王欣藝,黃玉杰

(天津外國語大學(xué) 國際商學(xué)院，天津 300204)

1 引言

隨著通信和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，便利的通信工具將人們連接起來，為遠(yuǎn)距離的數(shù)據(jù)傳輸和交換提供了基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程辦公方式應(yīng)運(yùn)而生。遠(yuǎn)程辦公指的是員工在常規(guī)工作時間運(yùn)用現(xiàn)代信息通信技術(shù)，如智能手機(jī)及電腦等,在工作場所之外的其他地方處理工作事務(wù)。與傳統(tǒng)辦公相比，遠(yuǎn)程在線辦公使得企業(yè)的很多運(yùn)營工作突破了時間和空間的限制，而在公司以外的地點(diǎn)開展，具有節(jié)約時間、節(jié)省成本等獨(dú)特優(yōu)勢，但同時也面臨著員工的身心健康、組織管理效率等問題。因此，管理者必須采取適當(dāng)?shù)牟呗砸蕴岣咂髽I(yè)運(yùn)作效率。

2 企業(yè)遠(yuǎn)程辦公面臨的挑戰(zhàn)

2.1 遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢

遠(yuǎn)程辦公的優(yōu)勢是顯而易見的。其一，如果遠(yuǎn)程辦公得到推廣，辦公空間的租賃、辦公設(shè)備的購買將減少，企業(yè)會節(jié)省很多成本；其二，遠(yuǎn)程辦公使得員工不用出行，減少了私家車的使用頻率，對交通堵塞有一定的疏解作用；其三，由于交通出行減少，遠(yuǎn)程辦公間接地降低了能源消耗，能夠在一定程度上減少大氣污染，緩解環(huán)境壓力；其四，遠(yuǎn)程辦公節(jié)省了大量的通勤時間，員工獲得了更多的休息時間，充足的休息有助于他們精神飽滿地進(jìn)入工作狀態(tài)，減少與同事在工作時間閑聊，從而盡可能提高工作效率；其五，遠(yuǎn)程辦公使得員工不必接受太多的監(jiān)管，在工作上還擁有更多的自主性和自我控制能力，因而可以激發(fā)員工的主觀能動性。

2.2 遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)

2.2.1 工作—生活邊界模糊

第一，工作時間難以認(rèn)定。工作時間是測度勞動關(guān)系存在狀態(tài)的時間標(biāo)尺，用人單位正是基于工作時間內(nèi)的勞動付出給予勞動者等量的勞動報酬。遠(yuǎn)程辦公的員工由于每天不用在上下班時間進(jìn)出公司打卡，所以很難有自己在“上下班”的這種時間概念，企業(yè)對員工每天實際的工作時間很難認(rèn)定，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)以遠(yuǎn)程工作效率低下為由而要求員工提供工作時間之外的時間開展工作時，勞動者的休息權(quán)及獲得勞動報酬權(quán)可能會得不到保障。

第二，工作與家庭活動容易混淆。一方面，實行遠(yuǎn)程辦公時，不管是在時間上還是在各種活動上很容易和家庭生活混淆，遠(yuǎn)程辦公員工在工作時間開展一些家庭活動可能引發(fā)角色沖突。遠(yuǎn)程辦公會受到家庭成員的“干擾”而分散注意力，例如在正常的辦公時間內(nèi)需要照看孩子、接待突然造訪的親友、接打電話、收取快遞等，這些活動不僅影響工作，而且降低工作效率；另一方面，遠(yuǎn)程辦公增加的工作壓力會影響到個人的身心健康。例如，如果在常規(guī)的辦公時間因效率降低而需要額外加班，就導(dǎo)致本該投入到家庭生活的時間與精力被工作干擾，例如與伴侶、孩子的相處時間會減少，從而間接的造成一些家庭矛盾；又如因無法有效兼顧家庭和工作有可能使員工身心健康受損，長此以往不利于工作的進(jìn)行。

