陳 輝

（福建省煙草專賣局（公司）財(cái)務(wù)處，福州 350001）

0 引言

在實(shí)體零售創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的大背景下，國家煙草專賣局提出要堅(jiān)持監(jiān)管與投資發(fā)展并重，始終把防風(fēng)險(xiǎn)、強(qiáng)監(jiān)管放在突出位置，防范化解投資決策風(fēng)險(xiǎn)和生產(chǎn)經(jīng)營管理風(fēng)險(xiǎn)。HS 連鎖商貿(mào)公司作為煙草企業(yè)下屬的國有全資公司如何加強(qiáng)經(jīng)營管理，進(jìn)一步結(jié)合創(chuàng)新發(fā)展和規(guī)范經(jīng)營情況，建立適應(yīng)融合發(fā)展的制度規(guī)范，為企業(yè)發(fā)展增添動力，成為財(cái)務(wù)管理亟待探討的一個(gè)重要課題。

1 連鎖商貿(mào)公司管理評審背景

1.1 連鎖商貿(mào)公司經(jīng)營管理特征

煙草行業(yè)的連鎖商貿(mào)公司采用的是直營連鎖方式，所有門店在總部的直接領(lǐng)導(dǎo)下統(tǒng)一經(jīng)營，總部對各個(gè)門店的人、財(cái)、物及資金流、業(yè)務(wù)流進(jìn)行統(tǒng)一管理，在調(diào)度資金、經(jīng)營戰(zhàn)略和利用企業(yè)整體資源方面具有優(yōu)勢，可以充分規(guī)劃企業(yè)的發(fā)展方向。連鎖商貿(mào)公司普遍具有門店數(shù)量多、商品種類多、銷量季節(jié)性顯著、資金流動快、閑置資金比例小及結(jié)算和收款方式多樣等特點(diǎn)。受到總部流程效率、機(jī)構(gòu)設(shè)置、門店人員素質(zhì)等條件的約束，其規(guī)范經(jīng)營管理的重點(diǎn)一般落在采購與付款規(guī)范化、銷售與收款規(guī)范化、資金及時(shí)回籠等方面。

1.2 連鎖商貿(mào)公司經(jīng)營管理常見風(fēng)險(xiǎn)

1.2.1 會計(jì)核算和監(jiān)督不到位

連鎖商貿(mào)公司門店眾多，需要財(cái)務(wù)部門開展高效有序的會計(jì)核算工作。隨著煙草行業(yè)企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化進(jìn)程的推進(jìn)，信息化系統(tǒng)對提高財(cái)務(wù)核算效率起到了巨大的促進(jìn)作用，但仍然存在一些問題：一是連鎖商貿(mào)公司的信息系統(tǒng)不完善，對系統(tǒng)的應(yīng)用停留在簡單的數(shù)字記賬上，ERP 系統(tǒng)讀取業(yè)務(wù)信息時(shí)無法轉(zhuǎn)換為準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，特別是遇到多元組合的促銷方式，容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)脫節(jié)的現(xiàn)象；二是連鎖商貿(mào)公司的財(cái)務(wù)制度不夠完善，會計(jì)信息處理缺乏操作規(guī)程，處理過程隨意性增大，財(cái)務(wù)人員分工不明確，遇到問題無法根據(jù)規(guī)范妥善解決，導(dǎo)致會計(jì)處理結(jié)果失真；三是連鎖商貿(mào)公司由于自身經(jīng)營的特殊性——經(jīng)營商品種類多、數(shù)量大、門店多，會計(jì)進(jìn)銷存核算需要經(jīng)過多重流程，一定程度上增強(qiáng)了會計(jì)信息處理的復(fù)雜性。

