張江濤(高級(jí)會(huì)計(jì)師) 李立本 (中國人民大學(xué)財(cái)務(wù)處 北京 100872)
在高等院校中加強(qiáng)并完善內(nèi)部控制建設(shè),是推動(dòng)高等院校內(nèi)涵式發(fā)展的核心措施。2012年《財(cái)政部關(guān)于印發(fā)〈行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)〉的通知》 (財(cái)會(huì)[2012]21號(hào))和2015年《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》(財(cái)會(huì)[2015]24號(hào))的頒布,對(duì)進(jìn)一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平,規(guī)范內(nèi)部控制,加強(qiáng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)具有重大意義。2016年教育部制定了《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南(試行)》,對(duì)高等院校內(nèi)部控制工作提出了具體的要求。2017年,財(cái)政部又出臺(tái)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度(試行)》(財(cái)會(huì)[2017]1號(hào))。一系列內(nèi)部控制制度的頒布實(shí)施,極大地促進(jìn)了高等院校內(nèi)部控制建設(shè)工作,但從實(shí)際情況看,受各方面因素影響,內(nèi)部控制建設(shè)中存在著內(nèi)部控制意識(shí)薄弱、管理水平不高,風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)缺失,行政成本偏高,復(fù)合型、國際化高端會(huì)計(jì)人才相對(duì)缺乏等問題,急需通過先進(jìn)的信息技術(shù)提高內(nèi)部控制管理水平和管理效率。
當(dāng)前,隨著云計(jì)算、移動(dòng)存儲(chǔ)等技術(shù)被廣泛應(yīng)用,“大數(shù)據(jù)”超強(qiáng)的多類型數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能和快速的數(shù)據(jù)分析能力,為高校進(jìn)一步深入做好內(nèi)部控制工作提供了更有力契機(jī)。十三五規(guī)劃綱要明確指出,應(yīng)將大數(shù)據(jù)作為一項(xiàng)基本的戰(zhàn)略資源,全方位促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展,在高效共享信息資源的同時(shí)提高信息的利用效果。2016年教育部要求各大高等院校應(yīng)在建設(shè)過程中充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)等技術(shù)的優(yōu)勢,積極改革管理平臺(tái)。其中,涉及高等院校內(nèi)部控制建設(shè)的管理平臺(tái),是涵蓋高等院校每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)的業(yè)務(wù)平臺(tái),因此高等院校的大數(shù)據(jù)應(yīng)用場景,必然與云計(jì)算等眾多領(lǐng)域產(chǎn)生關(guān)聯(lián)關(guān)系,與關(guān)聯(lián)規(guī)則等數(shù)據(jù)分析技術(shù)產(chǎn)生相互聯(lián)系,這是有待我們深入挖掘數(shù)據(jù)信息資產(chǎn)的“富礦”,更是我們提高高等院校治理能力的重要途徑和手段。因此,如何充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢,提升高等院校內(nèi)部管理水平,充分利用高等院校龐大的信息資產(chǎn),進(jìn)一步優(yōu)化工作流程,探討不同的大數(shù)據(jù)工具對(duì)高等院校內(nèi)部控制建設(shè)的影響,利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢來提升高等院校內(nèi)部管理水平,這也成為我們了解、熟悉、掌握大數(shù)據(jù)思維、技術(shù)等方面知識(shí),并運(yùn)用于內(nèi)部控制建設(shè)工作的關(guān)鍵。
內(nèi)控對(duì)于組織的發(fā)展非常重要,不過由于我國高等院校內(nèi)控制度建設(shè)工作起步較晚,現(xiàn)階段并未形成完善成熟的內(nèi)控體系。從已搜集涉及高等院校內(nèi)部控制理論研究的文獻(xiàn)資料來看,2012年之后各界學(xué)者對(duì)行政事業(yè)、高等院校內(nèi)部控制的研究開始逐漸增多,研究成果總體來說還比較單一,研究深度不夠。我國高等院校在內(nèi)部控制實(shí)際推進(jìn)過程中,不同程度存在著內(nèi)部控制意識(shí)薄弱、管理水平不高、風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)缺失,工作中復(fù)合型、國際化高端會(huì)計(jì)人才相對(duì)缺乏等問題,仍然處于完善基礎(chǔ)體系的階段。與此同時(shí),在大數(shù)據(jù)的使用水平方面,也處于偏低水平。內(nèi)部控制信息化建設(shè)還存在需要進(jìn)行基礎(chǔ)整合或建設(shè)的情況,這對(duì)通過利用大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的優(yōu)勢,改善高等院校的內(nèi)部控制環(huán)境提出了更高的要求,也為內(nèi)部控制建設(shè)提供了新思路和新方法。
