段禎

關鍵詞：高校教學秘書;工作職責;策略;高校管理

高校教學秘書是高校管理組織的基層管理者，是師生與高校領導層的溝通橋梁， 他們對于師生來說并不陌生。但是由于教學秘書崗位的工作內(nèi)容繁雜且瑣碎，很多師生并不了解教學秘書的工作全貌，同時有些教學秘書在履行職責過程中也并非全然細致、嚴謹，因此產(chǎn)生了一些問題。為提升高校管理工作質(zhì)量，完成課程建設、質(zhì)量監(jiān)控、教學改革、科研項目、教師考核等工作，科學合理地協(xié)調(diào)各部門，高校必須高度重視提高教學秘書工作的質(zhì)量和效率。在此，筆者結合多年工作經(jīng)驗及高校實際情況，對高校教學秘書工作進行深度思考，并提出幾點建議，希望能夠?qū)Ω咝９芾砉ぷ髌鸬浇梃b和支持作用。

一、高校教學秘書的工作內(nèi)容

1.傳達上級指令與反饋師生意見

高校教學秘書的主要職責是傳達上級指令，做好單位內(nèi)其他成員的意見反饋。高校教學秘書直屬于院長和業(yè)務副院長，是二者的工作助手，行政上由院長領導，并接受教務處的業(yè)務指導。教學秘書作為高校管理層與師生之間的溝通橋梁，需要在學校下達工作通知時準確地篩選和提煉內(nèi)容并準確傳達。比如高校在新學期開始時，會進行教學計劃的核對和選課，并安排一系列活動，后期則進行各類考試和獎項申報工作，教學秘書需要明確每項教學活動的節(jié)點，及時通知廣大師生。之后，教學秘書還需要進行動態(tài)更新，跟進師生的進度，必要時需提醒師生提交材料，并按時匯總上報，待各院院長確認無誤后再提交至教務處。因此，教學秘書還負有反饋師生意見的職責，使師生方便與管理部門溝通，形成信息反饋機制，幫助上級進行決策，同時解決教師與學生遇到的難題，保證學校管理工作的有序推進。

2.監(jiān)督與記錄日常教學工作

高校最主要的活動是教學，因此教學秘書進行管理和監(jiān)督的重點是日常教學活動。教學計劃是否合理，教師授課是否按照教學計劃推進及其所達成的教學效果是否符合計劃等，都是教學秘書需要密切關注的內(nèi)容。教學秘書需要注意教學計劃是否有內(nèi)容遺漏或計劃步驟出現(xiàn)錯誤， 如果發(fā)現(xiàn)問題，需要及時解決，以免影響到其他事項。同時，教學秘書除了要記錄教師的日常教學工作之外，還要組織學生選課，安排學生重修、補考等。在學生畢業(yè)之際，還要對學生是否滿足畢業(yè)要求進行審查。教學秘書的教學監(jiān)督工作非常重要，如果停課、調(diào)課、考試的物料發(fā)放、考試安排下達等工作做得不及時，就會對教學工作產(chǎn)生不良的連鎖性影響。

3.負責檔案整理與提取工作

高校的學生和教師數(shù)量眾多，所以各種檔案材料也非常多，而這些檔案材料的整理工作通常由教學秘書負責。通常情況下，檔案管理工作一共有四類。其一是教學計劃、教學大綱、教師工作量的教學工作事務檔案，其二是教學進度表和課程表等日常教學計劃，其三是學生點名冊及學生成績單，其四是學生試卷、畢業(yè)設計和畢業(yè)論文。對于上述檔案材料， 教學秘書需要做好細致的整理和提取工作，這樣才能方便領導檢查， 推進教學工作的順利開展，方便對本科教學進行評估等。

二、高校教學秘書工作的重要性與認知誤區(qū)

雖然教學秘書是高校的常設崗位，但仍然有許多師生對教學秘書工作的認知存在誤區(qū)，且沒有認識到教學秘書工作的重要性，這一問題必須加以重視。高校管理層及廣大師生只有認識到教學秘書工作的重要性，并糾正錯誤的認知觀念，才能進一步優(yōu)化教學秘書工作，為學校教學工作的順利推進提供保障。

