朱娟 吳永俊 王珺 余軍 張沛

國(guó)庫(kù)信息化建設(shè)的發(fā)展加大了國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化的需求，商業(yè)銀行的會(huì)計(jì)檔案電子化管理和影像技術(shù)為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供了借鑒，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理是適應(yīng)信息化發(fā)展的必然選擇。國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理首先要確保國(guó)庫(kù)電子會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確、完整、安全、可用，在此原則下，本文提出構(gòu)建央行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)的設(shè)想，通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)導(dǎo)入、前臺(tái)影像采集、建立精準(zhǔn)索引、關(guān)聯(lián)關(guān)系方法等解決了國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案的分類、裝訂、存儲(chǔ)等難題，最后指出為加快國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程應(yīng)建立制度體系，配備系統(tǒng)資源，推廣業(yè)務(wù)電子化，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。

一、引言及文獻(xiàn)綜述

隨著國(guó)庫(kù)信息化建設(shè)的發(fā)展，特別是“3T系統(tǒng)”①和財(cái)政支出電子化系統(tǒng)的推廣使用，原有的以紙質(zhì)資料為主的檔案管理模式已不能適應(yīng)電子化潮流，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理是適應(yīng)信息化發(fā)展的必然選擇。什么是國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理，如何化解國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理面臨的問(wèn)題，是央行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)人員必須面對(duì)的新課題。

國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)電子檔案管理開(kāi)展了一系列研究。美國(guó)匹茲堡大學(xué)的《文獻(xiàn)保存證據(jù)性功能需求計(jì)劃》是國(guó)際上電子檔案管理的重要學(xué)術(shù)研究，主要研究成果分為書(shū)面授權(quán)、功能需求、產(chǎn)品規(guī)則、元數(shù)據(jù)規(guī)范4個(gè)方面。加拿大國(guó)家檔案館出版的《電子作業(yè)環(huán)境下的電子檔案管理》闡述了在辦公自動(dòng)化背景下實(shí)施電子檔案管理的方法。國(guó)內(nèi)對(duì)電子檔案管理研究主要集中于電子檔案對(duì)傳統(tǒng)檔案理論的影響、對(duì)檔案管理實(shí)踐的影響等。蔡嘩認(rèn)為電子檔案將完全改變檔案的理論基礎(chǔ)，林芳、牛金芳認(rèn)為電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)雙雙歸檔，楊明、王培珍認(rèn)為應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)并設(shè)立電子簽名程序推動(dòng)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理。

已有文獻(xiàn)多從理論上研究檔案電子化的重要性，指出檔案電子化管理面臨的問(wèn)題，但幾乎沒(méi)有真正系統(tǒng)的研究如何實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，研究國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化的更是少之又少。本文在深入分析國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理面臨困難的基礎(chǔ)上，提出構(gòu)建央行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)的設(shè)想，并通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)導(dǎo)入、前臺(tái)影像采集、建立精準(zhǔn)索引、關(guān)聯(lián)關(guān)系方法等解決了國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案的分類、裝訂、存儲(chǔ)等難題，以期對(duì)央行實(shí)施國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供借鑒和參考。

二、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的必要性和可行性

（一）國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理符合綠色、低碳的發(fā)展理念

紙質(zhì)檔案管理不僅造成大量紙張的消耗、辦公設(shè)備的損耗、人力資源的浪費(fèi)，還對(duì)檔案保管場(chǎng)所、硬件設(shè)備有很高的要求。開(kāi)展國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作符合我國(guó)“十三五”規(guī)劃“綠色、低碳”理念，可以有效減少因紙質(zhì)憑證和報(bào)表打印、整理、保管、調(diào)閱等工作帶來(lái)的人力、物力、財(cái)力資源的浪費(fèi)，能夠有效促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的資源節(jié)約，提升檔案管理水平和效率。

