摘 要：在時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，民辦高校檔案管理工作也具備與時(shí)俱進(jìn)的需求，借此發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。在不斷完善校園網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，民辦高校的檔案工作也在不斷創(chuàng)新優(yōu)化，檔案由傳統(tǒng)的紙質(zhì)或是手工操作轉(zhuǎn)變成為電子文檔，以便于后續(xù)的管理工作，將檔案管理工作由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，這也是當(dāng)前檔案管理規(guī)范化工作落實(shí)的重要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：民辦高校;教學(xué)檔案室;規(guī)范化建設(shè)

民辦高校的檔案內(nèi)容主要涉及的是高校在開(kāi)展教學(xué)過(guò)程中，對(duì)學(xué)生和教師的管理以及教學(xué)實(shí)施過(guò)程的各項(xiàng)記錄等內(nèi)容。這些內(nèi)容都是在日常開(kāi)展教學(xué)工作和管理過(guò)程中逐步產(chǎn)生的各種具有一定保存價(jià)值和后續(xù)利用價(jià)值的珍貴記錄，能夠有效展示民辦高校在提升教學(xué)水平，改進(jìn)各項(xiàng)工作。它也是民辦高校進(jìn)行校級(jí)升級(jí)工作中必不可少的參考依據(jù)，尤其是本科評(píng)估階段。在民辦高校管理工作中對(duì)于教學(xué)檔案的管理，是其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容。本文將結(jié)合民辦高校教學(xué)檔案管理中所存在的問(wèn)題以及管理工作所具有的價(jià)值，提出相應(yīng)的建議和策略。

一、民辦高校檔案管理的價(jià)值意義

1.作為教學(xué)和管理工作重要的參考依據(jù)

教學(xué)檔案是民辦高校在開(kāi)展教育工作以及校內(nèi)各項(xiàng)管理工作的相關(guān)資料和文件的匯總，通過(guò)它能夠了解學(xué)校日常教學(xué)工作質(zhì)量以及管理水平，是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的動(dòng)力。在日常開(kāi)展教學(xué)工作的過(guò)程中所產(chǎn)生的不足和優(yōu)點(diǎn)都會(huì)被記錄在教學(xué)記錄中，在后續(xù)的工作開(kāi)展中可以對(duì)這些教學(xué)記錄進(jìn)行分析、對(duì)比和研究，并不斷對(duì)教學(xué)中的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，從而尋找更加適合推動(dòng)工作進(jìn)步的方式，實(shí)現(xiàn)提升教學(xué)水平以及管理質(zhì)量的目標(biāo)。

2.教學(xué)檔案是開(kāi)展教學(xué)工作改革的重要依據(jù)

教學(xué)檔案是民辦高校開(kāi)展工作時(shí)的重要依據(jù)和記錄，記載了學(xué)校在不同教學(xué)過(guò)程中的實(shí)際開(kāi)展情況以及相應(yīng)的科研內(nèi)容，包括一定的管理經(jīng)驗(yàn)以及各類教訓(xùn)。如果在后期開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)時(shí)需要進(jìn)行調(diào)整、規(guī)劃，那么相關(guān)負(fù)責(zé)人和工作人員可以結(jié)合之前的教學(xué)檔案進(jìn)行參考分析，從而獲得一定經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于后續(xù)制定針對(duì)性方案和決策具有一定的實(shí)際價(jià)值。

3.是進(jìn)行教學(xué)評(píng)估工作的重要依據(jù)

