文/余小慧

目前，關(guān)于高職院校行政管理類公文寫(xiě)作的教育和實(shí)踐的研究，事實(shí)上尚未進(jìn)入真正的研究階段，還有深入探討的空間。雖然關(guān)于公文寫(xiě)作的文獻(xiàn)較多，但是專門(mén)針對(duì)高校開(kāi)展行政管理類公文寫(xiě)作的教育、研究和實(shí)踐不多。大部分高校的行政管理類公文寫(xiě)作教育，僅停留于教的層面。高校公文寫(xiě)作教師未必有從事公文寫(xiě)作的教育經(jīng)驗(yàn)，乃至豐富的行政經(jīng)驗(yàn)，教育過(guò)程中只是依書(shū)直說(shuō)，并不能把工作過(guò)程中真正有用的、有趣的東西教給學(xué)生。而另一方面，大量的高校行政人員在踏入工作崗位前并未受過(guò)嚴(yán)格、專業(yè)的公文寫(xiě)作訓(xùn)練，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)寫(xiě)作上的不規(guī)范和缺陷，嚴(yán)重者導(dǎo)致呈報(bào)文件出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤。

有鑒于此，為貫徹落實(shí)教育部《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》等文件精神，進(jìn)一步推動(dòng)高校行政類公文寫(xiě)作規(guī)范性，積極探索和不斷推動(dòng)教育教學(xué)改革，筆者將在下文中分享本人從事高校行政管理和公文寫(xiě)作教育的經(jīng)驗(yàn)。

一、高職院校行政管理類公文寫(xiě)作教育探索

公文寫(xiě)作教育的本質(zhì)并非僅僅是教會(huì)學(xué)生如何寫(xiě)公文，公文寫(xiě)作教育的本質(zhì)應(yīng)該是教學(xué)生如何思考，在接受上級(jí)布置的任務(wù)后應(yīng)該如何完成任務(wù)。過(guò)去的行政管理類公文寫(xiě)作教育往往僅僅停留于如何將公文寫(xiě)作課本上的知識(shí)傳授給學(xué)生，將固有的不同文種的寫(xiě)作套路教授學(xué)生，比如寫(xiě)通知、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)查報(bào)告等各種文種的套路。過(guò)去采取這樣的教育方式是因?yàn)榇蟛糠謱W(xué)生的知識(shí)不如高校教師的知識(shí)豐富，獲取知識(shí)的來(lái)源和手段有限，但時(shí)代發(fā)展至今天，學(xué)生們隨時(shí)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)百度等各種搜索引擎搜索得到自己希望獲取的知識(shí)，不需要教師教授如何寫(xiě)作，直接復(fù)制、黏貼互聯(lián)網(wǎng)的寫(xiě)作模板是一件非常容易的事情。但是，這并不能幫助學(xué)生適應(yīng)紛繁復(fù)雜的社會(huì)，許多學(xué)生學(xué)習(xí)了公文寫(xiě)作以后并不真正明白公文應(yīng)該如何寫(xiě)，公務(wù)應(yīng)該如何處理。因此，作為高校行政工作者，同時(shí)又是教師的我們應(yīng)該做到“育人先育心，教人先教理”。

1.用行政工作中的例子教育學(xué)生

（1）通知的寫(xiě)作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要發(fā)通知，尤其是學(xué)校辦公室、教務(wù)處、人事處、學(xué)生處等處室經(jīng)常需要發(fā)緊急通知。通知一旦耽誤，后果是會(huì)影響全校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的大事，因此要通過(guò)教授通知的寫(xiě)作讓學(xué)生明白通知的時(shí)效性特點(diǎn)，一刻也不能拖延。寫(xiě)作通知前先要搞清楚寫(xiě)通知的目的，通知的對(duì)象和通知發(fā)出后的效果。我們經(jīng)常會(huì)在通知中出現(xiàn)時(shí)間錯(cuò)誤、地點(diǎn)錯(cuò)誤的尷尬情況，往往在通知發(fā)出被別人發(fā)現(xiàn)后，我們還要進(jìn)行多次反復(fù)修改。通知在反復(fù)修改后造成的不良和不利影響是我們可以和學(xué)生講解的反面例子，我們可以與學(xué)生開(kāi)誠(chéng)布公，坦言工作中出現(xiàn)的種種失誤，讓學(xué)生感受到通知雖然是最簡(jiǎn)單，使用頻率最高，應(yīng)用范圍最廣泛的文種，但是通知確實(shí)是最需要學(xué)生用嚴(yán)謹(jǐn)和專注面對(duì)的文種。