從推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)的現(xiàn)實(shí)情況看,職責(zé)不清、管理效率低下、行政成本偏高等現(xiàn)象仍然存在。在內(nèi)部控制信息化建設(shè)過程中,“各掃門前雪”的思想造成高等院校內(nèi)部各部門之間、各系統(tǒng)之間存在壁壘,功能無法兼容,很大程度上存在“信息孤島”現(xiàn)象。大數(shù)據(jù)時(shí)代,傳統(tǒng)的內(nèi)部控制思路、方法已不能適應(yīng)現(xiàn)代內(nèi)部控制建設(shè)和發(fā)展需要,不能滿足新時(shí)代提高高等院校治理能力的需要,不能與高校管理者對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的多種要求保持同步,與數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)分析,以及通過大數(shù)據(jù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)監(jiān)控發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生了脫節(jié)。
對(duì)大數(shù)據(jù)分析的解讀,能夠?yàn)樘岣吒叩仍盒5墓芾硭教峁┏渥恪⒂行У男畔?。但?duì)大數(shù)據(jù)的解讀、對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)手段的熟悉和掌握水平低,成為阻礙財(cái)務(wù)人員深入了解的第一道關(guān)口。關(guān)于大數(shù)據(jù),一種觀點(diǎn)為資產(chǎn)說,認(rèn)為大數(shù)據(jù)是一種需要通過更新處理方式才能提升決策力、對(duì)發(fā)展以及變化趨勢的洞察力、流程的改善能力,進(jìn)而與龐雜、快速增長的信息需求保持同步的資產(chǎn);另一種是數(shù)據(jù)集合說,大數(shù)據(jù)屬于一種數(shù)據(jù)集合,其可以在存儲(chǔ)信息、管理信息等方面發(fā)揮極為重要的作用,具備高效共享信息、規(guī)模極為龐大、數(shù)據(jù)類型較為多元化、價(jià)值密度較小四大特點(diǎn)。而財(cái)務(wù)人員對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,是必須跨過的第二道關(guān)口。一名優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員應(yīng)熟悉SQLserver、FOXbase等數(shù)據(jù)庫語言,以及一些JAVA等開發(fā)技術(shù)手段等,但對(duì)大數(shù)據(jù)涉及技術(shù),仍需要長期沉淀才能充分了解并運(yùn)用。
一般高等院校在建設(shè)內(nèi)部控制體系時(shí),會(huì)遵從技術(shù)人員的建議,采用以鍵值為基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ),在數(shù)據(jù)采集過程中,為了更加快速、便捷地存儲(chǔ)數(shù)據(jù),將每條檢測數(shù)據(jù)分為元數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)內(nèi)容兩部分存儲(chǔ)。元數(shù)據(jù)包括該條檢測數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)信息,如數(shù)據(jù)類型、時(shí)間、操作人、數(shù)據(jù)權(quán)限等,在存儲(chǔ)此類數(shù)據(jù)時(shí)一般采用的是關(guān)系型的數(shù)據(jù)庫,常見的包括Mysql,SQLServer等,進(jìn)而形成了高等院校在信息化建設(shè)過程中自然而然面臨的問題,即數(shù)據(jù)來源多、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)形式不一致、開發(fā)水平參差不齊的“多源異構(gòu)”的問題。這也成為高等院校推動(dòng)內(nèi)部控制建設(shè)過程中需要解決的不二選擇:是選擇推倒原有系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè),還是通過API技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)對(duì)接。推倒原系統(tǒng)進(jìn)行重新建設(shè),就面臨著新投入、新思路、新方案的問題,需要經(jīng)過開發(fā)使用漫長的工作過程,所以多數(shù)高校使用API技術(shù)進(jìn)行解決,但這也面臨與多部門、多節(jié)點(diǎn)、多開發(fā)單位的相互溝通的情況。因此,在高等院校內(nèi)部控制的建設(shè)中必須關(guān)注解決“多源異構(gòu)”的問題的影響。
