吳海燕 吉林警察學(xué)院
高等院校的發(fā)展,離不開(kāi)資金的支持,而高等院校的財(cái)務(wù)管理水平,對(duì)整體的財(cái)務(wù)內(nèi)控能力具有重要影響。為了保證高校資金安全,促進(jìn)高校持續(xù)發(fā)展,需要利用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理模式進(jìn)行更新,提升財(cái)務(wù)管理效率,加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制,促進(jìn)高校的進(jìn)一步發(fā)展。
高校建立財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng),可以利用強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、處理、分析和審核,對(duì)高校各機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行科學(xué)有效的管理。由于信息技術(shù)強(qiáng)大的查詢功能,所以在查詢財(cái)務(wù)信息時(shí),可以快速獲取全面的信息數(shù)據(jù),并根據(jù)要求篩選出需要的數(shù)據(jù)信息,方便財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行管理。而且財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部是開(kāi)放的,財(cái)務(wù)信息更新時(shí),能夠迅速公開(kāi),方便各方進(jìn)行檢查和監(jiān)督。所以在應(yīng)用財(cái)務(wù)信息化模式進(jìn)行高校財(cái)務(wù)的管理,可以降低賬戶不足或者賬戶信息錯(cuò)誤等問(wèn)題,有效防止高校不按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)等現(xiàn)象的存在,有利于各機(jī)構(gòu)人員嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校的規(guī)章制度,按照法律規(guī)定進(jìn)行高校基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。而且在財(cái)務(wù)信息化管理模式中,對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的操作規(guī)范提出了更高的要求,加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),提前準(zhǔn)備各種應(yīng)急預(yù)案,提高解決問(wèn)題的能力,保證財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性,提高高校資產(chǎn)運(yùn)行的效率。
應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)內(nèi)控管理,有利于優(yōu)化高校的財(cái)務(wù)管理內(nèi)控環(huán)境,保障高校財(cái)務(wù)安全。由于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式的影響,高校的財(cái)務(wù)管理較為復(fù)雜,隨著時(shí)代的進(jìn)步,高校的財(cái)務(wù)活動(dòng)更加多樣,財(cái)務(wù)管理能力并沒(méi)有隨之提升,管理效率仍然較低,對(duì)高校財(cái)務(wù)管理內(nèi)控環(huán)境有不利的影響,從而提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)概率,對(duì)高校的項(xiàng)目發(fā)展產(chǎn)生制約。由于高校財(cái)務(wù)管理內(nèi)控環(huán)境較差,所以無(wú)論應(yīng)用何種財(cái)務(wù)管理模式,制定多么完善的內(nèi)控管理制度,提拔多么高水平的管理人員,財(cái)務(wù)管理活動(dòng)都會(huì)受到阻礙。應(yīng)用財(cái)務(wù)信息化管理模式,有利于優(yōu)化財(cái)務(wù)管理的組織結(jié)構(gòu),財(cái)務(wù)管理人員可以及時(shí)、完整地獲得高校內(nèi)部的各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),為管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。同時(shí),普通的財(cái)務(wù)人員在執(zhí)行財(cái)務(wù)工作時(shí),可以加強(qiáng)溝通,對(duì)財(cái)務(wù)的各項(xiàng)內(nèi)容有更詳細(xì)的了解,互相之間密切配合,構(gòu)建良好的財(cái)務(wù)管理內(nèi)控環(huán)境,推動(dòng)財(cái)務(wù)工作的順利展開(kāi)。例如A高校應(yīng)用財(cái)務(wù)信息化管理模式后,財(cái)務(wù)管理工作人員的管理能力穩(wěn)步提升,各級(jí)財(cái)務(wù)人員的職責(zé)明確,各個(gè)崗位的工作人員有序開(kāi)展工作,有利于財(cái)務(wù)管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,避免出現(xiàn)重大經(jīng)濟(jì)損失,增強(qiáng)了高校財(cái)務(wù)內(nèi)控管理的效果。
由于高校組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性,以及財(cái)務(wù)內(nèi)容的多樣性,所以各個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)狀況都會(huì)對(duì)高??偟呢?cái)務(wù)收入和支出產(chǎn)生重要影響。對(duì)此,高校要加強(qiáng)不同機(jī)構(gòu)間的信息交流,財(cái)務(wù)管理部門(mén)要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握各個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)收支情況,建立起完善的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng),在信息系統(tǒng)中及時(shí)更新各機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)狀況,方便高校管理層根據(jù)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行科學(xué)決策。