1.2.2 資金流風(fēng)險(xiǎn)把控不到位

連鎖商貿(mào)公司的資金流是隨著商品實(shí)物的轉(zhuǎn)移而引起資金往來的流程，其主要風(fēng)險(xiǎn)如下：一是資金流的內(nèi)控管理不到位，未開展全面的內(nèi)控管理工作，內(nèi)部控制設(shè)計(jì)不完善，造成財(cái)務(wù)決策不當(dāng)，使企業(yè)面臨較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；二是資金流周轉(zhuǎn)不及時(shí)，企業(yè)盲目進(jìn)行采購決策，在未深入開展市場調(diào)研的情況下進(jìn)行采購，造成投資浪費(fèi)和貨品滯銷，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)率下降；三是資金的回收管理不到位，商品銷售和收款環(huán)節(jié)管控不足，門店未及時(shí)收款或隨意進(jìn)行賒銷，導(dǎo)致資金未及時(shí)收回。

1.2.3 業(yè)務(wù)流風(fēng)險(xiǎn)把控不到位

業(yè)務(wù)流是企業(yè)采購物資并向顧客銷售商品貨物的流程，包括與供應(yīng)商合作、存貨管理、門店銷售等環(huán)節(jié)。其主要風(fēng)險(xiǎn)：一是商品采購過程風(fēng)險(xiǎn)，如商品到庫未及時(shí)入庫確認(rèn)、供應(yīng)商未按約定及時(shí)供貨等，易導(dǎo)致業(yè)務(wù)流源頭失控；二是商品庫存管理風(fēng)險(xiǎn)，如商品滯銷導(dǎo)致臨期、保管不善導(dǎo)致霉變、門店間未按照程序調(diào)撥等，易造成實(shí)物管理和系統(tǒng)數(shù)據(jù)脫節(jié)；三是商品銷售過程風(fēng)險(xiǎn)，如經(jīng)營過程缺乏流程、規(guī)范、表單，門店管理無章可循，管理難度加大，門店發(fā)生白條抵庫、違規(guī)寄售和賒銷的問題，導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失。

2 連鎖商貿(mào)公司管理評審的應(yīng)用

2.1 管理評審的目的

一是保證經(jīng)營環(huán)境符合內(nèi)部控制強(qiáng)制性要求。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)規(guī)范運(yùn)行的重要保證，連鎖商貿(mào)公司必須根據(jù)內(nèi)控要求開展不相容崗位分離、流程管控和制度建設(shè)等活動。二是及時(shí)開展監(jiān)督評價(jià)工作，系統(tǒng)全面地梳理主要業(yè)務(wù)流程和資金活動流程，檢查和評價(jià)經(jīng)營活動的薄弱環(huán)節(jié)，評估各類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和嚴(yán)重性。三是建立風(fēng)險(xiǎn)防范的長效機(jī)制，挖掘、研究問題產(chǎn)生的原因并尋求解決辦法，為經(jīng)營發(fā)展提供長期的管理服務(wù)支持。

2.2 管理評審的方法

根據(jù)連鎖商貿(mào)公司經(jīng)營活動特點(diǎn)構(gòu)建評審框架，從制度體系建立情況和制度執(zhí)行情況兩方面開展評審工作。①對制度體系建立情況的評審：注重測試制度的健全性和合理性，從門店管理、采購和付款管理、銷售和收款管理、商品庫存管理等方面入手，評審制度體系是否完善、制度是否與經(jīng)營管理實(shí)際相匹配、職能設(shè)置是否起到牽制作用。②對制度執(zhí)行情況的評審：以內(nèi)控流程的符合性測試為基礎(chǔ)，找準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程和資金流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，采取“重點(diǎn)突破、全面開展”的形式，對重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測試，選擇有代表性的交易事項(xiàng)和管理流程進(jìn)行穿行測試。最后，匯總各類風(fēng)險(xiǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，形成風(fēng)險(xiǎn)矩陣，進(jìn)一步分析原因并提出對策。文章接下來以某市HS 連鎖商貿(mào)公司為例，探討連鎖商貿(mào)公司經(jīng)營管理評審的關(guān)鍵點(diǎn)與方法，研究連鎖商貿(mào)公司經(jīng)營環(huán)境的風(fēng)險(xiǎn)管理和防控措施。