2.2.2 員工歸屬感下降

員工歸屬感是指員工對自己所在企業(yè)在思想上、感情上和心里上的認(rèn)同和投入, 愿意承擔(dān)作為企業(yè)一員所涉及的各項責(zé)任和義務(wù), 并以主人翁的責(zé)任感和事業(yè)心努力工作。當(dāng)員工遠(yuǎn)程辦公時，員工與組織之間傳統(tǒng)的“物理聯(lián)系”被打破，長期居家?guī)淼慕Y(jié)果就是與組織被動脫離，慢慢忽視集體觀念和公司紀(jì)律，對組織的各種活動也缺少參與感，然后慢慢積聚不安全感?！懊鎸γ妗北徽J(rèn)為是社會性存在和豐富性水平最高的溝通方式，而遠(yuǎn)程辦公減少了和同事、領(lǐng)導(dǎo)之間的面對面溝通，容易導(dǎo)致即時信息反饋和情感信號難以發(fā)出、維持和接收，從而對人際關(guān)系產(chǎn)生負(fù)面影響。不在共同的區(qū)域辦公，與同事的日常分享和資訊交流就會越來越少，異地合作可能會讓員工與同事之間的關(guān)系開始疏離，與上司的聯(lián)系也僅限于線上往來，可能會被上級忽視從而失去晉升機(jī)會。這些都會讓員工的歸屬感開始下降，甚至提高離職傾向，進(jìn)而影響組織的正常生產(chǎn)運(yùn)營活動。

2.2.3 不利于監(jiān)督和控制

第一，遠(yuǎn)程辦公員工的工作可能會受到家庭活動干擾。相比于傳統(tǒng)的辦公室工作，公司管理者無法直接觀察和監(jiān)督遠(yuǎn)程辦公員工在家里是否努力工作、是否達(dá)到了規(guī)定的工作時間。例如，無法準(zhǔn)確觀察到員工是在努力工作還是做家務(wù)活動、是在跟家人聊天還是在網(wǎng)上沖浪，由于缺乏上級和同事的監(jiān)督導(dǎo)致這些活動難以知曉。因此，如何確保遠(yuǎn)程員工的工作效率和在傳統(tǒng)辦公場所時的效率一樣高，如何對每個工作成員開展合理的績效考核成為管理者所面臨的一個現(xiàn)實挑戰(zhàn)。

第二，遠(yuǎn)程辦公員工即便在家正常地開展各項工作，但是管理者心里可能存在先入為主的觀念，認(rèn)為員工在家里辦公可能會存在偷懶、磨洋工等行為，從而會相應(yīng)地提高員工績效考核標(biāo)準(zhǔn)，這樣可能會導(dǎo)致員工在辦公室和家里同樣的工作狀態(tài)卻形成了不一樣的績效評定，跟以往在辦公室的工作相比，員工可能會產(chǎn)生一種不公平感。

2.2.4 難以形成知識共享的組織文化

知識共享指員工個人的知識通過各種交流方式為組織中其他成員所共同分享，從而轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織的知識財富的過程。知識共享可以提高組織中很多員工的工作效率。使組織資源得到最大限度的利用，還可以在組織中形成良好的互相學(xué)習(xí)的氛圍，激發(fā)員工的創(chuàng)新意識和能力。因為遠(yuǎn)程辦公員工不在同一地點(diǎn)，不會進(jìn)行太多的常規(guī)工作之外的信息交流、知識共享，而且間接溝通不如面對面高效，因此阻礙了員工之間深入合作。長期依賴互聯(lián)網(wǎng)辦公，缺乏公司這樣一個固定的交流場所，工作過程中很難碰撞出有益的思想火花并形成經(jīng)驗性的知識，員工在家沒有領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵，也沒有和同事競爭的氛圍，就會缺乏將自己的想法在額外的時間進(jìn)行分享或者添加到組織的知識庫中的積極性。知識共享可以為公司帶來潛在的巨大收益，而遠(yuǎn)程辦公時進(jìn)行知識共享的可能性減小，團(tuán)隊合作的效率可能會大打折扣。