（二）國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理符合大數(shù)據(jù)背景下政府決策者對(duì)國(guó)庫(kù)數(shù)據(jù)的挖掘與運(yùn)用的時(shí)代需求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案完全依靠人工檢索、查找，檔案間沒(méi)有建立有效關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)不能被充分挖掘利用，造成數(shù)據(jù)信息資源浪費(fèi)。電子化的會(huì)計(jì)檔案是以“字節(jié)”“數(shù)據(jù)庫(kù)”為單位進(jìn)行管理和規(guī)范，大部分?jǐn)?shù)據(jù)都是以“推送”的方式自動(dòng)進(jìn)行存儲(chǔ)、整理和編輯，大大提高查詢、檢索的效率，是大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然突破。通過(guò)系統(tǒng)查閱、統(tǒng)計(jì)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案信息，可以對(duì)大量的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、歸納、研判，挖掘電子檔案背后的數(shù)據(jù)信息，增加檔案的利用價(jià)值，為政府部門的決策、服務(wù)提供支持。

（三）國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)無(wú)紙化的不斷推進(jìn)使國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化變?yōu)榭赡?/p>

隨著財(cái)政支出電子化、退庫(kù)業(yè)務(wù)電子化、非稅收入電子化的推廣應(yīng)用，電子憑證所占的比重越來(lái)越大，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)開(kāi)始由紙質(zhì)處理向電子化處理轉(zhuǎn)變，加上3T系統(tǒng)的全面推廣運(yùn)用和升級(jí)，大量國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)集中管理，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)核算逐漸向無(wú)紙化邁進(jìn)，這些都為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）商業(yè)銀行現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案電子化管理和影像技術(shù)，為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供借鑒和技術(shù)支撐

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)銀行業(yè)加快了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的步伐，全面推行核心系統(tǒng)的前后臺(tái)分離，實(shí)現(xiàn)了銀行憑證檔案集中統(tǒng)一保管和影像化管理的要求，在會(huì)計(jì)檔案電子化管理方面已形成了較為科學(xué)的管理模式。如率先實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的中國(guó)建設(shè)銀行，使用的ADMAS系統(tǒng)（會(huì)計(jì)檔案管理及會(huì)計(jì)稽核系統(tǒng)），是會(huì)計(jì)監(jiān)督系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一，能夠自動(dòng)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)賬簿的采集、加工、存儲(chǔ)、調(diào)閱。商業(yè)銀行在電子檔案管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)手段可以為人民銀行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理提供借鑒。

（五）電子檔案配套制度的日趨完善使國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理有據(jù)可依

1999年國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局《中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》規(guī)定了CAD生成的電子文件收集、積累、整理、鑒定、歸檔等方面的要求;2012年國(guó)家檔案局頒布的《電子檔案移交與接收辦法》對(duì)電子檔案移交與接收程序進(jìn)行了規(guī)范;2016年1月1日實(shí)施的新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍，對(duì)電子會(huì)計(jì)資料僅以電子形式歸檔保存的方式做出了具體規(guī)定。2017年1月1日，人民銀行開(kāi)始實(shí)行新的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，進(jìn)一步細(xì)化了人民銀行電子會(huì)計(jì)檔案涵蓋的范圍。一系列制度的出臺(tái)，使得國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理有據(jù)可依。

三、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化亟需解決的難題

（一）紙質(zhì)檔案占比大，如何將大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換成符合要求的電子會(huì)計(jì)檔案，成為制約國(guó)庫(kù)檔案電子化管理的首要因素

目前，國(guó)庫(kù)部門需歸檔保管的會(huì)計(jì)資料主要來(lái)源有三種：一是國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱TCBS）和國(guó)庫(kù)信息處理系統(tǒng)中形成的會(huì)計(jì)憑證及帳表;二是從外部接收的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料;三是從外部接受的附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子會(huì)計(jì)資料，如國(guó)庫(kù)部門從財(cái)政支出電子化系統(tǒng)中接收的財(cái)政支出憑證。雖然TCBS提供了各類憑證和帳表的導(dǎo)出功能，但由于從TCBS中直接導(dǎo)出電子文件是CSV格式，沒(méi)有加密，存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的要求，為此，各級(jí)國(guó)庫(kù)普遍的做法仍是從TCBS中打印以紙質(zhì)形式保管。因此，要想實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理首先要解決的問(wèn)題就是如何將大量紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)換成符合要求的電子會(huì)計(jì)檔案，因?yàn)橹挥须娮訒?huì)計(jì)檔案符合相關(guān)制度規(guī)定，才能進(jìn)一步探討如何對(duì)這些零散的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。