財(cái)務(wù)信息化管理有利于財(cái)務(wù)部門(mén)與其他機(jī)構(gòu)的交流,還可以加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理上級(jí)人員與下級(jí)人員的交流,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息共享,提高高校財(cái)務(wù)管理的效率。因?yàn)樨?cái)務(wù)管理效率提升,所以管理層的各項(xiàng)決策都能得到有效執(zhí)行,提高財(cái)務(wù)內(nèi)控管理水平,財(cái)務(wù)人員的各項(xiàng)活動(dòng)都處于各方面的監(jiān)督中,有利于提升財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)技能。而且對(duì)財(cái)務(wù)管理的上級(jí)人員也可以進(jìn)行有效的監(jiān)督,對(duì)于違法亂紀(jì)行為絕不姑息,提高高校的內(nèi)控管理力度。例如,A高校采用財(cái)務(wù)信息化管理模式,拓展了高校不同機(jī)構(gòu)之間的溝通渠道,使財(cái)務(wù)信息的獲取更加高效,為管理層的決策提供有效的信息支持,促進(jìn)決策的科學(xué)性,為高校的發(fā)展作出了重要的貢獻(xiàn)。同時(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員上下級(jí)之間的交流,促進(jìn)上下級(jí)之間互相監(jiān)督,促進(jìn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和財(cái)務(wù)信息的科學(xué)性。
因?yàn)樨?cái)務(wù)信息化管理模式的應(yīng)用,高校財(cái)務(wù)內(nèi)控能力逐漸提高,有利于加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的監(jiān)督,提高財(cái)務(wù)監(jiān)督的能力和水平。高校積極引進(jìn)信息化技術(shù)優(yōu)化財(cái)務(wù)管理模式,可以對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的監(jiān)管,提升財(cái)務(wù)管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性,有利于高校財(cái)務(wù)安全,避免財(cái)務(wù)損失以及財(cái)產(chǎn)糾紛。傳統(tǒng)的人工監(jiān)督方式由于工作效率低、工作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,所以在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理監(jiān)督時(shí),常出現(xiàn)監(jiān)督不力的情況,不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題,增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)影響高校的建設(shè)和發(fā)展。應(yīng)用信息化技術(shù),有利于彌補(bǔ)人工監(jiān)督的不足,促進(jìn)財(cái)務(wù)監(jiān)督的全面展開(kāi)。因?yàn)樾畔⒒夹g(shù)的應(yīng)用,各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)都要及時(shí)上傳到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中,方便對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行集中管理和分析,提高財(cái)務(wù)管理效率的提升,及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)活動(dòng)中存在的問(wèn)題并解決。由人工進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的審核,可能會(huì)出現(xiàn)失誤,但是財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)卻能夠通過(guò)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比和分析,從而保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的正確性。同時(shí),應(yīng)用財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng),可以對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的管理,方便財(cái)務(wù)信息溯源,在出現(xiàn)財(cái)務(wù)問(wèn)題時(shí),能及時(shí)找出原因,還可以對(duì)各項(xiàng)財(cái)務(wù)收入和支出進(jìn)行跟蹤,保證財(cái)務(wù)收入和支出的合法性。
高校的財(cái)務(wù)收入主要是學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)等事業(yè)性費(fèi)用,有的時(shí)候?qū)W生會(huì)舉行一些大型的活動(dòng)收取一些經(jīng)營(yíng)性費(fèi)用,收入內(nèi)容較為簡(jiǎn)單,所以在財(cái)務(wù)人員進(jìn)行管理時(shí),不會(huì)深究其中部分收入項(xiàng)目。很多高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí)都采用分級(jí)管理的辦法,由各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)費(fèi)用的收繳工作,雖然可以提升費(fèi)用收繳的便利性,但是不利于財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和監(jiān)督,導(dǎo)致費(fèi)用的來(lái)源不明確等問(wèn)題,不利于財(cái)務(wù)管理部門(mén)對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行有效的管理。
