文/中國科學(xué)院深圳先進(jìn)技術(shù)研究院 林明香

檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現(xiàn)代化。縱觀國際和國內(nèi)形勢，對文檔一體化的呼聲越來越高。從國際層面看，美國、日本和韓國分別提出了電子文件管理戰(zhàn)略。從國內(nèi)層面看，2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》把“檔案信息化建設(shè)”作為獨(dú)立章節(jié)，強(qiáng)調(diào)各級政府將檔案信息化納入本單位信息化規(guī)劃中，并明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。進(jìn)入“十四五”階段，無紙化辦公、電子文件在線歸檔是大勢所趨，結(jié)合科研院所的現(xiàn)狀，迫切需要加快推進(jìn)文檔一體化管理進(jìn)程。

一、文檔一體化管理的基本內(nèi)涵

文檔一體化是從文件和檔案工作全局出發(fā)，利用一定的方式將相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理融合為一體的過程。文檔一體化包括“文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化”四個方面。實(shí)行文檔一體化需要理順管理體制、完善組織機(jī)構(gòu)，需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需要培養(yǎng)與一體化相適應(yīng)的人才。文檔一體化有利于檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，同時保證歸檔工作便捷和安全，提高信息檢索及行政效率，有利于科學(xué)決策和人、財(cái)、物的合理利用。根據(jù)不同檔案學(xué)者對文檔一體化的不同理解，文檔一體化的理論基礎(chǔ)大致包括生命周期理論、前端控制思想、后保管模式以及全程管理原則。本文著重以文件生命周期理論為基礎(chǔ)進(jìn)行分析。文件生命周期理論分析了文件包括形成文件、流轉(zhuǎn)、辦結(jié)、歸檔、永久保存或銷毀的整個生命過程，分析了文件與檔案的關(guān)系即文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿，文件與檔案是分處于文件生命周期的不同階段的同源一體的事物，二者間具有連續(xù)性和一致性。

二、科研院所文檔管理現(xiàn)狀

（一）文檔分離，效率不高。在實(shí)際工作中，由于文件管理工作與檔案工作可能由不同部門、人員乃至系統(tǒng)承擔(dān)，不可避免地造成文件與檔案管理的分離。文書管理以收文為例，包含簽收、登記、承辦、傳閱、催辦、辦結(jié)六個環(huán)節(jié)，檔案管理包括收集、鑒定、整理、著錄、歸檔和利用六個步驟，其中文書管理的簽收和登記環(huán)節(jié)等同于檔案管理的收集和著錄，這主要是由文書和檔案不同的管理方式所決定的，文書辦理強(qiáng)調(diào)時效性，而檔案管理具有滯后性，一般是次年6月底收集歸檔。由于文書和檔案管理分離，導(dǎo)致如下弊端：一是重復(fù)勞動，耗費(fèi)了大量的時間和精力，導(dǎo)致效率不高；二是線下階段存在大量紙質(zhì)檔案，利用時需不斷翻拍，加快了紙張損壞的速度，縮短了紙質(zhì)檔案壽命；三是文件和檔案管理缺乏有效銜接，易帶來文件丟失或被篡改的風(fēng)險。

（二）電子文件分散管理，形成信息孤島。科研院所電子文件歸檔管理存在三個方面問題：第一，科研活動中將產(chǎn)生大量實(shí)驗(yàn)記錄，尤其是在機(jī)器人領(lǐng)域和大數(shù)據(jù)與智慧城市領(lǐng)域，許多研究內(nèi)容依賴于計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備，而大部分技術(shù)文件和實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)分散存儲在不同計(jì)算機(jī)或終端設(shè)備上，檔案部門很難對海量的科研數(shù)據(jù)進(jìn)行保存；第二，科研院所在線生成的電子文件數(shù)量相對較少，例如在財(cái)務(wù)模塊和采購模塊以電子發(fā)票和審批文件為主，但是80%以上的電子文件需要經(jīng)過在線下掃描后進(jìn)行歸檔入庫；第三，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)分別保存不同階段不同容量大小的電子文件，如何對這些系統(tǒng)文件進(jìn)行整合并開展有效管理，是當(dāng)前文檔一體化的一大難題。

