文/西安人才市場有限公司 劉夢潔

檔案以其自身世代相傳的作用與價值，注定成為一項亙古通今的文化事業(yè)；作為人類社會實踐活動最直接的真實記錄，包含具體數(shù)據(jù)、資料，以文字、照片等形式出現(xiàn)在檔案記錄中，這些真實可靠的數(shù)據(jù)、資料作為重要的社會信息資源，具有重要的社會價值。從事檔案工作以來，我?guī)F隊完成了5個項目的人事檔案整理、審核工作，分別為新華保險、陸港集團、北京銀行、金泰恒業(yè)、體育學校。在檔案審核中，我們秉承認真、嚴謹、公平、公正的態(tài)度進行了“三齡兩歷”的審核，從年齡、黨齡開始，逐一核查，務求檔案材料的真實性和可靠性。整理完成的紙質(zhì)檔案，我們裝訂成冊，在檔案室統(tǒng)一保存。但是紙質(zhì)檔案的保存需要特定的環(huán)境和溫度。隨著翻閱次數(shù)的增加，紙張會有一定的破損，影響到檔案內(nèi)容的真實性。因此，將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案是必然趨勢。

一、檔案數(shù)字化轉型是大數(shù)據(jù)時代的必然趨勢

（一）數(shù)字化轉型是檔案更好地服務大局的需要。檔案工作承擔著為黨管檔、為國守史、為民服務的職責。當前，隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的推動實施，加快完善數(shù)字基礎設施，推進數(shù)據(jù)資源整合，加快數(shù)字中國建設進程，相應地需要檔案管理加快數(shù)字化轉型進程。

（二）數(shù)字化轉型是實現(xiàn)檔案更高社會價值的需要。檔案數(shù)字化轉型較之傳統(tǒng)檔案管理體現(xiàn)出更高的社會價值。其一，提高經(jīng)濟效益。檔案數(shù)字化轉型呈現(xiàn)出經(jīng)濟環(huán)保的性質(zhì)，對原檔案文件進行掃描，將紙質(zhì)檔案中的文字、圖片的數(shù)據(jù)以數(shù)字化的形式儲存于計算機信息系統(tǒng)中，節(jié)省了儲存的實體空間，檢索快捷方便，實時同步備份，維護方便安全，極大減少了保管存儲費用、保管占用空間和查閱時間，實現(xiàn)了電子化檔案管理功能。其二，提高辦公效率。數(shù)字化轉型能使檔案資料及時歸檔，方便利用，并借助計算機的網(wǎng)絡化特點便利地為全單位、區(qū)域、甚至更大范圍利用，讓檔案發(fā)揮更大的社會價值，從而創(chuàng)造更多的效益。其三，增強檔案原件的保護。紙質(zhì)檔案存放時間長久，紙張難免會破損、部分印跡模糊不清，會對檔案原件的完整性和真實性產(chǎn)生一定影響。將紙質(zhì)檔案轉變?yōu)閿?shù)字化檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑可以保證原件的真實性和有效性。

（三）數(shù)字化轉型開發(fā)利用檔案資源的需要。檔案工作作為一項守護歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的事業(yè)，需要加大綜合開發(fā)利用的力度。其一，對接和服務政府數(shù)字化轉型。實現(xiàn)網(wǎng)絡平臺上檔案資源的共建共享，可以滿足社會各界對檔案的準確性、時效性、查閱便捷性等服務。其二，滿足便捷為民服務。我國是人口大國，具有檔案數(shù)量大、種類繁多、形式多樣的特點，只有加快檔案數(shù)字化轉型，通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務網(wǎng)進行高效檢索、儲存閱讀電子檔案、提高檔案業(yè)務部門的管理服務水平，為檔案面向社會各界提供更為全面便捷的服務，能更有效地提高檔案的利用率。

二、新形勢下加強檔案數(shù)字化轉型的對策

（一）加強宣傳，營造檔案轉型濃厚氛圍環(huán)境。檔案數(shù)字化轉型是一項涉及面廣的系統(tǒng)性工程，只有營造出社會各界支持檔案數(shù)字化轉型濃厚的氛圍環(huán)境，才能夠更好地動員全社會力量關注檔案數(shù)字化轉型工作。營造有利于檔案數(shù)字化轉型的濃厚氛圍，吸引廣大員工準確認識檔案數(shù)字化轉型的內(nèi)涵，動員全員共同參加，奠定滿足我國人口眾多，檔案數(shù)量大、種類繁多、形式多樣的檔案數(shù)字化轉型的基礎，推動檔案數(shù)字化轉型有條不紊地持續(xù)推進。

（二）重視人才，培養(yǎng)一支復合型高素質(zhì)員工隊伍。推進檔案數(shù)字化轉型需要擁有一支高素質(zhì)檔案人才隊伍，著力提升檔案員工隊伍的整體素質(zhì)，通過完善檔案人才隊伍的機制建設，加大力度培養(yǎng)人才。其一，要站在檔案事業(yè)長遠發(fā)展的高度，把人才培養(yǎng)作為檔案員工隊伍建設的一項重要內(nèi)容。其二，引進人才。要重視引進不同知識結構的能熟練掌握計算機、網(wǎng)絡應用技術的特殊人才，合理配備、熟練使用檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護，利用引進人才的專長經(jīng)驗提高檔案數(shù)字化工作效率，少走彎路。其三，要注重定期對檔案數(shù)字化工作人員進行業(yè)務和軟件應用技能培訓，不斷提高其業(yè)務素養(yǎng)，以更好地勝任所承擔的檔案數(shù)字化工作，促進檔案數(shù)字化轉型有條不紊持續(xù)推進，長遠科學發(fā)展。

