敬 莉
[遼寧省圖書館(遼寧省古籍保護(hù)中心),遼寧 沈陽 110167]
1984 年實(shí)施的中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)著錄總則》和2009 年修訂頒布的中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)著錄 第一部分:總則》(GB/T3792.1—2009)對(duì)文獻(xiàn)概念定義均為:“記錄有知識(shí)的一切載體”。
從這個(gè)意義上說,文獻(xiàn)是將信息和知識(shí)用文字、符號(hào)、圖像、音頻等記錄在一定的物質(zhì)載體的結(jié)合體。信息和知識(shí)是文獻(xiàn)的核心內(nèi)容,載體是信息和知識(shí)賴以保存的物質(zhì)外殼。通常人們按照不同的標(biāo)準(zhǔn)可以將文獻(xiàn)劃分為不同的類型。比如人們以文獻(xiàn)是否正式出版和流通傳播的范圍為依據(jù),將文獻(xiàn)劃分為3 種類型,即將各類正規(guī)出版機(jī)構(gòu)正式出版的具有出版號(hào)并在社會(huì)上公開流通和傳播的文獻(xiàn),如圖書、報(bào)紙、期刊稱為白色文獻(xiàn)(White Literature);將非公開發(fā)行、內(nèi)容保密的文獻(xiàn)稱為黑色文獻(xiàn),黑色文獻(xiàn)一般是指非正式出版、沒有出版號(hào)的出版物;將介于白色文獻(xiàn)和黑色文獻(xiàn)之間的文獻(xiàn)稱之為灰色文獻(xiàn)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,信息知識(shí)的載體越來越多樣化,文獻(xiàn)的類型也越來越呈現(xiàn)出多元化、復(fù)雜化的趨勢。當(dāng)前,數(shù)字文獻(xiàn)已成為人們存儲(chǔ)和傳播信息知識(shí)的主流文獻(xiàn),文獻(xiàn)載體、出版方式以及傳播手段的多元化,對(duì)圖書館文獻(xiàn)信息資源建設(shè)提出了很多新的要求,圖書館灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)也面臨著很多新的問題和選擇。
灰色文獻(xiàn)一詞最早是以德語“Graue Literature”的形式出現(xiàn)在1976 年的《圖書情報(bào)學(xué)文摘》(Library and Information Science Abstracts)的關(guān)鍵詞列表里,英式英語翻譯為“grey 1iterature”,而美式英語翻譯為“gray literature”。迄今為止,人們對(duì)于灰色文獻(xiàn)還沒有一個(gè)統(tǒng)一的定義。1997 年,在法國盧森堡舉行的第三次灰色文獻(xiàn)國際會(huì)議(GL97)上,與會(huì)者就灰色文獻(xiàn)的定義初步達(dá)成了共識(shí),即“灰色文獻(xiàn)是由各級(jí)政府、學(xué)術(shù)界、工商界產(chǎn)出的以印刷型和電子格式制作為主并且不受商業(yè)出版商控制的文獻(xiàn)資料”。據(jù)此我們可以將灰色文獻(xiàn)概括為一個(gè)簡潔的定義:灰色文獻(xiàn)是沒有出版號(hào)的半公開文獻(xiàn)。
與白色文獻(xiàn)相比,灰色文獻(xiàn)突出的特點(diǎn)是未經(jīng)正式出版,因而流通范圍小,不易獲得,難以收藏利用;與黑色文獻(xiàn)的保密特性相比,灰色文獻(xiàn)又是公開、開放的原始資源,因此,灰色文獻(xiàn)有其自身的特點(diǎn)和價(jià)值。
通過相關(guān)研究文獻(xiàn)的闡釋和圖書館灰色文獻(xiàn)資源管理利用的實(shí)踐,我們可以清晰地看到灰色文獻(xiàn)的特點(diǎn):(1)來源豐富。灰色文獻(xiàn)多來源于政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、協(xié)會(huì)組織、個(gè)人和團(tuán)體等,是其日常工作、社會(huì)交流的文字記錄。(2)體裁多樣。灰色文獻(xiàn)包括學(xué)術(shù)論文、預(yù)印本、專利、商業(yè)文獻(xiàn)、企業(yè)刊物、各類初高級(jí)報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)告、備忘錄、最新市場研究報(bào)告、會(huì)議錄、技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、非商業(yè)翻譯資料、參考書目、商業(yè)技術(shù)文件、未經(jīng)商業(yè)出版的官方文件等。