孫滋謙

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，檔案管理也開(kāi)始逐漸走向信息化時(shí)代。紙質(zhì)檔案和電子檔案在保存模式、保護(hù)技術(shù)等多個(gè)方面呈現(xiàn)出顯著差異。檔案管理人員需要充分分析兩者的特點(diǎn)，制定針對(duì)性的檔案保護(hù)工作措施，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的技術(shù)性保護(hù)。

紙質(zhì)和電子檔案存在一定程度上優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，在檔案保護(hù)的過(guò)程中，需要相關(guān)管理人員結(jié)合不同情況和需求，合理選擇保護(hù)方式，有效保存電子和紙質(zhì)檔案，有利于今后的應(yīng)用。檔案在社會(huì)發(fā)展中是不可缺少的重要信息資源。電子和紙質(zhì)檔案的性質(zhì)和特點(diǎn)存在明顯差異，決定了兩者的保護(hù)技術(shù)不同。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

（一）環(huán)境條件影響

紙質(zhì)和電子檔案兩者環(huán)境條件的影響存在較大差異性，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①灰塵影響區(qū)別。紙質(zhì)檔案管理和保護(hù)的過(guò)程中受到空氣中灰塵的影響，其存在機(jī)械磨損、紙張粘連、霉菌等現(xiàn)象。灰塵對(duì)電子檔案產(chǎn)生的損壞影響，主要表現(xiàn)在磁盤(pán)、光盤(pán)損壞，不能順利讀取信息資料?；覊m中存在相應(yīng)的化學(xué)成分，對(duì)磁盤(pán)、光盤(pán)產(chǎn)生一定的腐蝕，如霉菌中分泌的酶對(duì)其產(chǎn)生較大損失，造成電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失?？諝庵械幕覊m針對(duì)電子和紙質(zhì)檔案都存在不同程度上的影響。紙質(zhì)檔案針對(duì)該種影響的主要保存方式，相關(guān)管理人員在其上方鋪設(shè)宣紙，之后采用模板覆蓋在宣紙上，避免空氣中的灰塵直接接觸紙質(zhì)檔案。管理人員在日常工作中發(fā)現(xiàn)灰塵對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生不良影響下，需要及時(shí)將檔案信息資料送到檔案修復(fù)專(zhuān)業(yè)人員那做好針對(duì)性的修復(fù)工作[1]。電子檔案針對(duì)灰塵影響采取的主要保管模式，針對(duì)其存儲(chǔ)的載體加強(qiáng)嚴(yán)格的防塵對(duì)策，將光盤(pán)保存在單獨(dú)的專(zhuān)用光盤(pán)盒中，之后將其放置在檔案夾中，同時(shí)在檔案盒外部粘貼標(biāo)簽，便于工作人員調(diào)取電子檔案;②光線、有害氣體危害。光是檔案應(yīng)用和保管中不可或缺的因素，檔案工作需要光線照明的支持和保障。光呈現(xiàn)出一定的能量，和物質(zhì)材料出現(xiàn)相應(yīng)程度的能量傳遞，在一定程度上轉(zhuǎn)變內(nèi)部能級(jí)和能量，進(jìn)而造成物質(zhì)結(jié)構(gòu)和性能轉(zhuǎn)變。光主要經(jīng)過(guò)熱輻射、光氧化反應(yīng)和光能作用，對(duì)檔案產(chǎn)生影響，具有迅速、明顯的損壞作用。另外，有害氣體主要包含二氧化硫、一氧化碳、碳?xì)浠衔锏?，?duì)檔案材料產(chǎn)生損壞，同時(shí)對(duì)空氣產(chǎn)生較大污染現(xiàn)象。光線和有害氣體對(duì)于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的損壞主要是使紙張水解氧化反應(yīng)，大大降低檔案紙張強(qiáng)度，增加紙質(zhì)檔案損壞的幾率?？諝庵杏泻怏w、光線對(duì)電子檔案產(chǎn)生較大損壞力?？