王曄弘

（廣東雙林生物制藥有限公司，廣東 湛江 524000）

一、前言

2014年10月，財(cái)政部發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，提出建立面向管理會(huì)計(jì)的信息系統(tǒng)，以信息化手段為支撐，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)活動(dòng)的有機(jī)融合，推動(dòng)管理會(huì)計(jì)功能的有效發(fā)揮。不論企業(yè)的規(guī)模大小，都避免不了費(fèi)用的支出，而隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的費(fèi)用管控模式往往已經(jīng)無(wú)法滿足企業(yè)的管理需求。在數(shù)字化經(jīng)濟(jì)背景下，費(fèi)用管控系統(tǒng)作為費(fèi)用管理的信息化載體，成為企業(yè)發(fā)展到一定階段后信息化建設(shè)的必然組成部分，因此，對(duì)企業(yè)費(fèi)用管控系統(tǒng)進(jìn)行研究具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

二、A集團(tuán)費(fèi)用管控中存在的主要問(wèn)題

A集團(tuán)成立于1995年，是一家研發(fā)、生產(chǎn)和銷售為一體的高新技術(shù)生物制品企業(yè)。A集團(tuán)下設(shè)11家業(yè)務(wù)內(nèi)容與模式相同的子公司，在引入費(fèi)用管控系統(tǒng)前，集團(tuán)總部費(fèi)用報(bào)賬是通過(guò)OA系統(tǒng)審批，財(cái)務(wù)人員根據(jù)OA流程內(nèi)容審核原始單據(jù)，子公司費(fèi)用報(bào)賬則需填寫紙質(zhì)報(bào)賬單，附上原始單據(jù)，并提交相關(guān)人員審批。上述兩種模式在費(fèi)用管控方面都存在諸多問(wèn)題。

（一）集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)化程度低

首先，集團(tuán)費(fèi)用制度及標(biāo)準(zhǔn)不完全統(tǒng)一。以差旅制度為例，在報(bào)銷住宿費(fèi)時(shí)，集團(tuán)要求報(bào)銷人提供支付憑證或酒店水單，子公司則無(wú)相應(yīng)要求；集團(tuán)有明確的住宿及交通工具標(biāo)準(zhǔn)，子公司則無(wú)明確標(biāo)準(zhǔn)。

其次，集團(tuán)費(fèi)用核算標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，同時(shí)費(fèi)用核算顆粒度較粗。集團(tuán)于2018年統(tǒng)一了會(huì)計(jì)科目設(shè)置，但由于各子公司財(cái)務(wù)人員自身的專業(yè)能力以及核算習(xí)慣不同，在每月的子公司憑證審核過(guò)程中，仍發(fā)現(xiàn)費(fèi)用核算口徑不一致的情況。

費(fèi)用管理在制度、標(biāo)準(zhǔn)及核算上的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，使得費(fèi)用橫向可比性較差，費(fèi)用數(shù)據(jù)的可分析性較弱。

（二）財(cái)務(wù)工作效率低下

費(fèi)用核算與審核上會(huì)出現(xiàn)人工工時(shí)浪費(fèi)情況。財(cái)務(wù)人員需手動(dòng)核對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（如差旅補(bǔ)助、住宿標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、招待標(biāo)準(zhǔn)等），手動(dòng)核對(duì)發(fā)票的真實(shí)性，通過(guò)手工登記電子發(fā)票臺(tái)賬的方式進(jìn)行查重核對(duì)，并根據(jù)單據(jù)審核結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)賬務(wù)處理，最后完成付款，整體財(cái)務(wù)工作效率低下。根據(jù)目前的單據(jù)量情況，總部需要1名財(cái)務(wù)人員專職做費(fèi)用審核的工作。同時(shí)由于各個(gè)子公司地理位置間隔較遠(yuǎn)，在原有模式下，每個(gè)子公司都需要保留一位會(huì)計(jì)人員，處理相應(yīng)的費(fèi)用審核及核算工作。此外，由于發(fā)票單據(jù)量較大，財(cái)務(wù)人員無(wú)法對(duì)每張發(fā)票驗(yàn)真，因此也存在一定的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（三）員工報(bào)賬體驗(yàn)較差

