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        高校智能財務(wù)報銷體系研究

        2022-09-05 09:02:50馬媛媛
        經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊 2022年23期
        關(guān)鍵詞:流程師生財務(wù)

        馬媛媛,賀 群

        (金陵科技學(xué)院,南京 211169)

        隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,資金來源和業(yè)務(wù)類型更加多元化,使得財務(wù)部門會計核算和財務(wù)管理工作量劇增,內(nèi)部控制難度加大。在當(dāng)前的財務(wù)管理體系下,師生們在財務(wù)報銷時深切體會到財務(wù)信息溝通交流不夠及時充分、報銷流程煩瑣且服務(wù)效率低、業(yè)財系統(tǒng)互聯(lián)性差、各部門數(shù)據(jù)共享程度低等問題,財務(wù)部門的工作人員面對不斷劇增的業(yè)務(wù)量也感到壓力重重,傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)高校發(fā)展的需要。大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新科技的快速發(fā)展,為構(gòu)建高校的智能財務(wù)報銷模式提供了技術(shù)支撐。

        一、高校智能財務(wù)報銷體系分析

        (一)總體設(shè)計思路

        高校智能財務(wù)報銷體系的總體設(shè)計思路是基于大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù),以智慧校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),以數(shù)據(jù)信息管理安全可靠、實時互聯(lián)共享、可移植性強(qiáng)、資源擴(kuò)展便利為原則,以財務(wù)數(shù)據(jù)資源為核心,實現(xiàn)人力資源、學(xué)生管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通等業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享,滿足業(yè)財數(shù)據(jù)資源利用效率最大化的目標(biāo),構(gòu)建一個高度信息化的智能財務(wù)報銷體系。

        (二)智能財務(wù)報銷模式的技術(shù)體系

        高校智能財務(wù)報銷模式通過構(gòu)建智能財務(wù)報銷管理平臺,實現(xiàn)多部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)間數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享,在管理平臺上協(xié)作完成財務(wù)報銷過程中的報銷單據(jù)信息填寫、報銷單據(jù)智能審核與審批、網(wǎng)上電子支付等業(yè)務(wù)處理流程。由于智能財務(wù)報銷管理平臺基于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)建,財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)服務(wù)的安全性可能會受到網(wǎng)絡(luò)癱瘓、黑客網(wǎng)絡(luò)攻擊以及病毒破壞等因素的影響,因此,要積極做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)信息資源的安全防護(hù),保證智能財務(wù)報銷管理平臺穩(wěn)定運(yùn)行。一是在計算機(jī)系統(tǒng)中安裝殺病毒軟件和軟硬件網(wǎng)絡(luò)防火墻,及時升級軟件系統(tǒng)修補(bǔ)漏洞,建立實時監(jiān)控可預(yù)警的網(wǎng)絡(luò)安全防范體系;二是構(gòu)建財務(wù)內(nèi)部專用網(wǎng),確保財務(wù)系統(tǒng)在內(nèi)部專用網(wǎng)中運(yùn)行,處理后的財務(wù)數(shù)據(jù)實時備份,內(nèi)外網(wǎng)的數(shù)據(jù)只能通過管理平臺實現(xiàn)互聯(lián)共享;三是智能財務(wù)報銷管理平臺使用白名單訪問機(jī)制,加強(qiáng)訪問用戶身份的安全認(rèn)證,不定期提示用戶更換密碼等;四是財務(wù)部門應(yīng)建立科學(xué)的內(nèi)部控制制度約束工作人員,具體可從財務(wù)系統(tǒng)的安全使用與科學(xué)維護(hù)、財務(wù)數(shù)據(jù)信息的安全存儲和實時多地備份、財務(wù)人員的分工協(xié)作與相互監(jiān)督等方面進(jìn)行實施和完善。高校智能財務(wù)報銷模式的技術(shù)體系見圖1。

        圖1 高校智能財務(wù)報銷模式技術(shù)體系圖

        (三)智能財務(wù)報銷管理平臺的構(gòu)建

        智能財務(wù)管理平臺的建設(shè)是構(gòu)建高校業(yè)財系統(tǒng)融合、內(nèi)外部數(shù)據(jù)信息互聯(lián)互通、實時共享的重要保證,該平臺包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)信息共享層、應(yīng)用支撐層、業(yè)務(wù)處理層和交互溝通層這五個部分。智能財務(wù)報銷管理平臺架構(gòu)見圖2。

