姜紅

摘 要：檔案主要是過去與當下由國家機構(gòu)、社會組織、個人從事政治、經(jīng)濟、科技、軍事等活動而形成的對國家和社會具有保存價值的歷史記錄，具體包括各種文字、音頻、視頻及圖表等。公證檔案則是公證機關(guān)證明活動的真實記錄，具備關(guān)鍵的參考利用價值。在當前“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，公證行業(yè)發(fā)展面臨著諸多挑戰(zhàn)，公證必須緊跟時代，合理利用先進科學(xué)技術(shù)，探索公證檔案服務(wù)模式與“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境相融合的有效路徑，為人們提供更加簡便、高效、優(yōu)質(zhì)的公證服務(wù)，最終推動我國公證行業(yè)的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境;公證檔案;價值;利用

公證檔案主要指公證機構(gòu)在依法行使職能且構(gòu)建公證、被公證雙向聯(lián)系時，嚴格按照相關(guān)法定要求和程序，對法律行為、法律文書、法律事實等的合法性與真實性進行書面證明，從而形成的真實活動記錄資料，是司法行政機關(guān)的主要檔案之一。公證檔案既具備憑證與情報價值等檔案價值，還體現(xiàn)出一定的特殊性，如特定的法律效力等。

因此，為了能夠更好地促進公證檔案新時期的高質(zhì)量管理與服務(wù)，必須深刻把握公證檔案的價值利用。隨著信息化技術(shù)的日益成熟，人類已進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，我國相關(guān)文件中也明確提出，要打造公共服務(wù)新模式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)手段來提升社會治理與民生服務(wù)能力。因此，公證機構(gòu)應(yīng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，創(chuàng)新公證檔案的資源管理與價值利用模式，打造“智慧公證”新體驗，從而實現(xiàn)公證檔案信息提取的及時性、資源社會利用的合理性、價值實現(xiàn)的可行性。

一、公證檔案的概述

1.公證檔案的特點

公證檔案不僅具有一般檔案的原始性、職能性及價值性等特點，還具備因其特殊形成媒介而形成的特殊性，這種特殊性主要體現(xiàn)為：

（1）程序法定性。公證檔案是基于特定法律程序而形成的，故而其具備合法性基礎(chǔ)。

（2）效力同等性。公證檔案出具、保存等機構(gòu)之間屬于行政隸屬關(guān)系，但法律效力是同等級的。

（3）效力法定性。公證檔案中涉及的相關(guān)權(quán)力（利）主客體與相關(guān)行為要生效，必須經(jīng)由公證權(quán)力確認。

（4）法效延續(xù)性。只有確保公證檔案的前身——公證文書證明力的確定性，才能夠?qū)崿F(xiàn)公證檔案效力的產(chǎn)生與存續(xù)。

（5）強保密性，公證檔案的內(nèi)容包括當事人的權(quán)利和利益關(guān)系，故而其管理和查閱必須嚴格保密。

在公證檔案工作過程中，其體現(xiàn)出以下幾方面特點：

（1）與人民群眾緊密相關(guān)。公證檔案可分為國內(nèi)外民事、國內(nèi)外經(jīng)濟，涵蓋了證明承包、租賃、勞動合同、貸款抵押等經(jīng)濟類活動或是事物，還包括證明收養(yǎng)、股權(quán)繼承、遺囑、婚姻情況等民事類事物。由此可見，公證單位為每一位當事人有關(guān)的出生、親屬、經(jīng)歷、委托等方面提供服務(wù)。

（2）公證檔案數(shù)量龐大。以2020年某省市的公證機構(gòu)為例，其每年的業(yè)務(wù)量達到10萬件左右，生成6萬冊案卷，其中國內(nèi)經(jīng)濟類檔案達到14500件，國內(nèi)民事類案件達到7900件?？梢娢覈C檔案數(shù)量龐大，公證機構(gòu)面臨著很大的挑戰(zhàn)。

（3）查考利用頻繁。公證檔案對當事人的真實意思表示進行了全面記錄，尤其是其身份信息、委托等具備很強的證據(jù)效應(yīng)，有利于預(yù)防糾紛的發(fā)生，對法律權(quán)威進行有效維護，并確保社會主義市場經(jīng)濟秩序的穩(wěn)定。因此，公證檔案的查考利用非常頻繁。