員工報(bào)賬整體的體驗(yàn)感較差，過(guò)程花費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)。一方面，通過(guò)線下紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行審批，如果遇到審批人出差的情況，則審批時(shí)間會(huì)延長(zhǎng)很多。另一方面，報(bào)賬人單據(jù)填寫的規(guī)范性較差或者對(duì)相關(guān)制度的了解程度不高，單據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況較多，導(dǎo)致修改頻繁，也延長(zhǎng)了單據(jù)報(bào)銷的時(shí)間。同時(shí)，由于制度的執(zhí)行沒(méi)有系統(tǒng)的約束，完全靠人工審核，導(dǎo)致制度標(biāo)準(zhǔn)落地程度受人為干預(yù)程度高，費(fèi)用審批透明度低。

（四）缺乏預(yù)算管控能力

首先，集團(tuán)內(nèi)部的費(fèi)用管控與預(yù)算執(zhí)行情況集中在事后分析，無(wú)法在事前進(jìn)行管理控制。因此，當(dāng)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出超過(guò)預(yù)算時(shí)，已經(jīng)形成事實(shí)，錯(cuò)過(guò)了補(bǔ)救的機(jī)會(huì)，使得費(fèi)用支出情況成為企業(yè)利潤(rùn)達(dá)成的一個(gè)不可控的因素。其次，由于費(fèi)用根據(jù)報(bào)賬人入賬歸集，無(wú)成本中心概念，因此無(wú)法真實(shí)有效地體現(xiàn)各部門各業(yè)務(wù)線對(duì)公司資源的實(shí)際占用情況。最后，財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)較多的時(shí)間手工統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬或者從會(huì)計(jì)報(bào)表出發(fā)編制管理報(bào)表，無(wú)法較快地生成用于企業(yè)內(nèi)部管理及經(jīng)營(yíng)分析的管理報(bào)表。

（五）電子檔案管理缺失

會(huì)計(jì)檔案是公司重要的檔案之一，并且檔案量大，保管時(shí)間長(zhǎng)。伴隨電子檔案的發(fā)展以及國(guó)家對(duì)于會(huì)計(jì)電子檔案管理的大力推進(jìn)，原有的管理方法無(wú)法滿足當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理的要求。一方面，在電子檔案缺失的情況下，存在稅務(wù)或其他監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，沒(méi)有紙質(zhì)檔案的索引工具或者沒(méi)有電子版文件的留存，在查找或查閱原始資料時(shí)都耗時(shí)耗力，效率低下。

三、費(fèi)用管控系統(tǒng)在A集團(tuán)的應(yīng)用

（一）費(fèi)用管控系統(tǒng)的目標(biāo)管控范圍

從組織架構(gòu)上，費(fèi)用管控系統(tǒng)的實(shí)施范圍涵蓋了集團(tuán)內(nèi)部的所有分子公司。

從業(yè)務(wù)內(nèi)容上，費(fèi)用管控系統(tǒng)的目標(biāo)管控范圍涵蓋了除人工薪酬（由人力資源系統(tǒng)管控）、銷售推廣費(fèi)（由銷售系統(tǒng)管控）及長(zhǎng)期資產(chǎn)折舊攤銷（由金蝶資產(chǎn)模塊管控）以外的所有期間費(fèi)用，包括了辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)及其他日常費(fèi)用等。

（二）費(fèi)用管控系統(tǒng)的主要功能模塊

費(fèi)用管控系統(tǒng)，由門戶層和應(yīng)用層組成，其中應(yīng)用層包含差旅管理、預(yù)算管理、發(fā)票管理、費(fèi)用報(bào)賬、電子檔案等功能模塊，其主要功能及其建設(shè)目標(biāo)如下：

1.差旅管理

差旅管理模塊實(shí)現(xiàn)差旅全流程管理，從出差前的出差申請(qǐng)到差旅預(yù)訂和差旅消費(fèi)記錄，到最后完整的差旅報(bào)銷和賬務(wù)處理。首先，按照集團(tuán)的管理要求，將差旅報(bào)表需關(guān)聯(lián)出差申請(qǐng)單作為系統(tǒng)強(qiáng)制控制，規(guī)避了人為干預(yù)因素，有利于企業(yè)管理要求的有效執(zhí)行。其次，將企業(yè)的差旅管控標(biāo)準(zhǔn)寫入系統(tǒng)內(nèi)，在員工進(jìn)行出差申請(qǐng)?zhí)顚戭A(yù)算時(shí)給予提示，幫助員工了解差旅標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在差旅報(bào)銷時(shí)對(duì)于費(fèi)用是否超標(biāo)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)判斷，減少財(cái)務(wù)工作量及人為影響。最后，差旅管理模塊中嵌入了商旅平臺(tái)，員工在完成出差申請(qǐng)后可以通過(guò)商旅平臺(tái)在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)預(yù)訂差旅的交通及住宿，并直接由企業(yè)支付，減少員工的墊資。