1.高校教學秘書工作的重要性

教學秘書的信息獲取渠道和指令較多，相當于是龐大信息庫的中轉站， 因此具有較強的影響力，在學校占據(jù)著重要地位。教學秘書對院校上級管理層和師生具有雙重作用， 是溝通的紐帶和橋梁，也是最基礎的管理執(zhí)行者，因此教學秘書的工作能力在一定程度上影響著高校管理水平。如果教學秘書失職，將會造成工作混亂及教學管理計劃失衡的后果。當前，很多高校不斷增設專業(yè)，在校大學生數(shù)量不斷增多，新課改的推行讓教師和學生都面臨著新的評估壓力，在這種情況下教學秘書的作用更加凸顯。教學秘書不僅要完成領導分配的工作，還要做好職責之內(nèi)的事務，充分發(fā)揮基層管理崗位的主動性，這樣才能確保高校教學工作的順利推進?？梢?，高校教學秘書工作非常重要。

2.對高校教學秘書工作的認知誤區(qū)

當前，部分高校領導及師生對教學秘書工作的認知存在誤區(qū)。常見的認知誤區(qū)是：教學秘書的日常工作是重復性動作，如課程安排、成績等級和材料報送等， 教學秘書只需要完成上級安排的任務，個人能力和工作水平不需要很高，年齡合適的人都能做好。與此同時，加之一些教學秘書的職業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)精神及綜合素養(yǎng)確實存在問題，也影響到人們對教學秘書這一崗位的認知。比如，一些教學秘書只負責傳達上級的通知， 很少反饋師生的意見，甚至有隱瞞和壓制的行為。有些教學秘書因為自己能直接對接管理層而存在權力錯位、工作態(tài)度不端正的問題，這很容易助長歪風邪氣和徇私舞弊現(xiàn)象的發(fā)生，以致影響到院系的管理工作和學校的整體教學水平。

三、高校教學秘書的工作現(xiàn)狀

教學秘書工作對于高校來說非常重要，教學秘書只有做好日常工作才能保持學校的高質(zhì)量發(fā)展。但是，當前教學秘書工作存在許多問題，最突出的有以下四點：工作壓力大、晉升難度大、缺乏職業(yè)認同、缺乏系統(tǒng)的崗位培訓，現(xiàn)針對這四點內(nèi)容進行詳細分析。

1.工作壓力大

教學秘書在日常工作中需要處理活動事項、課程事項、檔案事項等業(yè)務，負責教學活動的安排，如排課和統(tǒng)計課時數(shù)量，歸納競賽、科研、考試等工作，這些工作占用了教學秘書的絕大部分時間。這些瑣碎的日常事務，很容易使教學秘書陷入簡單重復的工作中，以致忽視工作的高質(zhì)量和創(chuàng)新性。無論是國家政策還是學校下達的新指令，都需要教學秘書有效整合信息，做好安排和銜接，付出很多時間和精力。如果教學秘書沒有及時做好指令傳達，則會影響教學規(guī)劃，甚至引發(fā)教學事故。教學秘書因為工作任務重，承擔著較大的壓力，所以容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，對自身工作失去積極性，甚至遇到困難和問題時或者走不正規(guī)渠道， 或者進行積壓，這對接下來的工作是非常大的安全隱患。

2.晉升難度大

相關調(diào)查顯示，很多高校教學秘書的離職率較高，這與高校缺乏教學秘書晉升機制息息相關。教學秘書的崗位歸根到底是輔助性職能崗位，很多高校不重視教學秘書工作，對其工作的重要性缺乏正確認知， 也沒有針對其設置合理的晉升機制和通道。教學秘書一方面面臨不被賞識、晉升機制不健全的問題，另一方面容易陷入重復性、機械性的工作中，很難進行自我提升，在職業(yè)上升空間方面與其他崗位存在較大差距。在長期的工作中，教學秘書若得不到自我提升，也沒有晉升的方向，就會止步不前，對自身工作失去興趣。

