李 綱

(中國長峰機電技術(shù)研究設(shè)計院)

隨著中國經(jīng)濟的迅速發(fā)展,以及互聯(lián)網(wǎng)、信息化、數(shù)字化技術(shù)在商務(wù)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,電子交易憑證數(shù)量以幾何級數(shù)增加，逐漸成為數(shù)字經(jīng)濟的重要組成部分。財政部、商務(wù)部、國稅總局、國家檔案局先后下發(fā)有關(guān)文件，指導各行各業(yè)開展會計檔案電子化工作，一方面在制度和政策層面提出明確的要求，另一方面在實踐層面鼓勵企業(yè)創(chuàng)新，推動企業(yè)試點先行，研發(fā)相關(guān)信息技術(shù)，為社會和企業(yè)創(chuàng)造價值。

一、背景

（一）會計檔案電子化相關(guān)政策

2012年我國開始推行電子發(fā)票應(yīng)用試點，同年財政部和國家檔案局陸續(xù)組織信息化程度較高的企業(yè)開展了會計檔案電子化試點。為了適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，2013年財政部下發(fā)了《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》,規(guī)范了企業(yè)電子會計憑證的管理，并首次提出了滿足條件的會計資料可以不輸出紙質(zhì)資料。2015年財政部、國家檔案局發(fā)布了《會計檔案管理辦法》，明確指出“單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案”“滿足一定條件的單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存”。該制度確立了電子會計憑證的合法效力。

隨著電子會計憑證相關(guān)技術(shù)日益成熟、應(yīng)用覆蓋面的不斷擴大，2020年3月，財政部、國家檔案局發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確規(guī)定“電子會計檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”“電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力”“電子會計憑證可直接報銷入賬歸檔，企業(yè)無需打印紙質(zhì)資料”“單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證”“單位和個人在電子會計憑證報銷入賬歸檔中存在違反本通知規(guī)定行為的，縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門應(yīng)當……處理處罰”。該文件要求電子會計憑證必須歸檔，允許具備條件的企業(yè)實行電子會計檔案歸檔單軌制，對違反要求的企業(yè)組織予以處罰。

（二）我國會計憑證電子化的發(fā)展

2020年我國電子發(fā)票開具數(shù)量為246.7億張，較2017年增長145.4%，電子發(fā)票的滲透率進一步增長；2021年電子發(fā)票開具數(shù)量將近500億張。財政部票據(jù)管理中心正式實施財政票據(jù)的電子化管理,財政票據(jù)也由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體。商業(yè)銀行已經(jīng)用銀行電子回單替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)回單。從企業(yè)內(nèi)部看，很多企業(yè)普遍上線財務(wù)共享、會計核算、費用控制、財務(wù)報表等信息系統(tǒng)，應(yīng)用了影像和OCR技術(shù)，會計信息化、智能化、數(shù)字化程度越來越高。會計憑證載體的變化直接決定了會計檔案載體由紙質(zhì)向電子的轉(zhuǎn)變,而且其轉(zhuǎn)變速度遠超其他類別的檔案，這些都為會計檔案電子化拓展了發(fā)展通道。

二、會計檔案電子化的應(yīng)用價值

（一）紙質(zhì)會計檔案的管理痛點

1.管理成本較高。企業(yè)會計憑證、賬簿、報表等文件資料眾多，紙質(zhì)會計檔案打印成本較高，實物檔案需要占用較大的空間，長期保存要持續(xù)投入存放成本、維護成本和人工管理成本，保管到期后還要發(fā)生銷毀成本。2018年京東商城共開具電子發(fā)票14億張，如果打印需要耗費企業(yè)各類耗材和人工成本高達4億元。

2.歸檔步驟繁瑣。紙質(zhì)會計檔案需要會計人員耗費大量時間進行分類整理、粘貼裝訂、分冊入盒、編制清冊、搬運移交；檔案人員要辦理接收、搬運、上架、登記等手續(xù)。從財務(wù)人員整理到檔案部門上架，一般要耗時一周以上。

3.檔案調(diào)閱效率低。實物會計檔案往往分散在不同業(yè)務(wù)單位，給審閱人員增加了工作量；實物檔案的檢索信息較少，查詢難度較大；檔案借出歸還靠人工管理，容易出現(xiàn)借閱丟失或長期不還難追索的情況。根據(jù)有關(guān)專家測算，電子檔案檢索平均時間2分鐘，而紙質(zhì)檔案檢索調(diào)閱約2個小時；借閱會計檔案通常需要人工搬運，要查閱具體會計憑證還需要人工翻閱，耗時耗力；接受審計、監(jiān)督檢查時需要配備符合標準的場地和保險柜臨時存放會計賬表。