高校在辦學(xué)的過(guò)程中,離不開(kāi)資金的支持,學(xué)術(shù)項(xiàng)目的開(kāi)展、教學(xué)設(shè)備的添置、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和管理維護(hù)、教師工資的分發(fā)等都需要資金,所以高校財(cái)務(wù)內(nèi)控管理,就是要確保財(cái)務(wù)預(yù)算的科學(xué)性,從而保證高校經(jīng)費(fèi)得到合理利用,避免出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)緊張的問(wèn)題。但是很多高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí),由于管理觀念落后,導(dǎo)致在進(jìn)行預(yù)算時(shí)沒(méi)有充分考慮自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及經(jīng)費(fèi)情況,編制出的預(yù)算結(jié)構(gòu)不合理,需要后期根據(jù)實(shí)際情況不斷進(jìn)行調(diào)整,從而浪費(fèi)了更多的時(shí)間和資源,導(dǎo)致預(yù)算管理的難度加大。
高校財(cái)務(wù)管理人員在工作時(shí)容易受到傳統(tǒng)的工作模式的影響,難以提升財(cái)務(wù)管理的效率。而高校對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的培訓(xùn)工作不重視,沒(méi)有建立完善的人員選拔制度,在招聘環(huán)節(jié)沒(méi)有結(jié)合實(shí)際的工作需要,選擇具有專業(yè)知識(shí)的人才,而且在新員工上崗時(shí),沒(méi)有全面的崗位培訓(xùn)機(jī)制,只是由老員工進(jìn)行簡(jiǎn)單的經(jīng)驗(yàn)傳授,就會(huì)導(dǎo)致新員工在進(jìn)行工作時(shí)的能力不足。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用,如果不進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn),高校財(cái)務(wù)管理人員在面對(duì)新設(shè)備和新技術(shù)時(shí),不能有效發(fā)揮出其作用。由于財(cái)務(wù)管理人員的技術(shù)水平有限,不能及時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新,就會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)漏洞一直存在,對(duì)財(cái)務(wù)信息安全產(chǎn)生一定的威脅。
高校在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí),由于缺乏相應(yīng)的內(nèi)控激勵(lì)機(jī)制,表現(xiàn)優(yōu)異的財(cái)務(wù)管理人員與表現(xiàn)差的工作工作人員獲得的工資和待遇相同,就會(huì)影響財(cái)務(wù)管理人員的工作積極性,對(duì)待工作的態(tài)度也會(huì)改變。由于財(cái)務(wù)管理部門(mén)缺乏競(jìng)爭(zhēng),財(cái)務(wù)管理人員提升自己的意識(shí)不強(qiáng),就不會(huì)主動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)、促進(jìn)財(cái)務(wù)管理人員的專業(yè)技能提升,對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理效率提升產(chǎn)生了不利影響。
高校應(yīng)建立完善的財(cái)務(wù)信息化管理體系,推動(dòng)財(cái)務(wù)管理的可持續(xù)發(fā)展。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息管理辦法是利用紙張記錄財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),但是由于流程煩瑣,容易出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤,導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息準(zhǔn)確性較低。而且通過(guò)紙張記錄財(cái)務(wù)信息容易出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的丟失,如果某一部門(mén)調(diào)取信息,那么其他部門(mén)就不能同時(shí)進(jìn)行查閱,嚴(yán)重威脅了財(cái)務(wù)信息的完整性和安全性。很多高校意識(shí)到了這種情況,逐漸開(kāi)展信息化建設(shè),但是由于沒(méi)有和內(nèi)控需求相結(jié)合,建立完善的財(cái)務(wù)信息管理平臺(tái),所以財(cái)務(wù)人員工作效率提升困難,難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息共享,還會(huì)引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)隱患,嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)管理的高質(zhì)量發(fā)展。高校建立信息化管理系統(tǒng),為財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)提供便利,可以提升財(cái)務(wù)管理效率,促進(jìn)財(cái)務(wù)管理高質(zhì)量發(fā)展。例如,A高校建立了智慧校園信息化財(cái)務(wù)管理平臺(tái),平臺(tái)內(nèi)包括基礎(chǔ)層、管理控制層、業(yè)務(wù)處理層等部分,基礎(chǔ)層是各項(xiàng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息庫(kù)、操作系統(tǒng)以及硬件平臺(tái),業(yè)務(wù)處理層是員工進(jìn)行工作的地方,可以對(duì)基礎(chǔ)層的信息進(jìn)行加工和處理,根據(jù)各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表的模板,將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息生成報(bào)表的形式,方便財(cái)務(wù)人員進(jìn)行管理,使高校的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)更有針對(duì)性,財(cái)務(wù)內(nèi)控管理更加完善。管理控制層則對(duì)高校的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行集中的管理,根據(jù)內(nèi)控管理情況,推行相應(yīng)的管理制度,從而整合財(cái)務(wù)資源,確保高校財(cái)務(wù)安全。