2.公證檔案的作用

（1）證據(jù)作用。針對公證行為發(fā)生時涉及的相關(guān)程序與條款等信息數(shù)據(jù)，公證機構(gòu)進行收集、整理，最終形成公證檔案，這就是最原始的有形記錄，更是公證關(guān)系雙方對特定公證事項所出現(xiàn)言語、行動等狀況的第一手記錄資料，以便于日后對相關(guān)事項進行復(fù)查，也是對其進行證據(jù)保全。由此可見，公證檔案具備記錄備查的書證與憑證價值。

（2）強制作用。針對公證事項而言，公證關(guān)系雙方需做出相應(yīng)的公證行為，詳盡說明這一事項的真實合法性已得到有關(guān)職能機構(gòu)的確認，即我國相關(guān)法律法規(guī)中明確規(guī)定：在案件審理過程中，法院應(yīng)將公證檔案作為事實認定的依據(jù)，當其生效以后，則其具備不可置疑的證據(jù)力，從而生成無形的行為規(guī)范。同時，在類似債權(quán)債務(wù)等問題上，有了公證檔案的存在，債權(quán)方就擁有了不經(jīng)訴訟程序直接申請強制執(zhí)行的權(quán)利。

（3）促進作用。公證檔案可對公證職能部門及相關(guān)工作人員的行為進行相應(yīng)的約束，促使其嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)、規(guī)則條例開展工作，最終能夠切實保障公證服務(wù)的公平公正性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下公證檔案管理要規(guī)范

目前，我國公證機構(gòu)的日常工作普遍存在檔案數(shù)量龐大、專業(yè)化程度高與工作人員能力不足等方面的矛盾，嚴重影響到公證檔案工作的質(zhì)量和效率，不利于其價值的發(fā)揮?；诖?，公證機構(gòu)必須緊跟時代發(fā)展趨勢，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境，采取有效措施來進一步規(guī)范公證檔案管理工作，從而有效提升工作質(zhì)效，促進公證檔案價值的充分發(fā)揮。

1.完善公證檔案管理制度

公證機構(gòu)應(yīng)嚴格按照我國新修訂的檔案法，根據(jù)自身公證檔案信息化工作的具體狀況，對現(xiàn)行的公證檔案管理制度進行不斷完善和優(yōu)化，特別是在檔案接收、借調(diào)與查閱、維護與銷毀等方面，必須明確相關(guān)工作規(guī)范和要求。首先，針對檔案的接收是公證檔案工作的第一關(guān)口，工作人員必須嚴格按照相關(guān)法律法規(guī)要求，及時對公證文書材料進行立卷歸檔，把所有檔案資料加以立卷，避免由于時間拖延而造成檔案材料遺失或是損壞，導(dǎo)致其公證法律效力的完整性受到影響。其次，對案卷質(zhì)量進行嚴格檢查，確認符合相關(guān)要求后，即可辦理檔案移交手續(xù)，若不符合要求，必須督促相關(guān)人員及時補齊補全材料，從而確保案卷的質(zhì)量。最后，還需嚴格按照公證案件的類別、年度等對歸檔順序號進行編寫，做好登記入庫。針對檔案的借調(diào)與查閱，必須結(jié)合公證文件的不同內(nèi)容，明確相應(yīng)的借調(diào)與查閱規(guī)范和要求，相關(guān)單位或是個人在借調(diào)時，必須對其進行嚴格審查，做好核證與登記工作，要求在時限內(nèi)歸還，在歸還后還需進行嚴格檢查，注意必須重視檔案資料的保密性。針對檔案的維護與銷毀，公證機構(gòu)必須結(jié)合公證文件的重要性、社會價值、利用率，明確每一份公證文件的使用壽命，有的文件是永久保存，有的是60年，有的是30年，針對到期的文件必須及時銷毀，嚴格遵循公開、合法原則，對這些到期的公證文件進行系統(tǒng)銷毀。