3.缺乏職業(yè)認同

教學秘書屬于輔助管理崗位，在高校管理層中屬于最基層的部分，其職業(yè)內(nèi)容很少被行業(yè)外的人知悉。很多人對教學秘書的認知，僅停留在助理的層面，認為教學秘書是授課教師的助理或辦公室打雜的文員，認為這是一個非常輕松、簡單的工作崗位。教學秘書的工作內(nèi)容本就瑣碎、繁雜，再加上受外部環(huán)境錯誤認知的影響，教學秘書非常容易產(chǎn)生不健康的職業(yè)心理，在工作中找不到成功感和獲得感，缺乏職業(yè)認同。長此以往，勢必會影響到其工作質(zhì)量和效率。據(jù)統(tǒng)計，約有62%的高校教學秘書認為自身能力被埋沒，70%的高校教學秘書認為自身工作沒有成就感。

4.缺乏系統(tǒng)的崗位培訓

由于教學秘書崗位非常重要， 且工作任務繁重，因此教學秘書不僅需要具有較高水平的職業(yè)技能，還要擁有一定的文化水平和職業(yè)道德素養(yǎng)。但是由于種種原因，不少高校教學秘書的文化水平并不高，能力一般，而且缺乏系統(tǒng)的崗位培訓。很多教學秘書從進入高校工作起， 就沒再參加過崗位培訓。有些教學秘書本身就是以大專學歷和低職稱進入高校工作的，在專業(yè)知識和技能上與崗位要求有一定差距，如果不參加職后崗位培訓，也不努力提高自身的文化水平、豐富自己的知識儲備，就很難勝任高校教學秘書這一工作，以致影響教學管理工作的效果。比如，對于學校政策和制度的整理與傳達， 教學秘書需要經(jīng)過篩選和提煉再向師生下達，因此需要具備一定的分析甄別能力，否則就抓不住重點，無法有效傳達，更無法督促師生按要求高質(zhì)量地完成任務。有些高校為了讓教職工有繼續(xù)學習的機會，會定期舉辦一些培訓活動，但常常忽視教學秘書這一崗位的培訓工作，只是通過簡單的開會或講座的形式進行工作傳達。很多高校在培訓基層管理人員的時候，采用的是專業(yè)管理和行政管理相融合的模式，讓教學秘書分散學習技術職務和行政職務方面的知識，這將導致教學秘書對二者都沒有學習精通，很難立足某個方向繼續(xù)發(fā)展。

四、新時期提升高校教學秘書工作質(zhì)量的策略

新時期教學改革持續(xù)推進，高校教學秘書的工作質(zhì)量和工作效率也應當不斷提高。針對上述教學秘書工作存在的問題，高校應立足現(xiàn)實，積極探索提升教學秘書工作質(zhì)量和效率的策略，以推動高校教學管理工作的有效開展。

1.轉變觀念，調(diào)整思想，積極對待教學秘書工作

凡是工作都需要有創(chuàng)新，在新時期，高校教學秘書工作的創(chuàng)新應當圍繞基礎服務保障進行，幫助教師提高教學管理的質(zhì)量。學校要轉變觀念，重視教學秘書工作， 教學秘書也要積極對待自身的工作。比如，在排課選課之前，教學秘書可以與學生進行溝通交流，然后將學生的意見歸納總結，交給任課教師進行討論。又如，教學秘書可以廣泛征集教師的意見，調(diào)查科研動向，定期向上級反映，及時做出支持動作。再如，在購買教材之前，教學秘書可以綜合學生的訴求，然后傳遞給任課教師，得到教師的專業(yè)意見，并與學生的訴求相融合，最后選擇合適的教材。這些做法可以讓教學秘書成為師生與管理層之間的溝通橋梁，不僅方便管理，還能滿足教師的教學要求，也能讓學生參與進來，選擇適合學生的教材，進而提高教學質(zhì)量。

除此之外，教學秘書應當認識到自身工作的重要性， 了解教學秘書崗位應當履行的工作職責，把握正確的原則，認真落實每一項工作，做到不偷懶、不馬虎，嚴禁鉆空子思想和徇私舞弊行為。教學秘書應該主動了解和學習優(yōu)秀教學秘書的工作方法，多與各部門積極溝通。同時，作為高校教學秘書，不僅要明確自身工作的內(nèi)涵，還要讓其他教職工和學生明確教學秘書的工作內(nèi)容， 以方便與各部門對接，讓廣大師生配合自己的工作并使其知道遇到問題應當找誰解決，避免出現(xiàn)無人過問、無人處理的現(xiàn)象。教學秘書在實際工作中應適當調(diào)整工作方向，如果出現(xiàn)問題就查漏補缺，積極配合培訓和督查工作。

