文/國際關(guān)系學院 沈希安 姚竹

2012年，中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《工作條例》）規(guī)定：公文處理工作應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。這16字原則是黨政機關(guān)開展公文處理工作的總原則、總要求，是衡量公文處理工作成效和質(zhì)量高低的標準和依據(jù)。高校在公文處理工作中要結(jié)合自身特點落實好16字原則要求，提升工作效率和質(zhì)量。

一、16字原則是對原有公文處理原則的繼承和發(fā)展

《工作條例》是在1996年《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》和2000年《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的基礎(chǔ)上，為適應經(jīng)濟社會發(fā)展和實際工作需要進一步修改完善而制定的，是黨政機關(guān)首次實現(xiàn)公文處理工作規(guī)范標準的統(tǒng)一。原有的公文處理原則是黨政機關(guān)根據(jù)各自的公文處理工作特點和要求提出的16字原則，是為適應新的工作需要，深刻把握公文處理工作的內(nèi)在規(guī)律，在繼承的基礎(chǔ)上，對原有原則進行綜合、提煉、發(fā)展，內(nèi)容更全面、邏輯更清晰、內(nèi)涵更深刻、語言更簡潔，既凝聚著公文處理工作的優(yōu)良傳統(tǒng)，也體現(xiàn)著新時代公文處理工作的本質(zhì)特性和作風要求。16字原則是一個有機的整體，貫穿于公文處理工作的全過程。

二、16字原則是一個相互銜接的統(tǒng)一體

（一）實事求是是開展好公文處理工作的基本要求。實事求是出自東漢班固《漢書》：“河間獻王…，休學好古，實事求是?！泵珴蓶|同志用其對馬克思辯證唯物主義和歷史唯物主義世界觀和方法論進行高度概括，成為中國共產(chǎn)黨長期堅持的思想路線。習近平總書記強調(diào)：“堅持實事求是，就要深入實際了解事務的本來面貌……我們要自覺堅定實事求是的信念、增強實事求是的本領(lǐng)，時時處處把實事求是牢記于心、付諸于行?！痹诠奶幚砉ぷ髦袌猿謱嵤虑笫?，是由黨政機關(guān)公文的屬性決定的。黨政機關(guān)公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務的工具，因此，公文的擬制、辦理和管理等一系列活動必須從工作實際情況出發(fā)，容不得弄虛作假，否則，不僅不利于工作的開展和推進，甚至會帶來嚴重的不良后果。

公文處理每個環(huán)節(jié)都要堅持實事求是，重點在發(fā)文環(huán)節(jié)。首先，要從實際工作需要出發(fā)，從是否切實有利于推動工作開展的角度出發(fā)，決定是否需要發(fā)文。其次，對于確有必要發(fā)文的，公文擬制和審核簽發(fā)也要秉持“不唯書、不唯上、只唯實”的態(tài)度和理念進行起草、審簽。無論是對上請示報告，對下通知部署工作，還是對同級單位商洽工作函告情況，都應以事實為基礎(chǔ)，實事求是地分析和研究，做到不隱瞞、不虛報、不瞎指揮、不誤導。發(fā)文能否體現(xiàn)實事求是的精神，不僅是衡量公文質(zhì)量高低的重要標志，同時也能反映出公文制發(fā)機關(guān)的思想政策水平和工作作風。公文擬制要做到實事求是，關(guān)鍵要做好調(diào)查研究，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，只有從實際出發(fā)，深入調(diào)查研究，做到底數(shù)清、情況明，才能擬制出水平高、效果實的公文，才能更有利于推動工作的開展，順利實現(xiàn)預期目標。

（二）準確規(guī)范是開展好公文處理工作的根本屬性。公文是具有特定效力和規(guī)范體式的文書，從其定義可見，體式規(guī)范是公文的根本屬性?！冬F(xiàn)代漢語詞典》對“體式”解釋為：一是文字的式樣，二是體裁?？梢?，公文是迥異于一般文學作品的一種具有規(guī)范式樣的文體，其表現(xiàn)形式是相對固定的。

