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        從制約檔案工作發(fā)展的幾個因素談如何做好檔案管理工作

        2022-10-21 05:51:26馬郡英山東省菏澤市疾病預(yù)防控制中心
        管理學(xué)家 2022年11期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        馬郡英 山東省菏澤市疾病預(yù)防控制中心

        疾控檔案是開展疫情監(jiān)控、疾病預(yù)防的真實(shí)記錄,對于人民群眾的健康,以及我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展意義重大。因此,做好檔案管理工作,使檔案工作完成信息化、規(guī)范化的建設(shè)成為現(xiàn)階段各地區(qū)疾控中心的核心任務(wù)。要想做好檔案工作,提升檔案管理質(zhì)量,需要明確制約我國檔案管理工作發(fā)展的主要因素,只有這樣才能對癥下藥,有針對性地解決問題。

        一、制約檔案管理工作發(fā)展的因素

        (一)檔案管理重文字、輕聲像

        在過去很長的一段時間,疾控中心在檔案管理工作方面一直沿用傳統(tǒng)的模式,由于受到當(dāng)時技術(shù)的限制,多為文字檔案資料,而聲像資料不足,這種情況至今也沒有得到改善。

        一方面,檔案管理人員在收集資料的過程中延續(xù)了傳統(tǒng)的做法,即以文字的形式收集資料,記錄過程。此方法雖然簡單,但是對于檔案管理工作效率的提升意義不大。其具有一定的滯后性和主觀性。影像資料相比文字資料更加生動,可以更加客觀、真實(shí)地記錄各類事件,對于事件本質(zhì)的呈現(xiàn)更加直觀,這樣一來可以大大減少人為因素對于檔案資料的影響。

        另一方面,文字檔案資料相比于聲像資料占地面積較大,隨著年限的增加,單位會積攢越來越多的文字檔案資料,而單位檔案室空間有限,這勢必會影響檔案管理工作,進(jìn)一步制約檔案管理工作的高效開展。

        (二)管理軟件更新?lián)Q代較慢

        隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展,部分疾控中心逐漸開始引進(jìn)檔案管理類相關(guān)軟件,希望通過各類管理軟件提高檔案工作的效率。但是,從實(shí)際情況來看在軟件在更新?lián)Q代過程中存在一些問題。

        技術(shù)的快速發(fā)展直接導(dǎo)致各類檔案管理軟件更新?lián)Q代的速度不斷提升,軟件種類和數(shù)量也在不斷增加。在這種情況下,部分疾控中心檔案管理人員卻沒有轉(zhuǎn)變思路,不愿意主動接受新的技術(shù),也不愿意花費(fèi)時間去學(xué)習(xí)和鉆研這些全新的管理軟件,這些人為因素制約了本單位管理軟件的更新?lián)Q代速度。

        此外,部分單位檔案管理人員年齡較大,而現(xiàn)在需要他們隨時進(jìn)行學(xué)習(xí),以便掌握全新的檔案工作軟件使用方法,這對于他們來說會存在一定的困難,因此大大制約了檔案管理軟件的引用和更新。

        (三)檔案室質(zhì)量不達(dá)標(biāo)

        隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,我國越來越重視疾控事業(yè),在這種情況下疾控中心無論是檔案數(shù)目還是檔案的種類都在大幅度上升,各地區(qū)疾控中心檔案室的各項(xiàng)指標(biāo)已經(jīng)不能滿足日益增長的檔案工作需求。

        首先,部分疾控中心檔案室的使用面積呈緊張的趨勢。隨著檔案數(shù)量的激增,各地區(qū)疾控中心原本用于存放各類檔案的檔案室變得緊張。這就不得不重新規(guī)劃檔案室的使用布局,但多以集中擺放為主,這就使得原本分門別類的檔案資料被集中,導(dǎo)致檔案資料混亂。一些原本應(yīng)該分開擺放的資料被安排到了一起,在擺放的過程中出現(xiàn)了遺漏、混放、丟失等現(xiàn)象。