2.公證檔案保管要安全嚴格

公證檔案直接關(guān)系到當事人的政治、經(jīng)濟利益，一旦檔案受損，將會造成極為嚴重的危害。因此，公證機構(gòu)必須高度重視公證檔案的保管工作。針對紙質(zhì)檔案的保管必須積極改善其保管保護條件，切實做到防火、防光、防霉、防盜、防水、防灰塵、防蟲、防鼠、防高溫高濕、防有害氣體等。針對電子檔案的保管，公證機構(gòu)需配備高質(zhì)量的電子檔案存儲服務(wù)器，并結(jié)合檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)要求，科學(xué)改善電子檔案存儲服務(wù)器的運行環(huán)境，確保其溫濕度適宜，即濕度應(yīng)控制在40%至60%之間，溫度應(yīng)控制在15℃至17℃之間，同時還需做好服務(wù)器環(huán)境的清潔與通風、防火、防震等工作，加強對外界高壓電磁環(huán)境的隔離防護工作，定期安排專業(yè)人員對服務(wù)器進行全面檢修和養(yǎng)護，確保相關(guān)設(shè)備設(shè)施始終處于良好的運行狀態(tài)。最后，需做好電子公證檔案的備份工作，并安裝防病毒軟件，從而確保其安全性與完整性。

3.提升工作人員的職業(yè)技能

在現(xiàn)代信息化時代背景下，公證機構(gòu)工作人員必須充分認識到公證檔案的重要性和相關(guān)價值，并掌握先進的檔案管理理念和方法、先進的設(shè)備設(shè)施操作方法等，以便其更加高質(zhì)高效地開展公證檔案工作?；诖耍C機構(gòu)必須加強對工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)，明確相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容與規(guī)范，并對其進行定期評估，確保其符合新時代公證檔案工作需求。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下公證檔案利用要主動充分

在公證檔案工作中，公證檔案價值利用是一項關(guān)鍵內(nèi)容和任務(wù)，尤其是在新時代背景下，人們的法律意識進一步增強，我國公證業(yè)務(wù)呈逐年迅速上升趨勢，產(chǎn)生了數(shù)量龐大的公證卷宗，這些卷宗中涵蓋了大量當事人身份、婚姻、學(xué)歷、經(jīng)歷、親屬關(guān)系、固定資產(chǎn)等數(shù)據(jù)信息，對這些資源進行科學(xué)有效地整合和利用，能夠防止當事人重復(fù)提供證明資料，讓珍貴的資料由“死檔案”變成“活信息”。為確保公證檔案得到更加充分的利用，公證機構(gòu)必須充分利用先進的互聯(lián)網(wǎng)、云計算等先進技術(shù)，積極履行自身的法定職能，讓公證檔案能夠更好地服務(wù)于社會和人民群眾，積極構(gòu)建公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺，最終實現(xiàn)公證檔案的數(shù)字化管理。

1.公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺的構(gòu)建

（1）公證機構(gòu)需依托先進的計算機、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，建立公證檔案全部影像原文數(shù)據(jù)庫。

（2）公證機構(gòu)需在前期做好充分調(diào)研工作，以此為基礎(chǔ)，遵循“精準、真實、有用”原則，明確公共檔案工作中必須獲取的信息與字段，借助購買服務(wù)方式來充分、全面獲取到公共檔案中有利用價值的信息，構(gòu)建檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

（3）公證機構(gòu)需加強與相關(guān)軟件科技公司的合作，對關(guān)于公證檔案管理的應(yīng)用軟件進行自主研發(fā)，并構(gòu)建公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺。為確保這項工作的順利開展，當?shù)叵嚓P(guān)政府部門應(yīng)給予足夠的政策、資金等方面的支持，確保公證機構(gòu)能夠有足夠的資金進行自主研發(fā)和平臺構(gòu)建。

（4）公證機構(gòu)需依據(jù)按照我國司法部、檔案局頒布的《公證檔案管理辦法》，將公證檔案的所有影像資料、數(shù)據(jù)信息集有序錄入平臺數(shù)據(jù)庫之中，實現(xiàn)公證檔案的即時掃描歸檔，同步轉(zhuǎn)化應(yīng)用，全程留痕管理。