4.存在安全風險。紙質(zhì)資料易被篡改、偽造和損壞；如果要異地使用、借閱，紙質(zhì)資料需要郵寄，增加了檔案丟失損毀風險；實物會計檔案備份成本高，通常不備份，一旦管理不到位，造成的管理問題和損失難以彌補。例如，某企業(yè)丟失會計憑證，導致稅務(wù)稽查時無法提供發(fā)票等證明信息，存在稅收風險；某企業(yè)重要原始憑據(jù)損壞，導致工程長期不能辦理竣工驗收手續(xù)。

5.數(shù)據(jù)資料不能充分利用。數(shù)字化時代的會計檔案承載了大量的數(shù)據(jù)信息，通常這些信息是被打印出來存放而不是作為數(shù)據(jù)檔案存放。這種方式無異于放棄了對會計數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理和再利用，從而造成了極大的資源浪費。

（二）電子會計檔案的管理優(yōu)勢

1.社會效益。會計檔案電子化將節(jié)約大量紙張，減少社會資源耗費，降低企業(yè)花費，有利于促進企業(yè)形成綠色、低碳的發(fā)展方式。例如浙江省新華書店的會計檔案電子化后，每年節(jié)約會計憑證和賬簿報表打印紙超過30噸。

2.經(jīng)濟效益。會計檔案電子化有助于促進企業(yè)無紙化報銷，取消電子發(fā)票及驗真結(jié)果打印，可節(jié)約打印成本；電子會計憑證采用數(shù)字存儲方式，減少檔案存放場地、貨架、外包裝等成本；電子會計檔案系統(tǒng)可以支持異地審計、檢查，減少企業(yè)差旅、郵寄費用。

3.管理效益。會計檔案電子化可以解決企業(yè)集團多地檔案管理的難題；信息系統(tǒng)可以自動完成繁雜的單據(jù)匹配，并且能夠一鍵式成冊歸檔，大幅提高了財務(wù)和檔案管理部門工作效率；檔案管理系統(tǒng)可通過豐富的檢索條件，隨時、跨地域調(diào)取電子文件，為審計檢查調(diào)閱會計資料節(jié)省大量時間和人力。中國人保財險集團公司共享中心實施會計檔案電子化后,會計檔案管理效率提高了3倍多,以前共享中心需要4人管理會計檔案,現(xiàn)在只需1人。

4.安全效益。會計電子檔案統(tǒng)一存儲管理，采用數(shù)字水印、電子印章和簽名等安全技術(shù)，數(shù)據(jù)定時備份，并進行權(quán)限控制，能夠追溯檔案管理各環(huán)節(jié)，提高了會計檔案管理的安全性；企業(yè)會計檔案易于集中管理，避免了會計檔案分散在各區(qū)域所帶來的管理風險。

三、典型案例分析

中興通訊倡導綠色環(huán)保管理理念，在原始憑證電子化、檔案管理流程和制度規(guī)范化，電子檔案信息系統(tǒng)化等方面展開全面實踐。中興通訊檔案管理規(guī)范采用三統(tǒng)一原則，即分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，將各類會計賬冊分門別類進行保管。為了實現(xiàn)電子流和實物流的無縫連接，中興通訊將實物類會計檔案轉(zhuǎn)化為電子影像，實現(xiàn)了檔案電子流和實物流的分離，同時通過索引號建立了電子文件和實物文件的對應(yīng)關(guān)系。通過對會計檔案全部電子化，并且將電子影像和實物檔案有效匹配，在檔案調(diào)閱效率顯著提升的同時大幅度降低了打印成本，僅商旅報銷業(yè)務(wù)每年節(jié)約紙張相當于1400多輛汽車一年的排放量。中興通訊實現(xiàn)會計檔案電子化之前要將全國各地會計憑證郵寄到西安的財務(wù)共享服務(wù)中心，電子化后每年節(jié)約郵寄成本上千萬元。同時，對于該集團160多個海外代表處和遍布全國的分支機構(gòu)來說，會計檔案電子化不僅有利于檔案調(diào)閱，而且減少了跨地域管理風險。

