許春文，張茜

新疆喀什地區(qū)第一人民醫(yī)院黨政辦，新疆喀什 844000

醫(yī)院檔案管理為醫(yī)院管理重要環(huán)節(jié)，主要包括財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療檔案、科研檔案、黨政建設(shè)檔案，為醫(yī)院管理決策重要參考依據(jù)[1]。隨著我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展及醫(yī)改的推進(jìn)，對(duì)醫(yī)院檔案管理要求逐漸提升。但目前醫(yī)院管理中受工作人員綜合能力相對(duì)有限、“互聯(lián)網(wǎng)+” 技術(shù)不熟練、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足等因素影響，可能會(huì)影響醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，出現(xiàn)檔案丟失、檔案內(nèi)容缺失等檔案管理差錯(cuò)情況，因此需加強(qiáng)檔案管理[2-3]。檔案管理模式下的新型方案指利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)，通過新型管理技術(shù)提升其醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，滿足管理需求。該院于2021 年起實(shí)施檔案管理模式下的新型管理方法，分析此種管理方案前后1 年時(shí)間內(nèi)醫(yī)院檔案管理情況?，F(xiàn)報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

該院于2021 年起實(shí)施檔案管理模式下的新型方法管理，將2020 年1—12 月檔案管理情況設(shè)為對(duì)照組，2021 年1—12 月檔案管理情況設(shè)為觀察組。2 年內(nèi)主要納入41 名檔案管理工作人員，41 名檔案管理人員中男27 例，女14 例；年齡26～48 歲，平均（32.58±2.03）歲；工作年限1～19 年，平均（5.52±1.06）年。納入標(biāo)準(zhǔn)：①均為該院檔案管理人員；②研究期間無離職、轉(zhuǎn)院、輪崗等情況；③對(duì)該研究知情同意。排除標(biāo)準(zhǔn)：①研究期間工作人員遭遇重大家庭變故；②工作人員存在精神性疾病，難以配合完成研究。

