李青怡

（玉溪市紅塔區(qū)檔案館，云南 玉溪 653100）

0 引言

為全面推進(jìn)檔案的治理、資源、利用、安全等體系建設(shè)，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化科技和人才支撐，著力推動檔案工作走向依法治理及為開啟全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程、實(shí)現(xiàn)第二個百年奮斗目標(biāo)貢獻(xiàn)檔案力量，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）?！兑?guī)劃》總結(jié)了“十三五”發(fā)展成效，指出了檔案事業(yè)管理面臨的形勢和挑戰(zhàn)，提出了總體要求及主要任務(wù)?！兑?guī)劃》給予了我們很多指導(dǎo)，也讓各級各部門更深刻的認(rèn)識了檔案管理的重要性。但在新時期下，形勢多變，任務(wù)有增不減，各項(xiàng)事業(yè)聯(lián)系緊密，對檔案管理的要求也越來越高，檔案事業(yè)的縱深推進(jìn)也成了影響各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的支撐力量。檔案事業(yè)管理中，會計(jì)檔案管理雖然只是其中之一或者說是其組成部分，但也能通過分析具體來反映整體。因此本文僅以會計(jì)檔案管理為例進(jìn)行分析，以期能給予相關(guān)人員參考。

1 會計(jì)檔案管理的重要性

會計(jì)檔案形成范圍廣，包含記賬憑證，總賬、明細(xì)分類賬等各類賬簿以及資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表等各類財(cái)務(wù)報(bào)告，是用于財(cái)務(wù)核算的專業(yè)性材料。這些材料主要記錄了各單位內(nèi)部及相關(guān)單位往來的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)，反映其經(jīng)濟(jì)活動是否合理，是各單位的重要檔案。同時也是監(jiān)督各單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否合理的重要憑證。除此外，會計(jì)檔案也是我國檔案的重要內(nèi)容，具有檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點(diǎn)。會計(jì)檔案不僅為國家制定經(jīng)濟(jì)決策提供重要信息，還在保護(hù)集體財(cái)產(chǎn)及執(zhí)行我國的各類財(cái)政、財(cái)務(wù)及經(jīng)濟(jì)紀(jì)律方面具有很強(qiáng)監(jiān)督的作用。首先，從頂層方面來說，國家在考核全國的總體經(jīng)濟(jì)情況，按計(jì)劃落實(shí)經(jīng)濟(jì)決策，完成年初預(yù)算時就需要用到會計(jì)檔案，以其中記錄的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進(jìn)行匯總分析，從而制定或調(diào)整更有利于國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方案和決策。其次，每個公民和法人都有繳納稅收的義務(wù)，各類增值稅、所得稅、關(guān)稅等稅收是我國財(cái)政收入的來源。國家要保證財(cái)政收入，保證公民及法人做好稅收繳納，打擊各類經(jīng)濟(jì)犯罪，維護(hù)公民和法人的合法權(quán)益，及時發(fā)現(xiàn)違法犯罪行為，確保我國經(jīng)濟(jì)利益，這些都要發(fā)揮會計(jì)檔案的監(jiān)督作用才能更好實(shí)現(xiàn)。從微觀方面來說，會計(jì)檔案能反映整個單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，特別是企業(yè)單位，通過對會計(jì)檔案的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)、分析，可以看出單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行是否合理，其發(fā)展的方向是否符合單位需求，從而有利于單位負(fù)責(zé)人或者管理層制定更加有效的監(jiān)督管理方案，促進(jìn)單位向更好的方向發(fā)展。

2 會計(jì)檔案管理存在的問題

2.1 對會計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識不足

當(dāng)前，雖然很多單位對會計(jì)工作的重要性的認(rèn)識已有很大提升，但仍存在著對會計(jì)檔案管理的認(rèn)識不到位的情況，特別是基層單位或是小微企業(yè)。很多單位領(lǐng)導(dǎo)以為做好會計(jì)的核算工作，夯實(shí)了會計(jì)基礎(chǔ)，會計(jì)檔案也就能做好。領(lǐng)導(dǎo)的不重視，必然會導(dǎo)致會計(jì)工作人員認(rèn)為會計(jì)檔案管理只是會計(jì)核算的簡單延伸工作，缺乏了對會計(jì)檔案的規(guī)范管理意識，從而也導(dǎo)致會計(jì)檔案與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)很大的偏差。

