周曉英 四川工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院

引言

目前，很多高職院校在自身的發(fā)展中都建立了相關(guān)的二級單位，這些二級單位有自身的資金來源，也有對應(yīng)的資金用途，且涉及的資金量很大，若不加強(qiáng)管理就可能造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)影響。而這些影響是二級單位本身以及高職院校不能接受的，因此高職院校二級單位為了避免這種影響，普遍采取了預(yù)算管理方法來控制資金運(yùn)作。預(yù)算管理方法的融入確實起到了應(yīng)有效果，但實際情況中管理效果與預(yù)期所想還有很大的差距，說明二級單位在預(yù)算管理方式上還有較大的待優(yōu)化空間，因此有必要對預(yù)算管理優(yōu)化問題展開相關(guān)研究。

一、預(yù)算管理的基本概念

預(yù)算管理是一種提前對接下來資金運(yùn)作進(jìn)行管理的方法，主要是結(jié)合接下來工作需要來計算工作各方面的資金需求，基于工作整體的資金需求，然后編制相關(guān)的預(yù)算方案，方案中要明確表示出整體工作的資金需求，還要對總資金需求進(jìn)行合理分配，確定每個工作環(huán)節(jié)的資金上限，接下來即可按照這個預(yù)算方案向工作投入資金，實際工作中的資金消耗不可超過對應(yīng)的資金上限要求，這樣工作中的相關(guān)行為將得到合理限制，不能出現(xiàn)不規(guī)范行為，否則就可能導(dǎo)致實際資金投入超過相關(guān)預(yù)算要求?？傮w而言，預(yù)算管理是一種非常有效的資金管理方法，能夠幫助相關(guān)組織實現(xiàn)成本最小化的目標(biāo)，也不會導(dǎo)致資金投入不滿足工作需求的問題發(fā)生，因此預(yù)算管理現(xiàn)已被社會各大組織廣泛采納，其中就包括了高職院校的二級單位。

二、高職院校二級單位預(yù)算管理中的現(xiàn)狀問題

（一）過度追求成本最小化

不少高職院校二級單位認(rèn)為，所謂成本最小化，就是用最少的資金投入去完成工作，因此在預(yù)算管理的預(yù)算方案編制當(dāng)中，會盡可能排除所有非固定成本投入項目，將總資金要求降至最小，然后按照這種要求進(jìn)行實際工作。這一基礎(chǔ)上，因為實際工作會存在一些變動，或者在工作過程中可能會發(fā)生一些難以預(yù)測的突發(fā)事件，所以大部分情況下實際工作的成本需求會比想象中要高，而排除所有非固定成本投入項目，盡可能降低預(yù)算方案的總資金的做法，會導(dǎo)致預(yù)算方案總資金不包含工作變動、突發(fā)事件帶來的額外成本，說明預(yù)算方案總資金低于實際工作的資金需求，按照這個預(yù)算方案執(zhí)行工作很容易發(fā)生預(yù)算不足的問題，甚至?xí)驗檫@個問題爆發(fā)工作風(fēng)險，故高職院校二級單位應(yīng)當(dāng)正確理解成本最小化的目標(biāo)，合理編制預(yù)算方案。

（二）預(yù)算信息支撐不足

實際情況中高職院校二級單位在信息采集方面存在問題，導(dǎo)致預(yù)算信息支撐不足，不利于預(yù)算管理作用發(fā)揮。導(dǎo)致高職院校二級單位信息采集出現(xiàn)問題的主要原因有兩點(diǎn)：第一，單位內(nèi)部沒有設(shè)立專門的工作小組，導(dǎo)致信息采集工作人員經(jīng)常變動，這樣就可能造成信息采集重復(fù)、信息采集不完整的現(xiàn)象。如某高職院校二級單位就沒有設(shè)立專門的工作小組，信息采集工作中相關(guān)人員經(jīng)常對某個信息目標(biāo)進(jìn)行重復(fù)采集，或者相關(guān)人員認(rèn)為某信息項目是其他人員負(fù)責(zé)采集的，因此不進(jìn)行采集；第二，單位內(nèi)部各部門之間的溝通不暢，導(dǎo)致其他部門的信息很難完整、快速傳遞給財務(wù)部門，過程中還無法保障信息本身是否準(zhǔn)確，有可能因為其他部門失誤導(dǎo)致某一項信息失準(zhǔn)。受以上兩大原因影響，高職院校二級單位很難給預(yù)算管理工作提供良好預(yù)算信息支撐。