（二）國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)賬務(wù)關(guān)系復(fù)雜，如何將零散的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類歸檔是國(guó)庫(kù)檔案電子化管理的關(guān)鍵

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料不是雜亂無(wú)章的一堆文檔，依據(jù)國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)處理的流程，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料間存在一定的關(guān)聯(lián)關(guān)系。在保管紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料背景下，國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)人員依據(jù)原始憑證或記賬憑證處理賬務(wù)，審核所附文件依據(jù)，日終后對(duì)當(dāng)日憑證進(jìn)行整理裝訂。憑證的整理和裝訂實(shí)際上是人工對(duì)會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行核對(duì)的過(guò)程。那么，即便能夠形成符合制度要求的電子會(huì)計(jì)檔案，如果電子會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有任何邏輯關(guān)系的平鋪存儲(chǔ)，會(huì)存在兩個(gè)問(wèn)題：一是電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)量和內(nèi)容的完整性不易判斷;二是無(wú)法滿足國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)人員日常查找檔案或是檢查部門調(diào)閱會(huì)計(jì)資料便捷性的需求。因此，如何將零散的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類歸檔是國(guó)庫(kù)檔案電子化管理的關(guān)鍵。

（三）國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不斷更新升級(jí)，使部分對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)較為依賴的國(guó)庫(kù)電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期保管難度加大

由業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子會(huì)計(jì)檔案對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身的依賴性較大，需借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用程序才可讀取和輸出顯示。如財(cái)政支出電子化系統(tǒng)中的支出電子憑證，僅將系統(tǒng)中的電子憑證通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)后臺(tái)存儲(chǔ)保管是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因?yàn)檫@些憑證附有電子簽名等加密技術(shù)，為了保證憑證的準(zhǔn)確性，憑證的還原展示只能借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)本身。在國(guó)庫(kù)信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)的今天，為了滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，業(yè)務(wù)系統(tǒng)不可避免的需要更新、升級(jí)直至退出生產(chǎn)環(huán)境，那么對(duì)于依附這些系統(tǒng)讀取顯示的需保管30年甚至永久保管電子會(huì)計(jì)檔案，如果業(yè)務(wù)系統(tǒng)不能使用，保存的檔案就不能稱之為電子會(huì)計(jì)檔案，而是毫無(wú)意義的字節(jié)、代碼。因此，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的長(zhǎng)期可用性關(guān)乎電子會(huì)計(jì)檔案能否真正的保存下來(lái)，這無(wú)疑加大了電子會(huì)計(jì)檔案保管難度。

（四）電子數(shù)據(jù)具有易復(fù)制、易傳播等特點(diǎn)，對(duì)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案管理的安全性和保密性提出了新要求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料是由專人保管，會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱、借閱需履行一定的審批手續(xù)，未履行正常手續(xù)獲得會(huì)計(jì)資料難度較大，而電子數(shù)據(jù)具有高度集中、易復(fù)制、易傳播等特點(diǎn)，在安全防護(hù)不到位的情況下，人為通過(guò)技術(shù)手段獲得電子會(huì)計(jì)檔案相對(duì)容易。國(guó)庫(kù)電子會(huì)計(jì)檔案資料涉及面廣、涉及到政府財(cái)政收支信息，一旦泄露可能造成不可估量的損失，因此，要在病毒防范、存儲(chǔ)介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全、查閱權(quán)限等方面嚴(yán)格控制，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案的安全性和保密性。

四、央行國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的構(gòu)建設(shè)想

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理是國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案從紙質(zhì)管理為主轉(zhuǎn)向以電子化管理為主的一種管理模式。根據(jù)前文的分析，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理首先要確保國(guó)庫(kù)電子會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確、完整、安全、可用，在此原則下，建立符合制度規(guī)定的、安全、可靠、高效的國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)，并對(duì)系統(tǒng)安全、使用、管理制定相應(yīng)管理指引，加強(qiáng)系統(tǒng)控制，防范風(fēng)險(xiǎn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)庫(kù)電子會(huì)計(jì)檔案的分類歸檔、查找打印、存儲(chǔ)共享等管理工作。