2.2 會計(jì)檔案管理不規(guī)范

很多單位因?yàn)檎J(rèn)為會計(jì)檔案管理只是要做的保存憑證和賬簿就可以了，對規(guī)范管理的重要性認(rèn)識不足，在工作中不設(shè)置檔案管理崗位，不存在檔案管理機(jī)構(gòu)。有的單位相應(yīng)的設(shè)置了會計(jì)檔案管理崗，但與崗位相關(guān)的設(shè)備設(shè)施嚴(yán)重不足，導(dǎo)致工作人員工作不符合管理規(guī)范，無法達(dá)到規(guī)范化管理的目的。有的單位增加了會計(jì)檔案管理崗位，相關(guān)的設(shè)備設(shè)施也都配備，但這些崗位都是由其他崗位工作人員兼任特別以會計(jì)人員居多，領(lǐng)導(dǎo)并不指派專人開展工作，因此記賬憑證、各類總賬、分類明細(xì)賬簿等檔案沒有進(jìn)行合理保管，沒有按規(guī)范進(jìn)行檔案的立卷，記賬憑證、各類賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表得不到科學(xué)整理，更無法正常的對記賬憑證、各類總、分類賬簿及會計(jì)報(bào)表及相關(guān)文件檔案進(jìn)行甄別，已到期的會計(jì)檔案沒有得到及時銷毀。導(dǎo)致單位在對會計(jì)檔案的后續(xù)使用和參考借鑒無法獲取到完整的數(shù)據(jù)，給單位有效利用會計(jì)檔案造成困難，且無法作為決策的依據(jù)。

2.3 會計(jì)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在很多單位，由于會計(jì)檔案管理只是被歸入財(cái)管管理的范疇，并且只是其中一個小部分，單位并沒有指派專業(yè)人員承擔(dān)會計(jì)檔案管理工作，沒有進(jìn)行職業(yè)化管理，也沒有對相關(guān)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。很多單位的會計(jì)檔案管理崗位工作人員僅會簡單保管工作，缺乏規(guī)范化管理的基礎(chǔ)知識，也沒有檔案規(guī)范管理經(jīng)驗(yàn)，因此，工作人員根本沒辦法做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理會計(jì)檔案。甚至還有不少的企業(yè)、事業(yè)及基層機(jī)關(guān)單位的會計(jì)檔案長期處于無人保管狀態(tài)，會計(jì)工作人員做完賬后，沒有不按要求進(jìn)行移交，沒送到檔案室保管，檔案缺失缺漏時有發(fā)生。雖然財(cái)務(wù)管理工作包含了會計(jì)檔案的管理，但是二者并不等同，差別也很大，相關(guān)工作人員如果缺乏良好的技能，專業(yè)基礎(chǔ)不牢，沒有規(guī)范化管理，在很大程度上會影響會計(jì)檔案的總體利用率。所以應(yīng)該引起相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視。

2.4 會計(jì)檔案管理技術(shù)含量低

當(dāng)前，全球信息技術(shù)都在快速發(fā)展，檔案管理不再是簡單的紙質(zhì)管理，而是向更信息化、更智能化的方向發(fā)展。這種數(shù)字化管理模式提高了會計(jì)檔案的效率和可利用率。但一些單位仍是以保守的方式來進(jìn)行會計(jì)檔案管理，以傳統(tǒng)紙質(zhì)版管理為主，這種管理模式會增加保管場地，導(dǎo)致保管場所不足問題普遍存在。此外，管理方式落后，在借閱檔案過程中還需要慢慢翻找，調(diào)取時間過長，效率也降低了很多。因此，會計(jì)檔案信息化工作發(fā)展就會受到限制，對整個大局產(chǎn)生很多影響，嚴(yán)重制約行業(yè)的行進(jìn)發(fā)展。根據(jù)我國的財(cái)經(jīng)法規(guī)，已經(jīng)生成的檔案必須及時歸檔，整理后完成裝訂，各類財(cái)務(wù)賬簿及報(bào)表要用計(jì)算機(jī)打印，并按規(guī)范要求進(jìn)行填制。但我們現(xiàn)實(shí)工作中，大部分單位都普遍存在各會計(jì)期間的財(cái)務(wù)報(bào)表分開存放，會計(jì)材料移交不及時、不規(guī)范等問題。加之，檔案到期后，工作人員也沒有及時按要求進(jìn)行清理，影響了會計(jì)檔案管理的工作質(zhì)量。

3 改善會計(jì)檔案管理的措施

3.1 深入開展會計(jì)檔案管理工作的宣傳，提高規(guī)范檔案管理的意識

深入學(xué)習(xí)，各單位應(yīng)積極組織本單位相關(guān)崗位工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)會計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。利用當(dāng)前各類新媒體、交流工具如微信、QQ 等進(jìn)行廣泛宣傳。各單位還應(yīng)利用單位工作群和相關(guān)工作人員交流群上發(fā)布國家的法規(guī)和部門規(guī)章制度，使單位檔案工作者和會計(jì)工作人員都能了解并學(xué)習(xí)檔案管理的法規(guī)和制度，也提高單位負(fù)責(zé)人對檔案管理重要性的認(rèn)識，從而達(dá)到良好的宣傳效果。讓單位負(fù)責(zé)人、會計(jì)工作人員以及檔案管理工作人員能自覺按規(guī)范要求做到遵紀(jì)守法，開展規(guī)范化的檔案管理工作。

