方松海
(廣州市綠化有限公司,廣東 廣州 510000)
我國(guó)建筑業(yè)企業(yè)普遍存在對(duì)內(nèi)部控制重視不足的問題,加強(qiáng)建筑業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制水平,不僅有助于提高建筑業(yè)企業(yè)的整體管理水平,對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也有重要的意義。內(nèi)部控制作為建筑業(yè)企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的重要手段,在提高財(cái)務(wù)管理水平、化解風(fēng)險(xiǎn)等方面扮演著重要的角色。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日新月異、風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在的時(shí)代背景下,建立有效的內(nèi)部控制體系能夠幫助建筑業(yè)企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。建筑業(yè)企業(yè)需要構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系,幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得發(fā)展,通過內(nèi)部控制體系促使建筑業(yè)企業(yè)的各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理。
建筑業(yè)企業(yè)在發(fā)展過程中需要大量的資金和人力投入,不同工程項(xiàng)目的地理位置、施工條件存在一定差異,所有建筑項(xiàng)目幾乎都是獨(dú)一無(wú)二的,再加上企業(yè)存在施工周期長(zhǎng)等一系列特點(diǎn),內(nèi)部控制體系對(duì)于企業(yè)的正常發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。建筑業(yè)企業(yè)存在規(guī)模大、資金使用量高、風(fēng)險(xiǎn)大的特點(diǎn),通過健全內(nèi)部控制體系能夠保障建筑業(yè)企業(yè)的資產(chǎn)安全完整,避免資源被濫用的問題,確保建筑業(yè)企業(yè)的各項(xiàng)工作有序開展。
一方面,很多企業(yè)的企業(yè)文化不完善。建筑業(yè)企業(yè)長(zhǎng)期以來存在著重視施工項(xiàng)目而不重視內(nèi)部管理的情況,內(nèi)部控制的企業(yè)文化在企業(yè)內(nèi)部沒有得到有效落實(shí)。另一方面,部分建筑業(yè)企業(yè)沒有明確的組織管理體系,員工在工作過程中存在相互推諉的問題。
建筑業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)方式?jīng)Q定了其風(fēng)險(xiǎn)具有一定特殊性,很多建筑業(yè)企業(yè)沒有認(rèn)識(shí)到在經(jīng)營(yíng)過程中可能存在的各類風(fēng)險(xiǎn),沒有針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)建立一套完善的管理機(jī)制與管控流程,不利于實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效管控。
控制活動(dòng)要求建筑業(yè)企業(yè)針對(duì)內(nèi)部管理工作的各類情況進(jìn)行細(xì)致分析與管控,但是很多企業(yè)在控制活動(dòng)中管理較為粗糙,沒有針對(duì)控制活動(dòng)中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)與關(guān)鍵流程制定細(xì)致的管控規(guī)則,容易給企業(yè)帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。
很多建筑業(yè)企業(yè)沒有明確信息溝通的具體要求,在信息溝通的各環(huán)節(jié)沒有開展信息的管理規(guī)劃,沒有針對(duì)各類信息進(jìn)行細(xì)致的分析,也沒有建立良好的信息傳遞渠道,容易給企業(yè)帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。
很多建筑業(yè)企業(yè)沒有明確內(nèi)部監(jiān)督的要求,沒有通過建立內(nèi)部審計(jì)部門開展對(duì)內(nèi)部各項(xiàng)管理活動(dòng)的有效審計(jì),內(nèi)部控制工作的合理性難以得到有效監(jiān)督。