以大數(shù)據(jù)思維為方向,為高等院校管理層提供精準(zhǔn)、高效的信息資源,提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),防范腐敗現(xiàn)象發(fā)生,這是引入大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)的核心優(yōu)勢。
依托大數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、整合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并進(jìn)行深度的分析和利用,及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在的漏洞。運(yùn)用大數(shù)據(jù)的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能,最大限度地減少人工收集數(shù)據(jù)的工作。利用大數(shù)據(jù)的多樣性,分門別類地有效劃分內(nèi)部控制的各項(xiàng)內(nèi)容。按照大數(shù)據(jù)的核心特點(diǎn)與技術(shù),通過使用獨(dú)特的軟件來進(jìn)行信息處理,及時(shí)處理獲取的各類數(shù)據(jù),并進(jìn)行研究、傳遞等,能夠?yàn)樨?cái)務(wù)工作者獲取數(shù)據(jù)中有價(jià)值的信息提供有效的支持,加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力,在信息層面上為管理人員高效地進(jìn)行決策提供有力支持。
大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用能夠改善數(shù)據(jù)的分類方式,方便對(duì)數(shù)據(jù)規(guī)律進(jìn)行歸納總結(jié),財(cái)務(wù)部門通過進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的分析,可以給管理者提供高等院校經(jīng)營過程的實(shí)時(shí)狀況,將財(cái)務(wù)部門從簡單會(huì)計(jì)核算向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型,并為高等院校層面進(jìn)行有效的管理和服務(wù)提供決策支持。對(duì)于投融資活動(dòng)等,大數(shù)據(jù)能為高等院校提供更加準(zhǔn)確、全方位的數(shù)據(jù)支持,有利于總結(jié)經(jīng)驗(yàn),掌握高等院校內(nèi)部數(shù)據(jù)流的運(yùn)行規(guī)律,通過大數(shù)據(jù)技術(shù)助力高等院校構(gòu)建內(nèi)部控制,設(shè)置審核關(guān)鍵節(jié)點(diǎn),完善內(nèi)部控制建設(shè)關(guān)注重點(diǎn),提高監(jiān)管的工作效率和效果。
運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以進(jìn)行高等院校財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的規(guī)范化建設(shè),對(duì)財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)以及債務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等高等院校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)行高效的防范、管理、控制,便于財(cái)務(wù)人員能夠及時(shí)有效地識(shí)別、分析并找出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的方案。大數(shù)據(jù)技術(shù)有助于提高高等院校的風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制水平,對(duì)高等院校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督、控制,及時(shí)預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)事件,進(jìn)而在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生以前或風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的過程中,更加高效地控制風(fēng)險(xiǎn),為內(nèi)部控制制度的高效執(zhí)行保駕護(hù)航。通過對(duì)龐大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選和分析,發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制存在的漏洞,以便于設(shè)置審核要求,提高風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估水平和能力。
