魏敏

檔案資源的優(yōu)勢(shì)，在于能夠?yàn)榻?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供多方面的參考。檔案內(nèi)容所涉及的領(lǐng)域較為廣泛，包括政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、安全等國(guó)家重要信息。檔案管理部門(mén)必須做好檔案保管利用過(guò)程中的安全與保密工作，避免檔案信息泄露，確保國(guó)家和人民利益的安全。本文從檔案管理利用過(guò)程中安全與保密工作的重要性、存在的問(wèn)題、措施和建議四個(gè)方面進(jìn)行了探討，希望對(duì)做好檔案安全與保密工作有所助益。

檔案管理是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。通常情況下，關(guān)于國(guó)家重要信息的檔案一般會(huì)進(jìn)行加密處理，在進(jìn)行檔案保管與利用時(shí)，必須保證檔案的安全性，這樣才能保證國(guó)家在發(fā)展中不被外界因素所干擾。從檔案形成部門(mén)的角度，不宜公開(kāi)的檔案內(nèi)容發(fā)生泄露，會(huì)直接影響日常工作的順利開(kāi)展，給單位的利益帶來(lái)重大損失。當(dāng)前，檔案信息的安全性受到高度重視，如何在檔案管理和利用中保證檔案信息不被泄露，需要檔案管理部門(mén)和檔案管理人員在日常工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和反復(fù)探索。

一、檔案管理利用過(guò)程中安全與保密工作的

重要性

檔案所涉及的領(lǐng)域非常廣泛，包括政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事、民生、社會(huì)等，因此，在檔案管理利用過(guò)程中對(duì)檔案信息的安全性與保密性有著非常高的要求。在進(jìn)行檔案管理和利用過(guò)程中，必須提升檔案的安全管理意識(shí)，確保國(guó)家和人民信息的安全。檔案屬于一種信息資源，能記錄最真實(shí)的信息，也對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展歷程做了詳細(xì)記錄。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展的背景下，信息安全關(guān)乎國(guó)家的長(zhǎng)治久安，檔案管理部門(mén)必須嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案信息安全，避免發(fā)生失密、泄密事件，給國(guó)家和人民的安全及利益造成損失。

二、現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理中急需優(yōu)化人力資源建設(shè)

當(dāng)前，除專(zhuān)業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)以外，很多檔案管理部門(mén)的工作人員都是臨時(shí)上崗，專(zhuān)業(yè)性較低且變動(dòng)頻繁。而檔案管理工作屬于一項(xiàng)要求非常高、專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)的工作，非專(zhuān)業(yè)工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)化、系統(tǒng)化的知識(shí)，對(duì)檔案管理相關(guān)政策、制度、規(guī)范沒(méi)有深刻的認(rèn)知，很難提升檔案管理工作的效率。并且在工作過(guò)程中違反行為規(guī)范現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，影響檔案管理的質(zhì)量;另外，檔案工作主要接觸的是一些數(shù)據(jù)資料，信息量較大，工作內(nèi)容非常的枯燥，需要有極大的耐心。隨著檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，信息技術(shù)與檔案工作的深度結(jié)合，要求檔案工作者不斷提高計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力。

（二）檔案保管中缺乏保密性

以往的檔案管理應(yīng)用主要結(jié)合“四分法”進(jìn)行管理，這種方式能在一定程度上提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率，從而保證檔案管理信息不被泄露。但是這種方式，對(duì)非保密檔案與保密檔案有一定的局限，長(zhǎng)久下來(lái)，容易影響安全與保密工作的進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理缺乏保密性;另外，一些檔案部門(mén)保密意識(shí)較低，在檔案資料查閱時(shí)沒(méi)有設(shè)置權(quán)限，任何人都可以接觸到機(jī)密文件，從而無(wú)法保障檔案的安全性，經(jīng)常出現(xiàn)檔案泄露事件[1]。