第一,加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)。企業(yè)文化是企業(yè)內(nèi)部長(zhǎng)期工作中形成的能夠?qū)T工產(chǎn)生潛移默化影響的機(jī)制,建筑業(yè)企業(yè)需要優(yōu)化企業(yè)文化,改進(jìn)內(nèi)部控制相關(guān)管制體系,將企業(yè)文化建設(shè)作為企業(yè)內(nèi)部控制工作重點(diǎn),通過企業(yè)文化來引導(dǎo)員工在工作過程中積極創(chuàng)新,并用企業(yè)文化影響員工的行為,提高員工的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),引導(dǎo)員工主動(dòng)遵守企業(yè)文化要求。在具體的管理措施方面,企業(yè)需要組織內(nèi)部的員工開展對(duì)企業(yè)文化的學(xué)習(xí),讓員工了解企業(yè)文化的相關(guān)知識(shí),形成業(yè)務(wù)能力,加強(qiáng)對(duì)人員的管理和培訓(xùn),通過組織內(nèi)部員工開展對(duì)企業(yè)文化方面的交流,讓員工了解到企業(yè)文化工作的重要性,不斷提高企業(yè)的企業(yè)文化建設(shè)水平。例如A企業(yè)在開展企業(yè)文化建設(shè)過程中,通過明確企業(yè)內(nèi)部各部門在企業(yè)工作中的具體要求,以開展專題例會(huì)等方式加強(qiáng)員工之間的交流,并通過與各部門負(fù)責(zé)人交流,聽取各部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作,了解員工的實(shí)際工作情況,向員工宣導(dǎo)企業(yè)文化的要求,在企業(yè)內(nèi)部形成良好的內(nèi)部控制氛圍。
第二,完善組織架構(gòu)建設(shè)。為了促使建筑業(yè)企業(yè)內(nèi)部建立起結(jié)構(gòu)清晰、權(quán)責(zé)明確的組織架構(gòu),需要以權(quán)責(zé)對(duì)等為原則,提高組織架構(gòu)的科學(xué)性,通過設(shè)置權(quán)責(zé)對(duì)等的機(jī)制,建立科學(xué)的管控體系,落實(shí)各層級(jí)人員崗位職責(zé),通過設(shè)置合理的管理機(jī)制,促使各崗位實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)統(tǒng)一,從而規(guī)范企業(yè)內(nèi)部組織架構(gòu)的設(shè)置,促使內(nèi)部的全體成員了解自身工作要求和工作任務(wù)。企業(yè)可以通過召開領(lǐng)導(dǎo)層會(huì)議等方式,將各部門的工作要求以崗位說明書的方式確定下來,制定具體的崗位說明書讓員工背誦學(xué)習(xí),從而讓全體成員認(rèn)識(shí)到自身的具體管理工作規(guī)范。
第三,提高社會(huì)責(zé)任意識(shí)。建筑業(yè)企業(yè)由于自身的工作性質(zhì),存在污染物排放高等一系列特點(diǎn),建筑業(yè)企業(yè)在開展工作過程中可能會(huì)對(duì)環(huán)境帶來重大影響,企業(yè)需要響應(yīng)政府堅(jiān)決打贏藍(lán)天保衛(wèi)戰(zhàn)的號(hào)召,重視污染物排放及管理,落實(shí)節(jié)能減排工作的要求,針對(duì)影響環(huán)境的污染物進(jìn)行細(xì)則分析,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)環(huán)境污染有效防范。例如A建筑業(yè)企業(yè)在開展社會(huì)責(zé)任落實(shí)的過程中,明確了污染物排放管理的要點(diǎn),將三廢管理工作的效果進(jìn)行考評(píng),將三廢管理中不同管理指標(biāo)的權(quán)重進(jìn)行設(shè)置,形成對(duì)項(xiàng)目部的合理考評(píng)機(jī)制(見表1)。
第一,將風(fēng)險(xiǎn)管理的效果納入到對(duì)員工的考核過程中,提高全體員工對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的重視。建筑業(yè)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程存在一定特殊性,在風(fēng)險(xiǎn)管理過程中需要加強(qiáng)對(duì)全體人員風(fēng)險(xiǎn)管理知識(shí)方面的培訓(xùn),讓員工了解到風(fēng)險(xiǎn)管理工作的具體要求,提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的宣傳,讓全體成員形成對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的準(zhǔn)確了解,針對(duì)企業(yè)內(nèi)部的高風(fēng)險(xiǎn)部門和高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域進(jìn)行重點(diǎn)檢查,針對(duì)可能存在問題的環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)管理,通過建立績(jī)效考核機(jī)制,將風(fēng)險(xiǎn)管理的效果與員工薪酬相掛鉤,對(duì)于管理過程中的違規(guī)行為,通過合理的方式對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以懲罰,避免相同問題再次發(fā)生的可能性。例如,A企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)管理的過程中,將安全生產(chǎn)部門的風(fēng)險(xiǎn)管理工作以規(guī)范化的方式進(jìn)行考核,考核是否存在有責(zé)死亡事故、有責(zé)重傷事故等,分析安全質(zhì)量達(dá)標(biāo)率、項(xiàng)目安保體系認(rèn)證率等方面的指標(biāo),若存在有責(zé)死亡事故采取一票否決制,對(duì)于安全生產(chǎn)部門采用不合格考核,對(duì)于部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)肅懲罰直至解聘。
