文/林秀水（湛江科技學(xué)院 廣東湛江 524255）

一、研究背景

廣東省教育廳于2019年出臺了提升民辦學(xué)校內(nèi)部治理水平，提高辦學(xué)質(zhì)量和發(fā)展水平的“雙計(jì)劃”，并明確每年開展規(guī)范達(dá)標(biāo)計(jì)劃落實(shí)行動專項(xiàng)檢查。內(nèi)部治理體系情況是“雙計(jì)劃”中一項(xiàng)重要的檢查指標(biāo)，其檢查內(nèi)容涵蓋了章程修訂情況；辦學(xué)體制與運(yùn)行機(jī)制情況；理（董）事會、校長辦公會、黨政聯(lián)席會議、監(jiān)事會、教代會、學(xué)代會等組織運(yùn)行情況。其中，校長辦公會的運(yùn)行是民辦高校加強(qiáng)民主管理，完善內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)的重要體現(xiàn)。

根據(jù)《高等教育法》的有關(guān)規(guī)定，民辦高校實(shí)行校長主持的校長辦公會議制度，依法決定和處理校長職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)事項(xiàng)。為充分發(fā)揮黨組織的政治核心作用，校長辦公會議成員一般為學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)班子成員，黨委辦公室、校長辦公室主要負(fù)責(zé)人列席會議，其他相關(guān)議題的列席人員由會議主持人確定。校長辦公會議主要研究教學(xué)、科研、行政管理工作中全局性、根本性的重大問題以及師生員工普遍關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題。

二、研究現(xiàn)狀

冷橋勛（2009）認(rèn)為應(yīng)從科學(xué)合理安排議題、認(rèn)真組織準(zhǔn)備會議材料、精心做好會議服務(wù)等方面提高校長辦公會的質(zhì)量和效率；孫晏（2018）認(rèn)為開好校長辦公會應(yīng)會前充分準(zhǔn)備、會中管理引導(dǎo)、會后監(jiān)督落實(shí)，切實(shí)提高會議的質(zhì)量和效率；祝賀（2018）認(rèn)為提高校長辦公會議事效率的有效措施是流程管理、要扎實(shí)做好議題的產(chǎn)生、精確起草議程、落實(shí)通知參會、抓好材料準(zhǔn)備等。

筆者通過國內(nèi)部分知名高校的官方網(wǎng)站搜索校長辦公會議事規(guī)則，從搜索的結(jié)果分析上看，校長辦公會議事規(guī)則主要包含了議事范圍、會議組織、議題確定、議事議程、執(zhí)行與反饋、會議紀(jì)律等內(nèi)容。從校長辦公會議事決策范圍上，《重慶大學(xué)校長辦公會議議事規(guī)則》指出“校長辦公會議主要研究提出擬由黨委常委會討論決定的重要事項(xiàng)方案，具體部署落實(shí)黨委常委會決議的有關(guān)措施，研究決定教學(xué)、科研、行政管理工作”；從校長辦公會具體組織上，《上海應(yīng)用技術(shù)大學(xué)校長辦公會議議事規(guī)則》明確了“校長辦公會議原則上每周召開一次，確有需要可臨時(shí)召開。時(shí)間相對固定；校長辦公會議由校長召集和主持，或由校長委托的其他校領(lǐng)導(dǎo)主持”；從校長辦公會議題上，《大連大學(xué)校長辦公會議事規(guī)則》規(guī)定“學(xué)校辦公室將對提交的議題及議題材料進(jìn)行審核，如提交議題不在校長辦公會議事范圍，或議題未按照指定時(shí)間提交、材料內(nèi)容不符合規(guī)定，學(xué)校辦公室應(yīng)退回議題或要求重新進(jìn)行準(zhǔn)備；學(xué)校辦公室將議題整理后報(bào)校長，由校長確定上會議題，并確定議題討論順序”；從校長辦公會議事程序上，《湖北大學(xué)校長辦公會議事規(guī)則》明確了“校長辦公會議事，實(shí)行一題一議，由提出議題的校領(lǐng)導(dǎo)就議題作簡要說明，列席會議的相關(guān)人員可作必要的匯報(bào)，參會人員根據(jù)說明或匯報(bào)充分發(fā)表自己的意見。會議主持人要根據(jù)討論的情況進(jìn)行歸納集中，提出明確意見，在征求其他校領(lǐng)導(dǎo)的意見后，形成會議決定或決議”；從校長辦公會組織實(shí)施上，《上海外國語大學(xué)校長辦公會議事規(guī)則》明確了“校長辦公會議討論決定的事項(xiàng)，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)單位負(fù)責(zé)組織實(shí)施。執(zhí)行情況應(yīng)當(dāng)及時(shí)向校長或校長辦公會議匯報(bào)。明確由相關(guān)單位負(fù)責(zé)的，由校長辦公室負(fù)責(zé)傳達(dá)和督促檢查”；從校長辦公會紀(jì)律上，《東華大學(xué)校長辦公會議事規(guī)則》強(qiáng)調(diào)了“與會人員在會上發(fā)表的各種意見以及決議事項(xiàng)的具體過程，除會議主持人授權(quán)傳達(dá)者外，其他與會人員應(yīng)嚴(yán)守會議紀(jì)律，不得泄露會議情況”。

