馬媛媛,賀 群,顧佳麗
(金陵科技學院,江蘇 南京 211169)
當前,大數(shù)據(jù)、人工智能與云計算技術(shù)正在快速發(fā)展,傳統(tǒng)的高校財務(wù)管理手段和方法已經(jīng)無法適應(yīng)信息化發(fā)展的需要。智能感知、光學字符識別等新興信息技術(shù)的普及應(yīng)用使得財務(wù)管理體系正朝著智能化方向快速推進。因此,建設(shè)一個高效的智能財務(wù)管理體系[1],達到有效整合高校業(yè)財數(shù)據(jù)資源,提供統(tǒng)一準確、高度集成、綜合完整的數(shù)據(jù)信息,支持高校充分合理地進行財務(wù)分析與科學決策,就成為當前高校財務(wù)管理工作的主要研究內(nèi)容。
在傳統(tǒng)的財務(wù)管理體系下,多數(shù)高校師生在任何一項經(jīng)費進行處理時,都需要經(jīng)過煩瑣的報銷流程。而在傳統(tǒng)財務(wù)服務(wù)流程下,由于信息不對稱的原因,會導(dǎo)致在報銷過程中需要多方審核人員進行審批,財務(wù)部門的人員連續(xù)超負荷工作,報銷人員產(chǎn)生扎堆現(xiàn)象,使得報銷效率低下[2]。綜合分析,傳統(tǒng)的財務(wù)服務(wù)體系主要存在著以下問題。
教職員工和學生遇到財務(wù)問題時大多通過到財務(wù)處現(xiàn)場咨詢或撥打財務(wù)處電話進行咨詢。這些信息傳遞的模式會讓財務(wù)信息的溝通交流不夠順暢、及時和充分。目前,多數(shù)高校財務(wù)處信息發(fā)布的方式主要為校園官網(wǎng),或財務(wù)處與各部門通過社交通信工具進行公布,雖然各種渠道信息發(fā)布比較便捷,但師生主動獲取信息的積極性不夠。每日社交工具消息量繁多且復(fù)雜,財務(wù)處發(fā)布的各種信息可能會被忽略。此外,財務(wù)工作的消息通知只發(fā)送至各部門負責財務(wù)處理的人員,信息受眾成員比例較小,導(dǎo)致在全體師生中信息傳遞的速度較慢。因此,師生可能無法及時獲得必要的財務(wù)信息,以致財務(wù)處獲得的正向信息反饋不多。
財務(wù)處是高校財務(wù)管理的直接承擔者。在國家大力扶持教育事業(yè)發(fā)展的大環(huán)境下,學生大幅擴招,教職工人數(shù)迅速增加,高校財務(wù)處的業(yè)務(wù)量劇增,且財務(wù)報銷業(yè)務(wù)處理的流程煩瑣,導(dǎo)致財務(wù)人員工作壓力大,服務(wù)效率也逐漸降低。
(1)在傳統(tǒng)的財務(wù)服務(wù)體系中,報銷人員需要人工填寫紙質(zhì)報銷單據(jù),粘貼各種業(yè)務(wù)票據(jù),逐級找相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。報銷人員必須通曉各個環(huán)節(jié)才能盡量避免錯誤的發(fā)生。因此,報銷人員經(jīng)常需要在財務(wù)部門進行多次確認。若財務(wù)人員在已經(jīng)簽字蓋章的票據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)錯誤,則需要重新修改并再次找上級領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章,重復(fù)上述流程。
(2)由于每天的報銷業(yè)務(wù)量大且煩瑣,報銷人員需要取號排隊等候財務(wù)審核,財務(wù)人員在人工審核紙質(zhì)報銷單據(jù)時,需要確定報銷單據(jù)的真實性與合規(guī)性,查驗報銷緣由、各項經(jīng)費的數(shù)額、報銷的經(jīng)辦人、證明人以及各級領(lǐng)導(dǎo)的簽字等報銷要素是否完備,這其中不僅增加了報銷過程中的風險,還需要花費很多時間和精力與報銷人員進行溝通了解情況,大大增加了財務(wù)人員的審核工作量。
鑒于軟件系統(tǒng)的差異性和獨立性,想要實現(xiàn)財務(wù)管理系統(tǒng)與這些業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互聯(lián)互通和信息實時共享,難度系數(shù)大大提高。具體而言,高校業(yè)務(wù)部門較多,包含人力資源、學生管理、科研管理等眾多業(yè)務(wù),這些部門的業(yè)務(wù)管理軟件均由部門按需采購并且獨立管理。例如,平時各業(yè)務(wù)部門都是手工錄入信息數(shù)據(jù),當信息發(fā)生改變時,由于數(shù)據(jù)共享程度低下,單個部門信息的修改變化無法同步到其他業(yè)務(wù)部門,導(dǎo)致各部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)無法一致,則需人工重復(fù)審核,而這些狀況嚴重影響企業(yè)財部門之間的工作效率。
財務(wù)管理系統(tǒng)在運行過程中會存在諸多的安全隱患,網(wǎng)絡(luò)的安全性至關(guān)重要。具體而言,由于大量的財務(wù)數(shù)據(jù)都在網(wǎng)絡(luò)上進行傳遞,數(shù)據(jù)信息泄露的風險就會始終存在,工作中的人為疏忽,或使用了不安全的存儲介質(zhì)、服務(wù)器硬件上的漏洞與缺陷,以及各種軟件程序上的BUG、專業(yè)數(shù)據(jù)爬蟲軟件、病毒程序等各類安全隱患均使得財務(wù)管理系統(tǒng)遭到破壞,財務(wù)處理就不能正常運行。對于日益龐雜的財務(wù)數(shù)據(jù)信息而言,財務(wù)系統(tǒng)受到破壞會給高校帶來巨大的經(jīng)濟損失,對于在電腦上安裝硬件防火墻和網(wǎng)絡(luò)防護軟件,也只是提高電腦系統(tǒng)的部分安全性。