南朝劉勰在《文心雕龍》中指出，“詔策”具有“其出如紼，不反若汗”的特點。詔策是古代公文的一個種類，在一定程度上具備現(xiàn)代公文的某些特性。這個比喻非常形象地指出了公文準確規(guī)范的重要性：一旦發(fā)出就像汗水一樣不能收回。因此，準確規(guī)范是對公文處理全過程、全要素的要求。首先是文種的使用，《工作條例》列出15種文種，每個文種都有自己的適用對象和適用范圍，應嚴格按照規(guī)定使用，不能混用錯用。在文種的錯誤使用上各種情況表現(xiàn)不一，較常見的是請示和報告混用以及函的錯用。請示和報告都屬于上行文，但適用范圍和使用時間節(jié)點不同。請示適用于向上級機關(guān)請求指示、批準；報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。要在工作開展前請示，而在工作結(jié)束后進行報告。上級機關(guān)批示情況也不一樣，對待請示事項，無論是否同意，上級機關(guān)都應有明確意見；而對于有些報告就有可能沒有明確批示意見，所以不能在報告中夾帶請示事項。但在實際工作中，往往出現(xiàn)請示報告混用，或者在報告中夾帶請示事項的錯誤現(xiàn)象。函是一種平行文體，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項，應用廣泛。但實際工作中，函的使用范圍變小了，發(fā)文機關(guān)有些工作需要對方批準或?qū)徟杏X使用函不足以表達敬意，怕行文效果不理想，往往就會出現(xiàn)用請示代替函的錯誤現(xiàn)象。其次是公文要素使用和格式標識。公文的每一項要素都有固定的使用要求和標識規(guī)范，應該有的要素不能缺失，每項要素的位置、字體、字號都必須合乎規(guī)定，不能任意設置。再次是公文用語。公文中的句式和語言不同于一般文學作品，一般多使用陳述句和祈使句，不用或少用疑問句和感嘆句；語言要客觀準確、表述規(guī)范。此外，公文的審核簽發(fā)、收發(fā)文辦理和整理歸檔等環(huán)節(jié)也應該按照規(guī)范的程序和要求進行操作，程序規(guī)范是避免失誤出現(xiàn)的最好手段。

（三）精簡高效是開展好公文處理工作的核心要義。公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、履行職能、處理公務的重要工具，要打造精簡高效的政務生態(tài)環(huán)境，展示黨政機關(guān)的優(yōu)良作風，必須精簡高效做好公文處理工作。首先，要在精簡上做文章。一要精簡公文數(shù)量。堅持確有必要才發(fā)文，對于沒有實質(zhì)內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的公文一律不發(fā)。二是控制公文篇幅。公文要開門見山談問題、直奔主題說工作，避免穿靴戴帽、官話套話，不能以字數(shù)多少衡量發(fā)文機關(guān)水平高低、不能以篇幅長短判斷工作重要與否。在充分表達發(fā)文機關(guān)意圖的前提下，公文篇幅力爭做到能減不增、能短不長，提倡寫短文、辦實事。三是簡化流程。公文處理的全過程應該有清晰完整的工作流程，要做到完整不繁瑣、簡便無遺漏，以提升公文處理工作的效率。其次，要在高效上下功夫。一是要養(yǎng)成良好的工作習慣。公文處理工作人員都應該強化時效觀念，對待當前需要處理的公文不等待、不拖延，特別是對于有明確辦理時限要求的緊急公文，更要在第一時間處理。二是要加強協(xié)調(diào)溝通。對于涉及面廣、情況復雜的事項，或者需要請示上級、協(xié)調(diào)其他部門處理的工作，應當先與對方充分溝通，爭取理解支持，達成一致意見后再行公文，確保工作暢通，效率提升，避免出現(xiàn)“公文來回轉(zhuǎn)、事情沒人辦”的問題。三是要充分運用新科技新技術(shù)。當前，現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對辦公自動化工作產(chǎn)生了巨大而深遠的影響，在嚴格做到安全保密的前提下，應該加強信息化技術(shù)手段在公文處理工作中的推廣應用，實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓人員少走路”，用新科技新技術(shù)促進公文處理工作效率的提升。

