雍 凱

（云南建投綠色高性能混凝土股份有限公司，云南 昆明 650217）

進(jìn)入新時(shí)期后，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)質(zhì)上可以看作是人才之間的競(jìng)爭(zhēng)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，企業(yè)想要獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就必須取得人才上的優(yōu)勢(shì)，而這一點(diǎn)必須通過(guò)企業(yè)的人事檔案管理來(lái)實(shí)現(xiàn)。近年來(lái)，建筑企業(yè)的人事檔案管理邁入了新的階段，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》來(lái)依法進(jìn)行人事檔案管理工作，對(duì)人事資料進(jìn)行收集、整理和保管，并以此來(lái)優(yōu)化人力資源配置，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。但就實(shí)際情況來(lái)看，建筑企業(yè)在人事檔案管理工作中不可避免地存在一些問(wèn)題，面對(duì)這些問(wèn)題與缺陷，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，并探索出一定的解決措施，提高人事檔案管理的有效性，確保建筑企業(yè)的長(zhǎng)期健康發(fā)展。

一、人事檔案管理概述

（一）概念

在企業(yè)當(dāng)中，人事檔案是對(duì)一個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及政治面貌等資料的記錄和保存，是一項(xiàng)長(zhǎng)期持續(xù)的活動(dòng)，具備充分的邏輯性，是對(duì)一個(gè)人學(xué)習(xí)、工作軌跡的真實(shí)記錄。在建筑企業(yè)當(dāng)中，人事檔案記錄了每個(gè)員工的工作經(jīng)歷和工作狀態(tài)，通過(guò)人事檔案，能夠反映出員工的工作經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)水平，當(dāng)企業(yè)分配和調(diào)動(dòng)人力資源時(shí)，人事檔案能夠起到重要作用。

（二）作用

人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷的記錄，對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)有著重要作用。首先，人事檔案管理是選用人才的合理手段，在建筑企業(yè)當(dāng)中，想要配置人力資源，選用合適的人才，就需要對(duì)人才有一個(gè)全面真實(shí)的了解，而人事檔案正是對(duì)人才個(gè)人經(jīng)歷的客觀真實(shí)記錄，對(duì)于人才的選用有著良好的參考作用。而人事檔案同樣可以作為用人決策的有效參考，企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行考核時(shí)，就可以利用人事檔案中的內(nèi)容對(duì)員工進(jìn)行綜合考量。其次，人事檔案管理是企業(yè)改善人力資源配置的有效手段。通過(guò)人事檔案對(duì)員工個(gè)人經(jīng)歷的記錄，企業(yè)能夠大體明確員工的專(zhuān)業(yè)水平和個(gè)人能力，是企業(yè)改善人力資源配置時(shí)不可或缺的一項(xiàng)判斷依據(jù)。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，想要獲得長(zhǎng)久的發(fā)展，就必須保持企業(yè)的動(dòng)態(tài)與活力，如果企業(yè)內(nèi)部的人員、崗位一成不變，就會(huì)使得企業(yè)失去發(fā)展動(dòng)力，因此，企業(yè)內(nèi)部的人員和崗位必須是動(dòng)態(tài)變化的。為了保證這種變化是良性的，企業(yè)就需要通過(guò)人力資源配置來(lái)選擇合適的人才來(lái)?yè)?dān)任合適的崗位，而人事檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人才資料的共享，提高企業(yè)人力資源配置的合理性。最后，人事檔案管理能夠讓企業(yè)充分了解員工。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，人事檔案就是對(duì)員工經(jīng)歷的一個(gè)概括和總結(jié)，通過(guò)人事檔案管理，企業(yè)不僅能夠明確員工的工作能力和專(zhuān)業(yè)水平，還能夠明確員工的職業(yè)態(tài)度、政治覺(jué)悟以及道德品質(zhì)等信息，讓企業(yè)對(duì)員工有一個(gè)充分的了解，有助于企業(yè)選擇具備綜合素質(zhì)的人才，而不是盲目地根據(jù)員工的個(gè)人能力進(jìn)行人力資源配置，是推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的有效措施。