        其次,部分疾控中心檔案室老化現(xiàn)象日益明顯。一些檔案室的部分設(shè)施陳舊,已超出安全使用年限,但是仍然沒有及時更新,沒有達(dá)到檔案室的標(biāo)準(zhǔn)要求,這些都會導(dǎo)致安全隱患。

        (四)疾控檔案利用率低

        檔案管理的主要目的是方便日后工作的參考和利用。但是,從目前的情況來看,疾控中心檔案更多的是長期處于被保存的狀態(tài),檔案資料利用率普遍較低。

        各地區(qū)疾控中心每年都會編寫年鑒,但是其主要是圍繞自身“收藏”的目的,在作用上更傾向于工作總結(jié),沒有從檔案資料的應(yīng)用性為主要出發(fā)點(diǎn)。疾控中心檔案資料仍然是服務(wù)于單位內(nèi)部人員為主,缺少對社會大眾的服務(wù)意識。疾控中心檔案資料不應(yīng)該成為本單位的內(nèi)部資料,應(yīng)該發(fā)揮出對人民群眾防病保健的意義,即疾控中心收集和整理檔案資料需要被更好的利用,而不是簡簡單單地被保存。發(fā)揮疾控中心檔案資料的作用,無論是對于疾控中心工作的經(jīng)驗(yàn)豐富、工作能力的提升,還是對于“醫(yī)防合作”的建設(shè)都起到了至關(guān)重要的作用。

        二、制約檔案管理工作發(fā)展的原因分析

        (一)管理意識薄弱

        制約檔案管理工作發(fā)展的根本原因是各疾控中心檔案管理意識薄弱。一方面,部分疾控中心領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作,認(rèn)為檔案管理工作十分簡單,不需要專業(yè)人員進(jìn)行管理,導(dǎo)致檔案管理工作由辦公室人員兼職負(fù)責(zé)。正所謂上行下效,領(lǐng)導(dǎo)的思想嚴(yán)重制約了本單位檔案工作的開展。更有甚者,個別疾控中心沒有設(shè)立檔案管理部門,這直接導(dǎo)致檔案混亂,一些珍貴的資料更是出現(xiàn)了丟失和外泄的現(xiàn)象。

        管理意識的薄弱直接導(dǎo)致管理制度、管理模式等方面出現(xiàn)問題,部分疾控中心沒有制定明確的管理規(guī)章制度,這就使得內(nèi)部管理混亂,管理流程欠缺,一些工作人員想要查閱檔案資料,或調(diào)出、調(diào)進(jìn)資料都會遇到各種阻礙,這就是管理流程以及人員分工不明,沒有規(guī)定具體的經(jīng)辦人、主辦人的結(jié)果,導(dǎo)致沒有相關(guān)負(fù)責(zé)人處理問題,也沒有人愿意承擔(dān)責(zé)任。

        (二)管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

        在過去,疾控中心絕大部分檔案管理人員都不是科班出身,他們所學(xué)的大多都是非檔案專業(yè),因此在專業(yè)知識以及相關(guān)理論方面存在缺陷,這就直接導(dǎo)致檔案工作質(zhì)量的下降。由于信息化技術(shù)的發(fā)展,各類檔案管理軟件頻頻出現(xiàn),面對全新的工作模式,這些非檔案專業(yè)的人員由于缺乏理論知識,對于一些專業(yè)名詞不能充分理解,對于部分管理理論也所知甚少。在過去紙質(zhì)檔案管理的模式下,主要工作都落在了收集和整理上,他們似乎還可以勝任本職工作,因?yàn)閭鹘y(tǒng)的目錄式管理不需要太多的專業(yè)化知識。但是隨著信息技術(shù)的進(jìn)步,尤其是在越來越追求高質(zhì)量、高效率的管理模式背景下,這些非專業(yè)人員在工作中會遇到更多的困難,這些困難需要通過學(xué)習(xí)專業(yè)知識才能解決。

