張媛媛 袁言臣

摘 要：以我國9市軌道交通集團為調(diào)研對象，文章運用實地考察和深度訪談的方法，從管理制度、組織體系、管理主體和管理內(nèi)容四大維度分析了我國軌道交通檔案管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)存在管理制度顆粒度過粗、組織體系缺乏有效監(jiān)管、人才隊伍建設不到位、信息化建設步伐緩慢等問題，可以從制度體系精細化、監(jiān)管方式立體化、人員管理協(xié)同化、管理環(huán)境信息化四個方面加以優(yōu)化。

關鍵詞：軌道交通；工程檔案；檔案管理

軌道交通檔案反映了軌道交通工程建設的全過程，是軌道交通系統(tǒng)安全運維的重要依憑、進行行業(yè)知識科普的信息寶庫和構(gòu)建城市數(shù)字生態(tài)圈的基礎資源。當前研究大部分以單個城市的軌道交通檔案管理為研究對象，內(nèi)容涉及檔案管理實踐紀實[1]、檔案制度建設[2]、信息化建設[3]、工程檔案管理[4]等方面，缺少針對全國范圍內(nèi)城市軌道交通集團檔案管理現(xiàn)狀的整體分析、歸納總結(jié)。鑒于此，筆者于2021年3月至7月，對濟南、長沙、青島、蘇州、武漢、鄭州、西安、南昌、杭州9個城市軌道交通集團（公司）進行了實地考察和座談訪問，調(diào)研范圍涉及我國8省，其中有7個為省會城市的軌道交通集團，軌道交通建設時間早，檔案資源豐厚，檔案管理經(jīng)驗較為豐富，因此具有區(qū)域內(nèi)的代表性。此外，青島、蘇州兩個軌道交通集團在檔案管理手段和管理方式上也獨具特色，具有珍貴的調(diào)研價值?；诖?，本文選擇了這9個城市軌道交通集團作為調(diào)研對象，分析了目前我國軌道交通檔案管理的經(jīng)驗和問題，提出相應對策，為促進檔案服務城市軌道交通行業(yè)發(fā)展提供參考。

一、 軌道交通檔案管理現(xiàn)狀調(diào)研

軌道交通檔案的管理工作具有獨特的管理特征，本文將從管理制度、組織體系、管理主體和管理內(nèi)容這四個方面對我國軌道交通檔案管理現(xiàn)狀進行介紹和分析。

1. 管理制度

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，各城市軌道交通集團普遍重視基本檔案制度，在工程文件的分類整理、竣工驗收、移交歸檔和專門檔案管理等方面形成了較為成熟的制度標準體系。從制度文本上看，類型包括制度、辦法、規(guī)范、手冊、作業(yè)指導書等，數(shù)量差異較大，少則只有3-4個文本，多則達到幾十個文本。從輻射范圍上看，制度主要由集團層面制定，也有部分集團的子公司參照制定了本公司的檔案管理制度。

2. 組織體系

檔案管理權(quán)責集中于總部的軌道交通集團，往往由集團統(tǒng)籌從集團層面到子公司層面的檔案實體管理和信息化工作，要求統(tǒng)一制度建設、統(tǒng)一檔案管理、統(tǒng)一資源調(diào)度。檔案管理權(quán)責分散于子公司的軌道交通集團，集團主要起到監(jiān)督、檢查和指導作用，子公司擁有較大的權(quán)力，負責檔案實際管理，形成的檔案往往自行保管。各集團的檔案管理組織體系如表1所示。

3. 管理主體

從檔案人員的分布看，專職人員集中在各個集團的總部，而子公司以兼職檔案人員為主。從檔案人員的年齡情況和學科背景看，大學本科是從業(yè)主力，呈現(xiàn)出年輕化、專業(yè)化程度較低的特點。

4. 管理內(nèi)容

從具象視角出發(fā)，管理內(nèi)容是在軌道交通建設周期及今后運營管理過程中形成的大量檔案資源，其反映了建設從立項、勘察、設計、招投標，到施工、監(jiān)理、裝修、驗收，最后試運行和完成竣工的全過程。隨著軌道交通行業(yè)信息化步伐的加快，新型技術載體和數(shù)字檔案也在豐富著軌道交通檔案的管理內(nèi)容。從抽象視角出發(fā)，管理內(nèi)容還包括軌道交通檔案的流程，即體現(xiàn)在各個城市軌道交通集團對檔案收集、整理、移交、歸檔、保管、提供利用等管理流程的規(guī)范要求和對系統(tǒng)、人員、風險、質(zhì)量的控制需求上。

