劉燕

摘 要：事業(yè)單位的主要職責(zé)是為公眾提供公共服務(wù)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，公眾對(duì)公共服務(wù)的需求越來越多樣化。因此，事業(yè)單位需要不斷加強(qiáng)公共服務(wù)能力，全面分析自身工作的成績(jī)和不足，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，在繼承的基礎(chǔ)上創(chuàng)新工作方法，優(yōu)化檔案工作管理模式。作為事業(yè)單位，檔案管理的重要性不言而喻，做好自身工作是事業(yè)單位的必要內(nèi)容。新時(shí)代對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了更高要求，檔案管理模式的創(chuàng)新需要提上事業(yè)單位改革的議程。本文就如何創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式進(jìn)行了分析和探討，以推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理，完成改革目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;全面提升策略

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案逐漸增多，檔案整理難度加大，工作效率和質(zhì)量較低，不能滿足時(shí)代發(fā)展的需要。據(jù)調(diào)查，目前事業(yè)單位初步建立檔案管理系統(tǒng)，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，但系統(tǒng)功能不完善，管理人員的信息素養(yǎng)有待提高，阻礙事業(yè)單位信息化建設(shè)進(jìn)程，影響事業(yè)單位的發(fā)展質(zhì)量。

因此，如何創(chuàng)新檔案管理理念，提高檔案管理質(zhì)量，已成為檔案管理改革的關(guān)鍵。作為事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，在檔案管理過程中，要加強(qiáng)規(guī)范化管理，這樣不僅可以提高檔案管理有效性，還可以為事業(yè)單位提供更高質(zhì)量的人力支持。

因此，事業(yè)單位在開展人員工作時(shí)，需要加強(qiáng)這方面工作水平的優(yōu)化和提高，并結(jié)合現(xiàn)階段存在的管理問題，采取有針對(duì)性的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，從而促進(jìn)檔案在工作中發(fā)揮其價(jià)值作用，為事業(yè)單位提供更高質(zhì)量的人員管理效率。

一、事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新的必要性

1.順應(yīng)時(shí)代新潮流

在快節(jié)奏時(shí)代背景下，事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)質(zhì)量和效率，但傳統(tǒng)的檔案管理模式落后、質(zhì)量差，無法支撐事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。因此，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，開展檔案管理信息化建設(shè)，創(chuàng)建專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，設(shè)置檔案查詢、登錄等功能，提高檔案管理的便捷性。這樣既可以優(yōu)化檔案管理環(huán)境，跟上信息時(shí)代步伐，又可以創(chuàng)新檔案管理模式，為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.滿足事業(yè)單位發(fā)展需求

檔案是事業(yè)單位管理的核心內(nèi)容。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理越來越復(fù)雜，管理要求不斷提高。傳統(tǒng)的理念和模式過于落后，無法滿足事業(yè)單位發(fā)展要求。因此，在事業(yè)單位發(fā)展中，積極開展信息化建設(shè)，構(gòu)建多功能檔案管理系統(tǒng)，從檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案整理查詢到系統(tǒng)安全、環(huán)境保護(hù)，確保檔案管理的信息安全，助力事業(yè)單位的發(fā)展。

3.檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的基本趨勢(shì)，也是滿足各方面實(shí)際需要的基本措施。城市化進(jìn)程的加快推動(dòng)了科技水平的快速提高，信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)逐漸融入人們的日常工作和生活，計(jì)算機(jī)應(yīng)用在各行各業(yè)有著很高的應(yīng)用頻率。事業(yè)單位作為政府國有資產(chǎn)組建的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，近年來具有獨(dú)特的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，加上人們對(duì)事業(yè)單位的熱情，工作人員隊(duì)伍逐漸龐大。在這樣的社會(huì)背景下，檔案數(shù)量的快速增長(zhǎng)導(dǎo)致檔案管理中的各種問題。要解決這些問題，需要提高檔案管理信息化建設(shè)水平。傳統(tǒng)的檔案管理方式是手工進(jìn)行工作，這就需要手工對(duì)檔案進(jìn)行收集、分類和整理。這種工作方式質(zhì)量低，效率低，在工作過程中容易因主觀因素而出錯(cuò)。檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位現(xiàn)階段開展檔案管理的最佳選擇，減少在檔案管理上的人力、物力、財(cái)力投入，盡量減少人員主觀因素造成的工作漏洞，最大限度地提高檢索檔案的快速性。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)薄弱