        圖2 智能財務(wù)報銷管理平臺架構(gòu)圖

        1.基礎(chǔ)設(shè)施層

        基礎(chǔ)設(shè)施層主要包括高性能服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、不間斷電源設(shè)備、存儲設(shè)備、容災(zāi)備份系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。通過基礎(chǔ)設(shè)施層的集成,改變了以前校內(nèi)各部門分散重復(fù)建設(shè)的情況,降低了建設(shè)成本,提高了建設(shè)資金的使用效率,便于對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行集中統(tǒng)一管理、運(yùn)行與維護(hù)?;A(chǔ)設(shè)施層將為智能財務(wù)報銷管理平臺的安全平穩(wěn)運(yùn)行提供最基礎(chǔ)的保障。

        2.數(shù)據(jù)信息共享層

        數(shù)據(jù)信息共享層主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息、財稅數(shù)據(jù)信息、財銀數(shù)據(jù)信息、數(shù)據(jù)交換中心、數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng)、電子憑證系統(tǒng)等。數(shù)據(jù)信息共享層的建設(shè)改變了以往各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確、質(zhì)量差、難以共享的狀況,做到了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息、財稅數(shù)據(jù)信息、財銀數(shù)據(jù)信息等資源的集中統(tǒng)一存儲,保證了數(shù)據(jù)來源的唯一性和準(zhǔn)確性,界定了數(shù)據(jù)資源的管理權(quán)責(zé)。通過數(shù)據(jù)交換中心和數(shù)據(jù)挖掘系統(tǒng),不僅實現(xiàn)了各部門業(yè)財數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)共享,而且可以進(jìn)一步挖掘數(shù)據(jù)資源的潛力,進(jìn)行多維度數(shù)據(jù)綜合分析,為高校的財務(wù)管理決策和高校未來發(fā)展決策提供強(qiáng)大的、精準(zhǔn)的大數(shù)據(jù)支持。

        3.應(yīng)用支撐層

        應(yīng)用支撐層主要包括系統(tǒng)開發(fā)與接口平臺、用戶訪問與安全管理平臺、網(wǎng)上服務(wù)平臺等。應(yīng)用支撐層是數(shù)據(jù)信息共享層和業(yè)務(wù)處理層之間的溝通聯(lián)絡(luò)橋梁,為智能財務(wù)報銷服務(wù)提供運(yùn)行基礎(chǔ)。通過建設(shè)統(tǒng)一的系統(tǒng)開發(fā)和接口平臺,可以為業(yè)務(wù)及應(yīng)用層規(guī)范軟件技術(shù)架構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)、協(xié)調(diào)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息交互聯(lián)通。建設(shè)用戶訪問與安全管理平臺,便于對登錄人員統(tǒng)一管理,建立白名單訪問機(jī)制,進(jìn)行有效的身份識別和密碼安全認(rèn)證。建設(shè)網(wǎng)上服務(wù)平臺,方便師生們熟悉財務(wù)報銷業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)和流程,高效率地完成報銷過程。

        4.業(yè)務(wù)處理層

        業(yè)務(wù)處理層主要包括查詢系統(tǒng)、影像處理系統(tǒng)、智能審核系統(tǒng)、財務(wù)處理系統(tǒng)(預(yù)算、核算、決算與決策分析管理)、銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)、人力資源管理、學(xué)生管理、教務(wù)管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通系統(tǒng)等。在財務(wù)報銷階段,師生們登錄網(wǎng)上服務(wù)平臺,關(guān)聯(lián)個人信息、錄入報銷單據(jù)信息、上傳報銷單據(jù)照片,通過影像處理系統(tǒng)識別和智能審核系統(tǒng)中涉及該項報銷業(yè)務(wù)的科研、教務(wù)、國有資產(chǎn)等相關(guān)項目負(fù)責(zé)人及各級領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn),進(jìn)入財務(wù)處理系統(tǒng)由財務(wù)人員審核。在報銷過程中,師生們可以隨時查詢業(yè)務(wù)流程和報銷的進(jìn)展情況,任一環(huán)節(jié)中報銷是否通過都會通過移動APP 實時推送消息給報銷人員,報銷人員可以及時處理、補(bǔ)充報銷需要的財務(wù)數(shù)據(jù),完成報銷流程。通過這一平臺有效地改善了傳統(tǒng)報銷過程中流程煩瑣、效率低下的狀況,有利于提升師生們的報銷體驗、改善信息不對稱的情況,實現(xiàn)了業(yè)財系統(tǒng)的有機(jī)融合、互聯(lián)共享。