（2）請(qǐng)示的寫(xiě)作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要向上級(jí)遞交請(qǐng)示。請(qǐng)示的作用無(wú)外乎請(qǐng)示上級(jí)是否批準(zhǔn)某個(gè)教育事項(xiàng)，是否能資助資金，是否允許增加編制或聘用人員，是否能建設(shè)某個(gè)項(xiàng)目。但是寫(xiě)請(qǐng)示的關(guān)鍵不在于寫(xiě)請(qǐng)示，而在于與上級(jí)有效溝通，務(wù)必要讓學(xué)生明白，在未來(lái)的工作中，要請(qǐng)示任何事，都必須與上級(jí)有深入的溝通，某個(gè)項(xiàng)目能否做，某項(xiàng)資金能否申請(qǐng)，某些人員能否聘用都需要與上級(jí)教育行政部門(mén)電話溝通甚至面談，應(yīng)在行文前請(qǐng)示，否則自己的請(qǐng)示就算寫(xiě)得再好再感人，領(lǐng)導(dǎo)不批準(zhǔn)，也是白白浪費(fèi)功夫。

（3）函的寫(xiě)作。高校行政管理工作中，經(jīng)常需要和校內(nèi)其他部門(mén)和其他高校相互溝通，或與校內(nèi)其他部門(mén)相互協(xié)作完成校內(nèi)某項(xiàng)大型活動(dòng)，或商量前往其他高校調(diào)研、考察或?qū)W習(xí)事宜。要使行政工作達(dá)到目的，完成工作任務(wù)，關(guān)鍵不僅在于溝通，更在于與人協(xié)作，請(qǐng)求幫助的誠(chéng)懇態(tài)度。這種態(tài)度不僅體現(xiàn)于行文寫(xiě)作中，更體現(xiàn)于與其他部門(mén)和其他高校交流的過(guò)程中，因此要讓學(xué)生明白，把函寫(xiě)好，寫(xiě)作水平不是關(guān)鍵，誠(chéng)懇才是。

2.用行政工作中的例子感動(dòng)學(xué)生

（1）計(jì)劃的寫(xiě)作。高校行政管理工作中，經(jīng)常要完成諸如學(xué)校十四五發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃、師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃等各式各類規(guī)劃。規(guī)劃的寫(xiě)作任務(wù)通常非常考驗(yàn)負(fù)責(zé)執(zhí)筆的行政人員，首先執(zhí)筆者需要對(duì)學(xué)校有全面的了解，對(duì)學(xué)校的辦學(xué)理念、發(fā)展思路要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，規(guī)劃、計(jì)劃要有可操作性，既能催人奮進(jìn)，又能保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。計(jì)劃或規(guī)劃初稿擬定后，還要面向全校教師征求意見(jiàn)，根據(jù)全體教師的意見(jiàn)和校領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行反復(fù)多次的修改。教師可以通過(guò)向?qū)W生講授計(jì)劃或規(guī)劃的寫(xiě)作過(guò)程，讓學(xué)生明白，要完成一個(gè)計(jì)劃或規(guī)劃首先需要熟悉學(xué)?，F(xiàn)狀，不斷學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)文件精神，更要廣納諫言，反復(fù)修改，才能完成好計(jì)劃或規(guī)劃的寫(xiě)作。

（2）報(bào)告、總結(jié)的寫(xiě)作。高校行政管理工作中，經(jīng)常要遞交各種報(bào)告、總結(jié)，比如高校教育質(zhì)量年度報(bào)告、就業(yè)質(zhì)量報(bào)告、創(chuàng)新強(qiáng)校工程實(shí)施報(bào)告、人才培養(yǎng)質(zhì)量分析報(bào)告、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)報(bào)告、師資隊(duì)伍建設(shè)報(bào)告等，比如在某項(xiàng)大型活動(dòng)結(jié)束后完成該項(xiàng)活動(dòng)的總結(jié)等。

大型報(bào)告的寫(xiě)作過(guò)程以及大型活動(dòng)的舉辦過(guò)程往往需要綜合運(yùn)用好幾種文種類型，比如在接到任務(wù)后需立即擬定通知明確工作任務(wù)分工，擬定階段完成計(jì)劃落實(shí)工作進(jìn)度，擬定請(qǐng)示解決需要上級(jí)協(xié)助解決的問(wèn)題，擬定函協(xié)調(diào)幫助部門(mén)與部門(mén)之間的溝通。在各部門(mén)完成部門(mén)總結(jié)后，還要進(jìn)行材料的檢查，材料的補(bǔ)充搜集和材料的整合。寫(xiě)作是非常需要安靜的，教師在日間嘈雜的行政辦公環(huán)境中無(wú)法完成工作，只能在夜間通宵加班完成，這似乎是所有負(fù)責(zé)文字工作的高校行政管理人員的工作常態(tài)。

通過(guò)教師本人的行政經(jīng)驗(yàn)和工作經(jīng)歷的講述，會(huì)讓學(xué)生理解從事行政管理工作的種種難處，寫(xiě)作過(guò)程的種種難處，學(xué)生經(jīng)常會(huì)被教師所講述的經(jīng)歷和故事打動(dòng)，對(duì)自己所學(xué)的專業(yè)有更深切的感受和更深刻的認(rèn)識(shí)。曾有學(xué)生反饋：“如果看著自己寫(xiě)的文章會(huì)如老師一樣，有像看著自己孩子的感覺(jué)，我想便算是成功了吧！”如果教師的公文寫(xiě)作教育能讓學(xué)生產(chǎn)生這樣的想法，我認(rèn)為也應(yīng)該是成功的。