第二,建立風(fēng)險(xiǎn)案例庫(kù)。建筑業(yè)企業(yè)在施工過程中會(huì)積累一定的經(jīng)驗(yàn),企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)面臨一系列風(fēng)險(xiǎn),各類風(fēng)險(xiǎn)的解決方案對(duì)于企業(yè)的管理工作有著重要的借鑒性作用,企業(yè)要針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域進(jìn)行重點(diǎn)研究,分析高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的原因,通過建立風(fēng)險(xiǎn)解決案例庫(kù)的方式,將風(fēng)險(xiǎn)管理過程中的好經(jīng)驗(yàn)、好方法錄入到系統(tǒng)中,供企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)與使用,對(duì)于典型的案例可以形成對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的常規(guī)化操作,通過對(duì)典型案例的研究,規(guī)避建筑業(yè)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),建筑業(yè)企業(yè)需要積極與同行學(xué)習(xí),學(xué)習(xí)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的做法,加強(qiáng)與業(yè)內(nèi)優(yōu)秀企業(yè)的交流,通過學(xué)習(xí)風(fēng)險(xiǎn)解決的方案,實(shí)現(xiàn)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)的有效管控。
第三,采用量化管理的方式對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理工作的執(zhí)行力度。建筑業(yè)企業(yè)需要在內(nèi)部建立一套完善的風(fēng)險(xiǎn)管理制度,明確風(fēng)險(xiǎn)管理具體的要求與管理規(guī)定,提高建筑業(yè)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)控制的力度,并針對(duì)可能存在的各類風(fēng)險(xiǎn)結(jié)合企業(yè)的管理人員經(jīng)驗(yàn),采用量化的方法實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的分級(jí)管理。企業(yè)可以將風(fēng)險(xiǎn)管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理,分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和風(fēng)險(xiǎn)的影響程度,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)管理。對(duì)于發(fā)生可能性較高或影響程度較大的重點(diǎn)管控,而對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性低且即便發(fā)生也不會(huì)給企業(yè)造成實(shí)質(zhì)影響的風(fēng)險(xiǎn)可以忽略。
第一,優(yōu)化資金管理機(jī)制。建筑業(yè)企業(yè)的財(cái)務(wù)部門需要明確資金管理工作的具體規(guī)定,落實(shí)資金管理工作的具體要求,避免資金管理工作不嚴(yán)格的問題。企業(yè)的資金管理工作涉及應(yīng)收應(yīng)付、貨幣資金管理等各項(xiàng)管理活動(dòng),有具體的管理要求與管理流程。建筑業(yè)企業(yè)的投資額度巨大,資金回收周期較長(zhǎng),從資金投入到竣工時(shí)間跨度較長(zhǎng)。建筑業(yè)企業(yè)在管理過程中存在著依賴外部融資的特點(diǎn),企業(yè)與外部的金融機(jī)構(gòu)往來頻繁,資金管理活動(dòng)較為復(fù)雜,因此企業(yè)需要健全資金管理活動(dòng)體系。首先,明確財(cái)務(wù)操作規(guī)范。建筑業(yè)企業(yè)在資金管理活動(dòng)中,需要優(yōu)化財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的具體管理規(guī)定,針對(duì)擔(dān)保、投資等重點(diǎn)環(huán)節(jié)管理工作提出具體的管理要求,增強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的管理水平。其次,加強(qiáng)對(duì)拖欠款項(xiàng)的清理。