姚彥如

(廣州醫(yī)科大學(xué) 審計(jì)處，廣東 廣州 511436)

1 A高校物資采購(gòu)審計(jì)的發(fā)展

A高校的物資采購(gòu)是指學(xué)校以合同方式有償取得貨物、工程和服務(wù)的經(jīng)濟(jì)行為。物資采購(gòu)審計(jì),是指學(xué)校內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)對(duì)學(xué)校及所屬部門(mén)，單位物資采購(gòu)的真實(shí)性、合法性和效益性進(jìn)行的審查和評(píng)價(jià)。

1.1 探索階段

根據(jù)廣東省教育廳2006年發(fā)布的《廣東省教育系統(tǒng)物資(工程、服務(wù))采購(gòu)審計(jì)辦法》，學(xué)校2007年制定了物資采購(gòu)審計(jì)辦法，這是開(kāi)展物資采購(gòu)審計(jì)工作的基本依據(jù)。

在此階段，A高校物資采購(gòu)審計(jì)的范圍為單項(xiàng)(個(gè)、件)或同類(lèi)批量采購(gòu)預(yù)算金額在五萬(wàn)元(含)以上且十萬(wàn)元以下的具體某項(xiàng)物資采購(gòu)的審計(jì)。具體包括建設(shè)工程材料、教學(xué)科研設(shè)備、各類(lèi)辦公設(shè)備、圖書(shū)教材資料、后勤生活物資、各種用品用具及醫(yī)療器械藥品等物資的采購(gòu)；各類(lèi)基建、維修、網(wǎng)絡(luò)等工程和軟件開(kāi)發(fā)、園林綠化、衛(wèi)生保潔、設(shè)施維護(hù)等服務(wù)的采購(gòu)。由于十萬(wàn)元以上的采購(gòu)事項(xiàng)屬于校內(nèi)招標(biāo)范圍，按學(xué)校招標(biāo)有關(guān)程序或政府采購(gòu)程序辦理，不屬于采購(gòu)審計(jì)范圍。采購(gòu)審計(jì)的開(kāi)展，在保障學(xué)校非招標(biāo)、大額采購(gòu)方面發(fā)揮了一定積極作用，有利于加強(qiáng)支出監(jiān)管和提高資金使用效益。

1.2 完善與發(fā)展階段

1.2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)

2020年，依據(jù)2016年實(shí)施的《廣東省教育系統(tǒng)物資采購(gòu)審計(jì)辦法》等上級(jí)有關(guān)政策，學(xué)校對(duì)物資采購(gòu)審計(jì)辦法進(jìn)行了修訂,完善了審計(jì)程序和審計(jì)內(nèi)容，并且將學(xué)校的物資采購(gòu)審計(jì)分為采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)和采購(gòu)常規(guī)審計(jì)兩種模式。

第一，采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)是有重點(diǎn)、有目的地將某物資采購(gòu)部門(mén)、環(huán)節(jié)或物資品種納入年度審計(jì)計(jì)劃，形成特定審計(jì)項(xiàng)目，并實(shí)施相應(yīng)審計(jì)程序的審計(jì)模式。

第二，采購(gòu)常規(guī)審計(jì)是指對(duì)單項(xiàng)(個(gè)、件)或同類(lèi)批量采購(gòu)預(yù)算金額在五萬(wàn)元(含)以上的具體某項(xiàng)物資采購(gòu)的審計(jì)，審計(jì)人員參與監(jiān)督采購(gòu)的全過(guò)程或者部分重要過(guò)程，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)審計(jì)的日?；?/p>

新制度的實(shí)施，為未來(lái)開(kāi)展物資采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)提供了制度保障，為推進(jìn)物資采購(gòu)領(lǐng)域的審計(jì)全覆蓋提供了可能。但由于審計(jì)資源的限制，在此階段，A高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)未能開(kāi)展采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，仍然只開(kāi)展采購(gòu)常規(guī)審計(jì)。