（三）檔案利用中缺乏保密性

將檔案進(jìn)行調(diào)取以及共享使用，才能促進(jìn)檔案價(jià)值最大化發(fā)揮，檔案在調(diào)取、傳遞過(guò)程中非常容易發(fā)生泄密事件。檔案管理在分類(lèi)上屬于服務(wù)類(lèi)工作，為了保證服務(wù)質(zhì)量，部分檔案管理工作者會(huì)降低檔案查詢(xún)的權(quán)限，從而為檔案查閱提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，但是這種方式容易造成涉密檔案信息泄露，因此，檔案管理部門(mén)要不斷探究檔案查閱利用過(guò)程中如何做好檔案的安全與保密工作。

（四）檔案在儲(chǔ)存中缺乏保密性

在檔案管理工作中，檔案儲(chǔ)存是重要的內(nèi)容之一。尤其是針對(duì)涉密文件，檔案管理部門(mén)需要進(jìn)行嚴(yán)格的保存。許多檔案管理部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員，保密文件儲(chǔ)存時(shí)有不規(guī)范現(xiàn)象，如將非涉密性文件和涉密性文件放在同一環(huán)境下，會(huì)導(dǎo)致很多涉密文件非常容易泄露，給檔案安全管理工作造成影響。此外，很多部門(mén)沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案管理的環(huán)境非常雜亂，也沒(méi)有結(jié)合計(jì)算機(jī)數(shù)字化的管理形式進(jìn)行儲(chǔ)存，換句話(huà)說(shuō)，檔案依然采用的是紙質(zhì)信息，保管利用過(guò)程中，非常容易丟失、破損等，給檔案的安全性和保密性帶來(lái)不可估量的后果。

三、做好檔案保管利用過(guò)程中保密工作的

措施和建議

（一）轉(zhuǎn)變檔案保密理念

新時(shí)代的來(lái)臨，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將社會(huì)信息開(kāi)放給更多的人。而建立檔案的真正目的就是為了被使用，檔案保密和利用的方向具有統(tǒng)一性和共存性。因此，必須嚴(yán)格界定檔案保密的內(nèi)容和范圍，只有這樣才能確定檔案開(kāi)放的程度和期限。同時(shí)，關(guān)于檔案利用的時(shí)限，檔案管理人員也需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行界定，這樣才能保證檔案利用過(guò)程中的安全性。新時(shí)代背景下，各部門(mén)必須轉(zhuǎn)變檔案管理理念，結(jié)合國(guó)家相關(guān)政策制定符合當(dāng)前檔案使用以及管理的體系，以保密為前提，最大限度地為檔案管理工作開(kāi)展提供最有價(jià)值的信息資源。

（二）優(yōu)化對(duì)檔案保管的保密工作

（1）采用獨(dú)特的庫(kù)房進(jìn)行檔案管理。為了保證檔案信息不被泄露，首先需要做的是對(duì)檔案資料的管理，保證資料的完整性和安全性。依據(jù)國(guó)家規(guī)定，庫(kù)房必須根據(jù)檔案資料的特殊性和機(jī)密性單獨(dú)建立，不宜建立在辦公樓的最底層，門(mén)窗要加固，并具備防火、防盜以及防鼠和防蟲(chóng)功能。同時(shí)，必須派遣專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行管理，從而保證檔案的完整度和安全性。

（2）提升對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容的保密能力。各個(gè)檔案的內(nèi)容以及保密程度都具有一定區(qū)別。通常情況下，檔案保密的時(shí)限主要分為永久和定期，需要結(jié)合具體情況確定保密內(nèi)容和保密期限。同時(shí)，需要建立對(duì)涉密文件保護(hù)的方法，提升對(duì)涉密風(fēng)險(xiǎn)的防范。其次，隨著時(shí)間的變化，檔案內(nèi)容的保密程度和時(shí)間都具有不確定因素，結(jié)合實(shí)際情況需要對(duì)檔案的保密程度進(jìn)行調(diào)整，最大化地促進(jìn)信息資源公共化，從而為社會(huì)進(jìn)步提供有力支撐。在進(jìn)行檔案保密調(diào)整過(guò)程中，尤為需要注重分段管理以及關(guān)注檔案內(nèi)容的密級(jí)程度，從而促進(jìn)檔案管理工作有秩序的進(jìn)行。最后，采用科學(xué)的手段建立目錄，保證能夠掌握涉密文件[2]。