(3)載體豐富?;疑墨I(xiàn)的載體包括紙張、膠片、磁盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)。(4)出版靈活,時(shí)效性強(qiáng)?;疑墨I(xiàn)不受《出版管理?xiàng)l例》的限制,文獻(xiàn)發(fā)布具有很大的靈活性和隨意性,很多灰色文獻(xiàn)的發(fā)布時(shí)間和數(shù)量完全由文獻(xiàn)所屬機(jī)構(gòu)或個(gè)人決定,發(fā)行周期短,傳遞速度快。(5)流通范圍相對(duì)較小?;疑墨I(xiàn)通常不通過商業(yè)性出版物的流通渠道發(fā)行,是只在特定范圍內(nèi)公開的文獻(xiàn)。(6)版權(quán)問題復(fù)雜。由于灰色文獻(xiàn)種類繁多,來源復(fù)雜,因而涉及版權(quán)問題也復(fù)雜多樣。
正因?yàn)榛疑墨I(xiàn)不同于其他常見的文獻(xiàn)類型,灰色文獻(xiàn)不僅具有自身的特點(diǎn),同時(shí)亦有其獨(dú)特的價(jià)值。王世偉先生曾對(duì)灰色文獻(xiàn)的價(jià)值進(jìn)行過高度概括:①灰色文獻(xiàn)具有稀缺性的文獻(xiàn)價(jià)值;②灰色文獻(xiàn)具有不對(duì)稱的情報(bào)價(jià)值;③灰色文獻(xiàn)具有史料性的歷史價(jià)值;④灰色文獻(xiàn)具有多樣性的數(shù)據(jù)價(jià)值;⑤灰色文獻(xiàn)具有多維度的社會(huì)價(jià)值;⑥灰色文獻(xiàn)具有參考性的智庫價(jià)值;⑦灰色文獻(xiàn)具有獨(dú)特性的學(xué)術(shù)價(jià)值;⑧灰色文獻(xiàn)具有收藏性的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。筆者在長期的文獻(xiàn)征集實(shí)踐過程中對(duì)此有著非常深刻的認(rèn)識(shí),非常贊同以上的觀點(diǎn)。因此在圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)的過程中必須對(duì)灰色文獻(xiàn)資源予以特別的關(guān)注和重視。
遼寧省圖書館前身是東北圖書館,建館70 多年來,始終重視灰色文獻(xiàn)的征集、加工、整理和開發(fā)利用工作。雖然當(dāng)初圖書館對(duì)灰色文獻(xiàn)的概念還沒有明晰的認(rèn)識(shí),但遼寧省圖書館一直將內(nèi)部資料的征集、加工整理與開發(fā)利用作為一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)內(nèi)容,對(duì)今天來看屬于灰色文獻(xiàn)范疇的學(xué)位論文、文史資料、統(tǒng)計(jì)資料等進(jìn)行系統(tǒng)收藏和科學(xué)管理。
遼寧省圖書館文獻(xiàn)采選工作一直貫徹藏為所用的基本方針,同時(shí)將科學(xué)性、實(shí)用性、系統(tǒng)性、連續(xù)性作為文獻(xiàn)資源建設(shè)的基本原則,面向全省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需要,構(gòu)建重點(diǎn)突出、特色鮮明、結(jié)構(gòu)合理的綜合性藏書體系始終是其擔(dān)負(fù)的使命。根據(jù)筆者了解,遼寧省圖書館迄今為止共制定過兩部文獻(xiàn)采選條例,這兩部采選條例中都有針對(duì)性地對(duì)灰色文獻(xiàn)的入藏范圍進(jìn)行了詳實(shí)的描述。詳見表1。
通過表1可以看到,遼寧省圖書館從建館開始就非常重視灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)工作,并根據(jù)文獻(xiàn)資源本身的不斷變化,不斷明確灰色文獻(xiàn)工作的范圍,將灰色文獻(xiàn)資源納入館藏建設(shè)體系,保證了該館灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)工作的連續(xù)性、全面性、實(shí)用性與系統(tǒng)性。目前來看,這些灰色文獻(xiàn)凝結(jié)著時(shí)代的記憶,從不同的層面記錄著時(shí)代發(fā)展的印記,是圖書館文獻(xiàn)資源體系中不可或缺的重要補(bǔ)充,具有獨(dú)特的收藏利用價(jià)值。
表1 文獻(xiàn)采選條例中灰色文獻(xiàn)的描述