（三）文檔管理缺乏相應(yīng)的細(xì)則和流程。從宏觀層面講，雖然國家發(fā)布了電子文件歸檔與電子郵件歸檔的管理規(guī)范和細(xì)則，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，但是這些管理規(guī)范等較為寬泛，缺乏具體操作指導(dǎo)，同時也缺乏對新載體電子文件管理和利用相關(guān)內(nèi)容的介紹；從微觀層面講，科研院所發(fā)布了本單位相關(guān)規(guī)范，但規(guī)范相對比較寬泛，電子文件的形成過程缺乏規(guī)范性和系統(tǒng)性指導(dǎo)及檢查，較難保障電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性（簡稱“四性”），無法充分發(fā)揮檔案的價值。

（四）文檔工作者思想意識不強(qiáng)，技術(shù)能力不高。文書專員和檔案員習(xí)慣于各自為政的工作模式，對文檔一體化缺乏深刻地理解，不能充分認(rèn)識到文檔一體化的重要性和意義，缺乏使用信息設(shè)備的技能，又安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取，不敢突破原有的文書管理和檔案管理模式。文檔一體化管理要求文書和檔案工作人員掌握一定信息技術(shù)，如熟悉軟件代碼，善于系統(tǒng)維護(hù)和信息加工等。文書專員和檔案員對新技術(shù)不熟悉，且不熟練其他崗位的職責(zé)和內(nèi)容，缺乏復(fù)合型人才所具備的素質(zhì)，導(dǎo)致工作開展難度大，時間和精力投入成本較高。

三、多措并舉，共同推進(jìn)文檔一體化管理

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和部門聯(lián)動，有效推進(jìn)文檔一體化管理進(jìn)程。馮惠玲教授指出，電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)是一種自上而下的設(shè)計(jì)，既是一種戰(zhàn)略設(shè)計(jì)，也是一種全面設(shè)計(jì)。一個單位的文書和檔案工作離不開各單元（部門）的協(xié)調(diào)配合。為有效推進(jìn)文檔一體化，需要做到以下幾點(diǎn)：一是做好頂層設(shè)計(jì)，自上而下建立文檔管理責(zé)任體系；二是科研院所領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視和支持檔案工作，將數(shù)字檔案室作為建設(shè)“科研院所”的重要舉措之一，對檔案工作常抓不懈，充分考慮科研院所信息化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)接口建設(shè)問題；三是加強(qiáng)各單元（部門）間的聯(lián)動，采用科研管理協(xié)同創(chuàng)新方式推進(jìn)文檔管理，明確不同部門的職能和要求及工作方向，同時確立部門之間的協(xié)調(diào)處理機(jī)制，優(yōu)化文檔管理流程。

（二）優(yōu)化檔案系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)從能用到好用的目標(biāo)。第一，優(yōu)化檔案系統(tǒng)本身功能，必要時開發(fā)相應(yīng)的功能。首先，自動捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)功能設(shè)計(jì)，結(jié)合國家、行業(yè)檔案相關(guān)規(guī)定和科研院所歸檔的要求和范圍，業(yè)務(wù)系統(tǒng)對歸檔系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)表，批量捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)入歸檔系統(tǒng)；其次，系統(tǒng)自動字段匹配與合成檔號功能設(shè)計(jì)。根據(jù)歸檔細(xì)則相關(guān)要求，檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)了靈活的選項(xiàng)支持，業(yè)務(wù)系統(tǒng)字段名稱與檔案系統(tǒng)匹配字段自動匹配，并自動合成檔號；再次，移交、指導(dǎo)、接收和電子檔案XML封裝功能設(shè)計(jì)。電子文件在線歸檔流程包括：移交—指導(dǎo)檢查—退回—修改—再移交—指導(dǎo)確認(rèn)—退回—再移交—接收成功，若是每個環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤，則只需移交—指導(dǎo)檢查—接收成功；第二，加強(qiáng)系統(tǒng)間接口建設(shè)以及提升檔案系統(tǒng)安全性能。主要表現(xiàn)在單點(diǎn)登錄、權(quán)限管理以及與其他技術(shù)的高度融合。梳理好各級用戶查詢權(quán)限，精確開放全文檢索下載權(quán)限。在檔案系統(tǒng)中應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)，借助區(qū)塊鏈的不可篡改、去中心化和備份等特性，提高檔案系統(tǒng)的安全可靠性能。

