張安寧 廣西廣播電視臺

一、引言

如果說目標管理（BMO）、關(guān)鍵績效指標（KPI）、平衡記分卡（BSC）、360 績效考核法開啟了現(xiàn)代企業(yè)人力資源績效管理的先河，目標與關(guān)鍵成果法（OKR）造就了微軟、谷歌、甲骨文等世界巨頭企業(yè)現(xiàn)今的成就，那么一頁紙項目管理（OPPM）雖然沒有那么出名，但也為我們的管理實踐付出了應(yīng)有的貢獻。尤其是其將五大要素按照一定的邏輯關(guān)系體現(xiàn)在一頁紙上，借助該工具，可以有效地將一項任務(wù)、項目清楚、明了地展現(xiàn)給決策者、管理者和執(zhí)行者，大大提高了工作質(zhì)量和工作效率。

二、概念及主要內(nèi)涵

20 世紀90 年代中期，西方企業(yè)管理中普遍出現(xiàn)了“多頭指令”“指令反復(fù)無?！薄盎ㄙM了巨大人力物力后所采取的方案最終與其他方案產(chǎn)生沖突或背離實際從而形成巨大的浪費”等現(xiàn)象。為了挽救這種形勢，在西方開始了項目管理的探索，特別是自克拉克·A·坎貝爾的《一頁紙項目管理——只需一頁紙就可以做好任何項目》一書問世以后，一頁紙項目管理開始正式進入大眾視野，并被廣泛應(yīng)用于各種管理實踐中。

一頁紙項目管理將目標、任務(wù)、時間、成本、負責人五個要素及其相互關(guān)系和進展狀態(tài)在一張二維表格中展現(xiàn)出來，為項目管理者和項目執(zhí)行者提供清晰明確的方向，確保項目能夠在預(yù)期內(nèi)達到目的。一頁紙項目管理是項目管理的一個分支，它不僅是一個具體的工具也是一種管理思維，能夠正確理解其內(nèi)涵并靈活使用到日常管理中才是其核心要義。

三、當前事業(yè)單位人力資源管理的困境

（一）部門間溝通協(xié)調(diào)困難

當前我國大部分事業(yè)單位組織結(jié)構(gòu)屬于直線職能型。即由黨委（黨組）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、各部門按照職責各司其職的組織形式。快速、靈活、指令高效是該類型組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點。但也因部門間橫向聯(lián)系困難，職責不清，容易出現(xiàn)推諉、扯皮等弊端。尤其是在多部門協(xié)同處理一些重大項目工作時，常因工作分工不清、缺乏主導(dǎo)力量、部門間溝通不暢等導(dǎo)致項目進度緩慢，工作成效不高。

（二）工作推進緩慢，進度難以把控

文山會海是機關(guān)事業(yè)單位的一大通病。執(zhí)行一項協(xié)同任務(wù)時，往往需要制定各種詳細的工作方案，一項任務(wù)需要召開多次會議層層傳達，在傳達的過程中由于理解偏差、信息不對稱、個體差異等因素，當任務(wù)傳達到執(zhí)行層時早已偏離，執(zhí)行人員無法掌握項目的背景、初衷，往往容易憑借自己的理解執(zhí)行，從而造成一系列問題：開會次數(shù)多、會議效率不高、會后執(zhí)行進度難以掌控等。

（三）管理容易混亂，缺乏層次

事業(yè)單位人力資源管理不僅包括人力資源方面的工作，同時還有組織黨務(wù)、鄉(xiāng)村振興、疫情防控等其他非人力資源工作，這就對人力資源部門提出了較高的要求。不管是人力資源方面的工作還是非人力資源方面的工作，均是單位的重點工作，每一項工作都是千頭萬緒，所需要耗費的人力、物力、財力都比較多，如何在有限時間和精力內(nèi)協(xié)調(diào)處理好這些工作，成了當前事業(yè)單位人力資源管理的難點。正是由于工作內(nèi)容多且雜、人員配備少、時間緊迫等客觀因素制約，當某些重大工作同時需要處理時，就容易出現(xiàn)管理混亂、顧此失彼的情況。

四、一頁紙項目管理在人力資源管理中的應(yīng)用探析

上文列舉了當前事業(yè)單位人力資源管理中常見的幾種困境，那么面對困境，如何破解呢？或許可以考慮一頁紙項目管理。“一切皆是項目，一切皆可當作項目”是一頁紙項目管理中提出的經(jīng)典語錄。對于事業(yè)單位人力資源管理而言，不管是宏觀層面的管理，還是中觀層面的管理，或者是微觀層面的某一項具體任務(wù)，皆可以引入一頁紙項目管理工具。本文將嘗試以單位公開招聘筆試面試的組織為個案探析其具體構(gòu)建步驟。

