摘 要：在我國(guó)，事業(yè)單位檔案管理是重要的工作之一，其詳細(xì)記錄了單位建立以來(lái)的重要事件及其在發(fā)展中取得的成就，蘊(yùn)含了豐富的經(jīng)驗(yàn)和正確的思想，為管理人員、工作人員、領(lǐng)導(dǎo)者高效開(kāi)展業(yè)務(wù)工作提供了重要指導(dǎo)，大大提升了檔案管理水平。在信息時(shí)代下，各種形式的檔案不斷涌現(xiàn)，其中傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，在這種情況下強(qiáng)化檔案管理工作信息化建設(shè)是十分必要的。本文將詳細(xì)闡述信息化背景檔案管理工作中存在的問(wèn)題以及具體的應(yīng)對(duì)措施，相關(guān)觀點(diǎn)僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案管理;存在的問(wèn)題;應(yīng)對(duì)措施

隨著科技發(fā)展水平的提升，我國(guó)已進(jìn)入數(shù)字信息新時(shí)代。在數(shù)字信息時(shí)代，各種先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，為人們的日常生產(chǎn)生活提供了極大便利。同時(shí)，隨著時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理工作也逐漸引入了數(shù)字化、信息化技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理模式向數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)變。但是基于信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在一些問(wèn)題，為此要制定有針對(duì)性的解決措施。

一、信息化背景下檔案管理工作基本特征

在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理向信息化方向發(fā)展，其主要具備以下幾個(gè)方面特點(diǎn)：

第一，以數(shù)字檔案館為核心，管理對(duì)象發(fā)生了變化。新時(shí)代背景下，電子檔案逐漸取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。有關(guān)調(diào)查表明，大多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理工作都以電子檔案為核心。電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的區(qū)別在于，其具有明顯的虛擬性，并且包含了多種豐富的功能。比如，壓縮傳輸功能、復(fù)制功能、拷貝功能等。

第二，從存儲(chǔ)到收集和利用，檔案管理的核心發(fā)生了變化。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的保管、整理、收集等工作完成需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、物力和人力，工作效率較低。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案轉(zhuǎn)變，檔案管理者必須充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用，有效存儲(chǔ)、整理和收集檔案信息，進(jìn)一步提升了檔案管理工作質(zhì)量。

第三，順應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變遷，檔案管理的服務(wù)方式發(fā)生了變化。近二十年，我國(guó)各地對(duì)檔案調(diào)用的需求增多，僅僅使用借閱不同儲(chǔ)地的紙質(zhì)檔案的方式不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也難以從中獲取目標(biāo)信息。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，相關(guān)人員能夠精準(zhǔn)定位、查找某一專(zhuān)題或某一地域的部分檔案，還可與其他事業(yè)單位共享異地人事信息，極大地滿(mǎn)足了日益增長(zhǎng)的閱檔、調(diào)檔、歸檔等需求。

二、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

現(xiàn)代化發(fā)展為人民生活提供了便利，也為檔案管理工作提供了全新的方法，其中包括辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化。這種變化為檔案的傳遞、整理和收集提供了有效支持，但是在實(shí)際檔案管理工作中出現(xiàn)了一些問(wèn)題。

1.檔案管理工作意識(shí)不足

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容和工作方式發(fā)生了一定轉(zhuǎn)變，雖然大部分事業(yè)單位在檔案管理工作中引入了先進(jìn)的數(shù)字化信息技術(shù)和設(shè)備，但是由于管理人員在思想意識(shí)方面沒(méi)有正確認(rèn)知檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致日常檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)填寫(xiě)不規(guī)范、漏填等問(wèn)題，并且部分檔案管理人員僅僅會(huì)利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案歸檔和管理工作，這將嚴(yán)重影響事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和有序發(fā)展，阻礙檔案管理信息化水平的提高。