（一）系統(tǒng)總體架構(gòu)

國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)建設(shè)的總體目標(biāo)是以安全性高、可靠性強(qiáng)、保密性好、檢索高效和前瞻性為基本原則，建立以物理分散、邏輯統(tǒng)一、精確索引為特征的國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)綜合利用、分級(jí)授權(quán)、集中處理。

從系統(tǒng)總體架構(gòu)看，檔案系統(tǒng)實(shí)行數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)管理，參照目前3T系統(tǒng)拓?fù)浼軜?gòu)，服務(wù)器采用集中部署方式，各級(jí)國(guó)庫(kù)通過(guò)客戶端登錄系統(tǒng)?？紤]到數(shù)據(jù)來(lái)源和存儲(chǔ)容量等因素，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的系統(tǒng)架構(gòu)有兩種模式可供選擇。一種模式是服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)均部署在總行，TCBS根據(jù)事先設(shè)定的規(guī)則將所需檔案數(shù)據(jù)通過(guò)接口連接至總行服務(wù)器，地方特色平臺(tái)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接至總行服務(wù)器，省級(jí)以下國(guó)庫(kù)計(jì)算機(jī)、影像檔案通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接至總行服務(wù)器;另一種模式采取兩級(jí)部署方式，一級(jí)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)部署在總行，TCBS系統(tǒng)形成的一年內(nèi)檔案數(shù)據(jù)集中部署在總行服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)中，二級(jí)服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)部署在省級(jí)中心支行，TCBS系統(tǒng)形成的一年以上檔案數(shù)據(jù)以及各省地方特色平臺(tái)系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)、省內(nèi)各影像檔案部署在省級(jí)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)的核心功能構(gòu)建

根據(jù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理制度要求，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)設(shè)計(jì)了三個(gè)部分七個(gè)模塊（圖3），實(shí)現(xiàn)了檔案采集、整理歸檔、檔案裝訂、檔案存儲(chǔ)等功能。實(shí)現(xiàn)這些核心功能的基本思路是：通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)導(dǎo)入、前臺(tái)影像信息采集完成數(shù)據(jù)采集，并可根據(jù)需要進(jìn)行簽章確認(rèn);通過(guò)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系、精準(zhǔn)索引完成對(duì)電子檔案的分類歸檔、裝訂和查找;通過(guò)崗位權(quán)限設(shè)置、審批授權(quán)、檔案自動(dòng)統(tǒng)計(jì)等方式控制電子檔案的查詢、調(diào)閱、打印及日常管理;通過(guò)加密、訪問(wèn)管理、審批授權(quán)、建立系統(tǒng)日志等方式確保檔案數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，定期存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)及讀取平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行“雙備份”，確保電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期可用。因此，在不改變現(xiàn)存國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理基本流程的基礎(chǔ)上，國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化系統(tǒng)處理流程能滿足檔案管理要求，其基本業(yè)務(wù)流程（圖4）為：數(shù)據(jù)采集—數(shù)據(jù)整理—數(shù)據(jù)審核—檔案歸檔（裝訂）—檔案索引—檔案輸出—檔案鑒定銷毀—數(shù)據(jù)安全控制及備份。