無(wú)論是教學(xué)還是管理工作，通過(guò)評(píng)估方式能夠?qū)ぷ鞯膽?yīng)用和開(kāi)展情況有充分的了解和認(rèn)知，通過(guò)翻閱教學(xué)檔案可以對(duì)評(píng)估工作的開(kāi)展提供最直接、最直觀的參考和依據(jù)。檔案資料并不是塵封的，通過(guò)合理利用檔案能夠使其發(fā)揮出更大價(jià)值。通過(guò)對(duì)檔案管理工作開(kāi)展水平以及對(duì)檔案資料的利用情況進(jìn)行分析，能夠直觀反映出學(xué)校的辦學(xué)水平及辦學(xué)能力。在對(duì)教學(xué)進(jìn)行評(píng)估的過(guò)程中，相關(guān)工作人員需要對(duì)學(xué)校的教學(xué)檔案進(jìn)行查閱和分析，以此來(lái)了解學(xué)校具體工作的開(kāi)展情況。如果在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)缺少了必要的教學(xué)檔案，就很難證明其開(kāi)展了相應(yīng)的教學(xué)工作以及在實(shí)際管理工作落實(shí)中的真實(shí)反映。同時(shí)，對(duì)于評(píng)判者來(lái)說(shuō)也就缺少了一定的說(shuō)服力和有價(jià)值的實(shí)證，導(dǎo)致最終的判定結(jié)果無(wú)法讓人接受。

二、民辦高校在檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，造成資料流失

民辦院校在成立發(fā)展之初對(duì)于檔案的認(rèn)知意識(shí)相對(duì)淡薄，也沒(méi)有專門成立相關(guān)部門或者安排專職崗位開(kāi)展檔案管理工作。所以我們?cè)诤罄m(xù)進(jìn)行檔案資料查閱時(shí)往往在學(xué)校建設(shè)、規(guī)劃發(fā)展以及教學(xué)方案制定等工作缺少相關(guān)資料，造成資料缺失。很多內(nèi)容和制度缺少完善資料甚至有的還是借助口頭進(jìn)行傳達(dá)，即便當(dāng)時(shí)形成了文件資料但是由于缺少專業(yè)化的保管導(dǎo)致資料散落在各處或者是個(gè)人的手中，沒(méi)有及時(shí)歸檔。管理工作者也沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行追查造成檔案資料流失的問(wèn)題。

2.規(guī)范制度不健全

國(guó)家檔案局以及教育部針對(duì)高校檔案管理出臺(tái)了相關(guān)的管理工作辦法，有效推動(dòng)了檔案管理工作的開(kāi)展和進(jìn)步。但在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)很多高校的檔案管理工作機(jī)制不完善，制度不健全，導(dǎo)致檔案價(jià)值無(wú)法發(fā)揮，埋藏于資料庫(kù)中。

（1）在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，對(duì)于教學(xué)過(guò)程中所產(chǎn)生的各類文檔進(jìn)行管理時(shí)，常常都是獨(dú)立的，各管各的，沒(méi)有互相結(jié)合起來(lái)形成一套有序的管理協(xié)調(diào)機(jī)制。缺失了監(jiān)督和機(jī)制約束的檔案管理導(dǎo)致檔案文件從形成到最終歸檔無(wú)法良好銜接，甚至出現(xiàn)檔案不全或內(nèi)容不足的情況。

（2）結(jié)合民辦高校現(xiàn)有的檔案管理工作的落實(shí)狀況來(lái)看，部分民辦高校在檔案管理時(shí)并沒(méi)有形成歸檔和立卷制度，尤其是對(duì)于檔案范圍的明確沒(méi)有落實(shí)到位。檔案工作從事者往往都是一些非專業(yè)人員，他們僅對(duì)檔案材料進(jìn)行收集整理，而沒(méi)有結(jié)合實(shí)際需求進(jìn)行歸檔劃分，通常也只是在進(jìn)行年底考核的時(shí)候才會(huì)突擊進(jìn)行分類整理。

3.參與檔案管理工作人員的素質(zhì)亟待提升

目前，很多高校從事檔案管理工作人員，尤其是一些民辦高校二級(jí)學(xué)院的檔案管理人員水平和素質(zhì)普遍不高。他們對(duì)于檔案管理工作從意識(shí)和認(rèn)知上都無(wú)法達(dá)到檔案管理工作的要求。由于缺少重視和管理的專業(yè)性，導(dǎo)致檔案管理工作在落實(shí)時(shí)極不規(guī)范。甚至還有一些二級(jí)學(xué)院會(huì)聘請(qǐng)教學(xué)秘書(shū)兼職。但是，這些人員日常的工作本就繁雜，需要經(jīng)常和各個(gè)科室交流，沒(méi)有足夠時(shí)間對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)。有限的精力、無(wú)法執(zhí)行的專業(yè)化培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作不僅不能優(yōu)化反而更加繁亂。