2.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備不健全

在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須要有效利用各種先進(jìn)、專(zhuān)業(yè)化的信息技術(shù)和設(shè)備，但是有的事業(yè)單位由于資金有限，無(wú)法為檔案管理輔助設(shè)備采購(gòu)提供足夠支持，這將導(dǎo)致檔案管理實(shí)際發(fā)展中缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)一步延緩檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。雖然部分檔案管理部門(mén)購(gòu)入了各種先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，但是由于檔案管理人員信息化技術(shù)水平低，對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)掌握不足，因此無(wú)法在檔案管理工作中充分發(fā)揮信息技術(shù)和設(shè)備優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，相關(guān)信息技術(shù)人員開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件無(wú)法滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)基本需求。

3.檔案管理軟件缺乏科學(xué)性

我國(guó)各個(gè)地區(qū)發(fā)展程度不同，因此信息化程度也會(huì)有所區(qū)別。一方面，檔案管理軟件不統(tǒng)一。各地事業(yè)單位檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)軟件不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一完善的信息管理軟件，導(dǎo)致在日常管理工作中很多工作事項(xiàng)需要本人到檔案所在地區(qū)辦理，無(wú)法遠(yuǎn)程獲取相關(guān)資料。同時(shí)，在檔案信息管理工作中無(wú)法全部使用電腦完成，這在一定程度上延緩了檔案管理工作進(jìn)程。另一方面，檔案管理工作嚴(yán)重缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。受到歷史原因的影響，檔案中會(huì)存在遺失文件的問(wèn)題，遺失文件處理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并且將各種檔案錄入到各個(gè)地區(qū)缺乏明細(xì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。再加上各個(gè)地區(qū)交流密切程度不同，在檔案管理方面存在較大區(qū)別，這在一定程度上加重了檔案管理工作無(wú)法有效協(xié)調(diào)和統(tǒng)一的問(wèn)題，不利于檔案信息化管理的有序開(kāi)展。

4.檔案管理制度不完善

一般情況下，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案運(yùn)輸、檔案換機(jī)構(gòu)管理這兩種情況，在一定程度上增加檔案管理的難度。主要表現(xiàn)為工作職責(zé)分工不明確，缺乏有效、良好的檔案管理措施。首先，職責(zé)分工不明確。相關(guān)調(diào)查表明，當(dāng)前我國(guó)大部分事業(yè)單位沒(méi)有制訂完善的檔案管理制度，因此經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案換機(jī)構(gòu)管理、檔案運(yùn)輸中重復(fù)收錄信息的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，不僅會(huì)嚴(yán)重浪費(fèi)人力資源，還會(huì)造成檔案信息資源浪費(fèi)。其次，缺乏有效的檔案管理措施。由于事業(yè)單位缺乏完整的檔案管理系統(tǒng)，在日常檔案管理工作中只是簡(jiǎn)單存儲(chǔ)和堆疊文件。當(dāng)文件需要使用時(shí)，將其移交或轉(zhuǎn)發(fā)，只在臨時(shí)需要時(shí)整理相關(guān)文件。

5.對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視

目前，大部分事業(yè)單位錯(cuò)誤地認(rèn)為在檔案管理工作中只要保證檔案不丟失即可，沒(méi)有必要投入大量的資金和精力，造成這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的主要原因是檔案管理工作的開(kāi)展不會(huì)給事業(yè)單位發(fā)展帶來(lái)較大影響。但事實(shí)上，檔案管理與國(guó)計(jì)民生有著密切關(guān)系，由于對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視，因此檔案管理制度的制定存在較大問(wèn)題，不能充分、深入了解國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理制度不夠健全和完善，在具體工作開(kāi)展中不能滿(mǎn)足國(guó)家相關(guān)要求，最終給事業(yè)單位帶來(lái)無(wú)法挽回的損失，嚴(yán)重情況下會(huì)影響服務(wù)對(duì)象的經(jīng)濟(jì)利益，這對(duì)于事業(yè)單位健康發(fā)展來(lái)說(shuō)十分不利。