隨著各種新興信息技術(shù)的迅速發(fā)展,高校財務(wù)管理工作已經(jīng)從起初簡單的電子記賬、財務(wù)分析轉(zhuǎn)變到大量利用人工智能等新技術(shù)進行智能財務(wù)信息化處理[3],進而實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理流程高度信息化、自動化、數(shù)據(jù)資源實時共享、系統(tǒng)安全可靠的目標。
智能財務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)該具備以下特征:一是要以智慧校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)建設(shè)高度信息化的財務(wù)體系;二是要建設(shè)以精細預(yù)算為基礎(chǔ)的財務(wù)管理體系;三是要實現(xiàn)24小時全天候自動化與學校各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)信息完全互聯(lián)互通、實時共享;四是要實現(xiàn)高效的銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng);五是要建設(shè)高度可靠、實時監(jiān)督的財務(wù)管理安全體系。
智能財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)該基于大數(shù)據(jù)與云計算、人工智能等新科技,采用當前主流的軟硬件技術(shù)標準,以數(shù)據(jù)資源實時共享、應(yīng)用高度集中、管理體系安全可靠、資源方便擴展、數(shù)據(jù)信息可移植性為原則,實現(xiàn)業(yè)財資源信息利用效率最大化,最大限度地滿足學校各類業(yè)務(wù)部門的用戶需求。建設(shè)思路應(yīng)以智慧校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),構(gòu)建高度信息化的財務(wù)管理體系。在建設(shè)中,應(yīng)以財務(wù)數(shù)據(jù)資源為關(guān)鍵核心,與校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門,如人力資源、學生管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通、招生管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)業(yè)財數(shù)據(jù)信息完全互聯(lián)互通、實時共享,同時要提前預(yù)留好能夠與后續(xù)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的財務(wù)數(shù)據(jù)服務(wù)接口。
智慧校園環(huán)境下的高校智能財務(wù)共享平臺建設(shè)采用分布式與并行計算技術(shù),綜合網(wǎng)絡(luò)存儲、虛擬化與智能化等技術(shù),實現(xiàn)共享系統(tǒng)中計算機軟硬件資源、數(shù)據(jù)信息資源統(tǒng)一管理、統(tǒng)一分配、統(tǒng)一部署及全方位監(jiān)控與預(yù)警,為各業(yè)務(wù)部門用戶提供云端數(shù)據(jù)資源的實時訪問和存儲、信息使用和數(shù)據(jù)分析等各類服務(wù)?;谥腔坌@環(huán)境下的高校智能財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺架構(gòu),如圖1所示。在此架構(gòu)下,校內(nèi)眾多部門的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)資源實時同步、交互共享,真正實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)24小時全天候全流程高度信息化、自動化集中控制和處理,能夠有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息資源互聯(lián)互通。
圖1 智能財務(wù)數(shù)據(jù)共享平臺與各業(yè)務(wù)部門關(guān)系
智能報賬系統(tǒng)以預(yù)算申報為控制源頭,形成項目預(yù)算編制為起點,到項目立項完成,再到項目執(zhí)行的一體化綜合管理體系[4]。基于智慧校園環(huán)境下的高校智能財務(wù)報賬系統(tǒng),如圖2所示。教師或?qū)W生在票據(jù)報銷時,可以通過PC客戶端、移動App智能終端直接選擇預(yù)算科目中已立項項目,在精細化預(yù)算基礎(chǔ)上嚴格管控,利用網(wǎng)絡(luò)和智能技術(shù),將財務(wù)報銷業(yè)務(wù)由線下轉(zhuǎn)移到線上。這種多端口、多渠道的報銷方式,使報銷人員可以利用空閑時的碎片化時間進行報銷單據(jù)的拍照處理,填寫待報銷票據(jù)的數(shù)據(jù)信息,通過智能財務(wù)系統(tǒng)中的影像管理系統(tǒng),完成光學字符識別并結(jié)合OCR技術(shù)掃描單據(jù)獲取電子化數(shù)據(jù)并存儲,作為電子數(shù)據(jù)檔案。