某大型國企將會計檔案管理系統(tǒng)定位為如實記錄、安全歸檔會計核算系統(tǒng)已生成的憑證、賬簿、報告及其他會計檔案。會計檔案管理系統(tǒng)包括收集、整理、保管、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計等功能，內(nèi)含20個工作流程，從“收、管、放、用”四個方面全方面無死角管理電子會計檔案。會計核算系統(tǒng)每日凌晨將已過賬的記賬憑證、每月將電子賬簿和報表自動傳送到會計檔案管理系統(tǒng)。會計檔案管理系統(tǒng)通過整理功能建立賬、表、單之間的聯(lián)系，構(gòu)建了信息之間的聯(lián)系，實現(xiàn)了層層穿透查詢。該企業(yè)采取閑時處理、單項傳遞不覆蓋、記錄收集點出現(xiàn)的問題、輸出文件多重防偽、訪問權(quán)限控制等方式保證了數(shù)據(jù)安全性和真實性。在信息技術(shù)方面，該企業(yè)采用雙重數(shù)字簽名+專用身份認證的方式，能夠?qū)DF文件內(nèi)容及水印雙重簽名，防止對原文和水印的篡改。對安全級別高的檔案使用USBKEY登陸方式進行驗證；運用敏捷開發(fā)框架，以輕寫實加交互虛擬化的人機交互設(shè)計模式，顯著提高系統(tǒng)的人機交互效率，使用戶獲得更好的使用體驗；采用純文件級數(shù)據(jù)檢索，多線程并發(fā)檢索的方式，保證了在結(jié)果準確的前提下查詢效率的提高；采用自開發(fā)工作流引擎，運用圖形化流程，靈活配置了準確高效的工作流。

碧桂園完善了電子會計憑證的接收管理、庫存管理、調(diào)閱管理、處置管理，實現(xiàn)了對會計檔案全周期的高效低險管理。該企業(yè)對檔案類型和人員權(quán)限進行了高業(yè)務(wù)貼合度的分層與管理，對敏感數(shù)據(jù)實現(xiàn)了分層數(shù)據(jù)管理。碧桂園的會計檔案管理實現(xiàn)了從低效高成本轉(zhuǎn)型成高效低成本，從費時費力人工查詢轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄軝z索，隨需隨用，每年節(jié)省人工、打印、快遞、存儲等費用約1億元。

四、總體思考

（一）深刻認識會計檔案電子化的重要意義。

黨的十八大報告強調(diào)，“要著力推進綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展、形成節(jié)約資源和保護環(huán)境的空間格局、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)方式、生活方式”。近年來，我國提出2030年前實現(xiàn)碳達峰目標、2050年前實現(xiàn)碳中和的能源戰(zhàn)略目標。信息技術(shù)的發(fā)展帶來了電子會計憑證替代紙質(zhì)會計憑證的機遇，從而減少綠色資源耗費。然而受歷史規(guī)定、工作習慣和傳統(tǒng)觀念的影響，絕大多數(shù)企業(yè)仍然將電子會計憑證輸出為紙質(zhì)文件管理，一方面造成了資源浪費，不符合黨和國家“綠色發(fā)展”“低碳發(fā)展”戰(zhàn)略，另一方面企業(yè)擺脫不了紙質(zhì)憑證的傳遞，各類交易環(huán)節(jié)效率受到制約，阻礙了社會產(chǎn)品和服務(wù)模式的發(fā)展。一部分企業(yè)先行先試的成果已經(jīng)證明會計檔案電子化的可行性，如果每一個企業(yè)都能實現(xiàn)會計檔案電子化，將會形成巨大的規(guī)模效應(yīng)。

（二）加快財務(wù)工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

會計檔案電子化是建立在財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)之上。會計檔案電子化不是簡單的將紙質(zhì)檔案電子影像化，而是要通過信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)讓電子會計信息從歸集到歸檔的全業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中不“脫以及防篡改機制，有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；四是要充分應(yīng)用信息技術(shù)，包括影像技術(shù)、OCR識別、電子簽名、數(shù)字印章等，提高信息系統(tǒng)應(yīng)用效率和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（四）建立完整高效的管理標準和流程

企業(yè)要根據(jù)自身的特點和業(yè)務(wù)需要，制定各類會計電子檔案的格式和標準，制定會計電子檔案的管理制度。企業(yè)要對電子檔案的采集、整理、歸檔、借閱、銷毀、權(quán)限制定符合檔案管理和內(nèi)部控制要求的流程，既有利于提升檔案管理的效率，又有利于確保檔案管理的安全。