（四）安全保密是開展好公文處理工作的切實保障?！吨芤住分姓f：“君不密則失臣，臣不密則失身，幾事不密則害成。是以君子縝密而不出也?！表n非子在《說難》中也強調(diào)：“事以密成，語以泄敗?！睗h代孔光有“口不言溫室樹”的故事，成為古代公職人員嚴守職業(yè)機密的典范。毛澤東同志強調(diào)：“保守機密、慎之又慎”。《中華人民共和國保密法》明確規(guī)定：一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務。公文有時候會涉及國家秘密和工作秘密，要全程做好安全保密工作，不能隨意擴大知悉范圍，以免給工作帶來不利影響。

要想做好安全保密，一是強化安全保密責任意識。要充分認識到當前安全保密工作的嚴峻性和復雜性，明確認識安全保密工作的重要意義，堅定理想信念，提高責任意識，始終做到不懈怠、不放松。二是要完善安全保密規(guī)章制度建設。在遵循執(zhí)行黨和國家保密法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，進一步完善健全本單位、本部門安全保密規(guī)章制度和業(yè)務流程，確保有規(guī)可依、有規(guī)必依。三是提升安全保密工作能力。要通過加大安全保密工作宣傳、開展安全保密知識和業(yè)務培訓等方式，不斷提升公文處理人員的安全保密工作能力。四是強化監(jiān)督檢查。要做到日常檢查與重點檢查相結(jié)合、綜合檢查與專項檢查相結(jié)合，加強對公文處理工作中的重點領(lǐng)域、重點人群、重點場所的檢查力度，消除安全隱患，筑牢安全保密防線。同時，要正確處理好安全保密與信息公開的關(guān)系，只有保守真秘密，才能實現(xiàn)真保密。

三、高校公文處理工作落實16字原則的建議

高等院校不同于一般的黨政機關(guān)，主要承擔人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、文化傳承創(chuàng)新的職能和任務，在公文處理工作中要結(jié)合自身特點和工作實際落實好16字原則及具體要求。

（一）完善制度建設，規(guī)范處理流程?！豆ぷ鳁l例》出臺后，教育部和各地教育主管部門都據(jù)此制定了本機關(guān)和本工作領(lǐng)域公文處理工作制度，高校也要以此為依據(jù)，修訂完善本校原有公文處理工作的規(guī)章制度，特別是對其中的一些新規(guī)定、新要求要及時修訂和明確。同時要以新修訂的規(guī)章制度為基礎(chǔ)，結(jié)合工作實際，進一步梳理規(guī)范工作流程，做到“公文處理有制度依據(jù)、具體操作有流程規(guī)范”，用科學的制度和程序來確保提升本校公文處理工作的效率和質(zhì)量。

（二）加強知識培訓，提升工作能力。高校的中心任務是人才培養(yǎng)和教學科研，部分高校的教學院系和科研部門，沒有相對固定和專業(yè)的人員從事公文處理工作，往往由新入職同志、臨近退休的老同志或負責其他工作的同志兼任。從某種程度上來講，部分高校，特別是一些規(guī)模較小的高校在公文處理隊伍建設方面還有一些不足，對公文處理工作的重視度不夠，工作人員專業(yè)開展公文處理工作的能力還有待于進一步提升。要充分利用新入職教師培訓、中層領(lǐng)導干部培訓、文秘隊伍專題培訓等機會，采用多種形式和途徑加強開展公文知識培訓，提升高校專兼職公文處理工作隊伍的能力和水平，做到“在思想上重視，在業(yè)務上熟悉”，為高?？茖W履職、規(guī)范履職、高效履職發(fā)揮促進作用。

（三）開展公文教學，加強公文研究。相關(guān)高校，特別是開設公文寫作、秘書寫作等通識課、專業(yè)課的高校應充分發(fā)揮自身在師資和教學科研方面的優(yōu)勢，結(jié)合黨政機關(guān)公文處理工作的新規(guī)定和新要求，積極開展公文處理教學工作，優(yōu)化課程設計，創(chuàng)新教學方法，夯實復合型人才培養(yǎng)基礎(chǔ)，為社會培養(yǎng)一批具備高水平、專業(yè)化公文處理工作能力的高素質(zhì)人才。同時，要加強對公文處理工作的理論研究和應用研究，實現(xiàn)“教學促進科研、科研反哺教學”的良性互動，深化公文處理研究成果的轉(zhuǎn)化運用，提升本校公文處理工作水平，并在服務社會方面發(fā)揮輻射、帶動作用。