周磊

摘?要：檔案管理工作，在技師類的學(xué)校管理工作中，受關(guān)注程度偏低。學(xué)校對(duì)于檔案管理的重要性暫未有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，如果能夠在檔案管理方面，采用信息化技能，而檔案信息查詢則會(huì)一目了然，但是不當(dāng)?shù)男畔n案管理工作，則是會(huì)影響學(xué)校教育工作的發(fā)展。從當(dāng)前技師學(xué)院的檔案管理工作問題來(lái)看，確實(shí)存在很大的不足。學(xué)校相關(guān)部門人員應(yīng)當(dāng)去找出這些問題，同時(shí)，能夠在借助互聯(lián)網(wǎng)的便利條件下，迎接信息發(fā)展的挑戰(zhàn)，在管理工作中能夠更加的科學(xué)、高效、快捷。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，教育部門要求技師職業(yè)院校對(duì)教育工作進(jìn)行改革。在這個(gè)過程中，眾多的高級(jí)技工學(xué)校，為了提升辦學(xué)效益，成功升為技師學(xué)院，實(shí)現(xiàn)跨越式的發(fā)展，為學(xué)院開拓了更大的發(fā)展空間。面對(duì)教育工作發(fā)展中的良好契機(jī)，技師學(xué)院應(yīng)當(dāng)在教育工作中，尤其是檔案管理方面，走上現(xiàn)代化、信息化的道路，如此才能夠更好地適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)。因此，結(jié)合實(shí)際工作發(fā)展需要，才能夠使得學(xué)校檔案管理工作，在學(xué)校發(fā)展中，實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值。

一、技師學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

技師學(xué)院檔案管理信息化，指的是學(xué)院的檔案管理工作，可以以網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的形式，對(duì)于信息進(jìn)行歸類和總結(jié)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各項(xiàng)資源開發(fā)出來(lái)，并對(duì)其加以利用，讓其更好地為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)，為教育工作服務(wù)。檔案管理信息化的方式，是當(dāng)前時(shí)代與科技發(fā)展的必然產(chǎn)物。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，信息化與大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合，可以在檔案管理工作中，提高檔案管理的效率，優(yōu)化檔案管理的難度，能夠以資源同步，信息同步的方式、更新同步的方式，提高檔案管理的水準(zhǔn)。

檔案管理工作有利于學(xué)校實(shí)現(xiàn)整體性的發(fā)展。學(xué)校的檔案是指學(xué)校在發(fā)展的過程中，用來(lái)記錄學(xué)校發(fā)展所形成的文字、圖文以及聲像等，不同的表現(xiàn)形式，反饋了學(xué)校的發(fā)展歷程，是學(xué)校對(duì)教育工作的評(píng)估、內(nèi)審、考核等，同樣又是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定發(fā)展規(guī)劃的客觀憑證。檔案管理作為學(xué)校管理的重要組成部分，與學(xué)校的各項(xiàng)工作以及整體性的發(fā)展密切相關(guān)，在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代背景下 ，學(xué)校要想全面發(fā)展，就需要全面的實(shí)施數(shù)字化的建設(shè)，而檔案建設(shè)則是學(xué)校教育工作中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是學(xué)校實(shí)施管理的重要策略，對(duì)于學(xué)校的整體性發(fā)展，有著非常重要的意義與參考價(jià)值。

有利于檔案的規(guī)范化管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式，是以手工管理方式為標(biāo)志的管理模式。這種模式比較落后，而且缺乏一定的管理標(biāo)準(zhǔn)。唯有在檔案管理工作中，落實(shí)信息化的管理措施，才會(huì)讓檔案管理工作獲得最佳的工作效率。

有利于確保檔案信息的安全。傳統(tǒng)的紙質(zhì)類的檔案管理模式，會(huì)容易出現(xiàn)檔案損毀的問題。而檔案信息化的管理，則會(huì)讓檔案資源的儲(chǔ)存由原來(lái)的紙質(zhì)類的轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化的管理方式，讓檔案在采集、存儲(chǔ)、歸檔整理以及利用方面，都可以快速地實(shí)施與完成，避免了檔案的損壞，確保了信息管理的安全性。

有利于提高工作效率與質(zhì)量。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，要想提升檔案管理的效率，是需要對(duì)傳統(tǒng)的觀念與管理模式進(jìn)行改革，實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)，從而提高管理的水平。