1.2.2 優(yōu)化工作流程

結(jié)合OA辦公系統(tǒng)，學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)上線了采購(gòu)審計(jì)OA流程。具體程序如下。其一，業(yè)務(wù)承辦部門(mén)通過(guò)學(xué)校OA系統(tǒng)的“采購(gòu)審計(jì)申請(qǐng)”提交申請(qǐng)，說(shuō)明采購(gòu)的理由、要求、配置、預(yù)算等情況，并上傳詢價(jià)函和3家(含)以上供應(yīng)商蓋章確認(rèn)的報(bào)價(jià)資料。經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調(diào)研(貨比三家)，選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、服務(wù)好的供應(yīng)商，提出擬選擇的供應(yīng)商及理由后，交使用部門(mén)確認(rèn)。其二，經(jīng)業(yè)務(wù)主管部門(mén)審核和經(jīng)費(fèi)歸口管理部門(mén)落實(shí)資金來(lái)源后，送達(dá)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)。其三，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)核對(duì)相關(guān)資料是否齊全、有效。對(duì)資料不全的暫不受理，相關(guān)資料退回業(yè)務(wù)承辦部門(mén)，待資料補(bǔ)齊后再進(jìn)行審計(jì)。其四，送審資料受理后，內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審計(jì)，提出審計(jì)意見(jiàn)。經(jīng)分管業(yè)務(wù)校領(lǐng)導(dǎo)審批后，呈報(bào)校長(zhǎng)審批。

1.2.3 物資采購(gòu)審計(jì)完成情況

從表1中的近三年統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)看出，A高校完成物資采購(gòu)審計(jì)的數(shù)量無(wú)明顯增加，但隨著學(xué)校的不斷發(fā)展和高水平大學(xué)建設(shè)等資金規(guī)模擴(kuò)大，金額逐步加大，審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和提出的建議相應(yīng)增加，物資采購(gòu)審計(jì)發(fā)揮著更加重要的作用。例如，2019年針對(duì)四份科研經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的審計(jì)項(xiàng)目，經(jīng)向喀斯瑪電子商城了解情況，并從信息中心調(diào)取后臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析后，指出了商城運(yùn)行以來(lái)在科研經(jīng)費(fèi)管理、商城外采購(gòu)、結(jié)算環(huán)節(jié)三個(gè)方面存在的問(wèn)題，提出審計(jì)建議并出具了專(zhuān)門(mén)的審計(jì)報(bào)告報(bào)送學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)審計(jì)建議，相關(guān)職能部門(mén)優(yōu)化了商城外采購(gòu)的流程，提高了管理水平。

表1 物資采購(gòu)審計(jì)完成情況

在此階段，物資采購(gòu)審計(jì)一定程度上提高了工作效率，在加強(qiáng)支出監(jiān)管、提高資金使用效益、規(guī)范采購(gòu)行為等方面發(fā)揮了更大的積極作用。同時(shí)也不難看出，與上級(jí)的新要求、新形勢(shì)存在差距，在采購(gòu)常規(guī)審計(jì)工作中也存在不少問(wèn)題和困難。

2 轉(zhuǎn)變物資采購(gòu)審計(jì)工作方式的背景

2.1 上級(jí)關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的要求與導(dǎo)向

2018年審計(jì)署頒布實(shí)施的《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》中第五條指出“內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和內(nèi)部審計(jì)人員不得參與可能影響?yīng)毩ⅰ⒖陀^履行審計(jì)職責(zé)的工作。”

2019年廣東省實(shí)施了《廣東省內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》，在第十四條中對(duì)國(guó)家的這一要求進(jìn)行了進(jìn)一步細(xì)化和明確，指出可能影響?yīng)毩?、客觀履行審計(jì)職責(zé)的工作包括“會(huì)計(jì)、出納等財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)；資產(chǎn)、資源等分配、處置、管理；投資、基建管理；采購(gòu)、招投標(biāo)、合同管理；其他可能影響?yīng)毩?、客觀履行審計(jì)職責(zé)的活動(dòng)?！?/p>