（一）掌握一頁紙項目管理的矩陣結(jié)構(gòu)

一頁紙項目管理主要包括目標、任務(wù)、時間、成本、負責人五大要素，五大要素被巧妙地以矩形方式呈現(xiàn)在一張表中，并通過區(qū)域劃分、縱橫對比的邏輯關(guān)系將五大要素匹配，形成一個清晰、醒目的工作推進表（如圖1）。使用一頁紙項目管理時要注意掌握表格中各個模塊的具體要求和邏輯關(guān)系，在確定項目元素時，要用最簡單、便捷的方式呈現(xiàn)最有價值，最關(guān)注的內(nèi)容，防止面面俱到展示項目所有元素。

（二）掌握一頁紙項目管理的編制步驟及注意事項

一頁紙項目管理的編制有一定的步驟，必須嚴格按照步驟編制，才能確保項目的元素符合邏輯關(guān)系，才能夠幫助管理者理清工作思路。一般來說，一頁紙項目管理的編制可以分成11 個步驟。

第一步：撰寫標題。撰寫標題時要注意項目領(lǐng)導(dǎo)必須具有唯一性，即項目領(lǐng)導(dǎo)是一個具體負責的人，而不能是多個人或者某個內(nèi)設(shè)組織。項目名稱要簡明、形象，項目目標要直觀簡練、盡可能用最精煉最通俗的詞語描述出來。如圖1中：標題欄共有項目領(lǐng)導(dǎo)、工作名稱、編制日期、項目目標4 個內(nèi)容，工作名稱確定為“2021 年公開招聘筆試面試”，工作目標確定為“完成12 名人員公開招聘的筆試和面試工作”，這樣的名稱和目標就非常明確，一目了然，不會讓人產(chǎn)生誤解。

圖1 公開招聘筆試面試項目一頁紙工作計劃

第二步：確定負責人。負責人的確定至關(guān)重要，負責人需要具有一定的執(zhí)行力、能夠主動出擊，而且要有足夠的時間。確定負責人時除了要看負責人的能力、時間外，還要看負責人的性格、知識、經(jīng)歷、人品等要素，項目能否成功關(guān)鍵在于這些負責人能否完成所負責的任務(wù)。因此，一定要根據(jù)主要任務(wù)的性質(zhì)選到合適的負責人，并將其名字列在表中。將負責人名字列在表中，其目的就是要讓負責人有主人翁意識，通過將其名字、任務(wù)和完成進度醒目地體現(xiàn)在表中的方式，有助于督促其主動負責，防止產(chǎn)生推諉扯皮現(xiàn)象。如圖1，假如“報名材料收集登記”和“資格審查”各需要一個負責人來完成，那么在確定負責人的時候要分別注意：“報名材料收集登記”負責人要具有較高的服務(wù)意識，能夠為來自全國各地考生提供高質(zhì)量報考咨詢服務(wù)；“資格審查”負責人則必須是一個細心、嚴謹、公正的人，因為“資格審查”直接決定考生是否能夠有資格參加考試，這個環(huán)節(jié)是不允許出錯的。

第三步：確定項目子目標。項目子目標是根據(jù)項目目標具體分解而來，確定項目子目標時要注意把握其科學(xué)性和合理性原則。項目子目標要具體不能籠統(tǒng)，不能過于復(fù)雜，要具備可測量性、切實性和可驗證性。如圖1，根據(jù)“完成12 名人員公開招聘的筆試和面試工作”總目標，將其具體分解為“筆試前的各項準備工作”“筆試”“面試前各項準備”“面試”4個子目標。

第四步：確定主要任務(wù)。主要任務(wù)是針對項目子目標進一步分解的具體任務(wù)。在確定主要任務(wù)時要注意，每項任務(wù)的規(guī)模都應(yīng)是便于管理的，至少分配一位負責人。每項任務(wù)要明確化，避免行話、縮略詞或非標準化簡稱。每項任務(wù)進度是可衡量的，項目任務(wù)的確定應(yīng)該是整個團隊共同努力的結(jié)果。如圖1，再次將4 個子目標分解為“報名材料收集登記”“資格審查”“發(fā)布筆試公告”“布置考場”“實施筆試”“確定面試人選”“發(fā)布面試公告”“布置面試考場”“組織面試”“公布筆試面試成績”10 項主要任務(wù)，并且與4 個子目標一一對應(yīng)。