4.沒(méi)有對(duì)檔案信息進(jìn)行充分開(kāi)發(fā)

民辦高校對(duì)于檔案的利用和開(kāi)發(fā)的落實(shí)還存在著很多不足，造成檔案的利用率偏低。尤其是很多院校將檔案管理工作落到了二級(jí)學(xué)院進(jìn)行獨(dú)立管理，并沒(méi)有從全校的角度出發(fā)進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，導(dǎo)致各院校的檔案管理工作方式方法各有不同，規(guī)范要求也不同。很多院校之前的檔案管理多以紙質(zhì)方式為主，對(duì)檔案的分類管理和相關(guān)工作的落實(shí)也是通過(guò)手工方式進(jìn)行。隨著時(shí)代的進(jìn)步，很多檔案都開(kāi)始以電子性質(zhì)存儲(chǔ)，但是由于缺少規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致其在分布時(shí)相對(duì)分散，后續(xù)進(jìn)行相關(guān)資源的整合時(shí)由于缺少統(tǒng)一的格式無(wú)法進(jìn)行共享，造成檔案的利用率無(wú)法得到提升。

三、進(jìn)一步落實(shí)推進(jìn)民辦高校檔案管理工作的策略

隨著教育改革的推進(jìn)，高校擴(kuò)招等一系列措施也給民辦高校帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，在應(yīng)對(duì)這些變化時(shí)教學(xué)檔案所具有的價(jià)值和作用非常明顯，對(duì)于教學(xué)工作的推動(dòng)和改進(jìn)有著極大影響。因此，為了進(jìn)一步做好檔案管理工作的落實(shí)和規(guī)范，結(jié)合現(xiàn)代化的發(fā)展和信息化發(fā)展需求，對(duì)民辦高校的檔案管理工作進(jìn)行改革是目前急需開(kāi)展的一項(xiàng)工作。5C517A3E-3FFC-4BE7-ABB9-81FA0EECCDE0

1.從意識(shí)上進(jìn)行深化

高校的教學(xué)檔案是非常寶貴的資料，對(duì)于民辦高校來(lái)說(shuō)也是一樣，它們是高校在發(fā)展過(guò)程中開(kāi)展教學(xué)工作的重要記錄，對(duì)于推動(dòng)民辦高校提升教學(xué)水平有著非常積極的價(jià)值和作用。

首先，它能夠促進(jìn)民辦高校對(duì)檔案管理工作的重視，讓教職工在教學(xué)工作中能夠有參考依據(jù)。檔案是對(duì)每一位教師在日常工作開(kāi)展中的一項(xiàng)反饋，不僅包括了教師的任課情況，也包含了在教學(xué)中對(duì)課堂問(wèn)題的解決方式，還有與學(xué)生成績(jī)相互關(guān)聯(lián)的內(nèi)容。因此，可以作為后續(xù)教學(xué)工作評(píng)估中的重要參考和依據(jù)。其次，是作為評(píng)估的重要憑證。如果要了解真實(shí)的教學(xué)水平和教師能力就必須借助檔案來(lái)進(jìn)行分析，凸顯了評(píng)估工作的高要求、高標(biāo)準(zhǔn)。

2.規(guī)范檔案管理，形成統(tǒng)一完善的流程

要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，就必須結(jié)合民辦高校的實(shí)際情況進(jìn)行相關(guān)制度的完善和改進(jìn)。建立在實(shí)際應(yīng)用基礎(chǔ)上的管理工作才能夠真正發(fā)揮出檔案的實(shí)際作用和價(jià)值。

（1）從內(nèi)容角度出發(fā)

一是檔案的收集。檔案的收集整理工作通常是結(jié)合各個(gè)立卷的歸檔范圍進(jìn)行收集和整理的。

因此，要先明確文件的立卷制度以及收發(fā)借閱制度。尤其是一些零散性的檔案文件一定要做好相應(yīng)的收集管理工作，通過(guò)日常的收集和整理來(lái)確保檔案收集的完善性和有效性。