綜合以上情況，筆者根據(jù)自己在民辦高校的工作經(jīng)驗(yàn)，通過以下幾個方面談?wù)勍ㄟ^完善民辦高校長辦公會議事機(jī)制，提高會議的質(zhì)量和效率以提高民辦高校內(nèi)部治理水平。

三、明確議事范圍

民辦高校由于辦學(xué)歷史較短，內(nèi)部治理不夠完善，再加上管理干部的水平參差不齊，往往提交給校長辦公會的議題隨意性較大，導(dǎo)致不該上會討論的事項(xiàng)卻作為議題上會研究，使得大事議不透，小事又議不完，既浪費(fèi)時(shí)間又貽誤工作。因此，明確校長辦公會的議事范圍顯得十分重要。民辦高校的校長辦公會議一般是審議通過或研究決定下列事項(xiàng)。

第一，貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，傳達(dá)落實(shí)上級、學(xué)校董事會有關(guān)行政工作的重要指示、決定或精神，研究貫徹措施和方案。

第二，研究決定學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略、招生計(jì)劃、重要行政規(guī)章制度的制定、修改和廢除、重大改革及年度工作計(jì)劃等，并部署落實(shí)措施。

第三，研究決定校園建設(shè)規(guī)劃、重大后勤管理項(xiàng)目、審定重要儀器設(shè)備和圖書資料添置、使用和處置。

第四，研究決定聯(lián)合辦學(xué)、外事工作以及承辦國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議、聘請客座教授或外籍專家、派遣訪問學(xué)者等重要問題。

第五，研究學(xué)校重大教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)設(shè)置、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等問題。

第六，研究決定學(xué)校機(jī)構(gòu)調(diào)整設(shè)置方案、全校性專門委員會的成立、人員編制管理和中層干部調(diào)配管理等重要問題。

第七，研究決定教職工收入分配和福利待遇、獎懲。

第八，對學(xué)校日常行政工作中的重要專項(xiàng)問題進(jìn)行決策和部署落實(shí)。

第九，審議學(xué)校年度財(cái)務(wù)預(yù)、決算方案；研究年度預(yù)算外資金的立項(xiàng)和使用、重大投資、貸款或引資建設(shè)項(xiàng)目；研究決定年度預(yù)算調(diào)整方案以及預(yù)算外臨時(shí)開支項(xiàng)目。

第十，研究關(guān)系學(xué)生權(quán)益的重要事項(xiàng)。

第十一，研究黨委認(rèn)為應(yīng)先由校長辦公會議審議的事項(xiàng)；校長認(rèn)為需要提交黨委討論決定的其他重要事項(xiàng)；其他須校長辦公會議討論決定的事項(xiàng)。