1.電子檔案數(shù)據(jù)的收集與歸檔。（1）業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)導(dǎo)入、前臺(tái)影像信息采集實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集。根據(jù)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案種類、數(shù)據(jù)源、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)電子化發(fā)展和各地國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用情況，國(guó)庫(kù)電子檔案數(shù)據(jù)采集主要有四種方式：一是TCBS系統(tǒng)數(shù)據(jù)后臺(tái)自動(dòng)采集。TCBS系統(tǒng)生成的所有大小額往來(lái)憑證、各級(jí)預(yù)算收支報(bào)表、各類會(huì)計(jì)報(bào)表等日常所需的檔案均能直接從TCBS系統(tǒng)后臺(tái)直接采集，電子稅票信息也可利用TIPS基礎(chǔ)數(shù)據(jù)回傳功能獲取。因此，在檔案電子化系統(tǒng)中為提供3T系統(tǒng)導(dǎo)入接口，即可實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集。二是地方特色業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移。目前，很多國(guó)庫(kù)已通過(guò)地方特色系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)政支出電子化和電子對(duì)賬業(yè)務(wù)，通過(guò)規(guī)范化的電子簽章實(shí)現(xiàn)了電子憑證取代了紙質(zhì)憑證，電子對(duì)賬單取代紙質(zhì)對(duì)賬單，因此，可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，將數(shù)據(jù)定期遷移存儲(chǔ)至檔案電子化系統(tǒng)中。三是前臺(tái)原始資料等影像信息手工采集。對(duì)于無(wú)法提供合法、有效電子數(shù)據(jù)的紙質(zhì)檔案，可以采取影像信息采集的方式，將紙質(zhì)檔案通過(guò)各國(guó)庫(kù)核算主體客戶終端前置機(jī)發(fā)送到系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)采集上，采取“掃描—批量上傳—信息錄入—影像與信息關(guān)聯(lián)”或采取影像分散采集的方式。四是業(yè)務(wù)人員手工補(bǔ)錄方式。對(duì)無(wú)法直接采集或形成電子影像的檔案如國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)登記簿，可提供非永久保存的登記簿系統(tǒng)錄入功能，簽章欄需相關(guān)業(yè)務(wù)人員分別在檔案系統(tǒng)簽章確認(rèn)。對(duì)需要審核的電子檔案，可手工簽章確認(rèn)。（2）建立索引關(guān)聯(lián)完成電子檔案分類歸檔。首先，檔案的分類歸檔應(yīng)以會(huì)計(jì)資料時(shí)間為基本分類依據(jù)，將賬務(wù)日期相同的會(huì)計(jì)資料全部歸檔在一起。由于檔案日期是查找中最常使用的，因此，可以創(chuàng)建檔案日期索引實(shí)現(xiàn)查找日期內(nèi)所有會(huì)計(jì)檔案的完整查詢。同時(shí)，為實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查詢，提高查詢效率，還可對(duì)會(huì)計(jì)檔案的業(yè)務(wù)類型、流水摘要代碼、金額創(chuàng)建索引，對(duì)索引字段進(jìn)行組合即可實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查找或批量查找。為了讓零散的電子檔案能夠反映國(guó)庫(kù)賬務(wù)處理關(guān)系，還需對(duì)系統(tǒng)中的電子檔案建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。如國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)憑證和國(guó)庫(kù)賬表在整理歸檔時(shí)，就需要建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，可通過(guò)“核算主體+業(yè)務(wù)處理時(shí)間+業(yè)務(wù)類型+交易序號(hào)+業(yè)務(wù)處理碼（手工或電子）”為每筆業(yè)務(wù)建立唯一業(yè)務(wù)的流水號(hào)，并關(guān)聯(lián)原始憑證及附件資料和對(duì)應(yīng)記賬憑證，實(shí)現(xiàn)用戶簽退核對(duì)單、記賬憑證、原始憑證及附件資料等會(huì)計(jì)憑證的整理歸檔;可通過(guò)帳表日期、核算主體、國(guó)庫(kù)主體、帳表性質(zhì)、帳表種類等實(shí)現(xiàn)各類報(bào)表的分類歸檔等。