（三）人員素質(zhì)不足

預(yù)算管理使得財務(wù)部門相關(guān)人員要執(zhí)行管理工作，但很多高職院校二級單位的工作人員都沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過管理技能，也沒有執(zhí)行過相關(guān)管理工作，經(jīng)驗上比較欠缺，僅具備財務(wù)相關(guān)的能力，因此他們在預(yù)算管理當(dāng)中只能做好預(yù)算方案編制工作，并不能有效根據(jù)預(yù)算方案對其他部門或項目工作進(jìn)行管理，說明人員素質(zhì)不足，這不利于預(yù)算管理的作用發(fā)揮。以某高職院校二級單位財務(wù)部門的會計人員為例，該會計人員是典型的傳統(tǒng)會計，因此具有出色的會計專業(yè)水平，但隨著單位引入預(yù)算管理，要求其執(zhí)行管理工作之后，該會計人員對于工作就表現(xiàn)得非常不適應(yīng)，不知道如何進(jìn)行管理，遇到一些管理工作的問題也不能有效處理，說明其專業(yè)素質(zhì)不足，不滿足預(yù)算管理要求。諸如此類的現(xiàn)象在許多高職院校二級單位財務(wù)部門都存在，說明這是一個普遍問題，理應(yīng)引起重視。

（四）缺乏信息審核機(jī)制

預(yù)算管理要求財務(wù)部門工作人員對工作過程進(jìn)行管理，因此高職院校二級單位財務(wù)人員要不斷了解工作過程的信息，根據(jù)信息判斷工作是否能按照預(yù)算方案順利進(jìn)行，是否有可能出現(xiàn)成本超支的現(xiàn)象，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，并加以解決，也避免過程中出現(xiàn)成本濫用等不規(guī)范事件。而實際情況中，雖然財務(wù)人員會要求其他部門的工作人員提交過程信息，但卻無法識別其他部門工作人員提交信息的真實性，部分信息可能是虛假的，例如某部門工作人員因為自己的失誤，導(dǎo)致現(xiàn)階段工作的實際成本超出預(yù)算范圍，這種情況發(fā)生會導(dǎo)致其受到處罰，所以該工作人員為了避免處罰，選擇偽造信息，將虛假的合規(guī)信息提交給了財務(wù)部門，而財務(wù)部門在缺乏信息審核機(jī)制的情況下，不能有效識別信息真?zhèn)?，?dǎo)致其被虛假信息誤導(dǎo)，認(rèn)為工作還在按照計劃執(zhí)行，而當(dāng)問題逐漸顯露，再要尋找問題的根源就會非常困難。

（五）權(quán)責(zé)邊界模糊

預(yù)算管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，因此理應(yīng)有專業(yè)的財務(wù)人員負(fù)責(zé)執(zhí)行，但這樣做就必須將管理執(zhí)行權(quán)與管理決策權(quán)全部交給財務(wù)人員。這一基礎(chǔ)上，現(xiàn)代許多高職院校二級單位在預(yù)算管理中僅僅將管理執(zhí)行權(quán)交給了財務(wù)人員，而管理決策權(quán)則被單位領(lǐng)導(dǎo)把握，說明單位領(lǐng)導(dǎo)在職能上承擔(dān)了一定的預(yù)算管理責(zé)任，其與財務(wù)人員之間的權(quán)責(zé)邊界比較模糊。同時因為大多數(shù)高職院校二級單位領(lǐng)導(dǎo)并不是專業(yè)的財務(wù)人員，所以無法做好預(yù)算管理的相關(guān)決策工作，有可能會提出一些不合理、過于苛刻的要求，例如某高職院校二級單位領(lǐng)導(dǎo)就認(rèn)為預(yù)算方案中的某個成本項目是不必要的支出，但事實上從專業(yè)角度上來講，該項目是必要支出，故因為領(lǐng)導(dǎo)錯誤的判斷，所以導(dǎo)致財務(wù)人員必須刪除這個項目，最終的預(yù)算方案并不完整，工作中就出現(xiàn)了問題，帶來了很多后續(xù)的麻煩。