3.2 加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)， 提高工作人員的專業(yè)技能

早在20 世紀(jì)，我國高校就已設(shè)立了檔案管理學(xué)專業(yè)課程，為我國的檔案管理工作提供了一定的人才，但仍達(dá)不到相關(guān)工作需求。要想做好檔案管理工作，特別是會計(jì)檔案管理，在實(shí)際工作中，還需要各單位結(jié)合自身實(shí)際情況，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，通過外派學(xué)習(xí)、組織本單位培訓(xùn)、人才交流等方式來提升工作人員的業(yè)務(wù)技能，從而提高工作人員的素養(yǎng)，使檔案管理工作更加規(guī)范、專業(yè)。

3.3 制定完善科學(xué)的會計(jì)檔案管理制度

任何工作如果沒有一定的規(guī)范，沒有相應(yīng)的制度去指導(dǎo)去約束，都很難達(dá)到科學(xué)規(guī)范的開展的，會計(jì)檔案管理工作也不例外。為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，財(cái)政部國家檔案局先后發(fā)布了幾個版本的《會計(jì)檔案管理辦法》，最新版本是2015 年12 月發(fā)布的，自2016 年1 月1 日起實(shí)施?！稌?jì)檔案管理辦法》意在從國家層面去規(guī)范和加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作，完善制度層面，讓全國各企事業(yè)及機(jī)關(guān)單位能有法或依。除此外，各單位還需要因地宜，結(jié)合本單位的具體情況制訂本單位的檔案管理的職責(zé)，會計(jì)檔案的立卷、歸類整理、保存和調(diào)用等具體規(guī)范內(nèi)容，以形成相應(yīng)的制度，便于開展單位檔案管理[1]。

3.4 注重檔案管理細(xì)節(jié)，提升整體工作

會計(jì)檔案管理僅用制度來科學(xué)指導(dǎo)和約束外，還要從細(xì)節(jié)著手，提升整體質(zhì)量：①規(guī)范憑證的裝訂。記賬憑證需按照時間順序，按會計(jì)期間歸類、合理整理后做好裝冊。裝冊時需要做記賬憑證封面，封面上還要記錄記賬憑證信息，同時加蓋印章。②完善交接事項(xiàng)。各類記賬憑證及會計(jì)賬簿等檔案信息在交接時均要科學(xué)合理的辦法好交接工作，保證交接材料齊全，移交人、交接收人以及監(jiān)交人還應(yīng)按要求進(jìn)行簽字蓋章，以方便后續(xù)工作的開展，也便于責(zé)任的追查。③嚴(yán)格遵循國家檔案局發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》及其他相關(guān)規(guī)定，特別是會計(jì)檔案需要銷毀時，必須提交報(bào)告到會計(jì)檔案管理部門，會計(jì)檔案管理部門對需要銷毀的記賬憑證等檔案進(jìn)行審查并同意后，相關(guān)工作人員才能開展憑證的銷毀工作，同時還應(yīng)按銷毀辦法進(jìn)行銷毀，避免會計(jì)信息泄露。④會計(jì)檔案要根據(jù)實(shí)際情況及需要及時進(jìn)行信息化管理，對于紙質(zhì)的記賬憑證、總分類賬簿等檔案不能盲目簡單電子化，要結(jié)合會計(jì)一體化的升級，選擇適合的機(jī)遇，按要求進(jìn)行合理引入。

3.5 引入新技術(shù)，提高會計(jì)檔案管理的技術(shù)含量

當(dāng)前，中國已經(jīng)進(jìn)入了新時期，檔案管理工作尤其是會計(jì)檔案管理工作形勢已有了很大變化，各項(xiàng)要求也逐漸增多，但有些單位對會計(jì)檔案數(shù)字化管理不了解，沒有合理的引入相關(guān)技術(shù)，會計(jì)檔案的管理仍停留在紙質(zhì)化管理階段，對于數(shù)字信息的保管重視度也不高，導(dǎo)致檔案信息化管理跟不上。要適應(yīng)當(dāng)前新時代要求，會計(jì)檔案的管理必須在原有基礎(chǔ)上提高技術(shù)含量。如今，人工智能已應(yīng)用到各行各業(yè)，會計(jì)工作也逐步引入了人工智能技術(shù)，很多企業(yè)、事業(yè)及機(jī)關(guān)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)一體化。這就要求我們的檔案管理要加強(qiáng)信息化水平，讓記賬憑證、各類總、分類賬簿實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，做到檔案資源共享，建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫。