在時(shí)代發(fā)展的進(jìn)步中，事業(yè)單位不斷提升其生產(chǎn)力、規(guī)模等。但是，在人事檔案管理方面，現(xiàn)階段人事檔案管理水平和規(guī)范性還沒有得到有效提高。作為管理執(zhí)行者，它是決定管理效率停滯和發(fā)展的直接因素，因此由于缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)化管理意識(shí)，在管理中沒有得到更多重視。不僅在人員管理方面沒有及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，而且在新科技時(shí)代的裝備和制度上缺乏及時(shí)更新和優(yōu)化，總體表現(xiàn)是管理思想和管理意識(shí)薄弱。

2.管理模式受到傳統(tǒng)模式的影響

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中長(zhǎng)期實(shí)施的結(jié)果。傳統(tǒng)的管理模式，逐步形成一個(gè)固定的思維習(xí)慣和方法，導(dǎo)致管理現(xiàn)狀仍深深受到之前的管理方法影響，沒有更先進(jìn)和科學(xué)的管理模式，手工管理過程中的遺漏沒有得到有效改善，甚至在檔案的安全、保密、借閱、備份等方面也沒有統(tǒng)一、有序的標(biāo)準(zhǔn)，難以有效規(guī)范管理流程。

3.管理人員的專業(yè)水平有待提高

目前，現(xiàn)階段人事檔案管理工作者大多不是職業(yè)經(jīng)理人，或?yàn)閮?nèi)部選拔調(diào)用，或人員的聘用條件比較寬泛，再加上現(xiàn)階段專業(yè)人才短缺，在管理過程中難以有效實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。此外，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，員工的流動(dòng)性不斷增加，導(dǎo)致檔案管理難度加大。

4.檔案管理形式傳統(tǒng)與混亂

人事檔案管理的發(fā)展不是一個(gè)短期的、間歇性的過程，而是需要大量的時(shí)間。然而，很多事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，會(huì)受到檔案管理傳統(tǒng)思想的影響，導(dǎo)致管理形式落后，基本上需要大量人力資源的支持。盡管傳統(tǒng)的管理形式給工作人員帶來了諸多不便，但結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景，一些事業(yè)單位仍然沒有重視現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。與現(xiàn)代信息技術(shù)管理相比，傳統(tǒng)檔案的管理效率會(huì)很低，容易出現(xiàn)管理混亂問題。一旦管理混亂，人事檔案的準(zhǔn)確性就無法保證，保密性也會(huì)產(chǎn)生問題。

5.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

如果管理人員對(duì)人事管理的特點(diǎn)有深刻的認(rèn)識(shí)，那么管理人員就能清楚了解人事管理的復(fù)雜性和專業(yè)性。根據(jù)人事檔案管理的要求，管理人員應(yīng)具備相應(yīng)的能力和素質(zhì)，其能力和素質(zhì)有待提高。然而，在一些公共機(jī)構(gòu)，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平非常低，這使得信息不能被合理分類和管理，人員責(zé)任心不強(qiáng)，也會(huì)影響整個(gè)公共機(jī)構(gòu)的管理能力。

三、提高事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理的主要價(jià)值

在事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)步中，人事檔案管理一直是必不可少的一步。在新時(shí)代背景下，要使人事檔案工作發(fā)揮更大作用，事業(yè)單位必須實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化。A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73

1.有利于提高事業(yè)單位的工作效率

目前，事業(yè)單位在招聘人才時(shí)，一般采用合同制方式。在公共事業(yè)單位使用這種方法容易頻繁調(diào)動(dòng)人員，為了簡(jiǎn)化轉(zhuǎn)崗流程，事業(yè)單位需要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要作用。只有當(dāng)人事檔案內(nèi)容呈現(xiàn)有序結(jié)果時(shí)，相關(guān)人員才能了解本單位內(nèi)部人員情況，縮短人事調(diào)動(dòng)時(shí)查找數(shù)據(jù)的時(shí)間，提高人事檔案管理服務(wù)的有效性、權(quán)威性。

2.有助于反映事業(yè)單位的發(fā)展趨勢(shì)

人事檔案一般記錄事業(yè)單位內(nèi)部的具體人事流動(dòng)情況，人事檔案的合理化可以深入分析事業(yè)單位未來的發(fā)展趨勢(shì)。內(nèi)部專業(yè)人員是無形的人力資源，單位可以借助對(duì)專業(yè)人員的考核來提升人員的專業(yè)素質(zhì)，并在培養(yǎng)人才的基礎(chǔ)上，促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。