二是檔案的整理。檔案在收集之后，需要結(jié)合實(shí)際的內(nèi)容范圍以及檔案的規(guī)范性進(jìn)行整理和鑒定。這個(gè)過(guò)程也是檔案管理工作中的重中之重。相關(guān)工作人員對(duì)收集的檔案進(jìn)行分類，制訂索引工具，建立對(duì)應(yīng)的管理制度，確保檔案管理合規(guī)化、有序化、條理化。結(jié)合實(shí)際檔案的編制要求，對(duì)應(yīng)制定編號(hào)范圍，以及代碼和代號(hào)以便于后續(xù)的分類整理。當(dāng)然，整理工作還在于對(duì)檔案的有用性進(jìn)行鑒別，以確定一些長(zhǎng)期無(wú)效檔案的存毀。整個(gè)工作不僅包括對(duì)檔案內(nèi)容的鑒別分析、判斷價(jià)值，同時(shí)也要實(shí)現(xiàn)去粗留精，這樣才能夠真正提升檔案的使用價(jià)值。

（2）制度建立

在進(jìn)行制度規(guī)范過(guò)程中，需要針對(duì)不同的管理流程建立制度。

比如，立卷歸檔制度，將檔案資料的收集標(biāo)準(zhǔn)、范圍、途徑以及相關(guān)的獎(jiǎng)懲等內(nèi)容進(jìn)行明確。落實(shí)檔案管理崗位的責(zé)任制，確保檔案管理流程的完善。通過(guò)建立考核機(jī)制將日常的檔案管理工作與績(jī)效考核掛鉤，推進(jìn)管理工作的積極性和有效性。

同時(shí)，要注重對(duì)檔案管理的檢查制度，包括內(nèi)部上下級(jí)發(fā)文、教學(xué)研討會(huì)議記錄、教學(xué)改革、項(xiàng)目建設(shè)施工以及各學(xué)院年度教學(xué)規(guī)劃和大綱等教學(xué)資料。除此之外，還有教學(xué)質(zhì)量的調(diào)查報(bào)告、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)論文的管理歸檔、實(shí)踐應(yīng)用教學(xué)環(huán)節(jié)的相關(guān)管理工作內(nèi)容等，對(duì)于這些教學(xué)工作的開(kāi)展必須及時(shí)進(jìn)行跟進(jìn)和檢查，確保相關(guān)資料的完善性。

（3）對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)落實(shí)

第一，要做好檔案管理工作，從源頭把關(guān)是非常重要的，只有確保各個(gè)環(huán)節(jié)的工作人員做好本崗位工作，才能夠帶動(dòng)整個(gè)檔案管理的優(yōu)化。

第二，結(jié)合高校教學(xué)特點(diǎn)，依據(jù)不同的工作和職能部門進(jìn)行綜合化、年度化、周期化的分類管理，包括不同環(huán)節(jié)下各組的立卷整理。

比如，綜合性的教學(xué)資料需要由教務(wù)處和學(xué)生處等部門直接進(jìn)行資料收集和歸檔。而院系以及教研處所保管的檔案則會(huì)進(jìn)行統(tǒng)一的立卷歸檔管理。院系以及教研室的相關(guān)文件則是直接由學(xué)校檔案室進(jìn)行管理，經(jīng)過(guò)資料的審核之后統(tǒng)一立卷。一般性的文件則由各個(gè)院系以及部門自己負(fù)責(zé)保存。

3.檔案歸檔的作用

（1）將教學(xué)檔案進(jìn)行歸類入檔，對(duì)于開(kāi)展教學(xué)工作有一定的促進(jìn)意義。通過(guò)結(jié)合檔案提供的信息，能夠更進(jìn)一步了解民辦高校在開(kāi)展教學(xué)過(guò)程中的目的、方式以及相關(guān)組織形式，并結(jié)合考評(píng)指標(biāo)對(duì)相關(guān)教學(xué)體系進(jìn)行歸類整理，從而能夠明確教師在開(kāi)展教學(xué)時(shí)目標(biāo)是否明確、方式是否正確、結(jié)構(gòu)是否緊湊、組織是否嚴(yán)謹(jǐn)、功底是否過(guò)硬。將這些信息歸類比對(duì)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的問(wèn)題并進(jìn)行跟蹤，從而促進(jìn)教師教學(xué)效果的提升。

