文\陳文國(guó)
在黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位公務(wù)活動(dòng)中,函是經(jīng)常使用的一種公文,適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。換言之,除有直屬上下級(jí)之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,甚至請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng),一律用“函”。由此可見(jiàn),函的應(yīng)用范圍相當(dāng)廣泛,提高函的寫作質(zhì)量很重要,也很必要。
要立足溝通性,把針對(duì)的事項(xiàng)說(shuō)清楚。函不同于上行文和下行文,是公文之中唯一的平行文種,對(duì)于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,起著溝通作用,這是其他公文所不具備的特點(diǎn)。正因如此,在形成函件時(shí),溝通什么事項(xiàng)、商洽什么內(nèi)容、表達(dá)什么意見(jiàn)、期求什么結(jié)果,都要交代得清楚明白。如果函的內(nèi)容含糊其詞、模棱兩可,收函方就無(wú)法對(duì)來(lái)函事宜形成意見(jiàn),也就無(wú)法進(jìn)行回復(fù),溝通的目的自然也無(wú)法實(shí)現(xiàn)。同時(shí),對(duì)于一些重要事項(xiàng)、特殊事項(xiàng),還有必要介紹事項(xiàng)背景,以便收函方了解情況,及時(shí)作出回復(fù)。
要恪守單一性,把聚焦的主題突出出來(lái)。相較于報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等,函的主體內(nèi)容要體現(xiàn)單一性,即一函一事,不能多事一函。所以,成函不能圖省事、怕麻煩,把多個(gè)事項(xiàng)打包發(fā)出,而要一件一件來(lái)。對(duì)于溝通的事項(xiàng),也不是把相關(guān)情況都羅列出來(lái),而是選取其中最為關(guān)鍵、最有必要的方面,作為溝通的內(nèi)容。同時(shí),一定要把希望回復(fù)的內(nèi)容凸顯出來(lái),不能事項(xiàng)說(shuō)了一堆,沒(méi)提想要的答案。此外,函的運(yùn)行既涉及收函一方,又涉及復(fù)函事宜,考驗(yàn)雙方的能力水平、作風(fēng)素養(yǎng)。所以,主動(dòng)方發(fā)函前,務(wù)必把功夫做到做足,能想明白、搞清楚的事項(xiàng),就用功完成,非必要不發(fā)函,對(duì)實(shí)在認(rèn)識(shí)不清、把握不準(zhǔn)、完成不了的事項(xiàng),再發(fā)函溝通商洽。
要體現(xiàn)靈活性,把表達(dá)的方式用對(duì)路。函的行文關(guān)系靈活,既可平行行文,也可向上或向下行文,沒(méi)有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。無(wú)論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬機(jī)關(guān)的行文,都要注意行文簡(jiǎn)潔明確,用語(yǔ)把握分寸,語(yǔ)氣平和有禮,不要倚勢(shì)壓人或強(qiáng)人所難,也不必奉迎恭維、曲意客套。函可分為商洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請(qǐng)函、請(qǐng)示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、報(bào)送材料函等,要根據(jù)不同類型,選用專業(yè)對(duì)路的表達(dá)方式,特別是把握好言語(yǔ)分寸。比如催辦函,既要體現(xiàn)平行文雙方相對(duì)平等的風(fēng)格,也要表達(dá)督促催辦的態(tài)度,將兩方面有機(jī)結(jié)合,不能央告乞求,也不能以勢(shì)凌人。此外,一般函比較靈活,可以有文頭版,也可以沒(méi)有文頭版,不編發(fā)文字號(hào),甚至可以不擬標(biāo)題。
要遵從規(guī)定性,把規(guī)范的結(jié)構(gòu)落到位。公函由首部、正文和尾部三部分組成。首部主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān),標(biāo)題格式為“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+主要內(nèi)容(事由)+函”。正文一般由開(kāi)頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語(yǔ)等部分組成。開(kāi)頭寫發(fā)函緣由,說(shuō)明根據(jù)、目的、原因等。主體部分需就有關(guān)事項(xiàng)開(kāi)展商洽、就指定事件提出詢問(wèn)或作出答復(fù)、就有關(guān)事項(xiàng)提請(qǐng)批準(zhǔn),要精準(zhǔn)干練、清晰明了。結(jié)尾部分或提出希望請(qǐng)求,或請(qǐng)對(duì)方協(xié)助解決某一問(wèn)題,或請(qǐng)對(duì)方及時(shí)復(fù)函,或請(qǐng)對(duì)方提出意見(jiàn),或請(qǐng)主管部門批準(zhǔn)等。結(jié)語(yǔ)一般根據(jù)發(fā)(復(fù))函內(nèi)容,使用“特此函詢”“請(qǐng)即復(fù)函”“特此函告”“特此函復(fù)”等固定用語(yǔ)收束全文。落款部分包括署名和成文時(shí)間,署名機(jī)關(guān)單位名稱,寫明成文時(shí)間,并加蓋公章。