在此基礎(chǔ)上，廣東省教育廳在2019年發(fā)出的《關(guān)于認(rèn)真做好2019年教育審計(jì)工作的通知》中提出學(xué)校要“創(chuàng)新審計(jì)工作思路和方法，適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，調(diào)整工作思路……要聚焦主業(yè)主責(zé)，明確內(nèi)部審計(jì)的職能定位，清理、剝離與審計(jì)職能無(wú)關(guān)的財(cái)務(wù)審核、工程預(yù)算結(jié)算審核、采購(gòu)與招投標(biāo)審核、合同審核、詢價(jià)定價(jià)等日常各類(lèi)業(yè)務(wù)審核工作，突出內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督、評(píng)價(jià)、建議主責(zé)，切實(shí)做好本職工作”，同時(shí)要求“加大專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)工作力度，突出重點(diǎn)領(lǐng)域”，推動(dòng)政策貫徹落實(shí)，提升辦學(xué)水平。

2021年10月23日，全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)通過(guò)了《中華人民共和國(guó)審計(jì)法》，新增加的第十四條要求“審計(jì)機(jī)關(guān)和審計(jì)人員不得參加可能影響其依法獨(dú)立履行審計(jì)監(jiān)督職責(zé)的活動(dòng)，不得干預(yù)、插手被審計(jì)單位及其相關(guān)單位的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)”，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了審計(jì)的獨(dú)立性。

此外，在上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)每年開(kāi)展的全國(guó)內(nèi)部審計(jì)統(tǒng)計(jì)工作中，采購(gòu)、合同等日常審核類(lèi)工作量不屬于統(tǒng)計(jì)范圍，國(guó)家統(tǒng)計(jì)口徑引導(dǎo)審計(jì)工作方式向?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)轉(zhuǎn)變。

2.2 提升學(xué)校內(nèi)部管理的需要，提出待解決的問(wèn)題

多年來(lái)，物資采購(gòu)審計(jì)的開(kāi)展，在保障A高校非招標(biāo)、大額采購(gòu)方面發(fā)揮了一定積極作用，有利于加強(qiáng)支出監(jiān)管和提高資金使用效益。但是在實(shí)踐中存在以下問(wèn)題。

2.2.1 停留在審核把關(guān)職能

采購(gòu)審計(jì)停留在采購(gòu)前的審核把關(guān)職能，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)通過(guò)審核詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、預(yù)算審批等資料出具審計(jì)意見(jiàn)，業(yè)務(wù)承辦部門(mén)根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)執(zhí)行接下來(lái)的采購(gòu)程序,一定程度上參與了采購(gòu)事項(xiàng)的決策，影響了審計(jì)的獨(dú)立性。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)形成了審計(jì)是采購(gòu)審批的一部分，審計(jì)不通過(guò)就無(wú)法采購(gòu)的印象。