建筑業(yè)企業(yè)在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,企業(yè)需要通過墊資的方式來開展工程,為避免企業(yè)資金鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)要及時(shí)收回工程款,清理拖欠的款項(xiàng),實(shí)行清欠月度報(bào)告機(jī)制,每月針對(duì)應(yīng)收賬款的清欠情況進(jìn)行分析,并針對(duì)清欠工作進(jìn)行考核,結(jié)合責(zé)任主體對(duì)相關(guān)責(zé)任主體落實(shí)清欠責(zé)任的考核,落實(shí)“誰(shuí)負(fù)責(zé)收回拖欠款項(xiàng),誰(shuí)承擔(dān)損失責(zé)任”。在清欠的過程中,需要加強(qiáng)與甲方的溝通,對(duì)于采取以物抵債方式的需要對(duì)于抵入程序規(guī)范處理,并且抵入的資產(chǎn)需要對(duì)外抵償公司其他債務(wù),公司內(nèi)部不進(jìn)行保留。
第二,優(yōu)化工程的管理。首先,完善招投標(biāo)管理。在招標(biāo)方面,需要針對(duì)保證金管理、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)、簽約等多個(gè)環(huán)節(jié)明確具體的管理要求。建筑業(yè)企業(yè)需要設(shè)置招標(biāo)的具體門檻,例如A企業(yè)對(duì)于50萬(wàn)元以上的工程采購(gòu)以及20萬(wàn)元以上的服務(wù)采購(gòu)不得采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式,要通過公開招標(biāo)開展。企業(yè)在招標(biāo)方面需要加強(qiáng)審核,工程管理部門需要根據(jù)企業(yè)的相關(guān)規(guī)定及法律法規(guī)規(guī)定對(duì)投標(biāo)分包單位的合規(guī)性進(jìn)行審查,判斷其資質(zhì)是否能夠滿足企業(yè)的實(shí)際要求,并且財(cái)務(wù)部門還需要審查投標(biāo)人的財(cái)務(wù)狀況,避免后期發(fā)生財(cái)務(wù)糾紛。其次,優(yōu)化對(duì)分包商的考核。建筑業(yè)企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)分包商的管理,從安全角度、工程質(zhì)量角度等方面對(duì)分包商進(jìn)行考核,結(jié)合分包商的實(shí)際情況,對(duì)不合格的分包商進(jìn)行談話或直接清退。企業(yè)需要對(duì)不同類別的分包商采取分級(jí)管理制度,針對(duì)不符合企業(yè)要求的分包商需要列入黑名單,在未來不再與其合作。
第三,加強(qiáng)采購(gòu)及付款管理。首先,優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理機(jī)制。企業(yè)在采購(gòu)過程中,需要明確物資采購(gòu)的具體管理部門,針對(duì)采購(gòu)的流程及審批規(guī)定進(jìn)行細(xì)致規(guī)范,落實(shí)采購(gòu)的具體管控要求,明確物資采購(gòu)的具體規(guī)劃以及采購(gòu)計(jì)劃的編制方法,確保采購(gòu)工作能夠符合企業(yè)的實(shí)際。企業(yè)在開展采購(gòu)的過程中,需要加強(qiáng)對(duì)物資需求的管理,確保采購(gòu)工作能夠順暢開展。企業(yè)需要制定全面與細(xì)致的采購(gòu)計(jì)劃,針對(duì)所需要的各類物資的品類及數(shù)量進(jìn)行規(guī)定,并規(guī)范管理方式、存放地點(diǎn)等方面的內(nèi)容,明確具體的采購(gòu)計(jì)劃,提高采購(gòu)管理效率。其次,優(yōu)化供應(yīng)鏈管理。物資采購(gòu)工作的開展離不開對(duì)供應(yīng)鏈的有效管理,其實(shí)需要加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的選擇,優(yōu)化對(duì)供應(yīng)商的選擇,針對(duì)供應(yīng)商條件、規(guī)模、經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信用、履約情況等方面的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致管理,明確供應(yīng)商的準(zhǔn)入原則以及評(píng)估標(biāo)準(zhǔn),對(duì)于符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行合作,而對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商應(yīng)該及時(shí)更換,通過與供應(yīng)商維持良好的合作關(guān)系,挖掘供應(yīng)商價(jià)值創(chuàng)造點(diǎn)。再次,加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)鏈系統(tǒng)的管理。建筑業(yè)企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)鏈的有效管理,需要通過建立采購(gòu)電子平臺(tái)的方式,提高對(duì)供應(yīng)商的有效管理,通過采購(gòu)電子平臺(tái)開展供應(yīng)商管理、采購(gòu)計(jì)劃管理、采購(gòu)合同管理等環(huán)節(jié)的管理,實(shí)現(xiàn)信息化管控。同時(shí)企業(yè)需要規(guī)范采購(gòu)付款制度,明確采購(gòu)管理流程以及審批權(quán)限,要求員工按照采購(gòu)合同的要求執(zhí)行采購(gòu)結(jié)算和付款。