（3）結(jié)合現(xiàn)代化管理方式進(jìn)行檔案管理。以改革為背景，檔案管理面臨著非常多亟待解決的問(wèn)題。最常見(jiàn)的問(wèn)題就是檔案數(shù)量越來(lái)越多，導(dǎo)致在保管與利用過(guò)程中有一定的困難。其次，檔案管理的方式不能與時(shí)俱進(jìn)，在一定程度上影響檔案資料管理不能順應(yīng)時(shí)代變化，因此，必須推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，才能不斷解決新背景下的問(wèn)題。在時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，人們的生活水平有了本質(zhì)上的提升，檔案信息資料產(chǎn)生的社會(huì)價(jià)值越來(lái)越明顯，特別是在信息化時(shí)代背景下，檔案信息的完整性成為人們重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，對(duì)檔案資源的科學(xué)化使用，能在一定程度上推動(dòng)資源的合理利用，將其價(jià)值發(fā)揮最大化。從本質(zhì)上講，檔案管理屬于一項(xiàng)信息資料管理和保存的工作，尤為需要注重信息的完整性和安全性，從安全性的角度出發(fā)，必須做好信息資源保密工作，如果檔案信息在保管與利用過(guò)程中出現(xiàn)了泄露，則會(huì)給檔案形成部門(mén)的利益造成損傷，甚至威脅國(guó)家的安全和利益。

（三）優(yōu)化對(duì)檔案利用的保密工作

（1）不斷更新檔案保密知識(shí)。受傳統(tǒng)保密觀念的影響，一些很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期得不到利用，這是對(duì)檔案資源的浪費(fèi)，所以必須正確處理好檔案保密與利用之間的關(guān)系。保密和利用兩者都要兼顧。檔案管理人員可以通過(guò)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)、豐富降密、解密等保密知識(shí)，增強(qiáng)檔案工作的責(zé)任感和使命感，使檔案保密與利用工作得到進(jìn)一步優(yōu)化。

（2）對(duì)提供利用的檔案資料進(jìn)行鑒定。通常，檔案所涉及的內(nèi)容、保密期限以及范圍都有一定的限制，因此，對(duì)于檔案的開(kāi)放程度、何時(shí)開(kāi)放以及利用過(guò)程的要求必須進(jìn)一步明確。檔案管理部門(mén)可以通過(guò)建立流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案鑒定體系，保證檔案在利用過(guò)程中的安全性[3]。

（3）構(gòu)建檔案利用管理體制。要完善檔案利用規(guī)章制度，一般包括閱覽、外借、復(fù)制等方面的制度，還要確保制度條文嚴(yán)密簡(jiǎn)明，便于工作執(zhí)行。同時(shí)，要在實(shí)踐中不斷總結(jié)和完善。檔案能被使用正是檔案的價(jià)值所在，在檔案利用過(guò)程中，不是盲目而是在特定的環(huán)境下進(jìn)行有限制地利用;對(duì)于涉密文件，只允許在閱覽室進(jìn)行查閱，不可外借或者摘抄以及復(fù)印。在檔案管理過(guò)程中，需要尤為重視檔案利用的監(jiān)管能力，通過(guò)對(duì)檔案保密工作的全程監(jiān)管，才能不斷優(yōu)化改革措施，從而將制約保密工作的問(wèn)題進(jìn)一步解決。建立科學(xué)的保密體系以及優(yōu)化保密流程，確保檔案得到更好的利用，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供重要參考。

（4）促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)的安全。在當(dāng)前信息技術(shù)背景下，隨著計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)被各個(gè)行業(yè)所沿用，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作也越來(lái)越普及，網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)數(shù)字化檔案有著直接影響。檔案數(shù)字化在建設(shè)過(guò)程中，面臨的主要問(wèn)題之一是病毒、黑客等對(duì)數(shù)字化檔案的威脅，不法分子和敵對(duì)勢(shì)力利用網(wǎng)絡(luò)竊取檔案信息事件時(shí)有發(fā)生。為了避免發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事件，必須設(shè)置信息安全防火墻，通過(guò)物理安全防護(hù)、軟硬件保護(hù)等方式保證檔案信息免遭外界攻擊。