相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)可以實時審批,大幅降低了審批時間,優(yōu)化了報銷流程,簡化了報銷程序,極大提升了報銷效率。在支付共享階段可以通過高效的銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)實現(xiàn)經(jīng)費結(jié)轉(zhuǎn),并將相關(guān)經(jīng)費結(jié)算信息實時發(fā)布到智能財務(wù)賬務(wù)處理子系統(tǒng),自動形成電子發(fā)票,有效解決了傳統(tǒng)財務(wù)服務(wù)體系下報銷往返跑、消耗時間長而且效率低下的問題。同時,財務(wù)審核人員通過智能報賬系統(tǒng),將預(yù)算報銷精準控制在事前。項目沒有立項或無預(yù)算科目就無法進行報銷,不僅實現(xiàn)了預(yù)算執(zhí)行的精準化管控,而且為后續(xù)的財務(wù)核算積累了準確詳實的數(shù)據(jù)信息。學校的管理者也可以通過智能財務(wù)的信息化管理,按需要生成不同維度的數(shù)據(jù)報表,為科學決策提供精準數(shù)據(jù)支持,合理規(guī)劃學校未來的發(fā)展藍圖[5]。
圖2 智能報賬流程
構(gòu)建銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)就是將高校財務(wù)系統(tǒng)和外部銀行資金結(jié)算系統(tǒng)實時互聯(lián),實現(xiàn)無現(xiàn)金結(jié)算的服務(wù)模式,是一種操作上更加安全可靠、方便快捷、高效合理的財務(wù)結(jié)算工作方式。銀校互聯(lián)支付系統(tǒng)可以大大減少人工操作,大幅度地減輕財務(wù)人員與報銷人員工作上的負擔,確保在資金結(jié)算與支付過程中不會發(fā)生錯誤,極大地提高了財務(wù)工作效率,保障了資金的安全雙向流動,無論是對財務(wù)部門還是報銷人員都是雙贏模式。
高校智能財務(wù)管理系統(tǒng)的健康有序運行離不開計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全性與穩(wěn)定性,財務(wù)數(shù)據(jù)信息的存儲、數(shù)據(jù)信息的錄入、數(shù)據(jù)信息的處理與傳遞更是離不開互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。因此,加強計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)的安全性就非常重要[6]。具體方法和措施如下:(1)為智能財務(wù)管理系統(tǒng)購買安全可靠的計算機與網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備,安裝硬件防火墻,盡可能避免硬件系統(tǒng)漏洞帶來的安全風險。(2)把智慧校園網(wǎng)絡(luò)劃分為不同層級,包括校園局域網(wǎng)、財務(wù)專屬局域網(wǎng)與外部銀行專網(wǎng)等。安裝專業(yè)殺毒軟件和網(wǎng)絡(luò)防火墻軟件,在實現(xiàn)各級網(wǎng)絡(luò)互通互聯(lián)的條件下,由專業(yè)維護人員實時監(jiān)測,升級殺毒軟件和網(wǎng)絡(luò)防火墻軟件,積極防范可能的病毒破壞和網(wǎng)絡(luò)攻擊,最大限度地保證和維護財務(wù)專屬網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息安全。(3)進行數(shù)據(jù)分布式多地備份并加密存儲,財務(wù)管理系統(tǒng)中的核心資源就是數(shù)據(jù)信息,對財務(wù)數(shù)據(jù)進行安全完整的備份是在數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)問題后唯一可靠的恢復(fù)補救方法。(4)加強業(yè)財系統(tǒng)使用人員的身份認證管理,提高各類業(yè)務(wù)軟件操作上的安全性,定期更改密碼。同時加強財務(wù)系統(tǒng)工作人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識。財務(wù)系統(tǒng)只能在內(nèi)部專屬網(wǎng)絡(luò)中運行,財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)的使用要根據(jù)財務(wù)人員的崗位與職責設(shè)置不同的操作權(quán)限,形成嚴密的、層層管控的內(nèi)部控制管理體系,確保財務(wù)管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。
綜上所述,建設(shè)智能財務(wù)管理系統(tǒng),實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理流程高度信息化、自動化、數(shù)據(jù)資源實時共享、系統(tǒng)安全可靠,可以有效地減輕財務(wù)人員的工作負荷,提升財務(wù)工作的效率,更加合理地使用預(yù)算資金,改善財務(wù)經(jīng)濟狀況,資金使用更加安全,財務(wù)數(shù)據(jù)更加準確翔實,管理者的分析決策更加科學化,資源的使用效率得到提高,有利于高校加快科學發(fā)展,合理規(guī)劃學校未來的發(fā)展藍圖。