2.2.2 對(duì)重要、重大采購(gòu)事項(xiàng)監(jiān)督不足

其一，隨著學(xué)校采購(gòu)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，采購(gòu)審計(jì)金額在學(xué)校每年上億資金的采購(gòu)規(guī)模中占比很少；其二，采購(gòu)審計(jì)對(duì)學(xué)校采購(gòu)活動(dòng)的審計(jì)覆蓋和監(jiān)督力度不足，與上級(jí)關(guān)于重大采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行全過(guò)程審計(jì)的要求差距較大。按照制度和內(nèi)部控制的要求，物資采購(gòu)審計(jì)工作應(yīng)從采購(gòu)需求、采購(gòu)過(guò)程(包括計(jì)劃、價(jià)格、招標(biāo)、合同等)、采購(gòu)驗(yàn)收、采購(gòu)經(jīng)費(fèi)管理、采購(gòu)效益、采購(gòu)審計(jì)后續(xù)情況等方面進(jìn)行全過(guò)程審計(jì)。學(xué)校目前對(duì)采購(gòu)過(guò)程的評(píng)價(jià)和監(jiān)督只停留在采購(gòu)前和采購(gòu)中，沒(méi)有涉及采購(gòu)后的驗(yàn)收、效益等環(huán)節(jié)。隨著高水平大學(xué)建設(shè)等項(xiàng)目的推進(jìn)，學(xué)校比較重視物資的采購(gòu)，能否完成專(zhuān)項(xiàng)資金的支付率等硬性指標(biāo)，而對(duì)于采購(gòu)驗(yàn)收完成后，物資設(shè)備是否有合理使用、使用效率是否偏低等問(wèn)題缺乏有效的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督管理，導(dǎo)致很多高精尖的科研儀器設(shè)備被閑置，未發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

2.2.3 采購(gòu)審計(jì)流程執(zhí)行效果不佳

一是采購(gòu)審計(jì)流程未能嵌入合同簽約流程，存在內(nèi)部控制漏洞，部分采購(gòu)事項(xiàng)在支付費(fèi)用時(shí)才補(bǔ)辦采購(gòu)審計(jì)流程，耗費(fèi)了審計(jì)時(shí)間和精力；二是無(wú)法跟蹤審計(jì)意見(jiàn)的執(zhí)行情況，審計(jì)程序往往流于形式，同類(lèi)問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)，影響了審計(jì)效果；三是采購(gòu)審計(jì)流程與采購(gòu)申請(qǐng)審批流程存在部分重疊，業(yè)務(wù)承辦部門(mén)和使用部門(mén)負(fù)面反饋較多；四是在學(xué)校新的采購(gòu)辦法實(shí)施后，10萬(wàn)元以下的采購(gòu)申請(qǐng)將由使用部門(mén)各自提交，采購(gòu)歸口管理部門(mén)的職責(zé)包括了采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)論證、采購(gòu)需求審核、合同審核和項(xiàng)目執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，目前采購(gòu)流程的功能與其重復(fù)，違背了精簡(jiǎn)審批、優(yōu)化流程的總體要求。

2.3 拓展審計(jì)方法的需要

在采購(gòu)常規(guī)審計(jì)時(shí)，由于屬于采購(gòu)審批流程的一個(gè)環(huán)節(jié)，審計(jì)時(shí)間壓力較大，通常只是審核送審資料，加上所采購(gòu)的物資具有一定專(zhuān)業(yè)性，對(duì)于采購(gòu)的必要性、采購(gòu)價(jià)格的合理性、供應(yīng)商選擇的合理性等難以做出實(shí)質(zhì)性的準(zhǔn)確判斷，只能在形式上檢查是否符合程序要求，缺少有效的信息化審計(jì)手段，難以發(fā)揮審計(jì)的實(shí)際作用。

3 轉(zhuǎn)變物資采購(gòu)審計(jì)方式的預(yù)期效果

3.1 強(qiáng)化審計(jì)獨(dú)立性，聚焦審計(jì)職能

取消了采購(gòu)常規(guī)審計(jì)后，A高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可以避免參與到可能影響審計(jì)獨(dú)立性的審核工作中，更好地聚焦主業(yè)主責(zé)，進(jìn)一步明確了內(nèi)部審計(jì)的職能定位，突出內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督、評(píng)價(jià)、建議主責(zé)，將有更多的時(shí)間和精力做好本職工作。

3.2 擴(kuò)大采購(gòu)審計(jì)覆蓋范圍和力度

轉(zhuǎn)變工作思路，將有限的審計(jì)資源集中在重點(diǎn)采購(gòu)品種、采購(gòu)環(huán)節(jié)或部門(mén)，探索創(chuàng)新審計(jì)形式和審計(jì)內(nèi)容，促使有關(guān)上級(jí)政策措施和學(xué)校制度得到有效貫徹落實(shí)，防止審計(jì)程序流于形式，消除采購(gòu)過(guò)程中的監(jiān)督盲區(qū)，充分發(fā)揮審計(jì)“溫度計(jì)”“體檢表”的職能作用，更好地預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，提高學(xué)校的管理水平。