本文基于實(shí)踐，從構(gòu)建課程體系、準(zhǔn)確定位課程、豐富研修資源、轉(zhuǎn)變研修形式四個(gè)方面，梳理了“研修一體”背景下，區(qū)域教師職后教育課程的創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)。之所以稱其為創(chuàng)新，是因?yàn)樵谟伞敖萄小焙汀芭嘤?xùn)”向“研修一體”轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，必須突破舊的思維定勢(shì)和常規(guī)戒律，而創(chuàng)新的本質(zhì)就是突破。這種突破的立足點(diǎn)是教師的專業(yè)成長(zhǎng)，這種突破的載體是課程，這種突破的意義是探尋教師職后教育的專業(yè)化。

2.預(yù)算管理

預(yù)算管理模塊的業(yè)務(wù)場(chǎng)景主要是預(yù)算的填報(bào)、調(diào)整和管控三大類。

公司在每年年末進(jìn)行下一年度預(yù)算編制，財(cái)務(wù)部將最終版的費(fèi)用預(yù)算錄入系統(tǒng)，并由各部門確認(rèn)，完成年度預(yù)算的填報(bào)工作。

在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，可以由各部門發(fā)起對(duì)預(yù)算的調(diào)整。調(diào)整分為調(diào)增預(yù)算總額、調(diào)減預(yù)算總額以及月度或項(xiàng)目間的再分配。一般來(lái)說(shuō)，如若不增加年度預(yù)算總額，由部門發(fā)起后經(jīng)財(cái)務(wù)部審核確認(rèn)后即可完成系統(tǒng)內(nèi)預(yù)算的修改。如果需要調(diào)增年度預(yù)算總額，則需觸發(fā)年度預(yù)算修改的相應(yīng)流程，在完成管理流程審批后，方可在系統(tǒng)內(nèi)完成修改。

在每一筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，系統(tǒng)需進(jìn)行預(yù)算管控。對(duì)于有事前申請(qǐng)的業(yè)務(wù)，在申請(qǐng)審批流程完成時(shí)，即按照申請(qǐng)中的預(yù)算金額凍結(jié)該部門的預(yù)算；對(duì)于沒(méi)有事前申請(qǐng)的業(yè)務(wù)，則是在提交報(bào)賬單時(shí)凍結(jié)預(yù)算。在報(bào)銷完成后，完成預(yù)算的占用。在申請(qǐng)或者報(bào)銷過(guò)程中遇到部門預(yù)算不足的情況時(shí)，如果是強(qiáng)管控的項(xiàng)目（如差旅、業(yè)務(wù)招待、辦公費(fèi)等五項(xiàng)支出類），則無(wú)法完成申請(qǐng)或者報(bào)銷，需等到下個(gè)月新的預(yù)算重新釋放出來(lái)，或者申請(qǐng)調(diào)整預(yù)算；如果是弱管控的項(xiàng)目（不可預(yù)計(jì)的費(fèi)用），則在審批過(guò)程中給予審批人相應(yīng)的提示，并按公司管理要求觸發(fā)較長(zhǎng)的審批流程。每個(gè)月沒(méi)有使用完的預(yù)算則滾動(dòng)累計(jì)至下個(gè)月的預(yù)算中。

3.費(fèi)用報(bào)賬

費(fèi)用報(bào)賬分為對(duì)公支付的費(fèi)用以及員工報(bào)銷的費(fèi)用兩大類。

費(fèi)用管控系統(tǒng)中對(duì)公支付的費(fèi)用，一般為服務(wù)類費(fèi)用，或者不涉及出入庫(kù)的零星采購(gòu)，例如，物業(yè)管理費(fèi)、咨詢服務(wù)費(fèi)、物流運(yùn)輸費(fèi)、燃料動(dòng)力費(fèi)等。對(duì)公付款費(fèi)用的特殊管控點(diǎn)在于發(fā)票和付款對(duì)應(yīng)情況的管理。實(shí)務(wù)中，經(jīng)常會(huì)遇到發(fā)票與付款不匹配的情況，例如，前期已支付預(yù)付款，后期收到發(fā)票時(shí)，按發(fā)票金額發(fā)起了付款申請(qǐng)，導(dǎo)致重復(fù)付款的情況。費(fèi)用管控系統(tǒng)可以將上述情況做好管理，并提供臺(tái)賬給予相應(yīng)部門。

