文/韓 靜

設(shè)備檔案是高校檔案的重要組成部分，設(shè)備運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)的重要基礎(chǔ)，評(píng)價(jià)和衡量設(shè)備機(jī)能的重要依據(jù)，也是高校國(guó)有資產(chǎn)管理和設(shè)備管理工作的重要組成部分。隨著高等教育的不斷發(fā)展，重大儀器設(shè)備進(jìn)入校園，成為高校開(kāi)展教育教學(xué)、科研的技術(shù)支撐。但一個(gè)些高校設(shè)備檔案管理工作存在一些問(wèn)題，直接影響了設(shè)備管理及運(yùn)行維護(hù)。對(duì)高校設(shè)備檔案管理工作的若干問(wèn)題進(jìn)行探索和思考，很有意義。

1 高校設(shè)備檔案的重要性

1.1 設(shè)備檔案是反映高校辦學(xué)水平的重要依據(jù)

從本科教學(xué)水平審核評(píng)估的指標(biāo)來(lái)看，生均所占教學(xué)儀器設(shè)備數(shù)都有一定的要求。如在“教學(xué)條件與利用”一級(jí)指標(biāo)中的“實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)場(chǎng)所建設(shè)與利用”觀測(cè)點(diǎn)，就提出了辦學(xué)的基本條件：“生均教學(xué)科研儀器設(shè)備值及新增教學(xué)科研儀器設(shè)備所占比例是否達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)；實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)場(chǎng)所種類和數(shù)量是否能滿足各專業(yè)、各門(mén)課程、各教學(xué)環(huán)節(jié)的需要；實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)場(chǎng)所儀器設(shè)備的種類、數(shù)量、質(zhì)量等是否滿足教學(xué)需要；實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)場(chǎng)所是否得到有效的充分利用。其中，實(shí)驗(yàn)室需統(tǒng)計(jì)使用率和生均使用面積；呈現(xiàn)學(xué)校關(guān)于加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及管理的有關(guān)材料，單價(jià)1000元以上的教學(xué)科研儀器一覽表及使用臺(tái)賬等”。這些指標(biāo)直觀的支撐材料就離不開(kāi)設(shè)備檔案，設(shè)備檔案是反映高校辦學(xué)水平的重要依據(jù)。

1.2 設(shè)備檔案是設(shè)備購(gòu)置的參考依據(jù)

教學(xué)、科研設(shè)備是高校辦學(xué)的生命線，如何統(tǒng)籌規(guī)劃、劃撥經(jīng)費(fèi)、科學(xué)配置設(shè)備，只有全面掌握現(xiàn)有設(shè)備情況，才能科學(xué)判斷究竟如何將有限的經(jīng)費(fèi)用在刀刃上，更好地發(fā)揮設(shè)備價(jià)值。高校設(shè)備的購(gòu)置，不是你報(bào)我批這么簡(jiǎn)單，辦學(xué)經(jīng)費(fèi)緊張是每一所高校都面臨的問(wèn)題，所以對(duì)于設(shè)備購(gòu)置需要花費(fèi)大量的精力和時(shí)間開(kāi)展前期論證，前期論證最重要的依據(jù)則是設(shè)備檔案。通過(guò)設(shè)備檔案可以預(yù)判哪些該馬上購(gòu)置，哪些該暫緩，哪些該完善維修，從而合理安排設(shè)備購(gòu)置配備，確保學(xué)校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)效益的最大化。設(shè)備檔案更是掌握了解設(shè)備指標(biāo)、性能和價(jià)格、使用情況的直接材料，在準(zhǔn)備添置同類設(shè)備時(shí)，一定要在查考設(shè)備檔案，掌握之前設(shè)備性能的基礎(chǔ)上，購(gòu)置更優(yōu)異的設(shè)備，確保設(shè)備購(gòu)置的質(zhì)量。

1.3 設(shè)備檔案是設(shè)備維護(hù)的依據(jù)

設(shè)備運(yùn)行的好壞與安裝、維護(hù)有很大關(guān)聯(lián)。高校是設(shè)備的使用者，而一旦設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，有的報(bào)修、維護(hù)則是廠家的責(zé)任，但如果設(shè)備的安裝說(shuō)明書(shū)、技術(shù)參數(shù)以及技術(shù)圖紙等設(shè)備隨箱檔案保管不好，則商家有可能推諉。設(shè)備的調(diào)試、維修都離不開(kāi)設(shè)備檔案，如果這些檔案缺失則會(huì)浪費(fèi)更多的人力和物力，甚至還有可能影響正常的教學(xué)和科研活動(dòng)。而齊備的設(shè)備維修、運(yùn)行記錄以及開(kāi)箱隨機(jī)材料，則是開(kāi)展設(shè)備維修、安裝的重要憑證，有利于及時(shí)解決隱患，保證設(shè)備的正常運(yùn)行。