三、信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化策略

為了實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率，為群眾提供高質(zhì)量的服務(wù)。在信息化背景下，事業(yè)單位要在開(kāi)展檔案管理工作中做到以下幾點(diǎn)：

1.形成良好的檔案管理信息化意識(shí)

隨著時(shí)代飛速發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，更不能滿(mǎn)足新時(shí)代背景下檔案管理工作實(shí)際需求。為此，在具體的檔案管理工作中，要科學(xué)應(yīng)用數(shù)字信息化技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，并在此基礎(chǔ)上形成良好的檔案管理信息化意識(shí)。檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其實(shí)際的開(kāi)展情況直接影響著事業(yè)單位發(fā)展水平。在信息化背景下，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作中，要借用信息技術(shù)的同時(shí)，充分體現(xiàn)信息化。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員要著重培養(yǎng)檔案管理人員信息化管理意識(shí)。其次，領(lǐng)導(dǎo)人員要不斷健全和完善檔案管理制度，為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)有序開(kāi)展提供必要幫助。最后，提升檔案管理人員綜合能力和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，不僅要讓檔案管理人員掌握信息化工作技巧，使他們認(rèn)識(shí)到開(kāi)展檔案管理工作的重要性，通過(guò)參加培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)活動(dòng)，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)信息技術(shù)。最重要的是做好人才把關(guān)工作，在招聘檔案管理人員過(guò)程中，盡量尋找具有豐富檔案管理知識(shí)、懂信息技術(shù)和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人才。這樣不僅可以提升檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)性，而且可以從根本上提升檔案管理工作水平。

2.加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，不是一蹴而就的，需要耗費(fèi)大量時(shí)間、精力、人力，以及需要投入各種先進(jìn)的信息化技術(shù)與設(shè)備。在具體檔案管理工作中，檔案管理部門(mén)要與國(guó)家相關(guān)部門(mén)深入分析和交流，從而在檔案管理信息化建設(shè)工作中獲得專(zhuān)項(xiàng)財(cái)政資金。此外，檔案管理部門(mén)要有效發(fā)揮群眾力量，通過(guò)引入充足的社會(huì)資金，提高檔案管理信息化建設(shè)水平。同時(shí)，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，要認(rèn)識(shí)到不僅要配置檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，還要重點(diǎn)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才。同時(shí)，在引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)人才的前提下，要加強(qiáng)內(nèi)部人才培養(yǎng)和再教育，提高檔案管理人員的管理能力和信息技術(shù)人員的技能水平。例如，某事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)識(shí)到了檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，為此與國(guó)家相關(guān)部門(mén)積極交流，爭(zhēng)取到了專(zhuān)項(xiàng)財(cái)政資金，通過(guò)利用專(zhuān)項(xiàng)資金購(gòu)買(mǎi)先進(jìn)設(shè)備和應(yīng)用信息技術(shù)后，該單位檔案管理工作支出比上年節(jié)省了30%，并且節(jié)約了更多人力、物力和財(cái)力投入到其他工作中。

3.積極升級(jí)檔案管理軟件

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息互通，必須要開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買(mǎi)一個(gè)通用的檔案管理軟件。對(duì)于檔案管理軟件要真正做到集信息搜索、信息應(yīng)用、信息收集等于一體的功能軟件。特別是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大的背景下，要將檔案管理軟件與人民群眾的基本需求有效結(jié)合。讓人民群眾可以在家中上傳和驗(yàn)證相關(guān)信息，而軟件后臺(tái)將人們上傳的信息進(jìn)行有效分析、存儲(chǔ)、歸類(lèi)，為后續(xù)搜索和應(yīng)用工作的順利開(kāi)展提供便利。事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)對(duì)群眾普及信息化操作，提高數(shù)據(jù)上傳與驗(yàn)證的效率;對(duì)管理人員開(kāi)展定期集中培訓(xùn)，令他們?cè)鰪?qiáng)使用信息化檔案管理軟件的能力，積極了解與掌握相關(guān)信息技術(shù)，如防火墻技術(shù)與殺毒技術(shù)。此外，檔案管理軟件應(yīng)將保障人民信息安全作為首要開(kāi)發(fā)與應(yīng)用原則，通過(guò)實(shí)時(shí)更新修復(fù)系統(tǒng)漏洞，精準(zhǔn)清除因病毒木馬感染而產(chǎn)生的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高檔案管理安全系數(shù)，為事業(yè)單位的檔案信息安全保駕護(hù)航。