此外，費(fèi)用報(bào)賬的表單中，需要申請(qǐng)人填寫成本中心，同時(shí)預(yù)留歸集項(xiàng)目的字段，幫助費(fèi)用入賬時(shí)按照成本中心及項(xiàng)目歸集，實(shí)現(xiàn)按照實(shí)際資源使用方而非報(bào)賬人歸集費(fèi)用，有利于更好地體現(xiàn)各部門對(duì)公司資源的使用情況。

4.發(fā)票管理及電子檔案管理

發(fā)票管理包括發(fā)票采集、識(shí)別、驗(yàn)真、校驗(yàn)、發(fā)票報(bào)賬關(guān)聯(lián)、發(fā)票影響調(diào)閱等。在移動(dòng)端或電腦端完成發(fā)票采集后，通過(guò)發(fā)票驗(yàn)真和檢驗(yàn)后進(jìn)入“票夾”中，根據(jù)情況顯示發(fā)票報(bào)銷狀態(tài)，方便員工進(jìn)行個(gè)人的發(fā)票管理。報(bào)賬表單創(chuàng)建時(shí)，可以選擇相關(guān)發(fā)票，根據(jù)發(fā)票信息自動(dòng)填充報(bào)賬單費(fèi)用，同時(shí)系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，便于后續(xù)審批和歸檔的調(diào)閱。

電子檔案管理是指憑證在系統(tǒng)生成后，通過(guò)同步憑證，生成檔案索引號(hào)，并能夠聯(lián)查由報(bào)賬單推送到系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證，同時(shí)聯(lián)查報(bào)賬單單據(jù)信息、發(fā)票及附件信息。

（三）費(fèi)用管控系統(tǒng)的應(yīng)用效果

伴隨集團(tuán)的信息化戰(zhàn)略目標(biāo)，費(fèi)用管控系統(tǒng)的上線實(shí)施，有效完成了業(yè)務(wù)賦能使命和財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型訴求。

1.實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)賦能與轉(zhuǎn)型

費(fèi)用管控系統(tǒng)使得整體費(fèi)用處理效率提升，減少人工的發(fā)票檢驗(yàn)和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)審核操作，提高員工的自主性及費(fèi)用報(bào)銷的透明度。同時(shí)，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成管理口徑的報(bào)表，減少人工出具報(bào)表時(shí)間，提升支持決策分析的力度。此外，業(yè)財(cái)全流程打通后，自動(dòng)生成相關(guān)憑證，為財(cái)務(wù)人員減少賬務(wù)處理時(shí)間。依托于信息化的建設(shè)，財(cái)務(wù)人員職能角色，從單據(jù)處理向分析決策進(jìn)行了轉(zhuǎn)型。

2.內(nèi)控管理質(zhì)量得到有效提升

一方面，費(fèi)用管控系統(tǒng)協(xié)助預(yù)算管理體系建立，包括預(yù)算的編制規(guī)范、預(yù)算的執(zhí)行管控和管理報(bào)表的編制等事前、事中和事后的管理。另一方面，費(fèi)用管控系統(tǒng)幫助企業(yè)內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)和流程的進(jìn)一步規(guī)范和落地。此外，費(fèi)用管控系統(tǒng)也幫助企業(yè)完善了電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理規(guī)范，降低了企業(yè)的稅務(wù)和檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型初見(jiàn)成效

費(fèi)用處理從傳統(tǒng)模式向集中化共享模式轉(zhuǎn)型，依靠費(fèi)用管控系統(tǒng)，子公司賬務(wù)可以全部在集團(tuán)集中核算，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)資源的集約共享，并以此為基石，為全面財(cái)務(wù)共享做好鋪墊和準(zhǔn)備，實(shí)現(xiàn)更為高效的業(yè)、財(cái)、稅一體化模式。

四、費(fèi)用管控系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中的優(yōu)化建議

（一）明確系統(tǒng)管控范圍及選型

企業(yè)在信息化的建設(shè)初期，需要明確每個(gè)系統(tǒng)的管控范圍，理清各系統(tǒng)的邊界，避免出現(xiàn)重復(fù)或遺漏的情況，造成與其他系統(tǒng)的矛盾。