3.6 加強(qiáng)對會計(jì)檔案檢查的力度

當(dāng)前，很多單位已經(jīng)意識到會計(jì)檔案管理的重要，也開展了相關(guān)工作，但由于沒有后續(xù)的檢查監(jiān)督工作，很多工作都是流于形式，有制度沒落實(shí)，有規(guī)范沒嚴(yán)格遵守。因此，想要進(jìn)一步規(guī)范單位會計(jì)檔案管理，提高其管理水平，以期達(dá)到現(xiàn)代化的管理水平，就需要加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的檢查力度。對會計(jì)檔案管理的檢查可以采用電話訪問、實(shí)地檢查、隨機(jī)抽查等各種形式結(jié)合的方式開展。特別是會計(jì)檔案管理的上級單位或部門，需要加強(qiáng)對下屬單位的檢查，實(shí)現(xiàn)全域覆蓋[2]。檢查的內(nèi)容不僅包括對記賬憑證的裝訂是否規(guī)范、檔案保管是否到位、檔案移交手續(xù)是否齊全、還要對各類總分類賬簿，各種財(cái)務(wù)報(bào)告等檔案的編制和歸檔進(jìn)行全方位多角度的檢查。檢查中如果發(fā)現(xiàn)問題，還應(yīng)及時提出并要求相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行規(guī)范整改，指導(dǎo)其按規(guī)范進(jìn)行檔案的編制、歸類整理、分類保存還要進(jìn)行相關(guān)目錄的制作等。讓檢查成為規(guī)范的磨刀石，成為規(guī)范管理的催化劑。

4 結(jié)語

新時期下，會計(jì)檔案管理事業(yè)的發(fā)展有機(jī)遇也有挑戰(zhàn)，會計(jì)檔案的管理也窺一斑而見全豹，檔案事業(yè)也是如此，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。檔案事業(yè)要一步一個腳印去發(fā)展，沒有捷徑選擇，各級管理部門的領(lǐng)導(dǎo)干部只有加強(qiáng)使命擔(dān)當(dāng)，充分將所有檔案管理的專業(yè)人員及檔案管理的相關(guān)工作人員的積極性調(diào)動起來，讓他們牢記檔案管理的初心和使命，“擼起袖子加油干”。各級管理部門從大局出發(fā)，主動與國家的各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略結(jié)合起來，從各個層面著手，加強(qiáng)對檔案管理的工作進(jìn)行全面客觀評判。我國檔案事業(yè)發(fā)展取得很大的成績，但在檔案法律法規(guī)、檔案信息化、檔案人才培養(yǎng)和檔案宣傳等方面還存在諸多困難與問題。本文以會計(jì)檔案管理為例將檔案事業(yè)的發(fā)展與新時期進(jìn)行結(jié)合，從重視意識弱、法律法規(guī)保障功能不足、數(shù)字智能化建設(shè)水平不高、人才匱乏和宣傳工作滯后多個角度對檔案事業(yè)存在的問題進(jìn)行挖掘和分析，也提出相應(yīng)的對策，選題上具有一定的理論意義和實(shí)踐價值。但在具體研究中依然還存在許多不足，如研究深度不夠、細(xì)節(jié)處理不精，融合度仍欠缺等問題。首先就是研究深度不夠的問題，文中分別從重視意識弱、法律法規(guī)保障功能不足、數(shù)字智能化建設(shè)水平不高、人才匱乏和宣傳工作滯后探討了檔案事業(yè)的重要性，每個角度都沒有進(jìn)行深入分析，導(dǎo)致內(nèi)容及深度都不到位。同時因筆者知識水平不高，研究視野有限，雖然以會計(jì)檔案管理為例對新時期檔案事業(yè)面臨主要問題進(jìn)行分析，但分析也不夠全面、深入，提出的對策建議也不成熟、不完善，還有待進(jìn)一步商討與研究。今后，希望能有更多的學(xué)者關(guān)注檔案事業(yè)研究，并為檔案事業(yè)的健康、穩(wěn)定、高速發(fā)展提出更有力的意見和措施，助力檔案事業(yè)發(fā)展。

參與文獻(xiàn)

[1] 段金榮.淺談新時期事業(yè)單位檔案管理與對策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020（8）：248.

[2] 呂爽.探析新時期如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作[J].赤子，2020（4）：172-173.