矯 健 齊齊哈爾市人力資源和社會(huì)保障信息中心

眾所周知，一個(gè)人的人事檔案是其思想道德修養(yǎng)、學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力水平的紙質(zhì)版縮影。通過(guò)人事檔案可以初步篩查一個(gè)人的基本信息，對(duì)于該個(gè)體有一個(gè)“初步印象”。所以，對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的分類與優(yōu)化管理，可以推動(dòng)人力資源管理工作進(jìn)程，促進(jìn)人力資源檔案管理工作的跨越式發(fā)展?，F(xiàn)深入剖析人事檔案管理工作現(xiàn)狀，并從現(xiàn)狀中查找問(wèn)題，尋求行之有效的解決對(duì)策，旨在促進(jìn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。

新時(shí)期人事檔案管理工作現(xiàn)狀剖析

眾所周知，人事檔案管理部門(mén)是企事業(yè)單位不可或缺的部門(mén)，多年來(lái)形成了固化的管理模式與傳統(tǒng)的思想觀念。但是，隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作面向的對(duì)象和工作形式都發(fā)生了翻天覆地的變化。顯然，墨守成規(guī)、遵循傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)。人事檔案管理工作者亟須創(chuàng)新思維模式，擺脫固化思維，找出現(xiàn)有問(wèn)題，并分析問(wèn)題，最終找到解決問(wèn)題的新思路、新辦法，這才是人事檔案管理工作的“煥新”之路，只有這樣，才能在新時(shí)代越走越遠(yuǎn)，才能提升人事檔案管理工作的效能。

對(duì)檔案管理工作的重視不夠

通過(guò)調(diào)查研究不難發(fā)現(xiàn)，目前檔案管理工作普遍存在人事檔案管理工作人員工作意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作的重視不夠的現(xiàn)象。有一部分檔案管理工作人員工作意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為檔案管理工作“無(wú)足輕重”。因此，其收錄的檔案只記錄了個(gè)人的基本情況，而沒(méi)有對(duì)其綜合素質(zhì)和能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查；其工作也因局限于收集，缺乏一定的利用價(jià)值。另外，人事檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重視不夠，隨意地將檔案資料堆在檔案室，并沒(méi)有將其充分利用起來(lái)。而且，由于部分人員在填寫(xiě)檔案時(shí)不重視，所以出現(xiàn)了大量雷同現(xiàn)象。人事檔案管理人員審核檔案也不夠認(rèn)真，部分檔案存在缺失，以及信息填寫(xiě)不規(guī)范、不完整的問(wèn)題。檔案管理工作人員思想上的松懈與麻痹大意，也在一定程度上阻礙了人事檔案管理工作的開(kāi)展。

缺乏科學(xué)完善的檔案管理制度

目前，現(xiàn)有的人事檔案管理比較分散。單位的人事部門(mén)、組織部門(mén)和黨組織部門(mén)都對(duì)員工的檔案有一定的管轄權(quán)與接收權(quán)。這就造成了人力資源的浪費(fèi)；而且在遇到問(wèn)題或者需要相關(guān)檔案時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)各個(gè)部門(mén)相互推諉、“踢皮球”的現(xiàn)象。

以高等學(xué)校人事檔案管理為例。高校學(xué)生的檔案一般由學(xué)生所在的院系接收，由系部保管，由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的審查與管理。而教職員工的檔案是由人事部門(mén)負(fù)責(zé)收取的。學(xué)校的黨組織部門(mén)負(fù)責(zé)教職員工以及學(xué)生黨組織關(guān)系的接轉(zhuǎn)工作。這就造成了檔案管理工作的分散性。同時(shí)，各個(gè)部門(mén)在需要檔案信息的時(shí)候也是各取所需，制作自己想要的信息模板，這也就造成了人力資源的重復(fù)與浪費(fèi)。相同的信息可能會(huì)被不同的部門(mén)反復(fù)索要，不僅浪費(fèi)時(shí)間、精力，還會(huì)造成人力資源的極大浪費(fèi)。