二、建筑企業(yè)人事檔案管理中的問(wèn)題

（一）觀念意識(shí)落后

就目前來(lái)看，部分建筑企業(yè)對(duì)人事檔案管理的重要性沒(méi)有足夠的認(rèn)知。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式下，建筑企業(yè)最為關(guān)心的點(diǎn)是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，而人事檔案管理在短時(shí)間內(nèi)并不能給企業(yè)帶來(lái)顯著的收益，因此大多數(shù)建筑企業(yè)對(duì)于人事檔案管理并不重視，所采用的人事檔案管理模式還相對(duì)落后，使用的依然是純手工的檔案管理模式或者是部分電子化的檔案管理模式。這類(lèi)檔案管理模式的工作效率低，且無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性。在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，由于手工的管理模式工作量大，且內(nèi)容存在碎片化特點(diǎn)，常常會(huì)出現(xiàn)檔案信息錯(cuò)誤的問(wèn)題，且難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和改正，一旦出現(xiàn)這種狀況，就會(huì)對(duì)企業(yè)的人力資源管理造成阻礙，也會(huì)影響到員工的發(fā)展，給企業(yè)帶來(lái)負(fù)面影響。在檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，雖然手工的管理模式也能夠修正信息，但這種方式無(wú)疑會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間成本和人力成本，也會(huì)影響到人事檔案管理的工作進(jìn)度。

（二）信息化水平低

建筑企業(yè)人事檔案管理信息化水平低的主要表現(xiàn)為兩點(diǎn)，一點(diǎn)是硬件配置不完善，雖然部分建筑企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了人事檔案管理的重要性，并采用了信息化的管理模式，但并沒(méi)有配套一個(gè)完善的硬件設(shè)備體系，導(dǎo)致人事檔案管理無(wú)法全面信息化，影響了人事檔案管理的工作效率和人員調(diào)動(dòng)、崗位變遷；信息化水平低另外一點(diǎn)體現(xiàn)在建筑企業(yè)缺少相關(guān)的信息化人才，對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，人事檔案管理的分工往往顯得不明確，有的建筑企業(yè)沒(méi)有成立相應(yīng)的管理部門(mén)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)和人才。另外，在檔案信息的收集過(guò)程中，由于一些工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足以及對(duì)人事檔案管理理念的錯(cuò)誤理解等原因，使得建筑企業(yè)在檔案管理方面仍然存在著很多問(wèn)題。人事檔案管理工作具有一定的專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性，但建筑企業(yè)沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能，無(wú)法有效地進(jìn)行人事檔案管理，影響人力資源管理工作。此外，作為一種專(zhuān)業(yè)性要求較高的技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用信息化技術(shù)專(zhuān)業(yè)人才很少，導(dǎo)致建筑企業(yè)在人事檔案管理方面的信息化水平較低，無(wú)法對(duì)管理工作進(jìn)行有效的創(chuàng)新。

（三）智能化水平低

對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，人事檔案管理不僅需要實(shí)現(xiàn)信息化，更要實(shí)現(xiàn)智能化，互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用已經(jīng)完全顛覆了傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，人事檔案管理工作也步入了全新的階段。但是，我國(guó)的建筑企業(yè)大多還沒(méi)有采用人工智能技術(shù)，員工信息主要由紙質(zhì)檔案記錄，在進(jìn)行檔案查詢(xún)時(shí)大多也是手工查詢(xún)。但這種傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)建筑企業(yè)人事檔案管理工作提出的新要求。就目前來(lái)看，大多建筑企業(yè)都存在著人力資源不足以及人才結(jié)構(gòu)不合理等問(wèn)題，這使得建筑企業(yè)的管理水平低下、工作效率不高，這很大程度上是由于人事檔案管理問(wèn)題所造成的。建筑企業(yè)智能化水平低的另一個(gè)表現(xiàn)是，人工智能技術(shù)在建筑企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用大多停留在基礎(chǔ)設(shè)施階段，只是簡(jiǎn)單地使用相關(guān)的智能硬件，而沒(méi)有建立基于人工智能技術(shù)管理制度和軟件系統(tǒng)，使得建筑企業(yè)人事檔案管理的智能化流于表面。