        此外,疾控中心檔案管理人員很少能夠接受到培訓(xùn),知識和能力更新緩慢,在業(yè)務(wù)上缺少與其他單位的交流,對檔案工作的各項(xiàng)流程以及工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不明確,這些都將制約檔案工作的發(fā)展。

        (三)檔案管理工作受經(jīng)費(fèi)制約

        制約檔案工作發(fā)展的一部分原因來自于經(jīng)費(fèi)方面。上文提到檔案室面積使用緊張,設(shè)施陳舊老化等問題,疾控中心也意識到檔案室質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的問題,但是費(fèi)方面的不足導(dǎo)致無法完善檔案管理工作中涉及的硬件措施。

        檔案工作對于疾控中心的發(fā)展起到了關(guān)鍵作用,但其自身卻具有滯后性的特點(diǎn)。簡單來說,就是檔案工作在短時間內(nèi)很難彰顯出巨大的價值,其價值是相對隱性的,這也是其不受重視的一點(diǎn)原因。檔案工作面臨著各項(xiàng)制約,檔案工作想要擺脫目前的困境需要大量的資金予以支持。作為疾控中心管理者如果意識不到這一點(diǎn),那么今后檔案工作質(zhì)量將無法得到提升,作為單位的領(lǐng)導(dǎo)者要積極爭取政府的經(jīng)費(fèi)支持,加速各項(xiàng)檔案相關(guān)工作的開展。

        三、做好檔案管理工作的建議與對策

        (一)完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

        做好檔案管理工作要遵從以人為本的思想,只有完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),才能穩(wěn)步提升檔案工作的質(zhì)量。

        首先,重視培訓(xùn)工作,優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。一方面,針對現(xiàn)有的檔案工作者,要安排他們參加各類培訓(xùn)活動,使其能夠通過不斷的學(xué)習(xí)提升自身的管理意識、管理理念、管理能力。此外,除了理論知識的學(xué)習(xí)之外,也要重視實(shí)操能力的培養(yǎng),即在檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化的過程中能夠熟練使用各類檔案管理相關(guān)軟件、系統(tǒng),保證工作效率。另一方面,也要通過各類途徑及時引進(jìn)檔案工作專業(yè)人才,利用他們扎實(shí)的專業(yè)知識和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)來彌補(bǔ)單位整體管理能力的不足,進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍,保證檔案工作持續(xù)高效的開展。

        其次,建立激勵制度,提升檔案工作者的工作積極性。檔案管理工作質(zhì)量的好壞取決于從業(yè)人員的工作態(tài)度,檔案管理工作強(qiáng)度大,工作者需要承擔(dān)很大的壓力,在這種情況下需要提升他們工作熱情,因此在物質(zhì)上和精神上要給予他們獎勵,激勵他們更好地開展工作。

        (二)加速檔案信息化的建設(shè)

        數(shù)字化、信息化的檔案工作模式符合新時代的發(fā)展趨勢,加速檔案信息化的建設(shè)刻不容緩。

        第一,加速紙質(zhì)檔案數(shù)字化的改革進(jìn)程。對于檔案室中一些歷史比較久遠(yuǎn)的紙質(zhì)檔案資料要盡快完成掃描工作,將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子版,可以方便保管,避免資料的損壞或丟失,也方便檢索和查閱。此外,也要重視聲像檔案資料的收集工作,彌補(bǔ)文字檔案資料的單一性。

        第二,疾控中心要建立專屬的檔案信息系統(tǒng)。各科室分別上傳需要保存的圖片資料、視頻資料、文字資料等等,在上傳之后由其他人員進(jìn)行校對和確認(rèn),最終完成歸檔工作。在未來的工作中,檔案資料將不再需要刻制光盤,而是定期在網(wǎng)絡(luò)“云盤”中進(jìn)行存儲和備份,保證數(shù)據(jù)真實(shí)有效的被記錄,避免因光盤、硬盤等存貯工具的損壞而造成檔案資料的丟失。