2.電子檔案的查詢輸出與管理。（1）提供條件查詢功能，在用戶權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)查詢、輸出。系統(tǒng)可通過(guò)輸入檔案日期、業(yè)務(wù)類型、金額等字段實(shí)現(xiàn)條件查詢，并通過(guò)用戶角色設(shè)置、權(quán)限設(shè)置、分層審批授權(quán)等方式控制電子檔案的查詢、調(diào)閱，以滿足國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)部門、事后監(jiān)督部門和內(nèi)審部門日常工作和檢查的需要。根據(jù)相應(yīng)權(quán)限，并經(jīng)過(guò)一定授權(quán)審批程序，系統(tǒng)可提供檔案打印、檔案導(dǎo)出等功能，并可通過(guò)數(shù)據(jù)輸出功能實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案的整體移交，如將年度國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案通過(guò)數(shù)據(jù)輸出整體移交給檔案綜合管理部門。（2）提供檔案統(tǒng)計(jì)功能，自動(dòng)登記調(diào)閱、保管登記簿。系統(tǒng)根據(jù)歸檔的檔案種類、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量以及保存期限等信息，提供檔案統(tǒng)計(jì)功能，方便檔案移交、銷毀工作的開(kāi)展，同時(shí)系統(tǒng)對(duì)檔案查詢、調(diào)閱等使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，能按照《國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案保管登記簿》和《國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》格式自動(dòng)登記相關(guān)登記簿。（3）到期檔案銷毀提醒，設(shè)定系統(tǒng)檔案銷毀審批權(quán)限。系統(tǒng)能根據(jù)檔案的保管期限、檔案日期等計(jì)算出檔案銷毀剩余期限，提示即將到期的檔案，檔案管理人員可及時(shí)開(kāi)展檔案鑒定，并按照檔案銷毀審批流程在系統(tǒng)中執(zhí)行對(duì)應(yīng)的審批手續(xù)，并就檔案銷毀數(shù)量、種類、對(duì)應(yīng)年限等生成銷毀清冊(cè)并提供清冊(cè)打印功能，經(jīng)審批及相關(guān)監(jiān)督部門會(huì)同監(jiān)銷后在系統(tǒng)中執(zhí)行銷毀手續(xù)。

3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與安全性控制。（1）定期存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)及讀取平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)行“雙備份”，確保電子會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期可用。為了保證對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)較為依賴的電子會(huì)計(jì)檔案在保管期限內(nèi)能夠正常查詢，需及時(shí)對(duì)讀取平臺(tái)進(jìn)行存儲(chǔ)，并根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的保管期限和調(diào)閱頻率定期封存歷史版本的讀取平臺(tái)。同時(shí)，為了防止系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失、損壞，可對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行“雙備份”，在系統(tǒng)歷史庫(kù)中備份和用光盤、硬盤等磁介質(zhì)備份，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中備份和分散備份，保證電子數(shù)據(jù)安全、完整。（2）對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全性控制，確保電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、準(zhǔn)確。為了保證檔案系統(tǒng)中電子會(huì)計(jì)檔案安全，防止電子會(huì)計(jì)檔案被人為或惡意篡改，確保電子會(huì)計(jì)檔案真實(shí)、準(zhǔn)確，可以從四個(gè)方面加以控制：一是系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案加密，所有電子會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)均不是明文，檔案系統(tǒng)僅允許在人民銀行內(nèi)網(wǎng)訪問(wèn)，與外網(wǎng)隔離;二是嚴(yán)格控制用戶的訪問(wèn)使用，合理設(shè)置用戶及權(quán)限，用戶密碼的設(shè)置要符合系統(tǒng)安全管理要求;三是對(duì)需經(jīng)人工干預(yù)的電子檔案，需堅(jiān)持雙人復(fù)核制度，對(duì)電子檔案進(jìn)行刪除、修改操作需經(jīng)過(guò)審批授權(quán);四是建立系統(tǒng)操作日志，詳細(xì)記錄登錄檔案電子化系統(tǒng)的用戶、用戶IP地址以及用戶進(jìn)行的查詢、修改、打印、移交、銷毀等操作情況。

五、推進(jìn)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的措施

構(gòu)建安全、可靠、高效的國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理系統(tǒng)是國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理能否真正應(yīng)用的關(guān)鍵，國(guó)庫(kù)電子化業(yè)務(wù)的發(fā)展程度直接影響國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理推進(jìn)的效率，為使央行加快國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化腳步，應(yīng)從以下方面抓好落實(shí)：

（一）建立制度體系，為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化提供制度依據(jù)

依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)制度，建立國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化制度體系，明確國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化的內(nèi)涵、目標(biāo)、范圍、標(biāo)準(zhǔn)以及具體要求，規(guī)范國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化操作流程，同時(shí)明確過(guò)渡時(shí)期國(guó)庫(kù)紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理規(guī)范，確保國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化有章可循、有序推進(jìn)。

（二）配備系統(tǒng)資源，為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化提供技術(shù)支撐