應(yīng)用信息化管理模式對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行優(yōu)化,同時(shí)還要重視財(cái)務(wù)內(nèi)控管理工作,提高風(fēng)險(xiǎn)防范能力。通過(guò)財(cái)務(wù)信息化管理,對(duì)高校財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面的掌控,了解財(cái)務(wù)管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)類型進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生原因的分析,并建立風(fēng)險(xiǎn)防范的應(yīng)急預(yù)案,提高財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力。首先,高校要培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),建立科學(xué)合理的財(cái)務(wù)預(yù)算,并保證財(cái)務(wù)預(yù)案的執(zhí)行,控制財(cái)務(wù)收支平衡,降低高校財(cái)務(wù)危機(jī)發(fā)生的概率。當(dāng)發(fā)生債務(wù)危機(jī)時(shí)要能夠?qū)σl(fā)的問(wèn)題進(jìn)行分析,根據(jù)提前設(shè)計(jì)的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行有效解決。其次,高校利用信息化管理系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行掌控,根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況進(jìn)行資金的合理分配,整合部門(mén)正?;顒?dòng)的同時(shí)提高資金的利用率,避免資金浪費(fèi)和流失。最后,應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理,不可避免地要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的弊端,如黑客攻擊和病毒攻擊導(dǎo)致的財(cái)務(wù)信息丟失,所以高校要重視信息系統(tǒng)的安全,定期檢查財(cái)務(wù)系統(tǒng)的安全性,應(yīng)用殺毒軟件進(jìn)行殺毒,還要建立有效的防御系統(tǒng),阻擋黑客的攻擊。
隨著時(shí)代的發(fā)展,信息化技術(shù)的應(yīng)用給各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都帶來(lái)了巨大的便利,高校應(yīng)重視信息化人才的培養(yǎng),為財(cái)務(wù)內(nèi)控管理體系輸送高質(zhì)量的信息化人才。首先,高校應(yīng)制定完善的人才選拔制度,在選聘人才時(shí)重視信息化人才的選拔,根據(jù)高校自身的發(fā)展情況,滿足高校建立財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的需要,選擇合適的人才。其次,隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用,高校應(yīng)制定相應(yīng)的人才培訓(xùn)方案,定期對(duì)財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)信息技術(shù)的理論知識(shí)的學(xué)習(xí),根據(jù)具體的工作實(shí)踐,提升應(yīng)用信息技術(shù)處理財(cái)務(wù)工作的能力。高校還應(yīng)借鑒企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)流程,和社會(huì)上的軟件公司進(jìn)行合作,從高校的實(shí)際出發(fā)共同開(kāi)發(fā)適合高校應(yīng)用的信息化財(cái)務(wù)管理軟件,并對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn),保證他們熟練掌握軟件的使用技能。最后,高校還應(yīng)鼓勵(lì)財(cái)務(wù)管理人員自主學(xué)習(xí),提升管理人員的學(xué)習(xí)積極性,利用好微信公眾平臺(tái),提供大量的線上學(xué)習(xí)資源,方便財(cái)務(wù)管理人員自主選擇,針對(duì)自身的不足,全面提升自己的綜合素質(zhì)。
高校應(yīng)該建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制與績(jī)效考核機(jī)制,提高財(cái)務(wù)管理人員的工作積極性。根據(jù)工作人員在日常工作中的表現(xiàn),以及在培訓(xùn)中的學(xué)習(xí)情況、專業(yè)技能的掌握情況,根據(jù)績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn),對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的工作情況進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)。將工資與日常的表現(xiàn)掛鉤,從而調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)管理人員的積極性,提高工作人員的工作質(zhì)量。對(duì)于日常表現(xiàn)較好的財(cái)務(wù)管理人員,要給予一定的資金獎(jiǎng)勵(lì),讓他們感受到被關(guān)注,從而更加認(rèn)真努力地進(jìn)行工作,提高財(cái)務(wù)人員的整體工作效率。對(duì)于那些在工作中存在明顯的失職行為的財(cái)務(wù)人員,要根據(jù)規(guī)定對(duì)他們進(jìn)行處罰,一方面是警示失職人員,避免他們?cè)谝院蟮墓ぷ髦欣^續(xù)犯錯(cuò);另一方面也是提醒其他人員,不在工作中犯同樣的錯(cuò)誤,使財(cái)務(wù)人員在工作時(shí)能恪盡職守、主動(dòng)自我約束,確保高校內(nèi)控水平有效提升。
總之,雖然財(cái)務(wù)信息化管理在高校財(cái)務(wù)內(nèi)控中的運(yùn)用有很多的優(yōu)勢(shì),但是在實(shí)際的應(yīng)用中,還是出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題,需要高校進(jìn)行應(yīng)用策略的優(yōu)化。積極提升財(cái)務(wù)管理人員的綜合素質(zhì)、建立財(cái)務(wù)管理信息體系、制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,可以促進(jìn)信息化管理的持續(xù)性,有效降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),促進(jìn)高??茖W(xué)發(fā)展。