與此同時(shí)，人力資源檔案管理部門(mén)也沒(méi)有形成科學(xué)、完善的人事檔案管理制度。沒(méi)有明確的規(guī)章制度，會(huì)使一部分人不遵章守紀(jì)，不按章法辦事，發(fā)生惡意篡改檔案信息的問(wèn)題，這也應(yīng)當(dāng)引起檔案管理部門(mén)的重視。檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)知法、懂法、守法，按照人事檔案管理制度的相關(guān)條例約束自己。另外，由于人事檔案具有保密性質(zhì)，一般情況下本人不能查閱本人檔案，所以，即使檔案出現(xiàn)信息不全、錯(cuò)誤的問(wèn)題，也無(wú)法在第一時(shí)間做出修正，而這也拖慢了現(xiàn)代人力資源檔案信息化管理的步伐。

缺乏專業(yè)的人事檔案管理工作人員

隨著時(shí)代的發(fā)展與變化，檔案管理工作的崗位職責(zé)與工作內(nèi)容都發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作人員除了要有高度的責(zé)任感與過(guò)硬的思想道德品質(zhì)外，還要有豐富的檔案專業(yè)理論知識(shí)，并掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)技能。只有“一專多能”，才能適應(yīng)新時(shí)代檔案信息化管理的發(fā)展。檔案管理工作人員不僅要妥善保管紙質(zhì)檔案資料，更要利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，做好人事檔案的信息化管理工作。利用信息技術(shù)的高效、準(zhǔn)確、便捷，充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，以滿足新時(shí)代發(fā)展的市場(chǎng)要求。但是，經(jīng)調(diào)查，目前人事檔案管理人員普遍存在“老齡化嚴(yán)重”的問(wèn)題。年齡在35—45歲之間的員工比例達(dá)到了檔案管理部門(mén)總?cè)藬?shù)的47%，年齡在45—55歲的員工所占比例更是高達(dá)34%，而應(yīng)該作為檔案管理隊(duì)伍中堅(jiān)力量的處在25—35歲年齡段的人，比例卻只占總?cè)藬?shù)的29%。而檔案管理隊(duì)伍由中年力量支撐是不合理的，相關(guān)人員必須深刻反省，重視年齡層次結(jié)構(gòu)問(wèn)題，積極提高檔案管理工作人員的薪酬待遇以及福利條件，吸引年輕血液加入。另外，從調(diào)查分析報(bào)告中不難發(fā)現(xiàn)，不僅僅是年齡問(wèn)題，檔案管理部門(mén)的學(xué)歷層次結(jié)構(gòu)也存在不合理之處。在所有檔案管理工作人員當(dāng)中，本科學(xué)歷僅占總?cè)藬?shù)的55.78%，這也是限制人事檔案管理工作快速發(fā)展的瓶頸之一。部分檔案管理工作人員由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，又缺乏互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，其檔案管理工作創(chuàng)新步伐走得較為緩慢。另外，檔案管理人員也缺乏定期的培訓(xùn)，未能及時(shí)學(xué)習(xí)檔案管理方面的最新理論知識(shí)，這也是阻礙檔案管理工作發(fā)展的原因之一。

同時(shí)，由于檔案管理部門(mén)不屬于單位的核心部門(mén)，所以職工跳槽離職率較高，檔案管理隊(duì)伍“動(dòng)蕩不穩(wěn)定”。很多人都把檔案管理部門(mén)作為“工作跳板”，一旦有了更好的晉升空間就會(huì)離開(kāi)檔案管理隊(duì)伍；在工作期間也不思進(jìn)取，以完成工作為基本原則，缺乏工作熱情、創(chuàng)新思路與想法。而且，他們還把更多的時(shí)間用在了其他培訓(xùn)上，忽略了對(duì)本職工作的創(chuàng)新與學(xué)習(xí)，這也導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平不高。

另外，很多檔案管理工作人員都是非檔案專業(yè)出身，沒(méi)有對(duì)檔案管理理論知識(shí)進(jìn)行過(guò)深入的學(xué)習(xí)與了解，在面對(duì)某些工作時(shí)做不到“得心應(yīng)手”，只能敷衍應(yīng)付了事。通過(guò)調(diào)查也不難發(fā)現(xiàn)，一些單位還存在檔案管理工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這也會(huì)讓員工因“疲于應(yīng)付”而出現(xiàn)工作效率不高的情況。所以，為了促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的不斷壯大與發(fā)展，檔案管理部門(mén)一定要積極應(yīng)對(duì)，利用引進(jìn)人才的形式，構(gòu)建一支專業(yè)的、業(yè)務(wù)能力過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍，從而不斷提升人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