三、高職院校二級單位預(yù)算管理優(yōu)化策略

（一）正確理解成本最小化，合理編制預(yù)算方案

預(yù)算管理中對于成本最小化的解讀為：在包含一切固定成本投入項目的基礎(chǔ)上，增加合理的可變動資金空間，兩者相結(jié)合既為最小化成本。根據(jù)概念解讀了解到，雖然預(yù)算方案編制中確實要排除一些非固定成本投入項目，但并不是所有非固定成本投入項目都要排除，部分高概率出現(xiàn)的非固定成本也應(yīng)當(dāng)納入預(yù)算方案編制當(dāng)中，這一部分成本即可作為可變動資金空間來設(shè)置，諸如高職院校二級單位在工作當(dāng)中遇到了一個新的問題，那么可能就要為此投入對應(yīng)的資金來采購設(shè)備，或者新加入部分人員，這些現(xiàn)象是可能發(fā)生的，且概率比較高。因此，在預(yù)算方案編制中應(yīng)當(dāng)增設(shè)一定的可變動資金空間，只要實際工作中出現(xiàn)了這種情況，就能通過可變動資金空間向其提供資金支撐，避免成本超支等類似問題發(fā)生，說明具備可變動資金空間的預(yù)算方案更加合理。這一基礎(chǔ)上，高職院校二級單位的財務(wù)人員一定要正確理解成本最小化，然后合理編制預(yù)算方案，保障預(yù)算方案有符合實情的總成本要求，也有對應(yīng)的可變動資金空間。

（二）設(shè)立專門工作小組，夯實各部門溝通基礎(chǔ)

預(yù)算方案編制要與實際工作所需完全匹配，因此編制之前要先對實際工作進(jìn)行信息采集，采集所得信息必須完整、準(zhǔn)確，否則預(yù)算方案就可能出現(xiàn)項目上的錯誤或漏洞，無法投入實際應(yīng)用。從這里可以看出，預(yù)算信息支撐對于預(yù)算管理的重要性，因此高職院校二級單位應(yīng)當(dāng)做好預(yù)算信息采集工作，保障信息完整、準(zhǔn)確。因此，為了給預(yù)算管理提供良好的預(yù)算信息支撐，高職院校二級單位必須設(shè)立專門的工作小組，同時要讓該小組成員采用正確的方法來采集信息，即該小組專門負(fù)責(zé)信息采集工作，而為了能夠采集到完整、準(zhǔn)確的信息，就必須掌握正確的信息采集方法，該方法有很多種，本文主要列舉其一以供參考：首先，該小組在信息采集之前，先要分析預(yù)算方案編制的信息需求，然后根據(jù)信息需求設(shè)計信息采集報表，其次，將報表發(fā)送給其他部門，讓其他部門根據(jù)報表要求填寫相關(guān)信息，完成后將信息返回給工作小組，再由工作小組提交給其他財務(wù)人員，促使其他財務(wù)人員能夠更好地進(jìn)行預(yù)算方案編制工作，并根據(jù)方案執(zhí)行預(yù)算管理工作。這種方式能夠更好地保障信息完整性與準(zhǔn)確性，不會發(fā)生信息遺漏、重復(fù)等問題。另外，如果高職院校二級單位發(fā)現(xiàn)內(nèi)部各部門之間的溝通不暢，那么就要著手采取措施予以優(yōu)化，夯實各部門溝通基礎(chǔ)。通常情況下，各部門之間溝通不暢的原因是各部門工作內(nèi)容不同，所以在現(xiàn)實因素的限制下，無法及時交流，采用常規(guī)的線上溝通渠道，也無法保障溝通質(zhì)量，因此建議高職院校二級單位開發(fā)專門的信息平臺，借助平臺讓信息采集小組能夠在線上進(jìn)行信息采集報表設(shè)計、發(fā)送等工作，也借助平臺將報表傳遞給其他工作人員，這樣就能保障各部門溝通順暢，全面解決問題。