二、 軌道交通檔案管理的問題分析

1. 管理制度顆粒度過粗

軌道交通集團檔案管理工作的起步往往遲滯于其初始線路的建設時間，且多數(shù)集團的檔案制度和管理標準不夠細化，具體體現(xiàn)在如下三點：第一，制度缺乏連貫性。集團級、子公司級和其他單位之間的制度鏈條不完善、不協(xié)調(diào)，導致檔案質(zhì)量標準不統(tǒng)一。第二，制度缺乏適用性。只有基本制度而沒有根據(jù)業(yè)務實際形成覆蓋綜合管理、專門管理和信息化建設的系列化制度體系，缺少完善監(jiān)督標準和獎懲制度。第三，制度時效性缺失。制度長時間沒有更新，與檔案局（館）的要求脫節(jié)，管理辦法中的規(guī)范性附件也無法滿足現(xiàn)行項目建設的多樣性需求。

2. 組織體系缺乏有效監(jiān)管

城市軌道交通建設是綜合性工程，涉及單位眾多，檔案流轉(zhuǎn)程序復雜，檔案管理組織體系往往缺乏有效監(jiān)管。特別是在子公司、參建單位層面，兼職檔案管理人員流動快、組織架構(gòu)調(diào)整中的檔案權(quán)責變更頻繁，如果沒有明確的監(jiān)管舉措，容易出現(xiàn)檔案材料不全、推諉管理責任等情況。

3. 人才隊伍建設不到位

人員流動性大且專業(yè)知識水平參差不齊，已經(jīng)成為影響軌道交通檔案質(zhì)量的重大隱患，[5]而人才隊伍建設不到位是隱患形成的主要成因。第一，未考慮廣大基層檔案人員的專業(yè)發(fā)展需求，沒有給檔案人員提供多樣化的專業(yè)培訓和明確的考核標準。第二，子公司檔案工作隊伍結(jié)構(gòu)松散，且無長期、固定的培訓安排，檔案管理經(jīng)驗無法得到及時交流與總結(jié)。第三，沒有建立具有足夠數(shù)量和知識能力的檔案人才結(jié)構(gòu)體系。

4. 信息化建設步伐緩慢

第一，某些集團檔案人員信息化意識薄弱，對新技術的接受程度亦不高，形成信息化改革的內(nèi)部阻力。第二，某些集團開始應用檔案系統(tǒng)，但是現(xiàn)行系統(tǒng)存在功能不齊全、對業(yè)務工作作用較小、系統(tǒng)間協(xié)同不足等問題，導致檔案系統(tǒng)僅被當作電子檔案的存儲庫和備份庫使用。第三，某些集團已經(jīng)意識到檔案信息化的重要性，管理系統(tǒng)功能較為完備，但是相關制度規(guī)范尚未建立、檔案數(shù)據(jù)標準尚未統(tǒng)一、檔案系統(tǒng)與其他業(yè)務系統(tǒng)的集成等尚未實現(xiàn)，線上管理與業(yè)務流程不緊密，無法實現(xiàn)真正的全流程管理。

三、 軌道交通管理實踐的優(yōu)化路徑

1. 制度體系精細化

首先，通過成立制度建設小組、召開檔案會議等方式，匯集集團上下檔案管理的問題和需求，制定涵蓋集團檔案基本管理、專門管理和信息化管理的檔案制度?；竟芾戆ü芾砜倓t、借閱銷毀規(guī)定等，專門管理包括文書、工程、設備等管理規(guī)范，信息化管理包括數(shù)字化、電子文件管理等規(guī)定。

其次，立足集團檔案類型、業(yè)務流程的復雜性，開展標準細化工作。一是通過建立歸檔作業(yè)指導書、竣工檔案組卷樣板，配套指導手冊等，規(guī)整檔案工作秩序；二是針對檔案信息化管理出臺指導方案，制定管理型、業(yè)務型和技術型標準規(guī)范，使軌道交通集團檔案信息化工作有章可循、有據(jù)可查；三是建立檔案管理工作獎懲制度、編制檔案工作獎懲案例，明確檔案管理工作獎懲業(yè)務范圍、主體范圍、責任追究等。

最后，保障制度科學性。集團與子公司、檔案監(jiān)管部門及時溝通，定期更新和修訂相關制度。

2. 監(jiān)管方式立體化

首先，綜合考慮集團與子公司的檔案管理現(xiàn)狀，實現(xiàn)二者的調(diào)和?？赏ㄟ^集中培訓、委派專家指導等形式增強集團對子公司檔案工作的人力投入，條件允許則可由集團負責對各子公司檔案管理人員的考核。集團也要定期與子公司、參建單位開辦檔案工作會議，集中探討實踐中的問題，特別要加對基層檔案工作的認識和管控。