高校在運(yùn)行的過程中會(huì)形成大量不同類型的數(shù)據(jù),部分?jǐn)?shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)也產(chǎn)生了明顯的變化,很難通過二維表的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。高等院校存在著大量非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù),如音頻、圖片、文本以及文檔等,此類數(shù)據(jù)都非常重要,且增長速度較快。有關(guān)資料表明,高等院校結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的占比分別為20%與80%左右。充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的整合與包容性方面的優(yōu)勢,通過對(duì)數(shù)據(jù)的挖掘和利用,將會(huì)帶來巨大的數(shù)據(jù)資產(chǎn)價(jià)值。在我們?nèi)粘?磥砦⒉蛔愕赖囊粭l信息可能不具有明顯的價(jià)值,但由單個(gè)信息構(gòu)成海量信息后,經(jīng)過人工有意的分析提取,將對(duì)高等院校的內(nèi)部控制建設(shè)發(fā)揮巨大的作用。
首先,大數(shù)據(jù)的使用能為高等院校不同層次的信息共同分享起到一定的促進(jìn)作用,使多個(gè)部門、不同環(huán)節(jié)之間變得更加協(xié)調(diào)。通過將IT的使用融入高等院校管理活動(dòng)的所有環(huán)節(jié),進(jìn)一步改善高等院校內(nèi)部組織的設(shè)置狀況,明確崗位職責(zé)的邊界,加強(qiáng)相互監(jiān)督,形成相互制衡的組織架構(gòu),按照內(nèi)部控制建設(shè)的目標(biāo),破除縱向、橫向的壁壘,掃清相互協(xié)作上的障礙。其次,結(jié)合高等院校已有業(yè)務(wù)流程,通過大數(shù)據(jù)推動(dòng),增強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制環(huán)境關(guān)鍵環(huán)節(jié)的有效性控制。如果通過整合大數(shù)據(jù),在已有的工作基礎(chǔ)上,將工作人員的主觀因素,逐步向數(shù)據(jù)化、可視化的方向推進(jìn),那么高等院校就可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù),用量化的手段進(jìn)行有效的內(nèi)部監(jiān)督,從而進(jìn)一步優(yōu)化高等院校內(nèi)部控制環(huán)境。
高等院校內(nèi)部控制的核心工作在于對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)價(jià),及時(shí)辨別經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)行系統(tǒng)研究,采用科學(xué)的方式明確風(fēng)險(xiǎn)的控制對(duì)策,這些工作具有重大意義,可以為高等院校制定發(fā)展戰(zhàn)略提供重要的參考。特別是高等院校在履行決策程序時(shí),有效的內(nèi)部控制能夠?qū)Α叭匾淮蟆睕Q策及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,這將在科學(xué)研究導(dǎo)向等方面改善高等院校的風(fēng)險(xiǎn)控制情況,避免出現(xiàn)決策不合規(guī)、不合法的情況,也能提高決策效率。同時(shí),對(duì)于源自高等院校業(yè)務(wù)運(yùn)行等方面的大數(shù)據(jù)分析,對(duì)于提升風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的精準(zhǔn)度,能起到良好的促進(jìn)作用。因此,高等院校應(yīng)在內(nèi)部和外部風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)的整個(gè)過程中普及應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù),基于該項(xiàng)技術(shù)的引用,使高等院校更好地甄別風(fēng)險(xiǎn),為高等院校對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行強(qiáng)化管理提供有力支持,促進(jìn)高等院校更好地控制風(fēng)險(xiǎn)。