        5.交互溝通層

        交互溝通層主要是師生們使用移動客戶端或PC機(jī)通過智能財務(wù)報銷管理系統(tǒng)APP 或微信公眾號等與財務(wù)人員和業(yè)務(wù)處理層交互溝通的平臺。通過這一平臺,可以使師生們的信息獲取體驗大為改善,不僅改變了信息傳遞的路徑,而且增強(qiáng)了師生們與業(yè)財部門之間的交互溝通實效性和便捷性,提高了報銷效率。

        二、智能財務(wù)報銷服務(wù)模式分析

        在傳統(tǒng)的高校財務(wù)管理體系下,師生們在財務(wù)報銷時主要存在著以下問題:一是財務(wù)信息的溝通交流不夠。高校財務(wù)部門信息多采用官網(wǎng)、微信群或QQ 群等方式發(fā)布,雖然財務(wù)信息的發(fā)布方便,但師生們每天都要接收推送的各種信息,主動獲取財務(wù)信息的積極性不夠,因此財務(wù)部門發(fā)布的信息就有可能被忽略,導(dǎo)致師生們無法及時獲得必要的財務(wù)信息,出現(xiàn)信息不對稱現(xiàn)象。當(dāng)師生們遇到財務(wù)問題時也經(jīng)常是到財務(wù)部門現(xiàn)場咨詢或電話咨詢,這種信息傳遞和溝通模式經(jīng)常造成財務(wù)信息的溝通交流不夠及時和充分。二是財務(wù)報銷流程煩瑣,效率低下。報銷人員由于票據(jù)問題或不熟悉報銷流程等環(huán)節(jié),出現(xiàn)狀況經(jīng)常需要頻繁往返于財務(wù)部門,報銷流程煩瑣。而且報銷人員基本都在報銷時間集中扎堆,財務(wù)人員一方面要審核報銷單據(jù)的真實性、合規(guī)性與填報信息的準(zhǔn)確性,另一方面還要與報銷人員實時溝通報銷信息,增加了財務(wù)部門審核人員的業(yè)務(wù)工作量,使得審核時間長,造成報銷效率低下。三是業(yè)財系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享程度低。高校內(nèi)部職能部門和院系較多,包含人力資源、學(xué)生管理、科研管理、后勤服務(wù)、國有資產(chǎn)管理、一卡通業(yè)務(wù)、教學(xué)部門等,這些部門的業(yè)務(wù)管理軟件可能不同,想要實現(xiàn)業(yè)財系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)信息法人互聯(lián)共享非常困難。平時,各部門數(shù)據(jù)信息基本都是手工錄入,當(dāng)某個部門的數(shù)據(jù)發(fā)生改變,由于各部門之間數(shù)據(jù)信息不能實時共享,單個部門數(shù)據(jù)信息的改變不能實時同步到其他業(yè)務(wù)部門,從而導(dǎo)致各部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)常不一致,究竟哪一個部門的數(shù)據(jù)信息是準(zhǔn)確的無從得知,不僅需要人工反復(fù)復(fù)核,還有可能影響各部門內(nèi)部的關(guān)系,數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享程度低的狀況嚴(yán)重影響了高校業(yè)財部門之間的工作效率。

        智能財務(wù)報銷服務(wù)模式利用大數(shù)據(jù)、人工智能、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新科技,將財務(wù)報銷業(yè)務(wù)由線下切換到線上,結(jié)合流程自動化(RPA)、光學(xué)字符識別、OCR掃描成像等技術(shù)進(jìn)行報銷票據(jù)的精準(zhǔn)識別,實現(xiàn)流程自動化服務(wù)。