明確國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的硬件要求，并配備與之相適應(yīng)的硬件設(shè)備，充分做好硬件準(zhǔn)備。在廣泛征集、整理各級(jí)國(guó)庫(kù)需求的基礎(chǔ)上，統(tǒng)籌利用現(xiàn)有國(guó)庫(kù)相關(guān)信息系統(tǒng)資源，建立國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案的載體和數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，提供軟件支持。要強(qiáng)化系統(tǒng)信息安全，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)行專機(jī)專用并做到網(wǎng)絡(luò)物理隔離，設(shè)置安全防火墻，確保數(shù)據(jù)安全，全面強(qiáng)化安全保障。

（三）推廣業(yè)務(wù)電子化，為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化營(yíng)造基礎(chǔ)環(huán)境

深入推進(jìn)國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)電子化，優(yōu)化業(yè)務(wù)資料傳輸、鑒別、分析、處理環(huán)境，真正實(shí)現(xiàn)國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)電子化處理和信息的綜合利用。深入推廣TIPS業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)財(cái)政、稅務(wù)、國(guó)庫(kù)、海關(guān)、銀行之間的全面聯(lián)網(wǎng)，從源頭上減少國(guó)庫(kù)收入業(yè)務(wù)的紙質(zhì)資料流轉(zhuǎn);全面推進(jìn)退庫(kù)業(yè)務(wù)電子化，在現(xiàn)有國(guó)稅出口退稅電子化的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步擴(kuò)大適用范圍，努力實(shí)現(xiàn)國(guó)稅、地稅退庫(kù)業(yè)務(wù)的全面電子化;繼續(xù)推廣財(cái)政支出電子化系統(tǒng)，將財(cái)政庫(kù)款支撥業(yè)務(wù)無(wú)紙化業(yè)務(wù)由市級(jí)逐步向區(qū)、縣級(jí)推開(kāi)，全面實(shí)現(xiàn)財(cái)政支出電子化和對(duì)賬電子化。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，為國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化提供人力保障

充實(shí)國(guó)庫(kù)工作人員，各級(jí)國(guó)庫(kù)部門至少配備1至2名既懂檔案管理，又懂得國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)、信息技術(shù)的專職人員，以滿足國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)電子檔案管理需要。要加強(qiáng)培訓(xùn)力度，確保國(guó)庫(kù)部門各崗位形成的電子化檔案信息真實(shí)、完整的傳輸和歸檔。同時(shí)還要注重部門協(xié)作配合，通過(guò)制度宣傳和指導(dǎo)，確保檔案管理部門人員熟知國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的要求和技能。

注釋：

①3T系統(tǒng)指：財(cái)稅庫(kù)銀橫向聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)（TIPS）、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（TCBS）、國(guó)庫(kù)信息管理系統(tǒng)（TIMS）。

參考文獻(xiàn)：

[1]Research University of Pittsburgh [2008-09-22] .http：//www.pitt.edu/researeh.html.

[2]Managing Electronic? Recording in an Electronic? Work Environment[2008-09-22].

[3]蔡嘩.論新型檔案載體對(duì)檔案工作的影響[J].山西檔案，l998（1）：6-8.

[4]林芳，牛金芳.電子文件的問(wèn)題與探討團(tuán)[J].檔案管理，1998（2）：15-17.

[5]楊明，王培珍.國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案電子化管理問(wèn)題芻議[J].時(shí)代金融，2017（4）：101.

[6]牟文華.會(huì)計(jì)“綠色檔案”的可行性分析[J].會(huì)計(jì)之友，2014（35）58-60.

[7]蔡盈芳.數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)與檔案融合管理研究[J].檔案學(xué)研究，2021（03）：40-46.

[8]張繼德，全茜，李坤璟，劉信.會(huì)計(jì)電子檔案管理的特征、要求及安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)[J].財(cái)會(huì)月刊，2021（10）：58-62.

作者單位：朱娟，中國(guó)人民銀行合肥中心支行;吳永俊，中國(guó)人民銀行六安市中心支行;王珺，中國(guó)人民銀行黃山市中心支行;余軍，中國(guó)人民銀行宣城市中心支行;張沛，中國(guó)人民銀行安慶市中心支行。