促進(jìn)人事檔案管理工作質(zhì)量提升的發(fā)展策略

樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)

首先，檔案管理部門(mén)要樹(shù)立正確的意識(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。檔案關(guān)系到一個(gè)人的一生，所以對(duì)待檔案信息一定要嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，把好第一關(guān)。這樣也會(huì)避免很多后期需要檔案信息時(shí)，才發(fā)現(xiàn)信息不全，再去原單位補(bǔ)充信息的情況。在此過(guò)程中，人事檔案管理工作人員一定要?jiǎng)?chuàng)新思想認(rèn)識(shí)，與時(shí)代靠攏，積極將互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識(shí)與信息化技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際的檔案管理工作中。只有與時(shí)代接軌，才能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，才能將檔案管理工作真正落到實(shí)處。人事檔案管理工作人員一定要不斷創(chuàng)新與拓展工作模式與工作方法，發(fā)揮信息化檔案的作用，要主動(dòng)用專業(yè)的理論知識(shí)武裝頭腦，這樣才能充分發(fā)揮人事檔案管理工作的最大價(jià)值。

其次，檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)個(gè)人的宣傳教育工作，要讓個(gè)人認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性。人事檔案就像一個(gè)人的名片，可以讓別人對(duì)這個(gè)人有一定的了解。最重要的是，人事檔案也是個(gè)人職稱晉升、出國(guó)留學(xué)、工齡計(jì)算、辦理五險(xiǎn)一金的重要依據(jù)與參考憑證。檔案信息對(duì)于每一個(gè)人來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，與每個(gè)人的生活都息息相關(guān)。所以，每一個(gè)人都要認(rèn)真對(duì)待，要摒棄檔案“無(wú)用論”。檔案不僅僅是幾張紙，它更是一個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡、成長(zhǎng)檔案。人們?cè)诿鎸?duì)很多“人生重要關(guān)口”時(shí)，是要以檔案為基礎(chǔ)的，所以每一個(gè)人都要樹(shù)立正確的意識(shí)，積極配合人事檔案管理部門(mén)，做好檔案的接轉(zhuǎn)與遷移工作。

組織機(jī)構(gòu)集中化，建立健全人事檔案管理機(jī)制

首先，要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理部門(mén)集中管理，避免多部門(mén)管理，建立相對(duì)集中的專項(xiàng)人事檔案管理部門(mén)。這樣不僅可以最大限度地提升人力資源管理水平，還可以避免互相推諉，以及一個(gè)檔案多個(gè)部門(mén)均有“管轄權(quán)”的尷尬局面。同時(shí)，檔案管理集中化也會(huì)推動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展。

其次，建立健全完善的人事檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范化的政策法規(guī)，保障人事檔案管理工作有序進(jìn)行。人事檔案管理工作人員應(yīng)該在繼承與弘揚(yáng)傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)之上，充分挖掘互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的效能，從而使新時(shí)代的人事檔案管理工作更上一層樓。另外，人事檔案管理工作人員還要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》等國(guó)家法律法規(guī)、政策文件，真正做到科學(xué)守法，遵章辦事，以國(guó)家的政策和法律文件為依托，真正將國(guó)家的法律思想領(lǐng)悟到位，精準(zhǔn)出擊，爭(zhēng)取讓人事檔案管理工作“百尺竿頭，更進(jìn)一步”，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作由粗放型向精細(xì)型轉(zhuǎn)變。