2.2.5 信息安全問題

崔旭(2013)指出，現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境并不是絕對安全，員工在信息傳輸過程中還存在一定的風(fēng)險，可能會受到病毒的入侵或黑客攻擊。由于在遠(yuǎn)程辦公過程中，同事之間協(xié)同辦公需要利用互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行文件的傳輸和交換，而在這個信息交流的過程中存在的各種不確定性可能會成為工作中的障礙，比如網(wǎng)絡(luò)延遲、黑客攻擊等。在日益激烈的市場競爭環(huán)境下，薄弱的信息安全會成為企業(yè)競爭中的“軟肋”，如若出現(xiàn)機(jī)密數(shù)據(jù)被竊取的事件將會給企業(yè)帶來不可逆轉(zhuǎn)的傷害。不僅如此，員工個人私自泄密數(shù)據(jù)的可能性也是存在的，這將加大組織數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險。

3 企業(yè)遠(yuǎn)程辦公的管理對策

3.1 選擇合適的員工

不同的員工因性格、價值觀和作風(fēng)存在明顯差異，在組織內(nèi)進(jìn)行人才招聘的時候?qū)Ω鱾€員工做職業(yè)性格方面的測試(包括智力、態(tài)度、能力、性格測試等)并存檔，可以對他們今后的工作表現(xiàn)與崗位是否匹配做出合理的預(yù)測。在選擇適合遠(yuǎn)程辦公項目時，組織可以結(jié)合員工的自愿要求和平時工作表現(xiàn)選擇一些踏實肯干、有責(zé)任感的員工，因為這樣的員工不需要管理者進(jìn)行過多的監(jiān)督就可以按時按量地完成自己的工作，他們有自我的評價標(biāo)準(zhǔn)，并且可以更好地掌控自己的行為。在大部分時候，他們都會妥善處理好工作和家庭之間的平衡關(guān)系，不會在工作時間頻繁地被家庭瑣事所打擾，也不會在非工作時間忽略了與家人的溝通。當(dāng)管理者管理這樣的員工時，只需要遠(yuǎn)程溝通掌握員工大致的工作進(jìn)度，對主要工作進(jìn)行核查和反饋即可。

3.2 增強(qiáng)遠(yuǎn)程辦公的“紀(jì)律性”

遠(yuǎn)程辦公也需要一定的“儀式感”，讓員工在家工作也能有一定的組織氛圍，這樣可以提升員工的組織歸屬感。因此，在遠(yuǎn)程辦公過程中也要強(qiáng)調(diào)工作時間的規(guī)章制度，讓員工在家里也要明確工作時間、保證工作效率。具體策略包括：遠(yuǎn)程員工每天上下班時間進(jìn)行云打卡，例如疫情期間很多公司使用的“釘釘”“QQ打卡接龍”等應(yīng)用軟件實現(xiàn)遠(yuǎn)程打卡；在公司群里實時交流工作進(jìn)度；工作圓滿完成進(jìn)行一些紅包互動、線下聚餐等。這些策略均有助于員工感受到自己的工作角色，強(qiáng)化員工與組織的聯(lián)系，從而提升員工的歸屬感。

3.3 制定完備的工作流程和績效考核標(biāo)準(zhǔn)

首先，針對遠(yuǎn)程辦公監(jiān)督困難問題，管理者可從完善工作計劃入手制定專門流程從而提高遠(yuǎn)程管理效率。一是分時安排任務(wù)：管理者發(fā)布工作任務(wù)時根據(jù)任務(wù)難易程度規(guī)定提交的時間節(jié)點(diǎn)，員工按時上交以配合其他員工的工作，這樣可以提高員工的工作專注程度；二是團(tuán)隊工作協(xié)調(diào)：管理者在必要時組織召開團(tuán)隊視頻會議，通過線上溝通提高溝通效率，溝通協(xié)調(diào)之后繼續(xù)整改直到完成工作任務(wù)；三是工作成果提交：員工每天將當(dāng)天安排的工作結(jié)果匯總提交給上級，管理者只需要檢查員工是否完成了當(dāng)日的工作要求以及工作產(chǎn)出是否達(dá)標(biāo)，將更多的注意力放在工作成果上而不僅僅拘泥于把控工作時間。