2.提高專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，做好管理員

高校教學秘書作為基層管理者，要做好高校這個龐大教育機構的管理員，就要不斷提高自身的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)， 能夠準確調(diào)取廣大師生的檔案，做好授課準備工作等。對于高校來說，教職員工的綜合素養(yǎng)非常重要。高校師生人數(shù)眾多，而且高校是知識的殿堂，只有擁有細致入微的工作作風才能滿足高校教學管理需求，而專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)在很大程度上關系到管理層工作的成績和實效性。因此，在新時期高校教學秘書應當不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，做師生認可和喜愛的管理員，同時也要在管理工作中兼顧專業(yè)技能，以技術性的管理作風制定詳細的工作策略，使每一項工作都能聚焦到關鍵點，合理執(zhí)行計劃，并落實到位。為此，教學秘書應當注意到自身工作的多元化和特殊性，不僅要掌握專業(yè)技能， 還要根據(jù)工作需要進行多方學習，學習相關知識，鍛煉相關能力。高校對教學秘書展開培訓時不要過于分散，可以讓教學秘書集中學習某一方面知識，為其職業(yè)發(fā)展提供幫助。在選擇具體走哪一方面的培訓路線時，高?？梢愿鶕?jù)教學管理需要及教學秘書的具體情況來安排。比如，學校需要行政能力強的教學秘書，就可以安排其進行專業(yè)的行政能力培訓，并輔以職業(yè)能力的培養(yǎng)。又如，學校需要文化知識認知能力強、專業(yè)技術水平高的教學秘書，就可以讓其向排課方面發(fā)展。此外，教學秘書還要學習和掌握更多的應用技術， 如海報的制作、版面設計、Photoshop.軟件的應用等。

3.建立健全獎勵機制和約束制度，落實責任

要提高質(zhì)量和效率，就要建立健全相應的機制和制度，不斷完善教學秘書工作獎懲機制，以便落實責任。在實際工作中，學校只有制定有效的激勵制度， 才能促使教學秘書不斷提高工作的積極性。學校可以針對教學秘書在工作中的優(yōu)秀表現(xiàn)給予獎勵，同時設置考核措施，對不達標和存在徇私舞弊問題的教學秘書予以懲罰。通過相應的約束制度， 學校可以對教學秘書的權力加以限制和約束，使其工作有規(guī)則可以遵循。為確保教學秘書崗位的工作質(zhì)量和效率， 也為保證教學秘書的留存率，學校需依據(jù)獎懲機制使教學秘書在工作中感受到自身的成就感和價值，并明確自己應遵守的職業(yè)規(guī)范和職業(yè)道德。比如，教學秘書優(yōu)異地完成工作任務后就應得到一定的獎勵，如完不成工作任務則需要受到一定的懲罰，這樣才能督促教學秘書不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。比如，學校在期末考核教職工的同時， 針對教學秘書也要有相應的考核指標，采用打分評價的方式， 讓廣大師生都參與進來，這樣不僅可以讓師生了解教學秘書的工作內(nèi)容，還可以促進教學秘書與師生之間的有效溝通。

五、結語

綜上所述，在新時期教學改革過程中，高校教學管理工作需要有序優(yōu)化，不僅需要領導層重視起來，基層管理者也要主動參與教學改革，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。當前，在高校擴大招生和增設課程的形勢下，高校教學秘書工作發(fā)揮著越來越重要的作用。因此，高校教學秘書需要具備與時俱進的意識， 能夠抓住工作中的重點難點，更好地提高工作質(zhì)量和效率。高校管理者應當轉變觀念，重視教學秘書工作，并建立健全獎懲制度，提高教學秘書人才的留存率。高校教學秘書則要以身作則，認真履行職責，不斷提高自身的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。