例如，未來(lái)可選取試劑耗材、科研設(shè)備等特定的采購(gòu)品種，或者選取重點(diǎn)采購(gòu)環(huán)節(jié)、采購(gòu)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，從采購(gòu)前、采購(gòu)中、采購(gòu)后的全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)，起到全面的評(píng)價(jià)和監(jiān)督作用，同時(shí)注重審計(jì)結(jié)果運(yùn)用，真正發(fā)揮審計(jì)效用。

再如，物資采購(gòu)計(jì)劃審計(jì)是對(duì)采購(gòu)計(jì)劃中所列的物資價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、采購(gòu)方式的合理性，以及供貨商選擇的真實(shí)性、合理性和有效性等進(jìn)行的審計(jì)。審計(jì)人員在進(jìn)行采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)時(shí)，除了審核程序是否合規(guī)、資料是否齊全，可以關(guān)注使用部門(mén)的需求是否合理，可以選擇將確實(shí)的需求作為物資采購(gòu)審計(jì)的重點(diǎn)，關(guān)注采購(gòu)需求的理由是否合理，采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)是否得當(dāng)，采購(gòu)申請(qǐng)所要求的技術(shù)指標(biāo)是否明確，可有效增加采購(gòu)審計(jì)的覆蓋面，提高審計(jì)監(jiān)督的有效性，從而從源頭避免所采購(gòu)的物資閑置浪費(fèi)。

3.3 通過(guò)落實(shí)整改，發(fā)揮審計(jì)實(shí)效

開(kāi)展采購(gòu)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，使得內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可以運(yùn)用審計(jì)項(xiàng)目的管理方式，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題實(shí)施對(duì)賬銷(xiāo)號(hào)清單管理，建立整改情況臺(tái)賬，可以持續(xù)跟進(jìn)整改情況，對(duì)照問(wèn)題清單逐一核實(shí)，細(xì)化整改工作。通過(guò)落實(shí)審計(jì)整改，真正發(fā)揮審計(jì)效果。

3.4 提高信息化水平，增強(qiáng)審計(jì)效率

在專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)過(guò)程中，內(nèi)部審計(jì)人員可以有空間拓展審計(jì)方法和技術(shù)，對(duì)未來(lái)采購(gòu)審計(jì)工作可以考慮從以下三個(gè)方面提高信息化水平：一是建立物資采購(gòu)審計(jì)的信息管理系統(tǒng)，整合學(xué)校采購(gòu)數(shù)據(jù)信息，以方便審計(jì)人員進(jìn)行搜索和分析。有效利用大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等新興技術(shù)排查潛在的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題，提高物資采購(gòu)審計(jì)的效率和效果；二是對(duì)接各相關(guān)職能部門(mén)的物資采購(gòu)數(shù)據(jù)。梳理各物資采購(gòu)相關(guān)部門(mén)的關(guān)系，確定各部門(mén)為審計(jì)工作提供的數(shù)據(jù)類(lèi)型和數(shù)據(jù)格式，將各部門(mén)的數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)化；三是要努力提升內(nèi)部審計(jì)人員的信息化水平?？朔徲?jì)人員思維上的惰性和工作上的慣性，提高審計(jì)人員對(duì)信息化審計(jì)重要性的認(rèn)識(shí)，定期組織審計(jì)人員參加有關(guān)信息化處理、計(jì)算機(jī)審計(jì)等方面的培訓(xùn)，推動(dòng)傳統(tǒng)的審計(jì)手段和方式向信息化審計(jì)方向轉(zhuǎn)變。