（5）優(yōu)化檔案存儲(chǔ)安全問(wèn)題。

通常情況下，檔案儲(chǔ)存方式會(huì)隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展而有所變化，因此，必須結(jié)合實(shí)際情況將原有的工作方式進(jìn)行優(yōu)化，只有這樣才能不斷強(qiáng)化檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中的安全。檔案管理部門(mén)可以結(jié)合當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)于一些涉密文件可以進(jìn)行深度加密及備份，嚴(yán)格區(qū)分涉密文件和非涉密文件，同時(shí)設(shè)置檔案調(diào)取的權(quán)限，進(jìn)一步保證檔案存儲(chǔ)過(guò)程的安全[4]。

（6）提升對(duì)檔案工作人員的管理。

①建立檔案管理人員的培訓(xùn)和考核制度。檔案管理人員擔(dān)負(fù)檔案保管利用的職責(zé)，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須不斷提升其專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)，從而保證檔案的完整性和安全性。檔案資料應(yīng)該確保不壞、不丟、不散、不亂，檔案保管人員要提高警惕，保護(hù)好檔案資源的安全。新時(shí)期的主要任務(wù)之一，是狠抓檔案工作隊(duì)伍的自身建設(shè)，建立一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的隊(duì)伍。還需要建立關(guān)于檔案管理人員的考核體系，在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，增強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性以及職業(yè)道德 [5]。

②不斷提高檔案管理人員對(duì)工作內(nèi)容的熟悉度。通常，檔案工作人員必須做好以下幾項(xiàng)工作。首先是預(yù)先準(zhǔn)備工作，檔案工作屬于一項(xiàng)繁雜的工作，需要預(yù)先做好相關(guān)準(zhǔn)備，才能在后續(xù)整理及管理過(guò)程中有條不紊。其次，檔案管理人員必須明確檔案管理的范圍。檔案管理所涵蓋的領(lǐng)域非常廣，其中包括對(duì)外資料或者戰(zhàn)略規(guī)劃等材料。此外，文書(shū)文件以及檢查資料也應(yīng)該作為檔案管理中的一部分。最后，還需要考慮檔案應(yīng)存放在哪里，在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內(nèi)，否則也可以設(shè)置帶鎖的柜子進(jìn)行檔案歸置。歸置檔案的場(chǎng)地及設(shè)備既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又要符合資源的實(shí)際調(diào)用情況及業(yè)務(wù)需求?？傊?，檔案工作人員必須結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理范圍的規(guī)劃，這樣才能更加全面有效地做好檔案保管利用的保密工作。

③提升檔案工作者的職業(yè)感。檔案工作人員的職業(yè)道德和綜合素養(yǎng)以及責(zé)任心是開(kāi)展檔案工作的關(guān)鍵，不斷提升檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和安全保密意識(shí)，促進(jìn)其責(zé)任感和使命感，絕不將檔案的內(nèi)容、數(shù)量或者存放的位置向無(wú)關(guān)人員透露，確保檔案信息安全，維護(hù)國(guó)家和人民的利益。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，在檔案管理和利用過(guò)程中，安全與保密工作具有非常大的改善空間，針對(duì)其中的問(wèn)題，檔案部門(mén)必須重視檔案管理和利用中的安全性和保密性，無(wú)論是從國(guó)家角度還是單位自身的角度出發(fā)，檔案工作者都必須嚴(yán)格對(duì)待檔案工作，提升安全意識(shí)和保密意識(shí)，避免檔案信息泄露，保證檔案的有效管理和利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張鳳菊.試論檔案保管過(guò)程中的保密[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2019（2）：136-137.

[2]劉曉菲.關(guān)于加強(qiáng)檔案保密工作的幾點(diǎn)建議[J].蘭臺(tái)世界，2019（11）：61-62.

[3]黃瓊嬌.新形勢(shì)下做好檔案保密工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（27）：135-136.

[4]周超.做好新形勢(shì)下電力企業(yè)保密工作的思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2020（9）：163.

[5]王鐵春.如何做好檔案保管與利用過(guò)程中的安全與保密工作[J].蘭臺(tái)世界，2019（5）：85-86.