四、加強(qiáng)會議組織

民辦高校校長辦公會議由校長召集并主持，校長不能出席會議時(shí)，可以委托一名校領(lǐng)導(dǎo)召集并主持。校長辦公會議參會人數(shù)原則上不少于應(yīng)到會議人數(shù)的三分之二，列席校長辦公會議的單位（部門）負(fù)責(zé)人在討論到相關(guān)議題時(shí)進(jìn)會場，匯報(bào)或討論完畢即退場。校長辦公室是校長辦公會議的會務(wù)服務(wù)單位，主要負(fù)責(zé)以下的會務(wù)工作。

1.確定和公布下一次召開校長辦公會時(shí)間

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，校長辦公會議每個月召開兩次，如遇重大或緊急事項(xiàng)可以隨時(shí)召開。校長辦公室應(yīng)當(dāng)經(jīng)校長審批后通過學(xué)校的信息公開途徑告知校內(nèi)各單位和部門下一次召開校長辦公會的時(shí)間。

2.議題有關(guān)工作

下一次召開校長辦公會前，若校內(nèi)的職能部門或二級學(xué)院有符合校長辦公會議事范圍的議題，經(jīng)分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)校長辦公室匯總，其他非會議主持人的校領(lǐng)導(dǎo)若有符合校長辦公會議事范圍的議題則報(bào)校長辦公室匯總，議題匯總后，校長辦公室提請校長審定議題。校長辦公會議原則上不臨時(shí)增加議題。確需臨時(shí)增加議題，應(yīng)征得會議主持人的同意。

凡提請校長辦公會研究的議題，第一，應(yīng)深入調(diào)研，廣泛聽取意見，各方意見基本一致方可上會。對重要議題，校長應(yīng)在召開會議前聽取黨委書記意見。當(dāng)意見不一致時(shí)，應(yīng)暫緩上會，待充分交換意見、取得共識后再提交會議討論。第二，提出議題的分管校領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)職能部門，應(yīng)針對議題提出初步意見或解決方案，向會議提交書面材料。材料內(nèi)容要明確需討論決定的事項(xiàng)，及向會議建議解決所提議題的辦法、思路、方案。若內(nèi)容涉及多個職能部門的，還需進(jìn)行會簽。第三，對關(guān)乎師生員工切身利益的議題，應(yīng)通過教工代表大會或其他方式，廣泛征求師生員工的意見和建議。第四，凡是依照有關(guān)規(guī)定應(yīng)提交學(xué)校學(xué)術(shù)委員會、學(xué)校專門工作領(lǐng)導(dǎo)小組等審議或論證的議題，應(yīng)履行相關(guān)程序。對技術(shù)性、專業(yè)性較強(qiáng)的議題，要通過專家評估及技術(shù)、政策、法律咨詢。涉及對外簽署合同協(xié)議事項(xiàng)，還需提交法律顧問意見。

凡提請校長辦公會研究的議題，第一，材料必須完整包含議題申請表，上會討論的文件（制度、通知、方案等）、依據(jù)、論證、結(jié)論、匯報(bào)說明。第二，議題申請表必須填寫完整，主要包括提請會議研究的議題標(biāo)題、匯報(bào)人、關(guān)聯(lián)職能部門列席人員、主要內(nèi)容、上會日期、部門負(fù)責(zé)人意見、會簽部門負(fù)責(zé)人意見、分管校領(lǐng)導(dǎo)意見。第三，材料中的匯報(bào)說明須含文件（制度、通知、方案等）的起草政策依據(jù)、過程。

議題匯報(bào)人單一議題一般不超過10分鐘。議題涉及多個單位、部門時(shí)，牽頭部門應(yīng)當(dāng)在會前與涉及的單位、部門溝通、論證，必要時(shí)召開會議討論研究，并形成一致意見，由牽頭部門負(fù)責(zé)人作為代表在會上匯報(bào)。原則上其他單位負(fù)責(zé)人不在會上補(bǔ)充匯報(bào)。

單一議題的匯報(bào)文字材料控制在2000字以內(nèi)為好，匯報(bào)時(shí)要主題突出、條理清晰、觀點(diǎn)鮮明，必要時(shí)采用PPT的形式匯報(bào)。