（2）通過(guò)教學(xué)檔案的管理，能夠充分展示教學(xué)開(kāi)展環(huán)節(jié)在推進(jìn)過(guò)程中的質(zhì)量，并對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，能夠展現(xiàn)出民辦高校的教學(xué)管理水平以及辦學(xué)成果，為民辦高校的有序發(fā)展和科學(xué)發(fā)展提供依據(jù)。

4.融入現(xiàn)代化的檔案管理工作

目前，隨著民辦高校的招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，對(duì)應(yīng)的教學(xué)管理體制也在不斷完善，相應(yīng)的檔案信息文件也隨之增加，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一項(xiàng)新挑戰(zhàn)。因此，必須做好檔案的歸類和管理工作。首先，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，制定符合學(xué)校相關(guān)規(guī)定要求的檔案管理制度，進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的管理。同時(shí)，結(jié)合電子文檔的方式進(jìn)行核驗(yàn)和驗(yàn)收，將檔案管理的全過(guò)程化與檔案管理結(jié)合起來(lái)，確保檔案從收集到最后的銷毀都有對(duì)應(yīng)的制度。

其次，在院校開(kāi)展管理的同時(shí)也要注重對(duì)二級(jí)學(xué)院電子文檔管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)的落實(shí)。作為高校應(yīng)當(dāng)不斷引入先進(jìn)的信息化管理系統(tǒng)，提升學(xué)校檔案管理的整體水平，通過(guò)建立信息化的檔案管理系統(tǒng)使檔案管理工作更加有計(jì)劃推進(jìn)，管理工作能夠主次分明。只有不斷完善檔案的信息化管理工作，才能夠真正利用好檔案，讓檔案發(fā)揮作用。通過(guò)數(shù)據(jù)共享方式提升檔案的使用效率。

5.強(qiáng)化檔案的服務(wù)意識(shí)，提升檔案的應(yīng)用效率

作為檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)報(bào)以主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，為檔案的使用者提供更加便利和良好的使用環(huán)境和使用服務(wù)。當(dāng)然除了拓展檔案在應(yīng)用方面的空間之外，還需要配合檔案使用者自身的需求特點(diǎn)為他們提供專業(yè)化的咨詢服務(wù)。配合先進(jìn)的查詢系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，深化檔案在查閱過(guò)程中的信息調(diào)用，從不同角度、方位快速準(zhǔn)確地向查閱者回饋信息，提高檔案使用人對(duì)于檔案的利用率，加深他們對(duì)于檔案的了解，給檔案查閱者提供更大的便利。結(jié)合民辦院校的實(shí)際需求，我們?yōu)楹芏鄬Ｉ尽⒏呗毟邔５膶W(xué)生提供了用于評(píng)估等需求方案的資料，并為他們?cè)诔煽?jī)查詢、學(xué)歷查詢以及相關(guān)方面提供了更多的檔案信息服務(wù)，幫助他們更好地開(kāi)展學(xué)習(xí)和工作。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上文分析，檔案管理工作的落實(shí)水平及管理水平的高低對(duì)民辦高校在未來(lái)發(fā)展有著非常明顯的影響。因此，作為民辦高校應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案管理工作的落實(shí)和開(kāi)展，通過(guò)規(guī)范制度、強(qiáng)化監(jiān)督、完善流程、加強(qiáng)檔案管理信息化等方式，促進(jìn)民辦高校在檔案管理工作中的效率和質(zhì)量。當(dāng)然，管理人員的素質(zhì)水平以及相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)于檔案管理的認(rèn)知理解，也會(huì)成為檔案管理工作落實(shí)的重要因素，所以必須重視檔案管理，只有有效利用好檔案的價(jià)值才能真正使其發(fā)揮更大作用，進(jìn)一步帶動(dòng)民辦高校的發(fā)展。

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（作者單位：荊州學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介：牟海霞（1980—），女，漢族，黑龍江綏化人，本科，中級(jí)職稱，研究方向：檔案管理。5C517A3E-3FFC-4BE7-ABB9-81FA0EECCDE0