1.4 設(shè)備檔案是設(shè)備更換、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢的憑據(jù)

隨著高等教育的不斷發(fā)展，教育教學(xué)科研活動(dòng)向國(guó)際級(jí)化邁進(jìn)，原有的舊設(shè)備已不能滿足高?，F(xiàn)有的教育教學(xué)科研需要，這就存在一個(gè)設(shè)備的更換、轉(zhuǎn)讓和報(bào)廢的問(wèn)題。這些已不適應(yīng)當(dāng)今現(xiàn)代化教育教學(xué)需要的設(shè)備，畢竟是國(guó)有資產(chǎn)，不能隨意處置，都有嚴(yán)格的程序，而最為重要的憑據(jù)則是伴隨著這批設(shè)備從購(gòu)置到使用、從維護(hù)維修到現(xiàn)在面臨更換、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢而產(chǎn)生的設(shè)備檔案。筆者所在學(xué)校有一輛90年代轉(zhuǎn)讓的汽車，就由于該汽車的檔案材料不齊備，造成了很多不必要的麻煩，后來(lái)還是通過(guò)查閱大量的檔案，作為佐證才最后了結(jié)此事。

1.5 設(shè)備檔案有利于提高設(shè)備管理水平

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校教育教學(xué)和科研對(duì)設(shè)備的依賴度越來(lái)越高，教學(xué)科研設(shè)備成了高校教學(xué)科研能力的重要支撐，成為高校核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。有效地對(duì)眾多設(shè)備進(jìn)行科學(xué)管理，全面掌握設(shè)備技術(shù)狀況，顯得越來(lái)越迫切。而設(shè)備檔案管理則是一個(gè)重要的切入點(diǎn)，立足于設(shè)備全生命周期管理的理念和體系，以后端指導(dǎo)前端，致力于從根源解決設(shè)備使用問(wèn)題，通過(guò)搞好設(shè)備檔案管理工作，能進(jìn)一步促進(jìn)高校設(shè)備管理的精細(xì)化，增強(qiáng)高校國(guó)有資產(chǎn)的管理能力，提高高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 高校設(shè)備檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1 對(duì)設(shè)備檔案重視不夠

隨著高等教育辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的不斷加大，重特大設(shè)備進(jìn)入校園，國(guó)有資產(chǎn)管理得到一定程度的重視，但設(shè)備檔案管理還沒(méi)有引起足夠的重視，一些高校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備管理部門(mén)、使用部門(mén)、檔案管理部門(mén)及有關(guān)人員還沒(méi)有引起重視，導(dǎo)致相關(guān)的設(shè)備檔案管理制度缺失，設(shè)備檔案的收集歸檔更是不完整，日常管理不規(guī)范，對(duì)查找利用造成不便，甚至影響了設(shè)備的正常運(yùn)行。

2.2 設(shè)備檔案管理制度缺乏

很多高校制定了設(shè)備檔案管理辦法，但都僅限于檔案館權(quán)限范疇，對(duì)設(shè)備檔案的歸檔范圍、移交手續(xù)、整理規(guī)范進(jìn)行了規(guī)定，對(duì)具體設(shè)備檔案的收集管理則不明確。如針對(duì)一臺(tái)設(shè)備，從論證購(gòu)置、采購(gòu)手續(xù)、調(diào)試安裝、使用等則沒(méi)有具體的制度把關(guān)，設(shè)備檔案管理人員的行為得不到約束，從而影響了設(shè)備檔案管理工作的順利開(kāi)展。應(yīng)加強(qiáng)設(shè)備檔案管理制度建設(shè)，對(duì)采購(gòu)部門(mén)、國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)、設(shè)備使用部門(mén)、檔案管理部門(mén)相關(guān)工作職責(zé)作出明確規(guī)定，今其各司其職，確保設(shè)備檔案管理工作落實(shí)。

2.3 設(shè)備檔案管理信息化程度不高

很多高校在設(shè)備檔案管理中還沒(méi)有引進(jìn)信息化手段，很多還是以紙質(zhì)檔案為主要保管載體。有的有國(guó)有資產(chǎn)管理平臺(tái)，但基本上局限于對(duì)設(shè)備的領(lǐng)用、歸屬管理等方面，而日常的使用、管理則沒(méi)有納入。設(shè)備信息化管理平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有對(duì)接，是兩個(gè)不同的信息孤島，對(duì)一些設(shè)備的采購(gòu)等材料還是原有的紙質(zhì)打印后歸檔的模式。而且還存在設(shè)備檔案信息分散的現(xiàn)象，如設(shè)備的合同等檔案材料與其他設(shè)備檔案分離，對(duì)設(shè)備管理工作帶來(lái)了麻煩，不利于設(shè)備檔案信息的整合。