1.2 方法

對(duì)照組（常規(guī)醫(yī)院檔案管理）。收集檔案資料，依據(jù)醫(yī)院管理流程進(jìn)行檔案核對(duì)、存檔。

觀察組（檔案管理模式下的新型方法管理）。（1）計(jì)劃（Plan）：結(jié)合既往醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題，包括檔案內(nèi)容缺失、檔案丟失、歸檔不及時(shí)等，開會(huì)討論分析檔案管理問題發(fā)生原因，包括工作人員對(duì)檔案信息收集意識(shí)不強(qiáng)、無檔案統(tǒng)一管理格局、檔案相關(guān)知識(shí)薄弱、硬件設(shè)施投入不足、檔案資料利用率低、檔案電子化率較低。①工作人員對(duì)檔案信息收集意識(shí)不強(qiáng)：醫(yī)院檔案資料管理不能給醫(yī)院發(fā)展帶來直接經(jīng)濟(jì)效益，易被院領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)務(wù)人員忽視，出現(xiàn)臨床科室、職能科室檔案歸檔較差情況。②無統(tǒng)一的檔案管理格局：目前醫(yī)院檔案管理相對(duì)分散，不僅會(huì)造成人力、物力資源浪費(fèi)，影響檔案資料管理完整性、連續(xù)性。③檔案相關(guān)知識(shí)薄弱：各科室檔案室工作管理人員若對(duì)歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容認(rèn)知不清晰，出現(xiàn)檔案收集不完整性及不連續(xù)性，并出現(xiàn)歸檔時(shí)效性延后情況。④硬件設(shè)施投入不足：檔案室房間狹小、專業(yè)檔案管理人員不足、檔案管理設(shè)備老舊，均會(huì)影響檔案管理質(zhì)量；電子檔案管理相關(guān)設(shè)備，包括電腦、掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備資源不足，影響檔案管理質(zhì)量。⑤檔案資料利用率低：歸檔后檔案利用率低影響工作人員對(duì)檔案整理積極性。⑥檔案電子化率較低：醫(yī)院仍存在電子檔案、紙質(zhì)版檔案混雜、檔案電子化率較低情況，影響檔案管理統(tǒng)一性；結(jié)合目前存在的管理缺陷，制訂符合該院特色的檔案管理計(jì)劃。（2）實(shí)施（Do）：實(shí)施符合該院特征的新型方法管理。①人力資源管理：組建檔案管理小組，組長(zhǎng)由院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，主要負(fù)責(zé)對(duì)各科室檔案室管理員工作情況進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，并將其管理質(zhì)量納入考核目標(biāo)，設(shè)立相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施；所有檔案管理工作人員定期展開檔案管理相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，包括檔案組成、檔案資料收集方式、檔案整理及歸檔等，提升其檔案管理專業(yè)素質(zhì)，確保檔案收集完整性、規(guī)范性。②增強(qiáng)工作人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)：培訓(xùn)中加強(qiáng)工作人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)，包括資料主動(dòng)收集整理、為使用者提供主動(dòng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)等；重點(diǎn)培訓(xùn)醫(yī)院檔案質(zhì)量與醫(yī)院發(fā)展質(zhì)量之間關(guān)系，提升檔案整理主動(dòng)性。③增強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)置：增加檔案管理人員、庫(kù)房人員，加強(qiáng)檔案室工作人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷增強(qiáng)檔案室新興力量，激發(fā)老員工工作熱情；結(jié)合實(shí)際需求配備電腦等設(shè)備，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，即將已經(jīng)歸檔的檔案，依據(jù)歸檔時(shí)間、檔案類型等特征，分批次以掃描、拍照等方式完成檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化變化，并完成全文檢索、語(yǔ)義檢索，保證檔案保存、利用效率；在檔案整理時(shí)若存在電子版檔案，則與紙質(zhì)版同步收集。（3）檢查（Check）：檔案管理小組定期或不定期抽查檔案管理情況，包括監(jiān)督各科室檔案資料上報(bào)情況、檔案資料質(zhì)量（完整性、規(guī)范性、上報(bào)及時(shí)性等），結(jié)合醫(yī)院檔案室檔案資料及工作人員情況，分析目前所制定檔案管理方案在該院實(shí)施質(zhì)量，分析目前仍存在的不足情況，并開會(huì)討論解決方案。（4）處理（Action）：將問題解決方案應(yīng)用至實(shí)際管理中，并結(jié)合工作人員反饋、監(jiān)督管理結(jié)果不斷進(jìn)行問題總結(jié)、制訂改進(jìn)策略，以不斷提升該院檔案管理質(zhì)量。

1.3 觀察指標(biāo)

①比較兩組檔案管理質(zhì)量。由該院檔案管理小組評(píng)價(jià)，隨機(jī)抽查兩組各300 份檔案，包括檔案完整性、檔案連續(xù)性、歸檔及時(shí)性等，總分為10 分，出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)扣0.1分，算最終分值，0～5 分、6～8 分、9～10 分分別表示管理質(zhì)量差、良、優(yōu)，優(yōu)良率=（優(yōu)份數(shù)+良份數(shù)）/總樣本數(shù)×100.00%。②比較兩組工作人員綜合能力。包括專業(yè)能力、判斷能力、執(zhí)行能力、責(zé)任心，由該院檔案管理小組評(píng)價(jià)，每項(xiàng)評(píng)分0～10 分，分?jǐn)?shù)高表示綜合能力好。③比較兩組相關(guān)科室工作對(duì)檔案管理滿意度。每組各隨機(jī)調(diào)查50 名需要使用檔案的醫(yī)護(hù)人員滿意度，包括滿意、較滿意、不滿意，滿意度=（滿意人數(shù)+較滿意人數(shù)）/總?cè)藬?shù)×100.00%。④比較兩組檔案管理差錯(cuò)發(fā)生率。由該院檔案管理小組評(píng)價(jià)，隨機(jī)抽查兩組各300 份檔案，比較兩組檔案管理差錯(cuò)率，包括檔案內(nèi)容缺失、檔案丟失、歸檔不及時(shí)。