據(jù)《遼寧省圖書館年報(bào)》記載,該館在過去20年多年的變革發(fā)展中,收藏灰色文獻(xiàn)資料的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)歷經(jīng)演變,但灰色文獻(xiàn)工作不斷延續(xù)發(fā)展,從未停歇。詳見表2。
表2 遼寧省圖書館灰色文獻(xiàn)建設(shè)組織機(jī)構(gòu)沿革
從專門機(jī)構(gòu)的成立與入藏的時(shí)間來看,遼寧省圖書館一直重視灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)工作,通過表2 可以看出不同時(shí)間段建立的機(jī)構(gòu)部門延續(xù)并傳承了灰色文獻(xiàn)管理與利用工作的發(fā)展;通過入藏范圍也可以反映出該館此項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展的連續(xù)性與系統(tǒng)性。例如博士后論文、統(tǒng)計(jì)年鑒、文史資料、人口普查資料等多種類型的文獻(xiàn)都在專門機(jī)構(gòu)中延續(xù)入藏。隨著圖書館界對(duì)灰色文獻(xiàn)工作理論研究和實(shí)踐探索的越發(fā)重視,2013 年遼寧省圖書館成立地方文獻(xiàn)部,專門收藏地方文獻(xiàn),當(dāng)然,灰色文獻(xiàn)成為地方文獻(xiàn)建設(shè)的重要內(nèi)容。在此基礎(chǔ)上,該館設(shè)立了東北抗聯(lián)歷史資料館、遼寧作家作品展示館,開辟了方志、年鑒及內(nèi)部出版物專區(qū)等,讓很多極具研究保存價(jià)值的內(nèi)部出版物即灰色文獻(xiàn)散發(fā)出新時(shí)代的光芒,既證明了灰色文獻(xiàn)資源的價(jià)值,同時(shí)也為圖書館灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)實(shí)踐的持續(xù)發(fā)展注入了活力。
雖然遼寧省圖書館對(duì)灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)做出了很多有益的嘗試,但由于灰色文獻(xiàn)的特殊性,灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)實(shí)踐也面臨很多現(xiàn)實(shí)問題。
首先,灰色文獻(xiàn)不同于正式出版的白色文獻(xiàn),其發(fā)行范圍小、出版信息隱蔽,增加了獲取相關(guān)信息線索的難度。其次,灰色文獻(xiàn)屬于不公開發(fā)行、非正式出版物,不能通過正常渠道獲取。文獻(xiàn)征集的范圍與方式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式。最后,灰色文獻(xiàn)的出版單位都是根據(jù)自身需要進(jìn)行少量的印刷發(fā)行,在征集過程中很難追蹤定位。國外關(guān)于灰色文獻(xiàn)的征集不但渠道多、來源廣,最重要的是文獻(xiàn)來源穩(wěn)定。歐洲灰色文獻(xiàn)開發(fā)協(xié)會(huì)擁有17個(gè)情報(bào)中心及文獻(xiàn)提供中心為其提供較穩(wěn)定的文獻(xiàn)資源[2]。相比之下,我國圖書館界灰色文獻(xiàn)的來源渠道不穩(wěn)定,并缺乏立法層面的支持,征集來源單一、流通渠道分散。以遼寧省圖書館為例,其主要收藏范圍是教學(xué)科研機(jī)構(gòu)、政府部門、企事業(yè)單位、社會(huì)組織以及個(gè)人形成的灰色文獻(xiàn),獲取文獻(xiàn)信息的途徑較為單一。在實(shí)踐中筆者感受到,由于灰色文獻(xiàn)沒有呈交制度保障,給文獻(xiàn)征集工作帶來很大難度;由于很多灰色文獻(xiàn)來源于政府、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人的捐贈(zèng),這些被動(dòng)征集來的灰色文獻(xiàn)具有不穩(wěn)定性。捐贈(zèng)單位或個(gè)人存在一定的顧慮,都持有保守與排斥的態(tài)度;有些單位自留內(nèi)部資料屬于孤本,不愿意捐贈(zèng)或捐贈(zèng)后不愿意公開數(shù)據(jù);部分灰色文獻(xiàn)的內(nèi)容具有一定保密性,也會(huì)影響到灰色文獻(xiàn)的征集、開發(fā)和利用。總之,人們對(duì)灰色文獻(xiàn)的認(rèn)知度需要提高,沒有認(rèn)知就沒有未來。
