找到失主(可在系統(tǒng)內(nèi)輸入信息,尋找失主的聯(lián)系方式),讓患者真實感受到醫(yī)院的優(yōu)質(zhì)美好服務(wù)。

        (三)優(yōu)化信息系統(tǒng)程序

        1.優(yōu)化系統(tǒng)必填項目,積極采集核心信息

        將一些涉及患者隱私的選項,可以通過系統(tǒng)設(shè)置,只顯示在就診醫(yī)生界面,避免患者尷尬。例如,雖然婚姻情況會幫助醫(yī)生對一些病情進(jìn)行輔助理解,但在進(jìn)行就診卡注冊時,詢問填寫患者婚姻狀況,并且在病歷封面上打印出該患者婚姻狀況信息,會令一部分患者產(chǎn)生心理負(fù)擔(dān),產(chǎn)生不舒適感。因此,應(yīng)該優(yōu)化系統(tǒng)設(shè)置,將患者部分個人信息設(shè)置為非必要采集信息(如婚姻狀況問題,若涉及就診判斷,可以由看診醫(yī)生進(jìn)行詳細(xì)詢問后填寫進(jìn)系統(tǒng)),并將這些涉及患者個人隱私數(shù)據(jù)信息,盡可能少曝光在公眾視野中(如避免顯示打印在病歷封面上)。

        2.實現(xiàn)就診卡信息合并功能

        增添合并就診卡的操作功能,可將多張就診卡信息及金額在一個操作界面完成合并?;颊呓?jīng)常因為忘記攜帶舊的就診卡等原因,會在多次看診后擁有多張就診卡。然后,到門診收費窗口后,可以要求將其擁有所有就診卡合并為一張。目前門診收費系統(tǒng)不能實現(xiàn)合并就診卡,只能在確定患者需要保留的是哪張卡之后,將其他卡上的錢退出,再充值到保留的就診卡里。這樣退費再充值的操作很容易忙中出錯,也無法達(dá)成保留患者所有就診信息的目的。因此,為實現(xiàn)患者就醫(yī)需求,應(yīng)在系統(tǒng)內(nèi)增添可將身份信息一致就診卡合并的功能。

        (四)改善第三方支付退款方式

        1.退第三方支付款項時,顯示相關(guān)反饋信息

        根據(jù)醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制管理要求,由第三方支付平臺,完成繳費退款都是原路返還,即返還至當(dāng)初支付款項時使用的繳款賬戶中。但由于無任何退款完成后的反饋核對信息,會導(dǎo)致部分患者或其家屬,無法得知款項具體退回了哪個賬戶(患者可能使用不同賬戶完成全部繳費,或由親友代為繳交),時常誤以為收費處沒有完成退款手續(xù)的辦理,從而引起經(jīng)濟(jì)糾紛。因此,應(yīng)合理使用現(xiàn)代化信息技術(shù),實現(xiàn)賬戶信息核對,在完成退款操作時,直接告知患者或其家屬款項原路退回的賬戶信息,方便患者或其家屬及時查收。

        2.完成系統(tǒng)合并,實時完成第三方退款

        現(xiàn)在的醫(yī)院收費處系統(tǒng)里,操作第三方退款后,其實還是屬于未退款狀態(tài)。此時需要收費員另行打開收費系統(tǒng)第三方管理,在點擊退貨后,才能徹底完成該項業(yè)務(wù)辦理。因此,系統(tǒng)設(shè)置中可以更改收費系統(tǒng)該項業(yè)務(wù)操作,即點擊退款后,自動跳轉(zhuǎn)核對金額頁面,在收費員輸入金額后,直接跳轉(zhuǎn)實時退款界面,無須再另行其他操作。

        (五)加強(qiáng)收費系統(tǒng)與醫(yī)院各系統(tǒng)關(guān)聯(lián)的功能

        1.同一身份證號碼,做好住院號系統(tǒng)提示

        如果患者在自助機(jī)上登記入院并取得一個住院號,再到住院收費窗口,再次進(jìn)行住院登記辦理時,則在無提示情況下,患者將成功辦理兩個住院號,給后續(xù)繳款帶來不必要的麻煩。另外,如若患者分別使用就診卡和醫(yī)保卡進(jìn)行入院登記,在無提示情況下,也可成功辦理兩個住院號。因此,可以在辦理入院登記時,增添一個同一身份證號已辦理入院的相關(guān)提示功能,方便收費員與患者進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn),避免同時辦理兩個住院號的現(xiàn)象發(fā)生。

        2.收費系統(tǒng)應(yīng)在預(yù)結(jié)算時,默認(rèn)已辦理完成出院業(yè)務(wù)

        在病區(qū)發(fā)送出院名單至系統(tǒng)后,收費人員會及時進(jìn)行預(yù)結(jié)算業(yè)務(wù)辦理。當(dāng)收費人員點擊系統(tǒng)中醫(yī)保結(jié)算后,收費系統(tǒng)應(yīng)自動立即鎖定病區(qū)撤回功能,否則會造成重復(fù)收費現(xiàn)象。目前,收費員根據(jù)病區(qū)發(fā)送的出院名單進(jìn)行預(yù)結(jié)算后,如果病區(qū)撤回出院患者名單,再次發(fā)送出院時,由于信息系統(tǒng)沒有任何提示,收費人員忘記將發(fā)票金額與住院費用結(jié)算單核對時,則會導(dǎo)致收費人員再次進(jìn)行結(jié)算現(xiàn)象發(fā)生,從而造成重復(fù)性收費的現(xiàn)象,造成醫(yī)院和患者之間不必要的矛盾。因此,建議在進(jìn)行預(yù)結(jié)算之后,系統(tǒng)自動傳送數(shù)據(jù)至病區(qū),鎖定病區(qū)撤回功能。如果病區(qū)需要撤回出院患者名單,則彈出溫馨提示,由收費員點擊確認(rèn)后,病區(qū)方可撤回。這樣科學(xué)合理的方式,可以方便收費員及時進(jìn)行沖銷,避免重復(fù)收費而導(dǎo)致各類糾紛。

        結(jié)語

        綜上所述,新時期的大型綜合性醫(yī)院收費工作,現(xiàn)階段仍然存在一些問題。需要加強(qiáng)收費處工作人員專業(yè)知識儲備,提升收費處工作人員服務(wù)意識,優(yōu)化醫(yī)院收費崗位工作制度,精細(xì)化、合理化進(jìn)行系統(tǒng)程序設(shè)計,保證醫(yī)院財務(wù)管理工作的安全、可靠和可持續(xù)性發(fā)展。

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