同時(shí)，費(fèi)用管控系統(tǒng)的選型也是系統(tǒng)建設(shè)初期應(yīng)該考慮的問(wèn)題。目前市場(chǎng)上有較多的基于Saas云的報(bào)銷管理軟件，其商旅管理功能較為強(qiáng)大，可以較好地滿足企業(yè)差旅的預(yù)訂與報(bào)銷需求，但是有些對(duì)于其他費(fèi)用的管理能力較弱。企業(yè)應(yīng)從系統(tǒng)管控范圍及實(shí)際功能需求出發(fā)，選擇適合企業(yè)自身的方案。

（二）提前梳理及優(yōu)化業(yè)務(wù)管理制度和流程

系統(tǒng)是制度和流程落地的載體，系統(tǒng)在搭建的過(guò)程中，需要清晰的業(yè)務(wù)邏輯作為建設(shè)的依據(jù)。如果業(yè)務(wù)邏輯過(guò)于復(fù)雜，則會(huì)增加系統(tǒng)建設(shè)的難度和工作量。費(fèi)用管控系統(tǒng)是企業(yè)全體人員都需要使用的系統(tǒng)，應(yīng)該使得規(guī)則簡(jiǎn)單，操作方便，從而減少系統(tǒng)落地推廣的難度。

同樣，系統(tǒng)對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)和預(yù)算已經(jīng)有一定的管控能力，則業(yè)務(wù)的審批流程也可以根據(jù)新的系統(tǒng)模式進(jìn)行調(diào)整。費(fèi)用審批流程是效率和風(fēng)險(xiǎn)的綜合平衡結(jié)果，例如，可以考慮在一定范圍內(nèi)將預(yù)算內(nèi)、標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)的審批權(quán)限適當(dāng)下放，縮短審批鏈條；對(duì)于超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目加強(qiáng)審核。

五、平衡預(yù)算管控的剛性和彈性

預(yù)算管理是數(shù)字化時(shí)代下企業(yè)管理的核心工具之一，但預(yù)算管控并不意味著剛性管理模式，不是所有預(yù)算外的事項(xiàng)都不允許發(fā)生，特別是在系統(tǒng)剛上線的階段，過(guò)于剛性的控制會(huì)造成適得其反的效果，從而增大系統(tǒng)上線失敗的概率。因此，一方面，需要留有預(yù)算調(diào)整的機(jī)制，當(dāng)外部環(huán)境、企業(yè)戰(zhàn)略或者其他方面確實(shí)變化時(shí)，則確需要對(duì)預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整；另一方面，對(duì)于費(fèi)用要根據(jù)不同的性質(zhì)和不同的情況區(qū)別對(duì)待，例如，對(duì)于訴訟費(fèi)等不可控的費(fèi)用采取事中提醒和事后分析的管理方式，對(duì)于交際應(yīng)酬費(fèi)則可采用嚴(yán)控預(yù)算的管理模式。同時(shí)，預(yù)算的管控可以在系統(tǒng)剛上線時(shí)給予較多的彈性，讓大家逐步接受預(yù)算管理的理念和要求。當(dāng)員工逐步適應(yīng)后，可以提高管控的剛性，來(lái)達(dá)到理想的管理力度。

六、實(shí)施落地后進(jìn)行逐步完善

企業(yè)數(shù)字化變革是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，費(fèi)用管控系統(tǒng)由于涉及的面比較廣，其特殊的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和流程也比較多，很難在系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)候窮盡解決。因此，企業(yè)以及系統(tǒng)的實(shí)施部門、使用部門對(duì)系統(tǒng)都要有包容的態(tài)度。在系統(tǒng)上線后，對(duì)于使用者的反饋和疑問(wèn)都要做好記錄工作，同時(shí)與系統(tǒng)供應(yīng)商一同逐步解決。系統(tǒng)的完善往往需要一個(gè)過(guò)程，不能抱有操之過(guò)急的心態(tài)。

七、結(jié)語(yǔ)

在數(shù)字經(jīng)濟(jì)背景下，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是企業(yè)戰(zhàn)略布局中不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。費(fèi)用管控系統(tǒng)的建立，可以提升費(fèi)用管理的標(biāo)準(zhǔn)化和透明度，從根源上減少不合規(guī)費(fèi)用的情況，同時(shí)可以提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。企業(yè)可以通過(guò)費(fèi)用管控系統(tǒng)的建設(shè)，進(jìn)一步梳理和規(guī)范企業(yè)管理流程，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控建設(shè)。財(cái)務(wù)人員可以借助信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)由操作角色向?qū)I(yè)化、模塊化管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)。