3 某市HS 連鎖商貿(mào)公司的管理評審

3.1 公司情況簡介

某市HS 連鎖商貿(mào)公司成立于2005 年3 月，注冊資金1 000 萬元，是國有全資公司。X 市煙草公司為其控股母公司，持有80%的股份；Y 省HS 營銷發(fā)展有限公司持股20%。某市HS 連鎖商貿(mào)公司受X 市煙草公司和Y 省HS 營銷發(fā)展有限公司的雙重管理，公司下設(shè)綜合部、財(cái)務(wù)部、營銷部、物業(yè)部4 個(gè)職能部門，是以連鎖方式經(jīng)營零售門店的現(xiàn)代商貿(mào)企業(yè)，具有完善的組織架構(gòu)和明確的戰(zhàn)略目標(biāo)。公司庫存管理采用1 個(gè)總庫加32 家分庫（門店）的布局，門店間商品調(diào)劑通過銷售系統(tǒng)進(jìn)行。在銷商品種類較多，日常在銷種類約1 300 種，其中卷煙商品約400 種、非煙商品約900 種。商品性質(zhì)多元，非煙商品采用自營、代銷、代購等銷售方式，其中自營商品約200 種、代銷電商類商品約500 種、代購業(yè)務(wù)類商品（為集團(tuán)客戶訂單采購的商品）約200 種。商品涉及稅率多樣，增值稅率有17%、11%、免稅農(nóng)產(chǎn)品等多個(gè)檔次。促銷方案多樣，有買一送一、買二送一、積分兌換等活動形式。

3.2 HS 連鎖商貿(mào)公司各方面的管理評審情況

3.2.1 制度體系建立情況評審

該公司納入控股母公司的制度體系管理，按照ISO 9001:2008 和OHSAS 18001:2007 標(biāo)準(zhǔn)、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引建立內(nèi)部控制體系。評審發(fā)現(xiàn)，該公司制度體系存在以下幾類問題：一是內(nèi)控制度覆蓋面不足。該公司已建立涵蓋經(jīng)營目標(biāo)考核、門店管理、非煙商品管理等內(nèi)容的制度，但缺少發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、銷售業(yè)務(wù)、商品調(diào)價(jià)等方面的管理規(guī)定。二是內(nèi)控制度的內(nèi)容不完善，如對門店經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)缺乏具體的規(guī)定，未對門店間移庫寄售作出詳細(xì)規(guī)定，未對促銷贈品、換貨流程作出詳細(xì)規(guī)定，財(cái)務(wù)制度對先貨后款無相關(guān)規(guī)定，未制定總賬與進(jìn)銷存、銀行存款科目與銀行對賬單等核對要求。三是制度與經(jīng)營實(shí)際不匹配，如銷售管理中規(guī)定“對外銷售實(shí)行‘錢貨兩清’，嚴(yán)禁賒銷商品”，但在實(shí)際經(jīng)營中賒銷現(xiàn)象無法杜絕，對賒銷現(xiàn)象缺乏具有可操作性的規(guī)定。各連鎖店在交接班或當(dāng)日銷售完成后，必須對庫存商品和資金進(jìn)行盤點(diǎn)，辦理交接。實(shí)際上庫存盤點(diǎn)耗時(shí)長，無法每日進(jìn)行所有項(xiàng)目的庫存交接盤點(diǎn)。

