摘 要：水利科技檔案實現(xiàn)信息化、智慧化管理，是水利檔案工作的重點，要想實現(xiàn)水利檔案管理智慧化，同時，更好地滿足實際應(yīng)用的需求，檔案管理工作人員應(yīng)從管理的理念、機制等各個方面實現(xiàn)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變，在本文中，筆者淺析了水利科技檔案智慧化管理實踐中存在的問題及我們應(yīng)該如何有效地解決這些問題，以更好地推動水利檔案管理工作的穩(wěn)健開展。

關(guān)鍵詞：水利科技;檔案;智慧化;管理;

水利科技檔案管理智慧化，是水利檔案管理工作的發(fā)展大方向，對整個水利事業(yè)的發(fā)展有非常積極且重要的作用，但是，在開展水利科技檔案智慧化管理工作時，也會遇到非常多的問題和挑戰(zhàn)，鑒于此，筆者總結(jié)本文。

1.水利科技檔案智慧化管理中遇到的問題

1.1存在一定的安全性問題

在開展檔案智慧化的時候，水利科技檔案涉及到的信息非常多，除了海量地理信息，還有很多保密性要求很高的信息，這些信息的安全性，是水利科技檔案開發(fā)、使用、管理的工作難點，具體包括電子檔案的安全和紙質(zhì)檔案的安全，紙質(zhì)檔案在進行人工整理、存儲的時候，會面臨火災(zāi)、蟲害等危害，同時，還會有一些人為破壞的情況。對一些數(shù)字檔案進行加工的時候，在裝訂、掃描等工作中，可能會損壞檔案，有時候還可能會存在檔案丟失的情況，這些情況的存在，極易導(dǎo)致信息泄露。另外，在調(diào)用電子信息時，還有遭受電子病毒竊取的風險。保存數(shù)字檔案信息時，對載體壽命的依賴太大，如果介質(zhì)的性能不穩(wěn)或是遭受損壞，比如說電腦系統(tǒng)升級、光盤磁消等狀況，會對信息的使用率產(chǎn)生極大的影響，更有甚者會遺失數(shù)據(jù)，上述這些危害因素，均會對檔案智慧化管理的安全產(chǎn)生極大的威脅。

1.2對需求單位信息化建設(shè)能力有著一定的要求

一是，結(jié)合檔案智慧化在人、物等方面的具體要求，就需求單位而言，需要有一定的承受能力，另外，如果實體檔案的數(shù)量非常大，那么我們在規(guī)劃智慧化流程的時候，一定要有預(yù)判力;二是，檔案智慧化管理之后，需求單位要有一整套健全的檔案管理系統(tǒng)，借助電子審批、電子申請等過程，實現(xiàn)檔案智慧化管理，因此，需求單位應(yīng)該積極營造和智慧化加工相匹配的條件和環(huán)境，配齊協(xié)調(diào)、高效的信息管理體系，，這些也是檔案智慧化建設(shè)的工作重點。

1.3水利科技檔案智慧化建設(shè)質(zhì)量有待進一步提升

現(xiàn)在，各水利科技檔案管理單位均在積極實施檔案智慧化建設(shè)，但是，這一工作并不是一天兩天就能見效的，需要我們有持之以恒的態(tài)度。一是，檔案智慧化成果質(zhì)量是整個智慧化建設(shè)工作的重點，主要包括：檔案是不是完整且清晰，是不是滿足了使用的要求，假設(shè)檔案成果的質(zhì)量沒有達到要求，那么整個檔案智慧化工作就根基不穩(wěn)。水利科技檔案涉及的信息非常豐富，涉及的范圍也很廣泛，不但涉及水利工程設(shè)計標準、水利工程建設(shè)所用的技術(shù)，還囊括了海量的圖紙，工程工期非常長，涉及的單位也非常多，因此，水利科技檔案的周期也相對較長。所以，在實施水利科技檔案智慧化管理的時候，要求也是更高。實施水利科技檔案智慧化建設(shè)和管理，需有一個長期的、有效的方案，一些水利科技檔案管理單位就是因為投入不足，致使檔案管理不夠精細，也就難以滿足檔案管理的基本需求，到最后，使得檔案管理的質(zhì)量難以保證。