（三）健全規(guī)范化的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，是文檔一體化管理的前提和基礎(chǔ)。文檔管理標(biāo)準(zhǔn)是文檔一體化管理的依據(jù)和基礎(chǔ)，在文檔一體化管理過程中，應(yīng)認(rèn)真梳理文件的歸檔范圍，明確各層級各崗位人員的職責(zé)，深入分析文件與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的異同，結(jié)合科研院所的實(shí)際，制訂有特色的適合科研院所模板的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，科研院所存在大量電子文件，應(yīng)該確立電子文件在線歸檔管理細(xì)則和應(yīng)急預(yù)案，如《科研項(xiàng)目文件歸檔與管理細(xì)則》等，細(xì)則中明確雙套制（紙質(zhì)版和電子版）要求，強(qiáng)調(diào)文檔管理過程與科研項(xiàng)目推進(jìn)過程相一致，加強(qiáng)文檔管理事前介入，事中控制以及事后把關(guān)，為科研院所保存歷史。

（四）加強(qiáng)專兼職檔案員能力和水平，為文檔一體化管理提供人才保障。文檔一體化管理依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，因此應(yīng)當(dāng)通過組織舉辦多層面、多渠道的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、交流研討、宣傳教育等方式，轉(zhuǎn)變專兼職檔案員的文檔管理觀念，提高信息處理能力，提升文檔人員專業(yè)素養(yǎng)和工作能力，不斷提升科研院所專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平。專兼職檔案員應(yīng)當(dāng)按照要求，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本，或者直接做好電子文件的在線歸檔和保存，以有效提升文檔管理的水平和效益。

四、科研院所文檔一體化取得一定成效

近幾年，科研院所以數(shù)字檔案室建設(shè)為著力點(diǎn)，加快檔案信息化步伐。不僅建立了檔案系統(tǒng)，同時打破了信息孤島的現(xiàn)狀，建立了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的無縫對接，積極探索電子文件在線歸檔范圍和歸檔流程，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，讓數(shù)據(jù)多跑路，科研人員少跑腿，節(jié)省相應(yīng)的人財(cái)物成本；第二，加快推進(jìn)系統(tǒng)間接口建設(shè)，初步建成文檔一體化平臺；第三，流程再造，明晰權(quán)責(zé)關(guān)系，提高管理效率；第四，保護(hù)科研院所歷史，有效利用，服務(wù)發(fā)展。

綜上所述，檔案工作作為科研院所的基礎(chǔ)工作，不僅是科研院所的重要?dú)v史記錄，也是促進(jìn)科研院所建設(shè)的助推器。文檔一體化管理是從文書管理和檔案管理的全局出發(fā)，加強(qiáng)文件和檔案在形成、管理、利用三個重要環(huán)節(jié)的一體化管理，推動科研院所檔案信息化建設(shè)水平，提高文書檔案人員的文檔管理素養(yǎng)和水平，為科研院所科研活動提供有力的支撐保障作用。同時，我們也要清醒地認(rèn)識到，文檔一體化管理是一項(xiàng)偉大的工程，需要極大地投入以及在試行過程中不斷調(diào)整和改善。因此，建設(shè)文檔一體化管理體系任重道遠(yuǎn)。