由于灰色文獻(xiàn)的隱蔽性強(qiáng),不像正式出版物那樣規(guī)范完整清晰。采訪征集人員要根據(jù)少量的信息去查找灰色文獻(xiàn)的信息來源,需要有很強(qiáng)的分析能力與鑒別能力。因此專業(yè)征集人員需要具有專業(yè)素質(zhì)、吃苦精神與溝通能力,掌握查找方法與技巧,通過信函、網(wǎng)絡(luò)、電話、上門等形式來征集灰色文獻(xiàn)資料。但普通信函收效甚微,很多時(shí)候征集人員花費(fèi)大量時(shí)間精力向有意向的單位發(fā)送信函常常得不到回復(fù)。筆者常年從事地方文獻(xiàn)征集工作,常常遇到某些單位不信任、不理解、不支持的現(xiàn)象,大大增加了文獻(xiàn)征集工作的難度。
據(jù)統(tǒng)計(jì),約有2/3 的灰色文獻(xiàn)來源于政府部門、科研單位、高等院校、廠礦企業(yè)等,文獻(xiàn)類型復(fù)雜,涉及面廣泛。長期以來,國家針對(duì)正式出版物建立了呈交制度,而對(duì)灰色文獻(xiàn)的出版管理缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制。出版單位編輯出版的工作用書、業(yè)務(wù)資料、學(xué)習(xí)資料等灰色文獻(xiàn),僅供部門內(nèi)部或行業(yè)內(nèi)部交流使用,印刷冊數(shù)有限,因缺乏專業(yè)化的管理和保護(hù)意識(shí),很難保證這些出版物的連續(xù)性、系統(tǒng)性收藏保護(hù)。這種散亂無序的狀態(tài),給圖書館灰色文獻(xiàn)征集工作提出了挑戰(zhàn)。
據(jù)筆者調(diào)查了解,目前各公共圖書館都將地方文獻(xiàn)資源建設(shè)作為核心業(yè)務(wù),但地方文獻(xiàn)資源流通率并不太高。這有多方面的原因:一是圖書館內(nèi)部對(duì)地方文獻(xiàn)資源建設(shè)足夠重視,但對(duì)外宣傳的力度仍然不夠,用戶對(duì)地方文獻(xiàn)的認(rèn)知度較低;二是圖書館對(duì)灰色文獻(xiàn)資源規(guī)范化建設(shè)方面存在短板,編目索引系統(tǒng)不夠完善、文獻(xiàn)內(nèi)容揭示過于簡單,不便于用戶查找與利用,導(dǎo)致許多灰色文獻(xiàn)被長期閑置在書架上,無人借閱;三是灰色文獻(xiàn)在版權(quán)保護(hù)方面存在短板,無論是出版者還是圖書館對(duì)這部分文獻(xiàn)的開放利用都持謹(jǐn)慎態(tài)度,有些灰色文獻(xiàn)暫時(shí)無法提供對(duì)外借閱服務(wù);四是圖書館采集力度偏弱,文獻(xiàn)來源單一,短期內(nèi)無法形成系統(tǒng)化、規(guī)?;⑻厣酿^藏資源,難以形成系統(tǒng)化、規(guī)?;_發(fā)利用的優(yōu)勢。
灰色文獻(xiàn)應(yīng)納入圖書館資源建設(shè)的范疇,各圖書館應(yīng)針對(duì)灰色文獻(xiàn)采訪工作制訂相應(yīng)的規(guī)范和制度,以保障灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)工作有序開展。各圖書館館應(yīng)根據(jù)各館的性質(zhì)、任務(wù)、經(jīng)費(fèi)、讀者對(duì)象等,明確本館灰色文獻(xiàn)采訪征集、加工整理、保存利用的業(yè)務(wù)規(guī)則和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),將灰色文獻(xiàn)資源納入本館資源建設(shè)和服務(wù)體系?;疑墨I(xiàn)資源浩如煙海,在具體建設(shè)實(shí)踐中,應(yīng)遵循針對(duì)性、計(jì)劃性、系統(tǒng)性和連續(xù)性的原則,兼顧地方性、綜合性、科學(xué)性、公共性、特色性藏書體系建設(shè)的要求。建立健全地方文獻(xiàn)采訪制度,加強(qiáng)多載體、多形式、多渠道非正式出版物的采訪工作,這是保證灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)工作深化發(fā)展、持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。