2.水利科技檔案智慧化管理途徑

2.1做好水利科技檔案的保密工作，確保檔案的安全性

水利科技檔案保密工作，是水利檔案智慧化建設(shè)的核心和重點，在管理工作人員方面，必須要充分做好和保密相關(guān)的宣傳工作，定期組織檔案管理人員進行安全教育，涉密人員務(wù)必要獲得相應(yīng)的證件才能上崗工作，借助多方面、多形式、多內(nèi)容的涉密教育，切實提高檔案管理工作人員的思想意識。在對檔案進行智慧化加工的時候，高度重視智慧化加工的軟硬件設(shè)施完善工作，力爭做到物理防護、網(wǎng)絡(luò)防護相結(jié)合，涉密數(shù)據(jù)必須要用涉密電腦進行處理，嚴禁復(fù)制涉密數(shù)據(jù)。再就是要嚴密監(jiān)控檔案智慧化加工的現(xiàn)場，絕對不可以把涉密的設(shè)備、紙張等物料帶離加工現(xiàn)場，加工現(xiàn)場派有專人值班，以第一時間解決遇到的問題，與此同時，必須要嚴格執(zhí)行保密制度，在使用這些智慧化的檔案數(shù)據(jù)的時候，必須要對數(shù)據(jù)使用人講解涉密數(shù)據(jù)的使用流程及在使用過程中應(yīng)該注意什么問題，同時，要簽署保密協(xié)議書和承諾書，這樣可以明確責任。

2.2積極建設(shè)配套設(shè)施，完善相應(yīng)制度

為更有力地推動檔案智慧化建設(shè)工作的開展，切實提升檔案數(shù)據(jù)的使用率，檔案管理職能部門要積極配置與管理工作相關(guān)先進的基礎(chǔ)設(shè)施。同時，結(jié)合智慧化工作的具體特征，配齊相應(yīng)的硬件、軟件，讓檔案開發(fā)成果得到更好地保障。針對檔案管理系統(tǒng)選用工作軟件的時候，要優(yōu)選穩(wěn)定性的軟件，從而能夠更加快速地查找想要的數(shù)據(jù)，更好地實現(xiàn)多用戶數(shù)據(jù)掛接。積極使用能夠按照不同的要求統(tǒng)計圖像、目錄的多功能檔案管理軟件，這對于檔案智慧化建設(shè)及建設(shè)成果的高效運用，都是非常重要的。

2.3重視建設(shè)智慧化檔案室，以讓檔案智慧化成果的質(zhì)量得到切實提高

檔案智慧化工作實踐中，應(yīng)充分結(jié)合每個檔案室的實際情況，對智慧化檔案室進行合理規(guī)劃，切實增加人力、物力等方面的投入。參照建設(shè)智慧化檔案室的標準，對硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進行優(yōu)化配置，借助使用涉密數(shù)據(jù)儲存器、高清掃描設(shè)備等先進的設(shè)備，確保智慧化成果能夠及時轉(zhuǎn)化。明確檔案智慧化成果驗收工作的具體標準，相關(guān)工作人員必須要結(jié)合標準嚴格驗收智慧化成果的數(shù)量和質(zhì)量，認真檢查實物檔案的內(nèi)容和數(shù)量、成果轉(zhuǎn)化是否清晰，數(shù)據(jù)是不是完整等，若轉(zhuǎn)化成果不合格，必須要及時返修，直至驗收合格，方可進行交接。因為原始的實物檔案，質(zhì)量相差很大，且使用的紙張也相對較脆，有些還存在字跡模糊的狀況，鑒于此，在掃描原件后應(yīng)進行細致的加工和處理，把每個細節(jié)都細化，把影響降至最低，以讓檔案智慧化成果的質(zhì)量得到切實提升。

3.總結(jié)

水利科技檔案涉及的內(nèi)容很多，具體包含水利數(shù)據(jù)、地理數(shù)據(jù)、建設(shè)經(jīng)驗等等，水利科技檔案智慧化管理，可節(jié)省人力、物力和存儲空間，還可切實提高水利檔案數(shù)字化管理的實效性和整體水平，這對于更好地實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享是非常有利的，也可同時提升水利科技檔案的管理水平。

參考文獻

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作者簡介：徐蓉? 性別：女? 民族：漢? 學歷：研究生? 職稱：工程師? 研究方向：水利工程? 單位及郵編：昌樂縣水利事業(yè)發(fā)展中心262400