其次，運用合適的檔案工作監(jiān)管手段，保障檔案管理的質(zhì)效。例如，集團和子公司建立雙向責任清單，將其運用至檔案監(jiān)管、量化考核工作中。集團還可以將檔案考核納入項目考核中，通過合同約定、質(zhì)保金控制等方式在檔案驗收時要求參建單位滿足檔案質(zhì)量標準，并且檔案管理工作的完成度、質(zhì)量高低直接影響該單位其后續(xù)項目的承接資格。

最后，借助智能技術有效賦能，創(chuàng)新項目檔案監(jiān)管方式，實現(xiàn)檔案監(jiān)管從“線下監(jiān)管”向“線上監(jiān)管”延伸，從“分頭監(jiān)管”向“協(xié)同監(jiān)管”轉(zhuǎn)變。[6]

3. 人員管理協(xié)同化

首先，推動檔案管理人員的價值認同。應在集團相關工作會議中強調(diào)檔案工作的嚴肅性和有效性。此外，通過表彰先進單位、先進個人等精神獎勵，以及績效考評評優(yōu)、專業(yè)評價加分等激勵方式給予獎勵，調(diào)動檔案人員的積極性和職業(yè)認同感。

其次，推動檔案管理人員的業(yè)務協(xié)同。對外積極主動與市檔案局、市城建檔案館對接，邀請檔案專家進行現(xiàn)場調(diào)研與指導，定期開展檔案專業(yè)繼續(xù)教育，加強與其他優(yōu)秀軌道交通集團的交流學習。對內(nèi)加強集團與子公司、參建單位檔案人員之間的業(yè)務交流。例如，長沙市軌道交通集團十分重視檔案人員的業(yè)務培訓，不僅邀請檔案主管部門來集團進行現(xiàn)場調(diào)研與指導，圍繞檔案收管存用等業(yè)務問題開展在職人員繼續(xù)教育，而且對參建單位開展定期培訓。

最后，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。這需要兼顧“新人才”的引進與“舊人才”的培訓。[7]一方面，要拓寬人才隊伍的專業(yè)范圍，注重打造具有綜合知識技能的人才隊伍；另一方面，要加強檔案崗與其他崗位人員之間的交流合作，通過人員之間經(jīng)驗交流、答疑解惑，完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高其綜合能力。

4. 管理環(huán)境信息化

首先，及時開展檔案數(shù)字化工作，確保檔案信息完整可用。將庫存檔案和每年新產(chǎn)生的檔案進行全文數(shù)字化處理并掛接至檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化查詢和全文電子瀏覽。

其次，面向業(yè)務流程優(yōu)化系統(tǒng)，增強系統(tǒng)支撐全局能力。集團應加強系統(tǒng)管理模塊的實用性，根據(jù)各部門、子公司利用需求定制配置檔案的業(yè)務規(guī)則，可預先設定檔案管理流程及檔案工作要求，通過線上文件產(chǎn)生、收集、整理歸檔等操作的限定，促使各部門事務辦理向規(guī)范流程靠攏。蘇州軌交集團目前正在開發(fā)項目檔案全流程管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)從資料表單的生成、工程建設流程線上審批環(huán)節(jié)到電子簽章認證整個過程的全覆蓋，實現(xiàn)對項目管理進程的全程把控。

最后，打通系統(tǒng)平臺信息壁壘，活化集團檔案數(shù)據(jù)運轉(zhuǎn)。明確各系統(tǒng)對接的接口規(guī)范、數(shù)據(jù)格式、存儲要求等，打通檔案管理系統(tǒng)與OA、合同、BIM等業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口，通過設置檢索入口、流程管控、存儲保管、監(jiān)督控制和接口關聯(lián)等功能服務，實現(xiàn)文檔關聯(lián)和實時傳輸，完成與其他業(yè)務數(shù)據(jù)的交互及數(shù)據(jù)協(xié)同管理服務，逐步實現(xiàn)以文檔資源為中心的智能化、協(xié)同化管理。例如，西安軌交集團已經(jīng)將推動財務、合同、計量支付、OA與檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通作為下一步的工作重點。

*本文系山東省檔案科技項目“基于大數(shù)據(jù)的國有企業(yè)電子檔案信息化管理平臺構(gòu)建研究”（項目編號：2019-28）和國家社科基金青年項目“國家建設工程檔案資源保障體系研究”（項目編號：17CTQ049）階段性研究成果。

注釋與參考文獻

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[7]趙彩彩.國有企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型策略研究[D].濟南：山東大學，2021：49.