1.4 統(tǒng)計(jì)方法

采用SPSS 24.0 統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件分析數(shù)據(jù)，符合正態(tài)分布的計(jì)量資料用（）表示，組間差異比較采用t 檢驗(yàn)；計(jì)數(shù)資料采用頻數(shù)或率（%）表示，組間差異比較采用χ2檢驗(yàn)，P＜0.05 為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組檔案管理質(zhì)量比較

觀察組工作人員對(duì)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量?jī)?yōu)良率為99.67%，較對(duì)照組97.67%高，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見表1。

表1 兩組檔案管理質(zhì)量比較

2.2 兩組工作人員綜合能力比較

觀察組檔案管理工作人員綜合能力評(píng)估中，專業(yè)能力、判斷能力、執(zhí)行能力、責(zé)任心評(píng)分均較對(duì)照組高，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見表2。

表2 兩組工作人員綜合能力比較[（），分]

表2 兩組工作人員綜合能力比較[（），分]

2.3 兩組相關(guān)科室滿意度比較

觀察組相關(guān)科室滿意度為98.00%，較對(duì)照組86.00%高，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見表3。

表3 兩組相關(guān)科室滿意度比較

2.4 兩組檔案管理差錯(cuò)發(fā)生率比較

觀察組檔案管理差錯(cuò)發(fā)生率為9.33%，較對(duì)照組14.67%低，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）；觀察組中檔案內(nèi)容缺失、檔案丟失、歸檔不及時(shí)分別為4.67%、0.00%、4.67%，其中檔案內(nèi)容缺失發(fā)生率較對(duì)照組9.00%低，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05），見表4。

表4 兩組檔案管理差錯(cuò)發(fā)生率比較

3 討論

醫(yī)院檔案管理工作為醫(yī)院發(fā)展重要基礎(chǔ)。目前在醫(yī)院檔案管理中常見方法以科室、行政管理活動(dòng)、應(yīng)用技術(shù)、科研資料等為單位進(jìn)行檔案收集整理，包括紙質(zhì)版、電子版等，并依據(jù)要求定時(shí)歸檔，存放在檔案室中[4]。但受檔案管理工作人員綜合能力、專業(yè)能力、檔案管理環(huán)境等因素影響，可能會(huì)因檔案管理質(zhì)量不佳出現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失、歸檔不及時(shí)、檔案丟失等情況，影響醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程，增加醫(yī)患糾紛發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，因此需加強(qiáng)管理[5]。

檔案管理模式指針對(duì)檔案管理實(shí)施的針對(duì)性、全面性管理方案，包括對(duì)紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理、檔案室工作人員等方面管理，以保證檔案管理質(zhì)量，為醫(yī)院相關(guān)檔案取用、存放提供優(yōu)質(zhì)管理。新型方法管理目前尚缺乏統(tǒng)一管理方法標(biāo)準(zhǔn)，該研究中應(yīng)用PDCA 循環(huán)管理法，此種管理主要優(yōu)勢(shì)為可通過計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理4 個(gè)環(huán)節(jié)，不斷降低問題中不良事件的影響，降低風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生率，以保證管理質(zhì)量，滿足管理需求[6-7]。近年來，PDCA 循環(huán)管理法在臨床護(hù)理管理工作中應(yīng)用頻率逐漸提升，且管理效果確切，可滿足護(hù)理管理質(zhì)量改進(jìn)需求[8]。