據(jù)筆者調(diào)查,國外圖書館灰色文獻(xiàn)征集的目的主要是為科研服務(wù),科技領(lǐng)域的灰色文獻(xiàn)是各圖書館收集建設(shè)的重點(diǎn)。例如歐洲灰色文獻(xiàn)情報(bào)系統(tǒng)由法國原子能下屬的核研究中心,德國的能源、物理、數(shù)學(xué)情報(bào)中心以及英國圖書館文獻(xiàn)提供中心等聯(lián)合創(chuàng)建;美國收集灰色文獻(xiàn)的主要機(jī)構(gòu)為美國國家技術(shù)信息局。我國圖書館灰色文獻(xiàn)征集工作很多是處于一種“自發(fā)性的”“零散性的”征集,沒有形成制度化的征集組織,沒有灰色文獻(xiàn)體系化建設(shè)的遠(yuǎn)景規(guī)劃。隨著時(shí)代的發(fā)展,灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)已經(jīng)引起圖書館界的重視。根據(jù)各館資源建設(shè)的特點(diǎn)和方向,制定適合本館發(fā)展的灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)規(guī)劃是大勢所趨。遼寧省圖書館在灰色文獻(xiàn)資源建設(shè)過程中,明確規(guī)定了采訪征集的范圍,即黨政機(jī)關(guān):各級(jí)地方黨委、地方政府及其職能機(jī)構(gòu),各級(jí)地方人民代表大會(huì)的常務(wù)委員會(huì)和地方政協(xié)、各民主黨派的地方分支機(jī)構(gòu),特別是統(tǒng)計(jì)機(jī)構(gòu)產(chǎn)出的非絕對(duì)涉密的非正式出版的各種載體的文獻(xiàn)資料;科研教育機(jī)構(gòu):地方的社會(huì)科學(xué)研究院所、一部分地域性較強(qiáng)的自然科技研究機(jī)構(gòu)以及高等院校等產(chǎn)出的非正式出版的各種載體的文獻(xiàn)資料;地方企事業(yè)單位產(chǎn)出的非公開出版的反映本單位發(fā)展、現(xiàn)狀及沿革的文獻(xiàn)資源;地方群眾團(tuán)體產(chǎn)出的非公開出版的各種載體的信息資源,等等。這就為灰色文獻(xiàn)的采訪工作指明了方向。
為加強(qiáng)圖書館灰色文獻(xiàn)資源建設(shè),國家有關(guān)部門需要制定相應(yīng)的規(guī)范和制度,將灰色文獻(xiàn)納入呈交范圍。圖書館應(yīng)建立健全灰色文獻(xiàn)征集、管理和開發(fā)利用的一整套管理機(jī)制。特別是應(yīng)該在省級(jí)圖書館設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)和人員,專司灰色文獻(xiàn)的征集、管理和開發(fā)利用工作[3],將灰色文獻(xiàn)納入有序的社會(huì)信息交流系統(tǒng),讓灰色文獻(xiàn)的價(jià)值和潛能得以充分釋放和有效發(fā)揮。與此同時(shí),圖書館必須注意到,灰色文獻(xiàn)多屬于內(nèi)部資料,很多內(nèi)容具有一定的保密性,對(duì)傳播范圍都有著嚴(yán)格的要求。圖書館應(yīng)該針對(duì)此類文獻(xiàn)研究制定科學(xué)管理制度。例如,設(shè)立專門的使用權(quán)限訪問系統(tǒng),在文獻(xiàn)分編字段中標(biāo)注保密,利用Interlib 圖書館集群管理系統(tǒng)將文獻(xiàn)分編到內(nèi)部庫,地方文獻(xiàn)閱覽室設(shè)立非公開閱覽區(qū),對(duì)工作人員設(shè)定一定的權(quán)限,對(duì)用戶查閱利用設(shè)置嚴(yán)格的程序等,既要讓灰色文獻(xiàn)為人了解和有效利用,又要維護(hù)好灰色文獻(xiàn)出版者的權(quán)益。
綜上所述,隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及,信息無處不在、信手拈來的泛在信息社會(huì)已經(jīng)到來。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,圖書館作為社會(huì)信息中心的地位有著被弱化的跡象,同時(shí)圖書館信息資源建設(shè)也面臨著更多的機(jī)遇和選擇。面對(duì)數(shù)量巨大、形式多樣的信息資源,灰色文獻(xiàn)的類型、載體、出版方式也逐漸變得復(fù)雜多樣。圖書館如何調(diào)整館藏建設(shè)策略,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),突出資源特色,為讀者在信息海洋中領(lǐng)航指路,是當(dāng)前面臨的重要任務(wù)?;疑墨I(xiàn)具有信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、涉及領(lǐng)域廣等特點(diǎn),對(duì)完善圖書館資源體系、彰顯圖書館資源特色、更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有著重要的意義?,F(xiàn)代圖書館應(yīng)該將灰色文獻(xiàn)資源的管理與服務(wù)納入業(yè)務(wù)體系,科學(xué)規(guī)劃,統(tǒng)籌發(fā)展。