諝庵杏泻怏w和污染物具有較強(qiáng)的酸性和氧化性，在相應(yīng)條件下對(duì)磁性載體和光盤(pán)產(chǎn)生腐蝕和損壞現(xiàn)象，造成盤(pán)基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，進(jìn)而出現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。光能促進(jìn)電子檔案載體材料出現(xiàn)氧化反應(yīng)，造成盤(pán)基出現(xiàn)老化現(xiàn)象，降低其強(qiáng)度，同時(shí)紫外線自身的能量對(duì)磁性載體剩磁的穩(wěn)定性產(chǎn)生較大影響，造成信號(hào)減縮，對(duì)磁性記錄信息數(shù)據(jù)的讀取效果具有不良影響;③磁場(chǎng)、機(jī)械振動(dòng)不良影響。電子檔案儲(chǔ)存載體信息容量較大，軟盤(pán)和磁盤(pán)占用空間相對(duì)較小。因此，電子檔案保護(hù)過(guò)程中更加凸顯出保存環(huán)境的重要性。外界磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)對(duì)電子文件具有較大影響。外界磁場(chǎng)對(duì)磁性載體具有一定的作用，造成磁性涂層剩磁出現(xiàn)消磁、磁化現(xiàn)象，進(jìn)而出現(xiàn)信號(hào)失落、降低信噪比現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p壞記錄的信息數(shù)據(jù)，大大降低了信息讀出效果。另外，劇烈機(jī)械振動(dòng)對(duì)磁性載體材料中的磁分子排列次序具有較大影響，導(dǎo)致剩磁衰減，損壞電子檔案記錄信號(hào)。外界磁場(chǎng)和機(jī)械振動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的影響相比較于電子檔案較小。因此，電子檔案保護(hù)過(guò)程中需要加大外界磁場(chǎng)、機(jī)械振動(dòng)影響的預(yù)防力度，在保管和應(yīng)用的過(guò)程中和強(qiáng)磁場(chǎng)保持一定距離，同時(shí)將磁性載體放置在抗磁性較強(qiáng)的框架、金屬盒等相關(guān)裝具內(nèi)，防止出現(xiàn)劇烈機(jī)械振動(dòng)對(duì)電子檔案產(chǎn)生損壞現(xiàn)象;④電子檔案和紙質(zhì)檔案都會(huì)受到溫度、濕度的影響，在潮濕環(huán)境條件下均會(huì)出現(xiàn)不同程度的水解放應(yīng)、氧化放應(yīng)[2]。紙質(zhì)檔案的纖維在潮濕環(huán)境條件下和周邊空氣出現(xiàn)氧化效應(yīng)的影響下，促進(jìn)紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案記錄信息字跡產(chǎn)生一定的污染現(xiàn)象，造成檔案字跡材料出現(xiàn)擴(kuò)散和洇化問(wèn)題。電子檔案在溫度較高的環(huán)境條件下，具有較大的保存難度。光盤(pán)中的黏合劑和聚酯底基受到自然溫度的作用出現(xiàn)收縮、膨脹現(xiàn)象，從而造成電子檔案信息數(shù)據(jù)播放產(chǎn)生問(wèn)題。相關(guān)研究人員針對(duì)電子和紙質(zhì)檔案受到溫度和濕度的影響，針對(duì)兩者進(jìn)行針對(duì)性的檔案保護(hù)方式，充分表明了紙質(zhì)檔案在14-24℃的溫度環(huán)境下是最適宜的保護(hù)溫度，空氣中的相對(duì)濕度在45%-60%之間屬于最佳保存濕度。電子檔案在16-20℃的溫度之間是最佳保護(hù)溫度，濕度控制在40%-45%之間。檔案管理人員結(jié)合檔案實(shí)際情況，設(shè)置最佳的環(huán)境溫度和濕度環(huán)境，提升檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)效性，全面提高檔案信息資源的實(shí)際利用效率和價(jià)值。