該院于2021 年1 月開始實(shí)施檔案管理模式下的新型方法管理。結(jié)果顯示，觀察組工作人員對(duì)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量?jī)?yōu)良率較對(duì)照組高（P＜0.05），考慮原因?yàn)槌Ｒ?guī)醫(yī)院檔案管理中，雖然嚴(yán)格依據(jù)醫(yī)院管理流程開展，但在實(shí)際操作中易受檔案整理進(jìn)度、檔案規(guī)范性、工作人員基礎(chǔ)工作能力、工作人員責(zé)任心及主動(dòng)性等多種因素影響，可能影響檔案管理質(zhì)量[9-10]。實(shí)施檔案管理模式下的新型方法管理后，在計(jì)劃過程中對(duì)既往檔案管理不足之處分析原因，可了解質(zhì)量改進(jìn)方向，并以此為依據(jù)制訂并執(zhí)行針對(duì)性管理改進(jìn)方案，彌補(bǔ)既往管理不足之處，包括加強(qiáng)人力資源管理、加強(qiáng)工作人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)、增強(qiáng)檔案管理硬件設(shè)施，以提升檔案室工作人員基礎(chǔ)工作能力、主動(dòng)工作意識(shí)、自我監(jiān)督管理能力，保證檔案管理先進(jìn)性、規(guī)范性，最大程度提升管理質(zhì)量[11-12]。在檢查、處理中，通過分析目前管理方案中不足之處、管理方案難以執(zhí)行情況，并實(shí)施改進(jìn)后管理方案，以不斷提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量，最終可提升檔案管理質(zhì)量?jī)?yōu)良率[13-14]。

該研究結(jié)果顯示，觀察組檔案管理工作人員綜合能力評(píng)估中，專業(yè)能力、判斷能力、執(zhí)行能力、責(zé)任心評(píng)分均較對(duì)照組高（P＜0.05），考慮原因?yàn)楣ぷ魅藛T針對(duì)性培訓(xùn)（基礎(chǔ)培訓(xùn)、責(zé)任心培訓(xùn)等），可提升其基礎(chǔ)工作質(zhì)量及工作責(zé)任心，人力資源管理加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)，可激發(fā)老員工工作熱情，增加檔案管理硬件管理?xiàng)l件，減輕檔案管理工作人員工作壓力，提升其工作熱情[15]。在此基礎(chǔ)上，通過檔案管理小組定期抽查、管理、監(jiān)督，并建立相應(yīng)獎(jiǎng)懲措施，可提升其工作監(jiān)督管理能力，被動(dòng)提升其綜合能力，達(dá)到提升其綜合能力評(píng)分的效果[16]。

該研究結(jié)果顯示，觀察組相關(guān)科室滿意度較對(duì)照組高，檔案管理差錯(cuò)發(fā)生率較對(duì)照組低（P＜0.05），考慮原因?yàn)樵跈n案調(diào)取中，若所調(diào)取檔案內(nèi)容缺失、檔案丟失、未能及時(shí)歸檔等情況，會(huì)影響相關(guān)科室醫(yī)護(hù)人員工作質(zhì)量，影響其對(duì)檔案管理滿意度評(píng)價(jià)。實(shí)施檔案管理模式下的新型方法管理，通過提升工作人員基礎(chǔ)工作能力，可保證檔案完整性，同時(shí)工作人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)增強(qiáng)，為使用者提供主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)，滿足相關(guān)科室醫(yī)護(hù)人員檔案調(diào)取情感需求，進(jìn)一步提升其相關(guān)科室滿意度。同時(shí)檔案室工作人員綜合能力提升、檔案管理主動(dòng)意識(shí)增強(qiáng)，可主動(dòng)完成檔案管理工作，包括檔案整理、檔案管理情況檢查等，并在醫(yī)院檔案管理小組監(jiān)督管理下，不斷降低檔案管理缺陷事件發(fā)生率，滿足醫(yī)院檔案管理需求[17-18]。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用檔案管理模式下的新型方法，可提升工作人員管理對(duì)檔案管理質(zhì)量、工作人員綜合能力水平，提升相關(guān)科室滿意度，并降低檔案管理差錯(cuò)發(fā)生率。