2.4 設(shè)備檔案利用率低

從目前看來(lái)，設(shè)備檔案沒(méi)有引起特別的關(guān)注和重視，一個(gè)重要的問(wèn)題就是利用率低。利用率低是有原因的，因?yàn)樵O(shè)備檔案收集得不全，特別是針對(duì)一些重要設(shè)備的運(yùn)行記錄缺失，如報(bào)修記錄、問(wèn)題整改等檔案材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，想用檔案時(shí)沒(méi)有相關(guān)記錄。如筆者所在學(xué)校，設(shè)備檔案一年僅有的幾次利用都是在學(xué)校接受巡視檢查時(shí)提供，更多的設(shè)備檔案則默默沉積在檔案庫(kù)房深處。

2.5 設(shè)備檔案管理人員配置不足

在高校，設(shè)備檔案人員是服務(wù)輔助崗位，人員配置一般不足。一般有2萬(wàn)余學(xué)生高校配置的檔案管理人員只有5-7人，負(fù)責(zé)所在學(xué)校內(nèi)容眾多的檔案類別，設(shè)備檔案基本上沒(méi)有專人專崗，管理思想和管理能力都顯不足。而高校國(guó)有資產(chǎn)部門(mén)和各學(xué)院、系科設(shè)備使用部門(mén)也沒(méi)有專人對(duì)設(shè)備檔案管理負(fù)責(zé)。如高校實(shí)驗(yàn)室設(shè)備運(yùn)行中，實(shí)驗(yàn)員和專任教師都沒(méi)有經(jīng)過(guò)設(shè)備檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，在使用中，運(yùn)行數(shù)據(jù)材料填寫(xiě)不規(guī)范，設(shè)備交接手續(xù)不全，造成重要的設(shè)備檔案歸檔不全。由于檔案管理人員配置不足，很多高校實(shí)驗(yàn)室出現(xiàn)了利用新進(jìn)人員管理、聘用科研助理、讓學(xué)生參與管理等彌補(bǔ)人員不足的問(wèn)題，雖然設(shè)備常規(guī)運(yùn)行看似正常，但人員更替頻繁，造成設(shè)備運(yùn)行檔案缺失，為設(shè)備可持續(xù)管理利用埋下隱患。

3 做好高校設(shè)備檔案管理工作的對(duì)策

3.1 重視高校設(shè)備檔案管理工作

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。要想做好高校設(shè)備檔案管理工作，必須先從思想上重視起來(lái)，推動(dòng)設(shè)備檔案管理工作向前發(fā)展。一是加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。將設(shè)備檔案管理納入高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，及時(shí)研究解決設(shè)備檔案管理中遇到的重大問(wèn)題，為設(shè)備檔案管理創(chuàng)造必要的條件。二是與國(guó)有資產(chǎn)管理、設(shè)備使用單位的領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)科研人員多溝通交流，向其宣傳檔案管理知識(shí)和要求，讓其重視設(shè)備檔案管理工作，形成各司其職、合作共贏的設(shè)備檔案管理良好局面。三是盡快形成相應(yīng)的設(shè)備檔案管理機(jī)制，進(jìn)一步明確各單位、各負(fù)責(zé)人、各管理人員的職責(zé)任務(wù)，將設(shè)備檔案管理的各項(xiàng)工作落實(shí)到位，不留死角。

3.2 加強(qiáng)高校設(shè)備檔案管理制度建設(shè)

高校設(shè)備檔案管理制度建設(shè)應(yīng)與設(shè)備管理工作同規(guī)劃、同部署，而不能滯后于設(shè)備管理工作，特別在針對(duì)教學(xué)設(shè)備、科研設(shè)備等方面一定要在開(kāi)展設(shè)備管理制度化建設(shè)的同時(shí)，對(duì)設(shè)備檔案的管理工作也要進(jìn)一步細(xì)化流程，明確設(shè)備檔案在收集、整理、利用等方面的各項(xiàng)要求。要想進(jìn)一步做好設(shè)備檔案管理工作，就應(yīng)在細(xì)節(jié)上做文章，特別是針對(duì)設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用等幾個(gè)方面把控好細(xì)節(jié)，做細(xì)做實(shí)。在設(shè)備檔案的制度建設(shè)上，應(yīng)堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，將設(shè)備在購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、管理、維修、改造、報(bào)廢等全部活動(dòng)過(guò)程中形成的材料，進(jìn)行全方位的收集歸檔。對(duì)歸檔要求要明確內(nèi)容和時(shí)限。對(duì)各種國(guó)產(chǎn)、進(jìn)口的高、精、尖、稀的儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)等文件材料，均須歸檔。若文件材料有一式兩套，一套歸檔、一套隨機(jī)使用。若僅有一套、使用部門(mén)又確需經(jīng)常使用的，由使用單位復(fù)制一套，原件存檔，復(fù)制件隨機(jī)使用。另外，對(duì)于設(shè)備的報(bào)廢，則要組織技術(shù)團(tuán)隊(duì)開(kāi)展技術(shù)鑒定，將報(bào)廢申請(qǐng)單以及設(shè)備原有的檔案進(jìn)行合并整理并歸檔，確保設(shè)備檔案齊備完整。