內(nèi)部控制制度按照業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn),對(duì)高等院校業(yè)務(wù)管理的完整過程進(jìn)行控制,而信息化技術(shù)等的使用使得控制活動(dòng)的內(nèi)容變得更加多樣化。(1)在高等院校內(nèi)部控制的過程中引入大數(shù)據(jù)能夠顯著提升高等院校內(nèi)控的智能化水平。當(dāng)前,高等院校早已普及使用了自動(dòng)化管理技術(shù),這項(xiàng)技術(shù)以IT、各類管理軟件為基礎(chǔ),應(yīng)用于食堂就餐、車輛管控等場景中。在智能化的高等院校內(nèi)部控制模式下,將能顯著減小控制活動(dòng)的出錯(cuò)率,因而有利于提升高等院校內(nèi)部控制的質(zhì)量。(2)采取巧妙的方式融合內(nèi)部控制與大數(shù)據(jù),能夠提高高等院校內(nèi)部控制工作的靈活性??刂苹顒?dòng)的目標(biāo)在于減小風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)而促進(jìn)高等院校的發(fā)展。因此,與內(nèi)部控制活動(dòng)相關(guān)的各種機(jī)制、方案應(yīng)規(guī)避陷入教條主義的誤區(qū)。在控制活動(dòng)全面數(shù)據(jù)化的形勢下,高等院??蓪?duì)控制方案、成效等多種大數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行研究、實(shí)驗(yàn),盡早發(fā)現(xiàn)問題并加以改善,進(jìn)而提升管理效果。例如,通過對(duì)不同的科學(xué)研究經(jīng)費(fèi)來源分析,可以形成不同的管理措施等。(3)大數(shù)據(jù)分析是一種核心的控制活動(dòng),能夠建立趨勢分析體系。該體系能夠讓我們?cè)诳偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,對(duì)監(jiān)督管理工作進(jìn)行合理優(yōu)化,降低工作成本,提高工作效率。完善的大數(shù)據(jù)監(jiān)督體系,更是能夠提升高等院校在運(yùn)行管理上的公開性,促進(jìn)控制主體更好地發(fā)現(xiàn)內(nèi)部存在的各種風(fēng)險(xiǎn)以及潛在問題,進(jìn)而改善內(nèi)部控制效果。
高等院校實(shí)施內(nèi)部控制的核心在于信息與交流,具體包含了高等院校的目標(biāo)以及發(fā)展戰(zhàn)略信息、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)判等。這些信息的傳輸與交流構(gòu)成了預(yù)測、監(jiān)控的內(nèi)部控制循環(huán)。從發(fā)展來看,高等院校運(yùn)行階段的信息與交流經(jīng)歷了由報(bào)表等資料到信息化平臺(tái)的變化,在這一過程中,內(nèi)部控制的信息數(shù)量、傳輸與研究得到了大幅提升。在大數(shù)據(jù)時(shí)代,高等院校在信息與溝通方面有了新的變化,管理人員、教師、學(xué)生、員工等能夠?qū)崟r(shí)了解業(yè)務(wù)流程,獲取他們想要的信息,方便、快捷、及時(shí)地進(jìn)行交流,進(jìn)而提升信息的可靠性、時(shí)效性。例如,隨著高等院校信息化的發(fā)展,各個(gè)部門之間、學(xué)院之間、系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)在不斷增多,因而對(duì)業(yè)務(wù)統(tǒng)籌、互相聯(lián)通、共同分享與交換等方面對(duì)IT系統(tǒng)建設(shè)提出了各種要求,針對(duì)這些需求,高等院??蓜?chuàng)建相應(yīng)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換與共同分享。作為一個(gè)數(shù)據(jù)交換平臺(tái),該平臺(tái)將開發(fā)、分配、監(jiān)督控制等有機(jī)結(jié)合起來,涉及到了數(shù)據(jù)交換的完整生命周期。平臺(tái)能夠快速地完成數(shù)據(jù)互換、共同分享任務(wù),同時(shí)對(duì)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速運(yùn)行管理,適用于各類錯(cuò)綜復(fù)雜的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境,適用于不同類型的大型應(yīng)用場景,特別是在需要橫跨多個(gè)部門與層級(jí)、橫跨不同地域進(jìn)行數(shù)據(jù)交流與共同分享應(yīng)用的場景下,該平臺(tái)也能滿足相應(yīng)的業(yè)務(wù)需求。
高等院校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制控與大數(shù)據(jù)融合的意義與重要性,同時(shí)結(jié)合新技術(shù)積極進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作轉(zhuǎn)型,緊緊把握大數(shù)據(jù)時(shí)代為財(cái)務(wù)管理工作創(chuàng)造的有利發(fā)展契機(jī),搭建高等院校內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái),運(yùn)用好大數(shù)據(jù)處理技術(shù),培養(yǎng)已有的財(cái)務(wù)管理人員,吸引具備數(shù)據(jù)分析能力的復(fù)合型財(cái)務(wù)人才,不斷推動(dòng)財(cái)務(wù)管理模式的創(chuàng)新,改善財(cái)務(wù)管理流程,提升財(cái)務(wù)管理水平,為高等院校進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)“雙一流”建設(shè)目標(biāo)保駕護(hù)航。