四、提升事業(yè)單位發(fā)展中檔案管理信息化的策略

1.完善檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容和要求也隨之增加。在設(shè)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，必須結(jié)合事業(yè)單位的管理需求，完善系統(tǒng)功能，簡(jiǎn)化系統(tǒng)操作，構(gòu)建一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，營(yíng)造良好的檔案管理環(huán)境。例如，在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)功能時(shí)，可以結(jié)合單位的發(fā)展規(guī)劃設(shè)計(jì)檔案查詢、檔案變更、檔案存儲(chǔ)等基本功能。還可以增加檔案自動(dòng)歸檔、數(shù)據(jù)分析等功能，構(gòu)建一站式服務(wù)模式，提高檔案系統(tǒng)的智能化水平。

同時(shí)，事業(yè)單位在設(shè)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行討論、收集檔案部門和管理部門的意見和建議，將這些意見和建議反映到系統(tǒng)中，構(gòu)建“基礎(chǔ)+個(gè)性”的系統(tǒng)功能，既能滿足基本的檔案管理操作，又能滿足事業(yè)單位檔案管理的需要。這樣既可以保證檔案系統(tǒng)功能的完善，保證檔案管理工作有序開展，又可以優(yōu)化檔案管理信息環(huán)境，提高檔案管理質(zhì)量。

2.重視宣傳教育，加強(qiáng)管理意識(shí)

意識(shí)形態(tài)是行動(dòng)的先導(dǎo)。因此，在有效提高檔案管理規(guī)范化的同時(shí)，先要注意相關(guān)人員思想觀念的優(yōu)化和提高，從根本上促進(jìn)管理規(guī)范化的順利發(fā)展，促使相關(guān)管理工作者逐步增強(qiáng)精細(xì)化、規(guī)范化管理意識(shí)。在這一過程中，有必要加強(qiáng)對(duì)這部分工作宣傳教育，從而逐步增強(qiáng)內(nèi)部人員的思想意識(shí)，使其提高對(duì)工作的關(guān)注度和認(rèn)知度。在這個(gè)過程中，有必要加強(qiáng)對(duì)該工作的宣傳教育，以逐步提高內(nèi)部人員的思想意識(shí)，提高他們的注意力和對(duì)檔案管理的認(rèn)知，進(jìn)一步提高管理效率，不斷優(yōu)化加強(qiáng)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的收集和利用，提高人事工作職能的有效性。

在此過程中，一方面可以全面拓展信息收集渠道，建立相應(yīng)的收集制度，使各部門有效配合，完善人事檔案信息的收集整理工作。另一方面需要進(jìn)一步建立聯(lián)動(dòng)機(jī)制，將員工基本信息和企業(yè)發(fā)展信息納入檔案，包括但不限于工作、教育、獎(jiǎng)懲、工作經(jīng)歷等，從而有效完善檔案信息。此外，為了有效提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化有效實(shí)施，還需要將這部分工作融入績(jī)效考核和年度考核，以提高管理者的關(guān)注，促進(jìn)檔案管理的有效標(biāo)準(zhǔn)化水平。

3.明確人事檔案管理的重要作用

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，人才培養(yǎng)是事業(yè)單位需要負(fù)責(zé)的重要內(nèi)容。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要順應(yīng)時(shí)代潮流，提高思想認(rèn)識(shí)，清楚認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要作用。領(lǐng)導(dǎo)可以把這一工作內(nèi)容放到更高的位置上，注重對(duì)人事檔案管理的規(guī)范化和完善的宣傳，并將一些小細(xì)節(jié)滲透進(jìn)去，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。作為公共機(jī)構(gòu)，網(wǎng)絡(luò)輿論中心的領(lǐng)導(dǎo)人需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想，利用宣傳和教育，加強(qiáng)內(nèi)部成員關(guān)注整個(gè)事業(yè)單位人事檔案管理，并配合人事檔案管理部門，減輕人事管理人員的負(fù)擔(dān)，促使其他人員積極配合，順利收集、整合人事檔案信息。