（二）載體壽命差別

紙張檔案和電子檔案載體對(duì)比分析過(guò)程中，兩者載體壽命存在較大差別，前者在保存良好的條件下能夠?qū)崿F(xiàn)上千年的保存;后者能夠保存十多年。因此，相關(guān)檔案管理人員保存檔案的過(guò)程中，需要使用電子檔案載體的同時(shí)采用紙質(zhì)檔案做好備份工作。紙張是紙質(zhì)檔案的載體，主要包含纖維素成分，其性質(zhì)對(duì)紙質(zhì)檔案的壽命起到?jīng)Q定性影響。纖維素在高溫、潮濕、氧化和酸性環(huán)境中出現(xiàn)水解、氧化反應(yīng)，減少紙質(zhì)檔案壽命，對(duì)其產(chǎn)生污染現(xiàn)象[3]。因此，管理人員保護(hù)紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，有效避免出現(xiàn)水解和氧化反應(yīng)，能夠有效延長(zhǎng)其保存年限。

計(jì)算機(jī)磁性物質(zhì)、光盤(pán)屬于電子檔案載體。聚酯是磁盤(pán)的底基物質(zhì)，同時(shí)是磁性物質(zhì)的關(guān)鍵支撐體。聚酯底基容易出現(xiàn)靜電，靜電會(huì)吸引空氣中的塵埃，造成磁性物質(zhì)脫離。磁盤(pán)中磁粉和底基采用粘合劑進(jìn)行有效連接，但是其呈現(xiàn)出熱脹冷縮、生霉等缺點(diǎn)，對(duì)電子檔案的調(diào)取產(chǎn)生不良影響。單子檔案中的磁粉屬于形成圖片和影像的關(guān)鍵物質(zhì)，容易受到外界磁場(chǎng)的作用，產(chǎn)生消磁、磁化現(xiàn)象。管理人員采用光盤(pán)的形式保存電子檔案過(guò)程中，光盤(pán)中是以碲、碲合金、硒以及碳鋁化合物的方式記錄信息，容易受到外部的影響，和堿性物體出現(xiàn)化學(xué)反應(yīng)，在空氣中產(chǎn)生氧化反應(yīng)。通常情況下，電子檔案載體具有大約10年的壽命。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案技術(shù)保護(hù)

（一）紙質(zhì)檔案技術(shù)保護(hù)

紙質(zhì)檔案技術(shù)保護(hù)方式，主要避免其產(chǎn)生水解和氧化放應(yīng)。相關(guān)管理人員在實(shí)踐工作中更多的重視紙質(zhì)檔案保管過(guò)程的防潮工作，通常采用豎立方式進(jìn)行檔案存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案在長(zhǎng)時(shí)間的存放下，其表面會(huì)產(chǎn)生較多灰塵，灰塵對(duì)紙質(zhì)檔案的封面有腐蝕現(xiàn)象。因此，管理人員需要將紙質(zhì)檔案有效存儲(chǔ)于干燥環(huán)境條件中，當(dāng)檔案長(zhǎng)時(shí)間在潮濕環(huán)境中，會(huì)出現(xiàn)霉菌，進(jìn)而對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)部產(chǎn)生嚴(yán)重的腐蝕現(xiàn)象，同時(shí)霉菌在短期內(nèi)不能消失，對(duì)檔案信息產(chǎn)生一定的污染現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案受潮的情況下，相關(guān)管理人員需要做好緊急處理，立即取出紙質(zhì)檔案，在其放置在干凈的白色宣紙上，同時(shí)在其上方放置另一張白色宣紙，用手輕輕按壓，或者采用木板進(jìn)行按壓[4]。紙卷文物下方的宣紙不能隨意移動(dòng)位置，避免放置紙質(zhì)檔案出現(xiàn)二次污染問(wèn)題。另外，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)嚴(yán)重受潮現(xiàn)象的情況下，需要全面去除浸濕的白色宣紙，重新更換宣紙進(jìn)行吸收，將水漬完全吸收干凈為止，同時(shí)將該檔案放置在安全、陰涼、干燥的環(huán)境中實(shí)行自然陰干。

（二）電子檔案技術(shù)保護(hù)

紙質(zhì)檔案技術(shù)保護(hù)主要有效延長(zhǎng)紙張壽命，進(jìn)而保存紙張上記錄的信息資料。電子檔案技術(shù)保護(hù)主要采用掃描和數(shù)碼拍攝等相關(guān)方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成光盤(pán)的方式進(jìn)行保存。電子檔案保護(hù)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)載體實(shí)體、計(jì)算機(jī)軟件、硬件支撐環(huán)境的保護(hù)，同時(shí)增強(qiáng)電子檔案邏輯內(nèi)容、背景和初始數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。另外，電子檔案技術(shù)保護(hù)面臨電腦病毒的損壞。電腦病毒屬于一種破壞程序，對(duì)電腦文件中的其他程序進(jìn)行修改，將自身拷貝嵌入污染其他程序。當(dāng)前，我國(guó)電子檔案信息技術(shù)保護(hù)主要采用防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印和時(shí)間印章等技術(shù)，保護(hù)電子檔案信息不被篡改、刪除和盜竊。我國(guó)電子檔案的加密技術(shù)和解密技術(shù)迅速發(fā)展，需要相關(guān)管理人員創(chuàng)建信息安全管理體系，實(shí)行客觀綜合性的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定相適應(yīng)的管控措施，最大程度的保證檔案信息的安全有效性和真實(shí)完整性。

三、總結(jié)

在新時(shí)代的發(fā)展背景下，各個(gè)行業(yè)在建設(shè)發(fā)展中都更加重視檔案保護(hù)工作，紙質(zhì)檔案和電子檔案保存存在較大差異性，同時(shí)在保存方式和技術(shù)保護(hù)方面具有顯著差別。管理人員需要結(jié)合兩者的特點(diǎn)和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分，制定最佳的保存方式，保證檔案信息的安全可靠性，提升檔案管理整體水平。

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