打造素質(zhì)過(guò)硬的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

任何工作管理的核心都在于“人”。任何工作的發(fā)展與壯大，都離不開(kāi)人?！叭恕笔瞧髽I(yè)生存與發(fā)展的源動(dòng)力。所以，發(fā)展高素質(zhì)人才，打造一支素質(zhì)過(guò)硬的人事檔案管理隊(duì)伍是人事檔案管理部門(mén)開(kāi)展工作的首要任務(wù)。人事檔案管理部門(mén)不光要將員工培養(yǎng)成具有職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德、有責(zé)任心、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人，還要讓其具備創(chuàng)新能力；要打造一支專業(yè)化的、由“精兵強(qiáng)將”組成的人事檔案管理隊(duì)伍，秉承“專業(yè)的人干專業(yè)的事”的工作宗旨與理念，努力提升現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍人員的專業(yè)能力。一方面可以“引進(jìn)來(lái)”，不斷吸收新的檔案專業(yè)優(yōu)秀人才。通過(guò)高水平專業(yè)人才的輸入，充分發(fā)揮檔案專業(yè)人才的優(yōu)勢(shì)，提升人事檔案管理工作的效率，為檔案管理工作添磚加瓦。另一方面，讓現(xiàn)有檔案管理工作人員“走出去”，為他們安排定期培訓(xùn)，提高現(xiàn)有人事檔案管理工作人員的檔案管理知識(shí)廣度與專業(yè)深度?？傊?，人事檔案管理工作人員在開(kāi)展工作時(shí)一定要緊跟時(shí)代主旋律，積極提升自身業(yè)務(wù)能力，不斷學(xué)習(xí)與鉆研，成為人事檔案管理工作的前沿。

創(chuàng)新新時(shí)代人事檔案管理模式

在新時(shí)代背景下，改變過(guò)去人事檔案“神秘化”、不向個(gè)人開(kāi)放的錯(cuò)誤觀念，逐步建立開(kāi)放式的人事檔案管理新模式。這種新模式，是建立在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下的，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

建立開(kāi)放式的人事檔案管理模式，可以讓個(gè)人對(duì)自己的檔案有一個(gè)全面的了解。無(wú)論出現(xiàn)什么問(wèn)題，都可以及時(shí)查漏補(bǔ)缺，以免因時(shí)間久遠(yuǎn)出現(xiàn)檔案信息丟失無(wú)法補(bǔ)全的情況。

建立新型的人事檔案管理模式，有助于樹(shù)立人事檔案良好形象，滿足個(gè)人及單位查詢檔案的需求。檔案管理部門(mén)一定要樹(shù)立檔案行業(yè)新形象，展現(xiàn)出不一樣的態(tài)勢(shì)，真正構(gòu)建新時(shí)期新要求，具有劃時(shí)代意義的、嶄新的檔案工作新模式，全面推動(dòng)人事檔案管理工作的順利推進(jìn)與蓬勃發(fā)展。

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理部門(mén)在完善紙質(zhì)檔案規(guī)范性與完整性的基礎(chǔ)上，更要充分發(fā)揮電子檔案信息庫(kù)的巨大優(yōu)勢(shì)。首先，檔案管理部門(mén)要積極構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以便用人單位以及有需要的公眾隨時(shí)查閱信息。其次，檔案管理部門(mén)要摒棄人事檔案“神秘化”的錯(cuò)誤理念，可以將不涉及個(gè)人隱私的檔案信息內(nèi)容上傳到信息平臺(tái)，供有需要的單位或者個(gè)人查閱。這樣，個(gè)人的非隱私信息公開(kāi)化、透明化，也會(huì)讓一些“別有用心”的騙子無(wú)處遁形，無(wú)法利用檔案的不透明性偽造、夸大個(gè)人的真實(shí)信息?，F(xiàn)在有很多人錯(cuò)誤地認(rèn)為單位調(diào)取個(gè)人的學(xué)歷信息、高考成績(jī)十分困難，所以在找工作的時(shí)候偽造學(xué)歷證明，試圖蒙混過(guò)關(guān)，獲得與其個(gè)人能力不匹配的高薪與職位。針對(duì)這種情況，檔案管理部門(mén)要努力讓信息更加透明，讓犯罪分子無(wú)處遁形。最后，檔案管理部門(mén)要建立與用人單位之間的溝通與合作，全力配合用人單位做好檔案的查閱和核查工作，提高檔案管理工作的實(shí)效性。

隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理工作的環(huán)境與要求也發(fā)生了根本性的改變。因此，人事檔案管理部門(mén)必須準(zhǔn)確把握時(shí)代的最新發(fā)展趨勢(shì)，在新時(shí)代的背景下，針對(duì)傳統(tǒng)問(wèn)題進(jìn)行深入的剖析與研究，找出問(wèn)題，分析成因，繼而尋求最為有效的人事檔案管理發(fā)展辦法。人事檔案管理工作人員更要轉(zhuǎn)變思想觀念，用嶄新的思路看待工作，推陳出新，與時(shí)代接軌，爭(zhēng)取為人事檔案管理工作的發(fā)展交上一份令人滿意的答卷。