4.優(yōu)化人事檔案管理制度

為明確事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化和實(shí)效性的提高，事業(yè)單位需要優(yōu)化人事檔案管理制度，使管理者充分意識(shí)到自己的責(zé)任，并為完善人事檔案管理制度提供基本保障。因此，事業(yè)單位需要不斷探索管理機(jī)制。在制定網(wǎng)絡(luò)輿情中心人事檔案管理制度的過程中，要明確和分類崗位職責(zé)，注意單位和部門之間的配合和組織。事業(yè)單位建立人事檔案管理制度后，可以組織召開人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議，落實(shí)各單位職責(zé)。各單位還應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)落實(shí)人事檔案管理要求，明確制度和規(guī)范管理是一切落實(shí)的基本保障。針對(duì)目前管理機(jī)制的不完善，單位需要從工作內(nèi)容、崗位職責(zé)等方面加以落實(shí)和完善。在此基礎(chǔ)上，有必要對(duì)制度進(jìn)行公布和學(xué)習(xí)，使管理者和內(nèi)部員工能夠明確管理內(nèi)容，從而有效實(shí)施規(guī)范化管理，提高對(duì)工作的監(jiān)督管理。同時(shí)，要組織召開相關(guān)會(huì)議，確保制度的有效實(shí)施。在此期間，在機(jī)制設(shè)置過程中，還需要注意檔案的安全性、準(zhǔn)確性、便利性和全面性，從而細(xì)化、清晰制定系統(tǒng)，使管理者能夠更好優(yōu)化和提高管理水平。

5.提高檔案信息的準(zhǔn)確性

檔案管理的基礎(chǔ)工作在于對(duì)信息的基本收集和整理。因此，在實(shí)施管理的過程中，要從根本上保證管理過程的規(guī)范化。針對(duì)檔案長(zhǎng)期應(yīng)用的特點(diǎn)，相關(guān)人員需要更加注重?cái)?shù)據(jù)采集和整理的規(guī)范化。在這個(gè)過程中，不僅需要嚴(yán)格審查數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，也應(yīng)注意擴(kuò)大數(shù)據(jù)收集渠道，盡可能多地收集數(shù)據(jù)，以便于后期的補(bǔ)充和完善。此外，在分揀方面，要提高分揀效率，對(duì)資料進(jìn)行分類整合，并放在相應(yīng)的位置，便于查找和使用?，F(xiàn)階段，人事制度進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制逐步融入事業(yè)單位，職工轉(zhuǎn)為用工制，進(jìn)一步擴(kuò)大人員的流動(dòng)性。人事檔案管理人員，有必要加強(qiáng)實(shí)時(shí)監(jiān)控本單位人員的流動(dòng)，充分把握人才的具體情況，包括他們轉(zhuǎn)崗、辭職等一系列活動(dòng)，需要及時(shí)跟進(jìn)，并更新文件信息，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。此外，人員與檔案分離、無頭檔案等存在問題的檔案需要及時(shí)處理，其工作重點(diǎn)是要仔細(xì)分類，或轉(zhuǎn)交當(dāng)事人，或納入新檔案，對(duì)無效信息和重要信息進(jìn)行合理處理，提高信息的有效性和管理的及時(shí)性。同時(shí)，要注意信息的保密性，在通過審核后，可以集中銷毀無效信息。

6.提升檔案管理信息化水平

在信息和數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展環(huán)境下，優(yōu)化管理需要與時(shí)俱進(jìn)，建立無紙化辦公環(huán)境，建立單位內(nèi)部人事檔案管理制度，充分錄入人事信息，從而提高管理的規(guī)范性，提高其使用效率。信息管理的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在各個(gè)方面，包括使用更系統(tǒng)化、規(guī)范化、方便，使用過程更高效，在短時(shí)間內(nèi)獲取相關(guān)資料更快捷。因此，各單位應(yīng)積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理模式，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在此過程中，一方面需要引入相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)處理器等硬件資源設(shè)備，為信息管理建立基礎(chǔ)條件。另一方面，可以建立內(nèi)部檔案信息管理系統(tǒng)，或者引入合適的檔案管理系統(tǒng)，從而有效建立其系統(tǒng)，進(jìn)一步推動(dòng)電子信息化的使用。此外，為確保信息化管理應(yīng)用的規(guī)范化實(shí)施，單位還需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，進(jìn)一步落實(shí)其建設(shè)過程和應(yīng)用的高效化、科學(xué)化、規(guī)范化。

五、結(jié)語

人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的成長(zhǎng)和進(jìn)步有著重要影響。在時(shí)代變化和發(fā)展的新形勢(shì)下，各事業(yè)單位應(yīng)明確人事檔案管理的意義，提高對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)，在財(cái)務(wù)、人才、系統(tǒng)和信息層面提供相應(yīng)的支持。在改進(jìn)這項(xiàng)工作的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位需要提高人事檔案信息整理質(zhì)量，使其能夠做好資源信息的存儲(chǔ)和整合工作，不斷加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化水平，促進(jìn)事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的可持續(xù)發(fā)展，為事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為事業(yè)單位人才的培養(yǎng)提供堅(jiān)實(shí)保障。

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（作者單位：中共濟(jì)寧市兗州區(qū)委黨校）A7132FC9-3C78-4DFB-BCFA-2A992F4A2A73