3.3 推進(jìn)設(shè)備檔案管理信息化

各高校都有檔案管理平臺(tái)、設(shè)備管理平臺(tái)，但如何將兩個(gè)平臺(tái)整合，建立本校各具特色的設(shè)備檔案信息管理平臺(tái)，推進(jìn)設(shè)備檔案管理信息化，則是應(yīng)該思考和處理好的問(wèn)題。在這方面，應(yīng)注意三個(gè)方面問(wèn)題。一是將設(shè)備管理平臺(tái)對(duì)接到檔案管理平臺(tái)，這需要接口對(duì)接，但很有可能平臺(tái)不匹配，不能實(shí)現(xiàn)，應(yīng)引起重視。二是依托設(shè)備管理平臺(tái)，強(qiáng)化設(shè)備檔案相關(guān)信息的收集和管理，提高設(shè)備檔案的收集管理效率。三是高校應(yīng)該借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段，搭建更方便、更便捷的設(shè)備檔案信息管理平臺(tái)，提高設(shè)備檔案的信息化管理水平。

3.4 提高設(shè)備檔案利用率

檔案管理的目的是實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。建立高校設(shè)備檔案的目的就是為了更好地利用，而信息化時(shí)代的來(lái)臨為提高檔案利用率創(chuàng)造了更好的條件。目前，高校設(shè)備檔案利用率普遍較低，設(shè)備檔案的利用局限于檔案的憑證作用，主要是檢查審核時(shí)提供設(shè)備檔案，以備考察。在設(shè)備檔案開(kāi)發(fā)利用方面很少出編研成果，需要檔案工作者和設(shè)備管理人員提高設(shè)備檔案的編研能力，為高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作上臺(tái)階貢獻(xiàn)力量。例如在學(xué)校校史、校志的編撰中，一般只是針對(duì)設(shè)備的數(shù)量、經(jīng)費(fèi)開(kāi)展了研究，而對(duì)大型設(shè)備的具體使用等情況研究偏少。提高設(shè)備檔案的深度開(kāi)發(fā)利用，從而實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案更深層次的價(jià)值，是設(shè)備檔案管理工作以后應(yīng)該高度關(guān)注和努力的方向。

3.5 提高設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

高校設(shè)備檔案管理人員的能力素質(zhì)高低，直接影響設(shè)備檔案管理工作的成效。面對(duì)高校設(shè)備檔案人員嚴(yán)重不足的情況，唯有進(jìn)一步加大對(duì)現(xiàn)有人員的培養(yǎng)培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的檔案知識(shí)和能力素質(zhì)。隨著各高校對(duì)學(xué)生動(dòng)手能力培養(yǎng)的不斷重視，在實(shí)驗(yàn)崗位上引進(jìn)了不少在企事業(yè)單位工作過(guò)的同志擔(dān)任實(shí)驗(yàn)員，在職稱評(píng)定等方面都有傾斜，這部分同志的素質(zhì)都較高，有一定的實(shí)踐能力和理論水平，但就是缺乏檔案相關(guān)知識(shí)和技能，加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化制度約束、規(guī)范流程管理控，是提高他們?cè)O(shè)備檔案管理能力的有效途徑。為進(jìn)一步提高他們對(duì)設(shè)備檔案的認(rèn)識(shí)，提高業(yè)務(wù)工作能力，可以在職稱評(píng)審、評(píng)先選優(yōu)、年度考核等方面對(duì)他們提出設(shè)備檔案管理的要求，并將其檔案管理職責(zé)納入崗位職責(zé)，寫(xiě)入崗位說(shuō)明書(shū)，明確職責(zé)，激勵(lì)他們更好地開(kāi)展設(shè)備檔案管理工作，提高設(shè)備檔案管理質(zhì)量。

高等教育的不斷發(fā)展壯大對(duì)高校設(shè)備檔案管理提出了新要求，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)設(shè)備檔案的制度化建設(shè)，管好用好設(shè)備檔案，為教學(xué)科研工作提供保障，是高校設(shè)備檔案管理工作的出路。高校檔案管理部門(mén)和國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)及其人員應(yīng)積極行動(dòng)起來(lái)，將設(shè)備檔案管理工作納入重要議事日程，積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下設(shè)備檔案管理工作的特點(diǎn)和挑戰(zhàn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中遇到的實(shí)際困難和問(wèn)題，不斷優(yōu)化設(shè)備檔案管理辦法，讓高校設(shè)備檔案管理工作更上一層樓。