其次，組織還可以建立專門的績效評估部門，每個月根據(jù)個人工作完成度合理評估遠(yuǎn)程辦公績效，將工作評估標(biāo)準(zhǔn)和實際表現(xiàn)整理之后傳送給員工個人，讓其感受到考評的公正性。薪酬設(shè)計可以采用浮動薪酬體系，即員工個人薪資取決于其績效水平，這樣可以達(dá)到激勵員工的目的。

3.4 強(qiáng)化組織文化的作用

組織文化可以讓員工認(rèn)識到自己對組織的價值和意義，促進(jìn)員工之間相互信任、相互學(xué)習(xí)并不斷地成長，員工可以在盡可能少的監(jiān)督下盡忠職守地完成分內(nèi)工作。因此，管理者必須注重企業(yè)文化的作用，通過一些特定的組織行為去強(qiáng)調(diào)和維持組織文化，從員工培訓(xùn)、正式工作、薪酬考評等多方面融入文化元素。一是學(xué)習(xí)組織文化：管理者應(yīng)在員工培訓(xùn)期間傳達(dá)組織文化，讓員工時刻感受到組織的價值觀，從而使員工明確并認(rèn)同公司的文化氛圍；二是踐行組織文化：開展工作后管理者可以建立微信群或者公司論壇讓員工開展線上交流，相互分享有益的工作經(jīng)驗進(jìn)行知識共享；管理者也可以定期舉辦線下團(tuán)建讓員工之間面對面交流，從而促進(jìn)團(tuán)隊成員之間的信任與合作；三是將組織文化融入個人績效考核：一旦組織文化深入人心，員工忠誠度會提高，遠(yuǎn)程辦公的工作績效也相應(yīng)提高。

3.5 保障數(shù)據(jù)安全

由于公網(wǎng)以非加密的明文進(jìn)行傳輸，保密性和安全性很差，虛擬專用網(wǎng)(VPN)技術(shù)以其公網(wǎng)連接、加密傳輸?shù)膬?yōu)勢贏得了很多企業(yè)的青睞。它通過私有通道來創(chuàng)建一個安全的私有連接，將遠(yuǎn)程用戶、公司分支機(jī)構(gòu)、公司的業(yè)務(wù)伙伴等與企業(yè)網(wǎng)連接起來， 形成一個擴(kuò)展的公司企業(yè)網(wǎng)來保障信息安全。除此之外，近年又有其他新技術(shù)的發(fā)展可以進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)安全。軟件定義邊界(SDP)，其核心思想是構(gòu)建起一個虛擬的企業(yè)邊界，基于身份的訪問控制對各類用戶做最小授權(quán)，來應(yīng)對邊界模糊化帶來的控制粒度粗、有效性差問題，以此達(dá)到保護(hù)企業(yè)數(shù)據(jù)安全的目的。有了這些技術(shù)的支持，公司還要安排專門的人員對這些網(wǎng)上防火墻定期進(jìn)行安全檢查，維持它們的正常運(yùn)行，讓信息安全得到更大的保障。

4 結(jié)論

本文分析線上遠(yuǎn)程辦公可能會產(chǎn)生的各種問題以及對管理帶來的挑戰(zhàn)，進(jìn)而提出管理者需要選取合適的員工、成立專門的部門、強(qiáng)化企業(yè)文化、對信息安全進(jìn)行維護(hù)與支持等，通過這些具體對策來解決遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)，使得員工在平衡家庭和事業(yè)的同時，企業(yè)也可以保證工作效率和效果，以更低的成本去管理員工，為企業(yè)帶來更多的收益。

遠(yuǎn)程辦公時代企業(yè)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，而高超的通信技術(shù)在一定程度上提高了數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俾?，為遠(yuǎn)程辦公管理創(chuàng)造了更多的可能性。因此，管理者應(yīng)該最大限度地發(fā)揮通信網(wǎng)絡(luò)的作用，讓遠(yuǎn)程辦公最大程度地節(jié)省企業(yè)成本，提升員工的效率和辦公積極性，獲得潛在的競爭成本優(yōu)勢。