（四）管理體制不完善

在長(zhǎng)期的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式下，我國(guó)建筑企業(yè)的人力資源管理觀念已經(jīng)發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，更加注重員工的專(zhuān)業(yè)能力和工作水平，對(duì)于員工，企業(yè)更傾向于使用簽訂勞動(dòng)合同的方式來(lái)留住員工，而不是利用人事檔案對(duì)員工進(jìn)行限制。在這一背景下，員工進(jìn)入企業(yè)后需要簽訂勞動(dòng)合同，而在合同到期后，員工可以自主選擇繼續(xù)工作還是離職，企業(yè)也可以對(duì)員工進(jìn)行篩選，增強(qiáng)了員工的自主性。對(duì)于員工來(lái)說(shuō)，在積累了一段時(shí)間的工作經(jīng)驗(yàn)后，他們更傾向于去大企業(yè)尋求更好的發(fā)展，在這種情況下，企業(yè)可能會(huì)為了自身的利益通過(guò)人事檔案來(lái)限制員工的行為，強(qiáng)行將員工留下，這就是我國(guó)人事檔案管理體系不完善的一種體現(xiàn)，而體系的不完善就容易出現(xiàn)棄檔、死檔的問(wèn)題。

（五）檔案內(nèi)容質(zhì)量低

人事檔案管理工作并不是短期的事情，需要通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累才能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源管理提供助力，為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。但在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)更為注重的是短期利益，因此對(duì)于人事檔案管理的重視程度并不高，也不會(huì)專(zhuān)門(mén)對(duì)人事檔案管理的方法模式進(jìn)行探索和分析，大多是直接套用干部人事檔案管理的工作模式。但這種套用的模式無(wú)法有效應(yīng)用到建筑企業(yè)的實(shí)際人事檔案管理工作當(dāng)中，會(huì)對(duì)人事檔案管理的有效性造成影響。對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，員工的人事檔案中內(nèi)容占比更多的是學(xué)習(xí)記錄和培訓(xùn)記錄，對(duì)于員工專(zhuān)業(yè)技能的考核評(píng)價(jià)以及員工的職業(yè)素養(yǎng)、道德意識(shí)等內(nèi)容的占比很少。這就導(dǎo)致了人事檔案無(wú)法有效反映出員工的工作水平和工作能力，失去了人事檔案的本質(zhì)作用。除此之外，人事檔案內(nèi)容質(zhì)量低的原因還體現(xiàn)在部分人事檔案中的內(nèi)容資料存在虛假內(nèi)容，使得人事檔案失去了真實(shí)性。在這種情況下，人事檔案完全失去了參考意義，嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理的有效性。如果企業(yè)按照虛假的人事檔案進(jìn)行人力資源管理，很容易出現(xiàn)能力與崗位不匹配的現(xiàn)象，給企業(yè)的發(fā)展造成負(fù)面影響。

三、建筑企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策

（一）更新觀念意識(shí)

對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，人事檔案管理雖然在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法給企業(yè)帶來(lái)顯著的經(jīng)濟(jì)效益，但是對(duì)于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展卻有著重要意義，因此，建筑企業(yè)必須更新對(duì)人事檔案管理的觀念意識(shí)，認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。企業(yè)需要對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，對(duì)人事資料做到真實(shí)記錄，檔案遷入遷出時(shí)要確保其真實(shí)性。為了提高人事檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新檔案管理模式，提高檔案管理的科學(xué)性與適用性，確保人事檔案管理工作能夠符合企業(yè)發(fā)展的需求。為了提高人事檔案管理的效果，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)完善的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行分類(lèi)記錄保存，方便后續(xù)的人力資源管理工作。此外，需要加強(qiáng)人事檔案管理的隱私性與安全性，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密，如果需要查閱檔案，則需要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，避免檔案信息泄露。