        高校智能財務(wù)報銷流程如圖3 所示,在此模式下,學(xué)校各部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息同步互聯(lián)共享,實現(xiàn)業(yè)財系統(tǒng)高度信息化、流程自動化、業(yè)務(wù)集中控制和處理。師生們在報銷票據(jù)時,首先對報銷單據(jù)拍照,通過移動APP 或者PC 客戶端登錄智能財務(wù)報銷系統(tǒng),填寫報銷票據(jù)中的各種信息,進(jìn)入影像管理系統(tǒng)對已拍照上傳的票據(jù)完成OCR 掃描,進(jìn)行光學(xué)字符識別獲取單據(jù)的電子化數(shù)據(jù)并存儲,形成電子數(shù)據(jù)檔案。其次在財務(wù)報銷系統(tǒng)中選擇預(yù)算科目中的立項項目,在嚴(yán)控預(yù)算資金使用的基礎(chǔ)上,由項目負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)在線上實時審核和批準(zhǔn),同時,財務(wù)部門審核人員通過智能財務(wù)報銷系統(tǒng),在事前根據(jù)項目預(yù)算管控報銷資金,如果項目無預(yù)算或項目無立項就不能報銷,智能財務(wù)管理不僅精準(zhǔn)地控制了預(yù)算的執(zhí)行,而且為年終財務(wù)部門核算提供了精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)來源。最后,在電子支付階段通過銀?;ヂ?lián)支付系統(tǒng)實現(xiàn)報銷項目的費(fèi)用結(jié)算,形成電子發(fā)票,報銷過程實現(xiàn)了無紙化和無現(xiàn)金模式。在財務(wù)信息的獲取和報銷過程中,師生們可以根據(jù)自己的需求隨時通過移動APP 查詢業(yè)務(wù)流程和報銷的進(jìn)展情況,任一環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題或報銷是否通過都會通過移動APP 推送實時消息給報銷人員,報銷人員可以根據(jù)推送消息及時處理,補(bǔ)充報銷需要的財務(wù)數(shù)據(jù)或者完成報銷流程。

        圖3 高校智能財務(wù)報銷流程圖

        這種多端口、多渠道的智能財務(wù)報銷模式,一是實現(xiàn)了業(yè)財部門之間數(shù)據(jù)信息的互聯(lián)共享,實時同步更新,保證了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和統(tǒng)一性,極大地提升了各部門的工作效率;二是有效地降低了信息不對稱的消極影響,提升了財務(wù)信息的交互溝通水平;三是有效解決了傳統(tǒng)財務(wù)服務(wù)體系下報銷往返跑,消耗時間長且效率低下的問題,既優(yōu)化了財務(wù)報銷流程和報銷程序,又大大縮短了報銷過程中的審批時間,使報銷效率獲得了大幅提升。學(xué)校的管理者也可以通過智能財務(wù)報銷系統(tǒng)的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)資源,根據(jù)需要生成不同維度的數(shù)據(jù)報表,合理規(guī)劃、科學(xué)決策學(xué)校的未來發(fā)展。

        結(jié)語

        構(gòu)建智能財務(wù)報銷系統(tǒng),利用移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效解決了時間和地理位置上的制約,大幅降低了報銷過程中的時間,顯著提高了師生們的報銷工作效率;利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提升了業(yè)財系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)據(jù)信息的處理效率;利用人工智能技術(shù)智能識別報銷單據(jù),提高了財務(wù)處理的便捷性和準(zhǔn)確性;利用云計算技術(shù)對報銷過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速的整理分析和準(zhǔn)確計算,極大地提高了財務(wù)處理能力。因此,高校應(yīng)在健全和完善財務(wù)內(nèi)部控制體系的基礎(chǔ)上,積極利用智能財務(wù)報銷系統(tǒng),合理優(yōu)化報銷流程,創(chuàng)新報銷服務(wù)新模式,為師生們提供方便快捷的“一站式”服務(wù),減輕財務(wù)人員的工作壓力;同時,為高校的決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐,助力高校合理規(guī)劃、科學(xué)發(fā)展。

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