2.公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺的功能介紹

針對公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺而言，其以公證機構(gòu)為主體，以政務(wù)外網(wǎng)——VPN為輔而建立起來的平臺，主要優(yōu)勢在于：應(yīng)用高效便捷、信息安全可靠、數(shù)據(jù)海量且真實等。該平臺具備百項功能，其中以影像查詢與利用、親屬關(guān)系查詢、誠信數(shù)據(jù)查詢與風險預(yù)警、數(shù)據(jù)分析與共享為主。

（1）影像查詢與利用。通過公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺軟件，工作人員和用戶通過在查詢條件內(nèi)輸入公證書號、公證事項、當事人或是公證員姓名、受理日期等任何字段，即可獲取到該公證機構(gòu)檔案的所有卷宗影像內(nèi)容。同時，該平臺結(jié)合了不同的公證員和機構(gòu)，分別設(shè)置了不同的查詢權(quán)限，如公證員能夠查詢到自己辦理的公證檔案所有內(nèi)容，當事人在本地公證機構(gòu)的全部辦證狀況。但是，僅可以看到公證卷宗的第一件內(nèi)容，如果當事人想要查詢其他內(nèi)容，那么需獲得相關(guān)公證機構(gòu)負責人的授權(quán)。作為公證機構(gòu)而言，可以在平臺上獲取到所有的檔案文本、影像等內(nèi)容，但僅限于本機構(gòu)所辦理的公證檔案，若查詢其他公證機構(gòu)的檔案，依然需要獲得授權(quán)。

（2）親屬關(guān)系查詢。公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺中儲存的公證案卷中涉及了當事人的身份、親屬關(guān)系等信息，通過抓取這些信息，并建立親屬關(guān)系庫，能夠直觀了解到當事人三代以內(nèi)直系親屬關(guān)系信息，還能夠借助系統(tǒng)的延伸，了解到當事人所有旁系親屬關(guān)系。

（3）誠信數(shù)據(jù)查詢與風險預(yù)警。公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺中建立了誠信數(shù)據(jù)庫，可對出借人或是借款人在本地辦理的全部借款等公證信息進行詳細查詢，特別是對于出具過執(zhí)行證書的借款人，能夠立即獲取到出借人借款風險“警告”，以此來盡量減少借貸糾紛問題，更好地維護社會穩(wěn)定。另外，對于假人假證等失信問題，平臺會自動預(yù)警。公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺會與政府征信系統(tǒng)進行互聯(lián)共享，從而有效提升公證的公信力。

（4）數(shù)據(jù)分析。通過將公證數(shù)據(jù)完全導(dǎo)入公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺，即可從業(yè)務(wù)的比例、類型、數(shù)量等多個層面，對公證機構(gòu)及相關(guān)工作人員的辦證狀況進行充分分析，而相關(guān)部門可結(jié)合分析結(jié)果來更加科學(xué)合理地深挖公證業(yè)務(wù)，更加有效地研發(fā)公證服務(wù)新產(chǎn)品等，從而促進我國公證事業(yè)的良好發(fā)展。

（5）數(shù)據(jù)共享。通過公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺可實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)全部公證數(shù)據(jù)信息在行業(yè)內(nèi)實現(xiàn)共享，并促進該平臺與公安、法院、房產(chǎn)等行業(yè)的數(shù)據(jù)橫向互聯(lián)共享，建立橫向聯(lián)動與上下暢通的數(shù)據(jù)流，不斷拓寬本地公證服務(wù)維度。同時，公證機構(gòu)還應(yīng)緊跟時代的發(fā)展需求，不斷完善和升級公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺，最終打造更加優(yōu)質(zhì)的公證服務(wù)品牌。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國現(xiàn)代信息社會的迅速發(fā)展，社會各界越來越重視公證檔案的利用價值。基于公證檔案的相關(guān)概念、特點、作用，公證機構(gòu)應(yīng)與時俱進，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)，努力實現(xiàn)公證檔案管理的規(guī)范化，并積極構(gòu)建公證大數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)平臺，確保公證檔案利用工作的高質(zhì)高效開展，最終更好地維護我國法律權(quán)威，確保社會主義市場經(jīng)濟秩序的穩(wěn)定。

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基金項目：關(guān)于我國檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的研究（課題編號：JFYE1706）

作者簡介：姜 紅（1968—），女，漢族，山東菊縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。