信息溝通要求企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確收集各類信息,企業(yè)需要明確信息溝通的具體要求,確保內(nèi)部控制的相關(guān)信息得到及時(shí)傳遞。首先,信息溝通要具有有效性,各部門需要明確自身在信息溝通中的具體權(quán)責(zé),針對(duì)各類信息進(jìn)行準(zhǔn)確獲取,并對(duì)獲取的信息進(jìn)行分析與篩選,對(duì)于有價(jià)值的信息進(jìn)行及時(shí)交流,通過交流提高信息管理的有效性。同時(shí),企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到信息管理工作的重點(diǎn),針對(duì)施工過程中客戶投訴等方面的信息需要及時(shí)采取合理的措施應(yīng)對(duì)。其次,改善信息傳遞流程。企業(yè)的信息傳遞流程需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)流程來優(yōu)化,促使內(nèi)部控制相關(guān)信息能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行及時(shí)傳達(dá),針對(duì)企業(yè)、顧客、供應(yīng)商、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等方面建立有效的信息傳達(dá)機(jī)制,確保各類信息能夠得到第一時(shí)間的傳遞。再次,加強(qiáng)企業(yè)的信息系統(tǒng)建設(shè)。企業(yè)需要通過現(xiàn)代化的信息系統(tǒng),來提高對(duì)信息控制的水平,優(yōu)化信息輸入與輸出管理,針對(duì)信息的傳播進(jìn)行細(xì)致管理,使企業(yè)能夠針對(duì)信息的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)化管理,提高企業(yè)內(nèi)部相關(guān)活動(dòng)的管理水平。最后,企業(yè)需要建立投訴渠道,設(shè)置總經(jīng)理信箱、舉報(bào)熱線等,及時(shí)收集企業(yè)基層員工及外部客戶、供應(yīng)商等方面的信息,當(dāng)企業(yè)內(nèi)部的人員存在違規(guī)問題時(shí)需要及時(shí)通過相關(guān)舉報(bào)途徑進(jìn)行舉報(bào),讓企業(yè)的管理層了解企業(yè)的實(shí)際。同時(shí)企業(yè)需要建立匿名舉報(bào)制度以及舉報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,提高企業(yè)內(nèi)部員工開展舉報(bào)的積極性。
首先,企業(yè)需要針對(duì)內(nèi)部控制的相關(guān)情況進(jìn)行細(xì)致檢查,在董事會(huì)下設(shè)內(nèi)部審計(jì)委員會(huì),對(duì)內(nèi)部控制的情況進(jìn)行細(xì)致分析,判斷內(nèi)部控制是否規(guī)范。其次,企業(yè)需要開展經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)。為了細(xì)致考察企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),分析企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的合理性,保障企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全完整,提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水平,企業(yè)需要開展經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)提高管理層對(duì)內(nèi)部控制的重視。
近年來我國(guó)經(jīng)濟(jì)由高速發(fā)展轉(zhuǎn)向高質(zhì)量發(fā)展,經(jīng)濟(jì)的結(jié)構(gòu)在不斷轉(zhuǎn)型,建筑業(yè)企業(yè)在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,很多建筑業(yè)企業(yè)在內(nèi)部控制方面還存在較大的改進(jìn)空間。建筑業(yè)企業(yè)在未來需要積極轉(zhuǎn)變自身的管理體系,優(yōu)化內(nèi)部控制模式,通過構(gòu)建完善的內(nèi)部控制體系,幫助建筑業(yè)企業(yè)改善自身管理水平。建筑業(yè)企業(yè)在未來開展內(nèi)部控制建設(shè),除了本文所探討的相關(guān)理論之外,還需要結(jié)合企業(yè)的發(fā)展進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)制,幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得一席之地。