3.會議材料審核，校長辦公室負(fù)責(zé)對提交會議討論的材料進(jìn)行審核

校長辦公室一般要把握以下幾個方面審核材料，第一，議題是否超出議事范圍。若超出議事范圍，須說明原因，并提請校長或主持會議的校領(lǐng)導(dǎo)審批同意。第二，須征求各方意見的議題是否有履行程序；對外合同是否有法律顧問意見。第三，議題申請表是否按要求填寫，材料是否完備。第四，提請議題的校領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人需列席會議匯報(bào)，若不能參會，該議題原則上暫緩上會。第五，每次會議的議題要結(jié)合匯報(bào)的時(shí)間，原則上匯報(bào)的時(shí)間不超過兩個小時(shí)即12個議題。

4.合理安排議題和管理會場

校長辦公會研究每項(xiàng)議題，都是學(xué)校的重大工作，大部分工作時(shí)效性較強(qiáng)，須當(dāng)次會議作出決定。因此，校長辦公室要根據(jù)議題的重要程度、復(fù)雜程度，按照輕重緩急的原則安排議題順序，并且與各議題匯報(bào)人在會前溝通好匯報(bào)時(shí)間，控制好匯報(bào)的時(shí)間，以確保當(dāng)次會議能研究完所有議題。同時(shí)，召開校長辦公會的會議室一般是選擇靠近校長和其他校領(lǐng)導(dǎo)的校內(nèi)會議室，而提請會議研究議題的列席人員的辦公室一般是分布在校內(nèi)各個樓宇，因此校長辦公室要科學(xué)管理會場，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間提前通知下一個議題的列席人員侯會，做好議題間的銜接工作，以確保會議召開順暢，而列席會議人員又不必在會場外長時(shí)間等候。

五、嚴(yán)格議事議程及紀(jì)律

1.議事程序

校長辦公室在校長辦公會召開會議前，要將已確定的議題資料發(fā)給與會的校領(lǐng)導(dǎo)班子成員，供參會的校領(lǐng)導(dǎo)在會前研究，節(jié)約會上研究的時(shí)間。會議召開時(shí)，首先由提出議題的校領(lǐng)導(dǎo)或議題列席人員就議題做簡要匯報(bào)，提出解決問題的建議或方案；接著與會人員就議題發(fā)表意見；最后經(jīng)充分討論，會議主持人在廣泛聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上，對討論研究的事項(xiàng)作出決定。

2.形成會議決定

校長辦公會會議討論要充分分發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益，在與會人員充分討論和發(fā)表意見的基礎(chǔ)上，由會議主持人歸納總結(jié)，形成一致意見，并作出決定。但會議出現(xiàn)重大意見分歧時(shí)，應(yīng)留待進(jìn)一步調(diào)查研究后再作決定。對于多議未決的事項(xiàng)，可由主持人決定是否進(jìn)行表決，贊成票超過應(yīng)到會成員的二分之一為通過表決。

3.強(qiáng)調(diào)校長辦公會的紀(jì)律

校長辦公會研究的事項(xiàng)均為學(xué)校的重大事項(xiàng)，因此參會人員在會上發(fā)表的各種意見，以及決議事項(xiàng)的具體過程，參會人員在未經(jīng)校長授權(quán)的情況下，必須遵守會議紀(jì)律，不得對外泄露會議情況。當(dāng)討論的議題與參會人員或其親屬有利害關(guān)系時(shí)，其本人必須回避。

六、撰寫好會議紀(jì)要

1.校長辦公會議紀(jì)要的重要性

校長辦公會議決定的事項(xiàng)通過會議紀(jì)要傳達(dá)給相關(guān)人員貫徹和執(zhí)行。校長辦公會紀(jì)要是法定的公文，具有指導(dǎo)性和約束力，是學(xué)校開展和落實(shí)行政工作的重要依據(jù)。因此撰寫好會議紀(jì)要，才能確保校長辦公會的精神和研究的決定予以貫徹落實(shí)。校長辦公會議紀(jì)要一般由列席會議的校長辦公室主任核稿，校長或主持會議的校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