第五步：匹配目標與任務(wù)。只要目標和任務(wù)分解完成了，匹配目標與任務(wù)就比較簡單了。在圖1 左上角的位置分別預(yù)留空格，用空心“○”標記，某項任務(wù)完成后標上實心“●”，幾個任務(wù)同時完成了，對應(yīng)的子目標也就達到了。

第六步：為目標設(shè)定日期。目標日期是五要素之一，位于矩形方陣的右上角，與成本一線相隔。為目標設(shè)定日期一定要根據(jù)項目的具體情況而定，不能死板教條，日期可以是逐月設(shè)定，也可以按照季度設(shè)定，也可以按照周來設(shè)定。

第七步：匹配任務(wù)與目標日期。主要任務(wù)與目標日期形成一個個縱橫交錯的方格，用空心“○”標記，可在空心“○”中涂上綠、黃、紅三種顏色，用以標記進度。一般綠色表示進度正常；黃色表示進度有問題，進度滯后，需要及時介入?yún)f(xié)調(diào)；紅色表示進度有嚴重問題或嚴重困難，屬于重點預(yù)警對象，必要時可以強制干預(yù)。

第八步：將任務(wù)分配到具體人員。主要任務(wù)是采用行的形式逐項體現(xiàn)，每一行表示一項主要任務(wù)，而負責人是采用列的形式并排體現(xiàn)，主要任務(wù)行與負責人列在負責人上方區(qū)域形成縱橫交錯的小方格，這些小方格主要用來標記負責人的具體任務(wù)。由于現(xiàn)實管理中，往往一個任務(wù)需要幾個人配合完成，那么一定要區(qū)分主次責任，如此才能防止在匯報工作進展時發(fā)生因任務(wù)不清而產(chǎn)生的推諉、扯皮等現(xiàn)象。負責人的主次之分可以用大寫字母A、B、C……標記，A 表示第一負責人、B 表示第二負責人，依次類推。如圖1 中，張三和王五都要負責“報名材料收集登記”和“資格審查”，但在將任務(wù)分配到具體人員時，要區(qū)分張三和王五主次責任，即“報名材料收集登記”由張三主要負責，“資格審查”由王五主要負責，因此對應(yīng)的方格依次標記為“AB”“BA”。

第九步：確定主觀任務(wù)。主觀任務(wù)位于主要任務(wù)下面，主要是一些貫穿項目始終的常規(guī)工作和一些難以在時間線上標記的定性工作。

第十步：進行成本預(yù)算管控。任何項目都必須要有一定的經(jīng)費支持，因此需要考慮到成本預(yù)算控制。在圖1 右下角的位置用幾個矩形條表示預(yù)算的多少和使用情況。同樣可以使用不同的顏色標記，用以醒目掌握預(yù)算的使用進度。綠色表示在預(yù)算范圍內(nèi)，黃色表示超出預(yù)算部分，紅色表示無法挽回的超預(yù)算。

第十一步：撰寫概述和預(yù)測。在表格的最下方預(yù)留了很大的一個方框，專門用于描述所有模棱兩可的事情，也可以對其他無法難以呈現(xiàn)在表格中的內(nèi)容進行說明和注釋，增強理解和認識。

五、結(jié)語

至此，以公開招聘筆試面試的實施為項目的一頁紙項目管理計劃就完成了。文中僅僅是選取了事業(yè)單位人力資源管理中非常具體的一項任務(wù)作為事例介紹了一頁紙項目管理的應(yīng)用。其實，整個人力資源管理工作均可用一張表來體現(xiàn)，只不過這張表中的任何內(nèi)容均可再次細分形成無數(shù)個具體的一頁紙計劃，如此就構(gòu)成了事業(yè)單位人力資源管理一頁紙項目管理體系。一頁紙項目管理因其醒目、直觀、便捷等特點為人力資源管理提供了一個有力的工具，通過一頁紙項目管理，可以有效推進各項日常工作，提高工作質(zhì)量和效率，尤其是便于掌控一些重大項目工作。但是，也必須清醒認識到：任何工具都不是萬能的，一頁紙項目管理在具體使用過程中一定要“因地制宜”“靈活變通”，切不可“生搬硬套”，五大要素和具體的內(nèi)容皆可根據(jù)工作實際進行調(diào)整和變化，只有活用一頁紙項目管理，才能達到事半功倍的效果。