        第三,檔案信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)異地互聯(lián),也要實(shí)現(xiàn)資源共享。新時期的檔案管理工作要避免其受到時間、空間等因素的限制,檔案數(shù)字化建設(shè)可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),讓檔案工作者無論身處哪里,都可以通過登錄服務(wù)器進(jìn)行辦公。此外,檔案工作要實(shí)現(xiàn)資源共享,一方面各疾控中心資源要實(shí)現(xiàn)貢獻(xiàn),方便各地區(qū)同步開展疫情監(jiān)控、疾病預(yù)防等工作。另一方面,檔案信息共享也要面向社會大眾,讓人民群眾可以通過各地區(qū)疾控中心網(wǎng)站來獲取想要的各類檔案資料。只有這樣的檔案工作才是真正實(shí)現(xiàn)信息化。

        (三)重視儀器設(shè)備檔案管理工作

        隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,疾控中心擁有越來越多先進(jìn)的、貴重的儀器,健全儀器設(shè)備檔案成為現(xiàn)階段檔案工作中的重要一部分。

        在日常工作中,要充分落實(shí)《檔案法》相關(guān)規(guī)定,建立儀器設(shè)備檔案,也要制定儀器設(shè)備檔案管理制度。保證每一個儀器都有自己獨(dú)立的編號,要為各類儀器設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的記錄,記錄內(nèi)容要包括儀器設(shè)備的生產(chǎn)廠家、出廠日期、主要使用部門、日常保養(yǎng)等方面。儀器設(shè)備在使用中出現(xiàn)問題時,要能通過檔案資料找到相關(guān)責(zé)任人,也要能夠找到儀器設(shè)備的生產(chǎn)廠家或銷售廠家等等,與廠家取得聯(lián)系,保證疾控中心能夠享受儀器設(shè)備的售后服務(wù)。儀器設(shè)備因使用年限或以外損壞等情況導(dǎo)致精度下降時,要做好記錄工作,由各科室人員提出報廢申請,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn),將各類手續(xù)進(jìn)行統(tǒng)一編號,一并存入儀器設(shè)備檔案中,方便單位以及上級部門的查驗(yàn)。

        (四)加強(qiáng)疾病檔案信息開發(fā)利用

        與西方一些發(fā)達(dá)國家相比,我國疾病檔案信息更多的是被收集和整理,在開發(fā)利用方面不足,疾病檔案沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。因此,在接下來的工作中必須加強(qiáng)疾病檔案信息開發(fā)利用。

        疾控中心的各類檔案資料記錄了大量的疾病治療和預(yù)防成果,這些資料是十分寶貴的。它們可以為醫(yī)生提供參考,因此這類檔案資料應(yīng)該被引入到醫(yī)學(xué)期刊中,或者被各大醫(yī)學(xué)高校引進(jìn),供相關(guān)從業(yè)人員去了解和學(xué)習(xí),只有這樣才能發(fā)揮出疾病檔案資料的價值。

        此外,作為疾控中心也要加大檔案資料的宣傳力度,例如在微信公眾號、抖音、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行宣傳,讓社會大眾可以了解更多的醫(yī)學(xué)知識。在全球受新冠疫情影響的大環(huán)境下,作為疾控中心要加大疾病檔案的管理力度,為新冠疫苗的研制積累各項(xiàng)有價值的數(shù)據(jù),并將這些檔案信息分享給更多的相關(guān)部門和個體,進(jìn)一步拓寬疾控中心檔案利用渠道。

        四、結(jié)語

        從現(xiàn)階段來看,制約檔案管理工作發(fā)展的主要因素包括:檔案管理重文字、輕聲像;管理軟件更新?lián)Q代較慢;檔案室質(zhì)量不達(dá)標(biāo);疾控檔案利用率較低。產(chǎn)生這些制約檔案工作發(fā)展因素的原因是多樣的,要想做好檔案管理工作,需要從完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè);加速檔案信息化的建設(shè);重視儀器設(shè)備檔案管理工作;加強(qiáng)疾病檔案信息開發(fā)利用等方面入手,更好地推動疾控中心檔案管理質(zhì)量的提升。

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