2.會議紀(jì)要的撰寫

第一，會前準(zhǔn)備。會前要先研讀議題資料，了解議題申請者給會議的建議和解決所提議題的辦法、思路、方案。對存有疑惑的議題或內(nèi)容要及時(shí)與議題申請者溝通了解情況。對專業(yè)性較強(qiáng)的議題，要聽取校內(nèi)外專業(yè)人士意見，以供校領(lǐng)導(dǎo)在開會時(shí)做決策。第二，會中記錄。一是要全面記錄參會領(lǐng)導(dǎo)的贊成、反對意見，會議的統(tǒng)一意見和保留意見。二是要清楚記錄會議的決定和總結(jié)及結(jié)論性意見。三是在會議過程同步錄音，以便會后撰寫會議紀(jì)要時(shí)，可以進(jìn)行核對是否表述準(zhǔn)確。四是會后撰寫會議紀(jì)要。校長辦公會的研究的事項(xiàng)時(shí)效性強(qiáng)，會議結(jié)束后要及時(shí)撰寫會議紀(jì)要并走流程簽發(fā)。撰寫會議紀(jì)要時(shí)要準(zhǔn)確、清楚地表述會議的精神，形成決定和決議。

3.會議紀(jì)要的內(nèi)容

校長辦公會議紀(jì)要一般由前言、主體和結(jié)尾三個部分組成，其中核心內(nèi)容是主體部分。主體部分一般分成以下幾個部分，一是“會議的精神”，一般由“會議認(rèn)為”等開頭，分析工作的總體情況、重要意義、主要原則等；二是會議的成果，一般由“會議明確或決定”等開頭，表明會議對議題的決策；三是會議的要求，一般由“會議要求或強(qiáng)調(diào)”等開頭，表明會議安排部署校內(nèi)有關(guān)單位、部門貫徹落實(shí)會議作出的決議。

七、抓好決議的執(zhí)行與督辦

1.校長辦公會決議的執(zhí)行

經(jīng)校長審批簽發(fā)后的會議紀(jì)要，一般由校長辦公室形成決議執(zhí)行通知單，隨會議紀(jì)要一并傳達(dá)給相關(guān)單位、部門。在執(zhí)行校長辦公會的決議時(shí)，分管校領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)單位、部門要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，不得隨意變更或自行其是。如確有與實(shí)際開展工作不符的，需按正常途徑向分管校領(lǐng)導(dǎo)反饋，并經(jīng)校長或主持會議的校領(lǐng)導(dǎo)同意后，提交下一次校長辦公會議復(fù)議。會議的決定如與參會人員的個人意見不一致時(shí)，必須按會議的決定進(jìn)行傳達(dá)和執(zhí)行，個人意見可以保留，但不得向外擴(kuò)散。對因故缺席的會議成員，必要時(shí)可由會議主持人或校長辦公室主任轉(zhuǎn)告本次會議重要事項(xiàng)的議事情況和結(jié)果。

2.校長辦公會決議的督辦

校長辦公室負(fù)責(zé)對校長辦公會議的決議和決定的重要事項(xiàng)進(jìn)行督辦，相關(guān)部門要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)反饋貫徹執(zhí)行情況。校長辦公室要及時(shí)將情況報(bào)告給分管校領(lǐng)導(dǎo)，重要事項(xiàng)的貫徹執(zhí)行情況要向校長匯報(bào)。

民辦高校較之公辦高校，內(nèi)部治理體系相對不成熟以及不完善，而校長辦公會制度作為內(nèi)部治理體系重要組成部分和關(guān)鍵影響因素，落實(shí)好校長辦公會顯得異常重要，因此在“雙計(jì)劃”背景下通過明確議事范圍、組織好會議、嚴(yán)格議事議程及紀(jì)律、寫好會議紀(jì)要、抓好決議的執(zhí)行與督辦等方面完善校長辦公會的議事機(jī)制，提高校長辦公會的效率，能有效提升民辦高校的內(nèi)部治理水平，進(jìn)而提高學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量和發(fā)展水平。