（三）完善機制，提升檔案數(shù)字化轉型的科學化水平。檔案數(shù)字化轉型具有長期性、艱巨性和復雜性的特點，且各地各單位情況各不相同，需要統(tǒng)籌部署實施。其一，制訂規(guī)劃，梯次推進。明確檔案數(shù)字化轉型發(fā)展方向和發(fā)展步驟，按照“科學規(guī)劃、集中管理，分步實施、遞層推進，持續(xù)發(fā)展、注重實效”的方針，遵循“規(guī)劃—建設—適應—發(fā)展”的思路，制訂具體計劃和清晰目標。明確目標任務，按照增量檔案誰產(chǎn)生、誰負責的原則，加快檔案數(shù)字化進度。其二，加大資金投入，完善基礎設施。檔案數(shù)字化轉型離不開技術支撐和資金保障，要加大對基礎設施和人力、物力、財力的投入力度，結合數(shù)字城市和大數(shù)據(jù)中心建設，注入必要資金，購置先進的掃描儀、備份磁盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等設施，完善與檔案數(shù)字化建設相匹配的檔案基礎設施建設。其三，健全制度，規(guī)范管理。要結合檔案數(shù)字化轉型工作實際，制訂完善檔案數(shù)字化標準、電子檔案管理、網(wǎng)絡及安全保密等方面的管理規(guī)定，建立和完善相關規(guī)章制度，按照國家標準建設統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，以需求為導向制訂檔案信息資源共享目錄；以服務社會和民生為重點，探索完善區(qū)域內(nèi)檔案信息資源共享工程。其四，資源共享，高效利用。按照《檔案法》《保密法》《政府信息公開條例》的要求，科學設定各級各類檔案公開級別，建立檔案信息資源網(wǎng)上公開標準體系，謀劃檔案數(shù)字化遠程利用方式和系統(tǒng)，推動檔案信息網(wǎng)絡互連互通，打造檔案信息網(wǎng)絡共享平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的及時利用與共享。

（四）堅守底線，奠定檔案數(shù)字化轉型的安全基礎。安全保密是檔案工作的底線，對于檔案數(shù)字化來說尤為重要。其一，強化保密教育。要加強對檔案數(shù)字化工作人員的安全保密教育，重點從檔案數(shù)字化的重要性、常見的失泄密情形、保密管理要求等方面開展教育，確保檔案安全，堅決避免各類安全保密事故的發(fā)生。其二，強化安全監(jiān)管。一方面，加強硬件設備的安全管理，對存儲涉密數(shù)字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離、數(shù)據(jù)備份、保密等級劃分措施，做好周期性維護；另一方面，對參與檔案數(shù)字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，審查相關人員涉密背景，對承擔檔案數(shù)字化工作的人員具體安排要嚴格記錄在案，相關數(shù)字化資料的查閱、復制、打印等操作要有記錄，做到“有據(jù)可查”，確保監(jiān)管的可追蹤性。檔案數(shù)字化加工過程應當嚴格控制檔案實體及數(shù)字化加工成果的知悉范圍，不得擅自復制、留存。將保密工作和日常業(yè)務工作相結合。其三，強化檔案原件安全。檔案數(shù)字化工作中要做好交接手續(xù)，嚴格清點相關文件資料，確保不丟件、不錯件。涉密或需要嚴格控制知悉范圍的檔案數(shù)字化加工，原則上應當在委托方提供的場所進行，其他非涉密檔案數(shù)字化加工，可在自有場所進行。

三、檔案數(shù)字化加工具體的操作流程

（一）檔案整理。檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進行黏貼、分類整理，包括對檔案進行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時批次處理。如果發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應進行相應處理；如果文件存在破損，應先進行技術修復并做好標注；對于文件破損嚴重不能修復掃描的應做好區(qū)分標注。

（二）著錄標引（文書檔案與人事檔案著錄順序不同）。將整理后的檔案，按照國家標準《檔案著錄規(guī)則》結合甲方檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內(nèi)目錄的原始數(shù)據(jù)、主題標引、分類標引錄入軟件數(shù)據(jù)庫里。

（三）檔案掃描。檔案掃描是紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字轉化的關鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描，對實際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。在數(shù)字化過程中對檔案進行拆卷掃描，每一步都要注意對檔案原件的保護，防止人為造成檔案原件的污染、破損、斷裂甚至失竊等無法挽回的損失。

（四）圖像檢查和處理。掃描完成后，應采用自動化處理和人工處理相結合的方式，逐張檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與檔案原件是否一致，有無漏掃、重張等情況，圖像有無黑邊、折角以及圖像偏斜度、清晰度、失真度等，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時及時進行調(diào)整改正，確保圖像順序正確、質(zhì)量完美。

（五）全文OCR識別。掃描處理完成后，需將數(shù)字圖像利用專業(yè)的識別軟件進行全文OCR（OCR 把圖片識別成文字）如果用戶對識別成功率有嚴格要求，還需另外進行人工校對，校對結束后將版式還原及轉換成雙層PDF文件格式，雙層PDF可以編輯文字內(nèi)容，可實現(xiàn)無障礙的全文檢索。

（六）數(shù)據(jù)掛接。借助系統(tǒng)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)與對應的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進行匹配掛接，并逐條對掛接結果進行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應的準確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的準確關聯(lián)。

四、結語

本文圍繞檔案數(shù)字換轉進行探討，提出相應的思路，以適應新形勢下檔案管理工作發(fā)展的需要，對推動檔案數(shù)字化轉型工作可持續(xù)發(fā)展具有參考意義。