二、高職院校行政管理類公文寫(xiě)作實(shí)踐探索

從事高校行政管理工作的行政人員與其他機(jī)關(guān)單位相比，也有著較多的特殊性。他們?cè)S多是兼職行政人員，或者是外聘合同制人員。前者由于專業(yè)特點(diǎn)，并不擅長(zhǎng)行政管理，只是由于學(xué)校管理需要，才負(fù)責(zé)上述職務(wù)；后者由于是外聘員工，福利待遇往往不高，流動(dòng)性較大，崗位工作變動(dòng)過(guò)于頻繁，影響行政管理工作效率和公文的寫(xiě)作質(zhì)量。

1.提高勞動(dòng)報(bào)酬，加強(qiáng)工作責(zé)任意識(shí)

因此，對(duì)于兼職行政人員，希望上級(jí)能制定更多的規(guī)范政策和激勵(lì)機(jī)制，保證其對(duì)于參與學(xué)校行政工作的積極性。對(duì)于外聘合同制人員，希望國(guó)家、教育部和各省教育廳能出臺(tái)更多的資金資助政策和幫扶政策，幫助上述外聘合同制員工提高勞動(dòng)報(bào)酬和福利待遇，讓上述合同制人員無(wú)后顧之憂，才能安心工作、放心工作。此外，作為高校的行政管理人員自身也需要不斷學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)黨和國(guó)家的各級(jí)各類文件精神，尤其是要加強(qiáng)工作的責(zé)任意識(shí)，認(rèn)真校對(duì)，反復(fù)檢查，對(duì)自己撰寫(xiě)和上報(bào)的公文或各類文件切實(shí)負(fù)起自己的責(zé)任。

2.組織定期管理能力培訓(xùn)和公文寫(xiě)作培訓(xùn)

對(duì)于上述兩類高校行政管理人員，學(xué)校必須組織定期培訓(xùn)。（1）組織管理能力培訓(xùn)。邀請(qǐng)相關(guān)專家，或通過(guò)網(wǎng)絡(luò)繼續(xù)教育方式，對(duì)上述人員開(kāi)展管理能力培訓(xùn)，讓上述人員明確高校行政管理辦事流程，積極協(xié)調(diào)部門(mén)與部門(mén)之間的關(guān)系，靈活處理各項(xiàng)行政事務(wù)，善于解決突發(fā)性的各類問(wèn)題。（2）公文寫(xiě)作能力培訓(xùn)?？善刚?qǐng)本校公文寫(xiě)作教師對(duì)上述人員開(kāi)展公文寫(xiě)作能力培訓(xùn)。讓上述人員熟悉不同種類公文，如通知、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、調(diào)查報(bào)告等各種常用公文文種的寫(xiě)作特點(diǎn)、寫(xiě)作套路和常用語(yǔ)言。讓上述人員熟悉公文的字體、格式、行距、排版要求，規(guī)范公文的版面。

3.組織行政管理類專業(yè)學(xué)生到學(xué)校各部門(mén)進(jìn)行志愿服務(wù)、勤工助學(xué)或?qū)嵙?xí)

對(duì)學(xué)習(xí)行政管理類專業(yè)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，能到學(xué)校各部門(mén)進(jìn)行志愿服務(wù)、勤工助學(xué)或?qū)嵙?xí)是最便捷，也是最有效的提高自己行政管理專業(yè)水平的方式。到學(xué)校各部門(mén)服務(wù)，不僅能減輕相關(guān)行政管理部門(mén)的工作負(fù)擔(dān)，彌補(bǔ)人員不足的缺陷，還能有效鍛煉學(xué)生，在真實(shí)的工作環(huán)境中學(xué)習(xí)各種行政管理技能和公文寫(xiě)作技巧。這是學(xué)生們非常樂(lè)于參與的，但由于學(xué)校各部門(mén)工作崗位有限，如果是通過(guò)應(yīng)聘，無(wú)法滿足全體行政管理類專業(yè)學(xué)生的需求，這就需要負(fù)責(zé)公文寫(xiě)作的老師、所屬系部與各部門(mén)協(xié)調(diào)，定期安排流動(dòng)崗位或固定工作時(shí)間段，滿足全體學(xué)生的需要，增加未來(lái)就業(yè)的砝碼。

結(jié)語(yǔ)

我們通過(guò)開(kāi)展高職院校行政管理公文寫(xiě)作教育與實(shí)踐研究，一方面希望能幫助各大高職院校行政管理類專業(yè)學(xué)生提高行政管理公文寫(xiě)作水平，另一方面希望幫助各大高職院校行政管理人員提高寫(xiě)作水平，為各位高職同行提供參考。