（三）明確人員轉(zhuǎn)型目標(biāo)，展開培訓(xùn)及激勵工作

目前，人員素養(yǎng)不足的問題在很多高職院校二級單位的預(yù)算管理中都得到了重視，這也讓人們意識到傳統(tǒng)會計需要轉(zhuǎn)型，否則預(yù)算管理就不能很好地發(fā)揮作用。從這一角度出發(fā)，高職院校二級單位應(yīng)當(dāng)明確人員轉(zhuǎn)型目標(biāo)，然后展開培訓(xùn)及激勵工作，推動傳統(tǒng)會計及其他人員開始轉(zhuǎn)型，盡早讓人員素養(yǎng)滿足預(yù)算管理要求。首先是人員轉(zhuǎn)型目標(biāo)，以會計人員為例，滿足預(yù)算管理要求的會計人員被稱為“管理型會計”，這種會計人員同時具備良好的會計專業(yè)水平與管理專業(yè)水平，因此高職院校二級單位可以針對會計崗位進(jìn)行職能改造，增加崗位管理職能，促使傳統(tǒng)會計人員有意識的以“管理型會計”為目標(biāo)開始轉(zhuǎn)型。其次，因為單純地依靠會計人員本身可能很難快速實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，所以高職院校二級單位要對他們展開培訓(xùn)及激勵工作，培訓(xùn)中要讓會計人員了解到傳統(tǒng)會計與管理型會計之間的區(qū)別，然后介紹一些技術(shù)概念、管理方法等，可以通過績效激勵等方式讓會計人員積極學(xué)習(xí)管理方法、積累管理經(jīng)驗，以強(qiáng)化自身素質(zhì)，快速實現(xiàn)人員轉(zhuǎn)型目標(biāo)。

（四）建立信息審核機(jī)制

為了避免財務(wù)人員在預(yù)算管理中被虛假信息誤導(dǎo)，也為了打擊偽造信息來掩蓋不規(guī)范行為及后果的不當(dāng)做法，高職院校二級單位必須建立對應(yīng)的信息審核機(jī)制。信息審核機(jī)制建設(shè)主要內(nèi)容有：第一，應(yīng)當(dāng)要求財務(wù)人員定期或不定期地對實際工作情況進(jìn)行自我檢查，以便更好地了解實際工作中的相關(guān)信息，然后根據(jù)實際信息與之前提交的信息進(jìn)行對比，如果沒有完全匹配，就要繼續(xù)深入追查，同時要鎖定責(zé)任人，查明信息沒有完全匹配的原因，再根據(jù)實際原因?qū)ω?zé)任人進(jìn)行處罰；第二，考慮到一些虛假信息造成的影響比較大，定期或不定期的檢查依然無法對其影響力進(jìn)行控制的問題，建議高職院校二級單位嚴(yán)格要求財務(wù)人員，每日展開信息分析工作，即如果其他工作人員偽造了虛假信息，那么這一部分信息就會與其他信息出現(xiàn)邏輯上的差異，因此根據(jù)信息邏輯關(guān)系能夠判斷信息當(dāng)中是否存在虛假信息，而只要發(fā)現(xiàn)信息邏輯關(guān)系無法對應(yīng)，就應(yīng)當(dāng)按照存在虛假信息的問題來處理，諸如要求相關(guān)人員重新提交信息，多次無果可以考慮對其進(jìn)行處罰。

（五）優(yōu)化權(quán)責(zé)邊界

為了能夠讓專業(yè)財務(wù)人員全權(quán)負(fù)責(zé)執(zhí)行預(yù)算管理工作，高職院校二級單位必須將管理決策權(quán)交給財務(wù)人員，而考慮到該權(quán)利交給財務(wù)人員，確實可能導(dǎo)致財務(wù)人員濫用權(quán)利作出不規(guī)范行為的問題，高職院校二級單位要對高層人員的權(quán)責(zé)范圍也進(jìn)行改造，即高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)對財務(wù)人員的預(yù)算管理工作進(jìn)行全過程監(jiān)督，這樣能夠發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)豐富的經(jīng)驗來保障預(yù)算管理工作不出現(xiàn)問題，也避免財務(wù)人員濫用職權(quán)。這一基礎(chǔ)上，財務(wù)人員能夠全權(quán)負(fù)責(zé)預(yù)算管理工作，高層領(lǐng)導(dǎo)也能更好地了解預(yù)算管理工作情況，只要沒有發(fā)現(xiàn)問題，就不會對預(yù)算管理工作進(jìn)行干預(yù)，說明兩者權(quán)責(zé)邊界得到優(yōu)化，以便財務(wù)人員發(fā)揮自身專業(yè)能力，做好預(yù)算管理工作。

結(jié)語

綜上所述，預(yù)算管理具有很強(qiáng)的成本控制作用，因此在高職院校二級單位中得到了廣泛應(yīng)用，而為了充分發(fā)揮預(yù)算管理作用，高職院校二級單位要直面現(xiàn)狀問題，并積極優(yōu)化、改進(jìn)。優(yōu)化、改進(jìn)后的預(yù)算管理工作能夠幫助高職院校二級單位合理實現(xiàn)成本最小化目標(biāo)，避免各種經(jīng)濟(jì)風(fēng)險影響。