3.2.2 業(yè)務(wù)流執(zhí)行情況評審

經(jīng)過符合性測試，筆者發(fā)現(xiàn)該公司業(yè)務(wù)流部分的內(nèi)控制度未得到全部遵循，如門店商品離店未錄入銷售系統(tǒng)、門店間移庫未經(jīng)過銷售系統(tǒng)登記審核。筆者選擇該公司卷煙商品和非煙商品兩個(gè)主要業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性測試，并對商品出庫和門店銷售進(jìn)行穿行測試。對卷煙商品檢查后發(fā)現(xiàn)商品出庫未錄入銷售系統(tǒng)，而是用字條另行登記；門店間移庫寄售未經(jīng)過銷售系統(tǒng)登記審核，導(dǎo)致系統(tǒng)與實(shí)物不符；卷煙因滯銷或保管不善引起損毀、霉變。對非煙商品檢查后發(fā)現(xiàn)商品保管不當(dāng)，影響銷售；促銷贈品直接從庫存實(shí)物中列支，未另行入庫管理，導(dǎo)致盤點(diǎn)時(shí)賬實(shí)不符。

3.2.3 資金流執(zhí)行情況評審

經(jīng)過符合性測試，該公司資金流部分的內(nèi)控制度未得到全部遵循，如財(cái)務(wù)總賬數(shù)據(jù)與進(jìn)銷存系統(tǒng)數(shù)據(jù)未及時(shí)核對導(dǎo)致出現(xiàn)偏差，貨款未按要求及時(shí)入賬。筆者選擇該公司門店資金結(jié)算流程和財(cái)務(wù)管理流程進(jìn)行穿行測試。結(jié)果發(fā)現(xiàn)貨款核對時(shí)間過長，財(cái)務(wù)資金監(jiān)管存在漏洞；賒銷情況無法避免；購銷業(yè)務(wù)入賬不及時(shí)，部分商品購進(jìn)未及時(shí)確認(rèn)入庫。

3.3 管理風(fēng)險(xiǎn)矩陣

根據(jù)評審結(jié)果，筆者設(shè)計(jì)了兩種類別4 種形態(tài)的管理風(fēng)險(xiǎn)矩陣，分別是卷煙商品風(fēng)險(xiǎn)管理矩陣（業(yè)務(wù)流）、非煙商品風(fēng)險(xiǎn)管理矩陣（業(yè)務(wù)流）、門店資金結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)矩陣（資金流）、財(cái)務(wù)監(jiān)督管理風(fēng)險(xiǎn)矩陣（資金流），包括結(jié)算形態(tài)、風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)描述、風(fēng)險(xiǎn)崗位、現(xiàn)有制度及不足、防控建議等維度。某市HS 連鎖商貿(mào)公司的主要風(fēng)險(xiǎn)存在于現(xiàn)行的管理制度與經(jīng)營實(shí)際不匹配、門店資金結(jié)算存在貨款風(fēng)險(xiǎn)、商品白條抵庫、財(cái)務(wù)監(jiān)督不及時(shí)不到位等方面，矩陣同時(shí)列示了具體的管理建議，包括完善收款方式、定期組織盤點(diǎn)、提升存銷管理水平、加強(qiáng)贈品管理等。

4 案例對完善連鎖商貿(mào)公司經(jīng)營管理體系的啟示

上述評審案例是一次立足于連鎖商貿(mào)公司提升內(nèi)部控制和規(guī)范管理水平、突破傳統(tǒng)內(nèi)部財(cái)務(wù)監(jiān)督的有益嘗試。進(jìn)一步總結(jié)與提煉該案例中的管理經(jīng)驗(yàn)，對連鎖商貿(mào)公司強(qiáng)化內(nèi)控治理、完善經(jīng)營管理體系具有一定的啟示和推進(jìn)作用，具體總結(jié)如下。