（二）提高信息化水平

檔案管理的信息化是建筑企業(yè)人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，企業(yè)必須不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的全面信息化。就目前來(lái)看，部分建筑企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到了信息化的重要性，并且逐步開(kāi)始了信息化進(jìn)程，但對(duì)于信息化技術(shù)的使用僅僅停留在表面。為了解決這一問(wèn)題，建筑企業(yè)在進(jìn)行引進(jìn)信息化技術(shù)時(shí)必須構(gòu)建一個(gè)完善的人事檔案管理系統(tǒng)，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理和信息化管理。企業(yè)要搭建完善的人事信息平臺(tái)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，在方便查抄信息的同時(shí)提高信息的共享程度。對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理人員是人事檔案管理工作的一線實(shí)施人員，因此，工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和專(zhuān)業(yè)能力直接影響了人事檔案管理的質(zhì)量和效果。而針對(duì)缺少信息化人才這一點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)教育，在提高工作人員專(zhuān)業(yè)水平的同時(shí)讓其意識(shí)到信息化的重要性。在培訓(xùn)過(guò)程中，不僅要培訓(xùn)工作人員的檔案管理水平，還要培訓(xùn)工作人員的信息技術(shù)水平，讓工作人員能夠更好地適應(yīng)人事檔案管理的信息化進(jìn)程。此外，還需要對(duì)工作人員的職業(yè)道德進(jìn)行培養(yǎng)，樹(shù)立信息安全意識(shí)，確保人事檔案管理的隱私性和安全性。

（三）提高智能化水平

建筑企業(yè)在完成人事檔案管理的信息化后，就應(yīng)當(dāng)提高人事檔案管理的智能化水平，以此來(lái)進(jìn)一步提高工作效率和質(zhì)量。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立一個(gè)完善的智慧檔案館，加強(qiáng)對(duì)人工智能技術(shù)的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)今世界的信息數(shù)據(jù)每天都在以指數(shù)級(jí)增加，對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)同樣如此，大量的人事檔案資料導(dǎo)致信息難以檢索，為此，企業(yè)需要利用人工智能來(lái)提高信息檢索效率。

（四）完善管理體制

相較于西方發(fā)達(dá)國(guó)家，我國(guó)建筑企業(yè)的人事檔案管理體制還較為落后，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行本土化改良。建筑企業(yè)需要依照國(guó)家法律法規(guī)來(lái)完善管理體制，強(qiáng)化人事檔案管理的保密制度，并且將人力資源管理部門(mén)獨(dú)立出來(lái)，以便于人事檔案管理效率的提升。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理的適用性和可信度，采用更為合理的方式進(jìn)行人事檔案管理工作，避免利用人事檔案對(duì)員工進(jìn)行制約的行為。

（五）提高檔案內(nèi)容質(zhì)量

進(jìn)入新時(shí)期后，建筑企業(yè)人事檔案的內(nèi)容也應(yīng)當(dāng)不斷地豐富和發(fā)展，在人事檔案中，應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的專(zhuān)業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)以及道德意識(shí)等指標(biāo)進(jìn)行全面記錄，重點(diǎn)關(guān)注員工的工作能力以及自身性格，同時(shí)記錄好員工的業(yè)績(jī)和專(zhuān)長(zhǎng)，提高人事檔案信息的可用性。此外，建筑企業(yè)還需要加強(qiáng)人事檔案信息的真實(shí)性，加強(qiáng)對(duì)檔案記錄過(guò)程的監(jiān)督以及審核，在記錄評(píng)語(yǔ)過(guò)程中，避免主觀因素的出現(xiàn)，確保對(duì)員工信息的真實(shí)記錄，提高檔案的可信度。

四、結(jié)束語(yǔ)

進(jìn)入新時(shí)期后，人事檔案管理在建筑企業(yè)中的地位越發(fā)凸顯，是企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。但在建筑企業(yè)人事檔案管理當(dāng)中還存在一定的問(wèn)題，因此，企業(yè)必須解決這些問(wèn)題，推動(dòng)人事檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。