二、推行技師學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的思考

（一）轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化信息管理意識(shí)

檔案管理工作中，有兩部分檔案資源，一部分是需要加密的，另一部分則是普通的檔案。不論是哪種檔案，在運(yùn)用的時(shí)候，都需要及時(shí)地對(duì)其進(jìn)行獲取，因此，在檔案管理工作中重視檔案的加密，對(duì)于檔案的防盜具有非常重要的意義與價(jià)值。尤其學(xué)校的管理人員，需要對(duì)檔案管理問題，進(jìn)行重視，從高層制定相應(yīng)的管理要求，讓檔案管理人員，能夠在從業(yè)的過程中，對(duì)信息化的技術(shù)手段有非常明確的認(rèn)識(shí)。其次，能夠在思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)型，轉(zhuǎn)變被動(dòng)的服務(wù)理念，從而強(qiáng)化檔案信息化，網(wǎng)絡(luò)信息化的思想意識(shí)。

（二）強(qiáng)化制度建設(shè)

完善檔案管理的組織機(jī)構(gòu)以及信息化管理體系，是需要建立完善的檔案管理組織結(jié)構(gòu)。學(xué)?？梢猿闪n案管理組織，由不同的工作人員，對(duì)所存在的問題進(jìn)行負(fù)責(zé)，在整個(gè)檔案管理的流程中，能夠分工明確的去負(fù)責(zé)不同的項(xiàng)目，能夠從教育、教研、科研、管理四個(gè)方面，去成立檔案資料管理體系，統(tǒng)一對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。這樣就能夠在管理工作開展的過程中，確保了檔案管理的有效性與完整性。

（三）強(qiáng)化檔案規(guī)范化，現(xiàn)代化的管理，實(shí)行數(shù)字化管理模式

要想在技師學(xué)院能夠開展好檔案管理工作，則是需要建立電子檔案模式?？梢栽跈n案管理工作中，通過加強(qiáng)管理，對(duì)于重點(diǎn)的電子文件進(jìn)行采集，接收，并且可以規(guī)范電子文件文檔的一體化操作，提高歸檔的功能。在檔案管理的整個(gè)流程中，就檔案管理問題，實(shí)施數(shù)字化的處理方案，持續(xù)地推進(jìn)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)檔案資料的管理工作創(chuàng)造條件。

（四）重視檔案的服務(wù)功能

在開展檔案管理工作中，其實(shí)是為了發(fā)揮出檔案的服務(wù)價(jià)值，能夠讓檔案的信息得到充分的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。在這個(gè)過程中，要想加強(qiáng)檔案信息的建設(shè)，則是需要利用校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，來(lái)制作檔案信息網(wǎng)頁(yè)，在網(wǎng)絡(luò)上去發(fā)布新的檔案信息查詢活動(dòng)，處理檔案信息查詢，電子郵件服務(wù)等工作，使得檔案信息可以真正地為學(xué)校的各項(xiàng)工作進(jìn)行服務(wù)。

（五）強(qiáng)化安全防范意識(shí)，確保檔案信息安全

在檔案管理工作中，為了更好地推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量的效率，則需要考慮到信息化管理的安全隱患問題。信息化的管理方案，在能夠提供優(yōu)質(zhì)、快捷、高效服務(wù)的同時(shí)，也會(huì)存在較大的安全隱患。因此，應(yīng)當(dāng)在檔案信息化管理的過程中，能夠考慮到安全隱患問題，可以及時(shí)地就信息化的安全障礙進(jìn)行排除，從而構(gòu)建安全的檔案信息化管理模式。

總結(jié)：技師學(xué)院檔案信息化管理工作，是技師學(xué)院管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要內(nèi)容，更是衡量學(xué)校教育以及教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，也是承載、記錄學(xué)校發(fā)展的重要史料。在技師學(xué)院開展檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)從信息化、數(shù)據(jù)化的檔案資料整合、檔案管理人員的安排，風(fēng)險(xiǎn)防控等方面進(jìn)行入手，開展信息化檔案工作的建設(shè)活動(dòng)，從而可以做到學(xué)校檔案管理工作能夠更好地順應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需求，可以在互聯(lián)網(wǎng)的背景下，將管理方式進(jìn)行創(chuàng)新與升級(jí)，為調(diào)取檔案信息的人員，提供最快捷的檔案信息資源，更好地為學(xué)校人員服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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