4.1 要依據(jù)企業(yè)特點(diǎn)構(gòu)建管理體系

內(nèi)控的建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要動力。國有企業(yè)的規(guī)范要求和零售業(yè)態(tài)的特殊靈活性決定了煙草連鎖商貿(mào)企業(yè)管理上的特殊性，因此連鎖商貿(mào)公司必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況制定管理流程，反復(fù)測試控制措施和步驟，不斷補(bǔ)充和完善管理方式，建立一套能夠控制市場經(jīng)營、財(cái)務(wù)管理和綜合管理等系列風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)控制度。對于經(jīng)營實(shí)際與制度不匹配的現(xiàn)象，應(yīng)建章立制或及時(shí)修訂原有制度，以全面立體的制度體系防控風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，保障企業(yè)經(jīng)營運(yùn)行高效有序，防止在經(jīng)營過程中被僵化的制度體系束縛經(jīng)營策略。還要關(guān)注制度的適用性和可操作性，制度修訂應(yīng)結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和作業(yè)流程，避免過于籠統(tǒng)或“一刀切”。

4.2 推進(jìn)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化

業(yè)財(cái)融合持續(xù)貫穿于連鎖商貿(mào)公司的日常管理工作中，進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的深度配合有助于提高企業(yè)內(nèi)控效率。對此，企業(yè)可從以下方面入手：一是要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)水平提升，通過管理流程的系統(tǒng)固化和操作過程的痕跡化，讓所有崗位人員能夠清晰地認(rèn)識到自己的崗位職責(zé)，做到每個(gè)落實(shí)環(huán)節(jié)、每個(gè)修正步驟都有據(jù)可查，避免隨意調(diào)整系統(tǒng)的現(xiàn)象。二是要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)水平提升，對財(cái)務(wù)內(nèi)控管理機(jī)制進(jìn)行動態(tài)化和細(xì)致化的管理，既要做到核算準(zhǔn)確，不失管控，及時(shí)全面反映經(jīng)營活動，確保資產(chǎn)資金安全；又要做到嚴(yán)格規(guī)范，不失靈活，在保障規(guī)范經(jīng)營的基礎(chǔ)上，與業(yè)務(wù)實(shí)際緊密結(jié)合。業(yè)財(cái)融合的重點(diǎn)在于財(cái)務(wù)管理要定位準(zhǔn)確，不失大局，基于市場化、競爭性的企業(yè)要轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)工作思維，由關(guān)注賬務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅仄髽I(yè)經(jīng)營狀況，立足全局為決策層提供財(cái)務(wù)支撐，從記賬控制型財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)化為價(jià)值創(chuàng)造型財(cái)務(wù)。

4.3 加強(qiáng)日常自查和風(fēng)險(xiǎn)評估

利用日常自查，及時(shí)解決積存的“疑難雜癥”，化解管理風(fēng)險(xiǎn)。一是要核查數(shù)據(jù)，對業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)之間存在的異常數(shù)據(jù)定時(shí)組織相關(guān)人員逐項(xiàng)核對，查找差異形成原因，及時(shí)解決已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的問題，避免因時(shí)間延續(xù)造成問題積累擴(kuò)大。二是要核查流程，挖掘流程中隱含的風(fēng)險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)矩陣中的管理建議融入實(shí)際經(jīng)營工作，加強(qiáng)節(jié)點(diǎn)管理，優(yōu)化工作流程，以事前研判和風(fēng)險(xiǎn)防控代替事后追責(zé)。

4.4 加強(qiáng)人員隊(duì)伍培養(yǎng)

面對現(xiàn)代經(jīng)營模式的不斷變化，連鎖商貿(mào)公司要快速發(fā)展，離不開專業(yè)化、高素質(zhì)的人才。一是要加強(qiáng)對員工隊(duì)伍的職業(yè)培訓(xùn)，對店長、店員要進(jìn)行相應(yīng)的連鎖店經(jīng)營技巧、規(guī)范管理知識等方面的針對性培訓(xùn)，使員工整體素質(zhì)不斷提高。二是要探索引入“職業(yè)經(jīng)理人”，打破壟斷企業(yè)特質(zhì)，通過公開市場尋求合適的專業(yè)人才，帶領(lǐng)隊(duì)伍積極成長，以滿足開拓市場、開展業(yè)務(wù)的需要。