4.建立完善的檔案管理信息化制度

事業(yè)單位在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到檔案信息安全的重要意義。如果不能保證檔案信息的安全性和可靠性，檔案管理的工作質(zhì)量就是零。要有效保證檔案信息化的安全性和可靠性，檔案管理人員要結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)建立完善的檔案管理信息化制度。比如，事業(yè)單位可以利用國(guó)家頒布的新標(biāo)準(zhǔn)，制定完整的檔案管理信息化體系，為檔案資源的信息安全提供必要的保障。對(duì)未經(jīng)授權(quán)、通過(guò)非法手段獲取檔案資源和信息的用戶(hù)，實(shí)施嚴(yán)厲處罰措施，必要時(shí)追究法律責(zé)任。事業(yè)單位還可通過(guò)建設(shè)精細(xì)化管理流程與數(shù)字化檔案平臺(tái)實(shí)現(xiàn)異地信息的即時(shí)上傳、歸檔、共享，令當(dāng)前的檔案管理制度逐步建立兼容多種類(lèi)、多形式信息資源的普適性標(biāo)準(zhǔn)，為高質(zhì)量、高效率的數(shù)據(jù)管理體系搭建整體框架。在滿(mǎn)足以上要求的基礎(chǔ)上，檔案管理制度的信息化還需依靠一支專(zhuān)業(yè)知識(shí)與操作技能兼?zhèn)涞娜瞬抨?duì)伍，從檔案管理到平臺(tái)建設(shè)，高素質(zhì)的檔案管理與維護(hù)人員在其中同樣發(fā)揮著極為重要的作用。

5.提高對(duì)檔案管理工作的重視度

為提升對(duì)檔案管理工作的重視度，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變管理觀念，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。首先，事業(yè)單位要把檔案管理融入日常工作，從根本上調(diào)動(dòng)檔案管理人員主動(dòng)性和積極性，增強(qiáng)他們信息管理與收集能力。其次，為了提升工作人員對(duì)檔案管理工作的重視度，事業(yè)單位要制定一套完善的考核體系，充分挖掘年輕員工的潛力，激發(fā)他們的工作熱情，不斷提高管理行為規(guī)范化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化。最后，事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案管理安全，安排專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理，制定完備的保密協(xié)議和合理的查閱條件，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入查閱檔案。同時(shí)，要制定科學(xué)的外部環(huán)境加固措施，防止出現(xiàn)機(jī)密檔案外泄現(xiàn)象。

四、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要意義

首先，有利于滿(mǎn)足檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展需求。目前，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，檔案利用范圍不斷擴(kuò)大，方式不斷優(yōu)化，各方面的發(fā)展要求事業(yè)單位要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，加快檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理主動(dòng)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

其次，是滿(mǎn)足公共信息需求的重要手段。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民群眾日益增長(zhǎng)的需求與不充分不平衡發(fā)展之間的矛盾。公共服務(wù)機(jī)構(gòu)和普通民眾對(duì)檔案信息需求日益強(qiáng)烈，要不斷提高檔案管理效率，客觀上加快檔案管理信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案信息社會(huì)服務(wù)價(jià)值。

最后，有利于構(gòu)建和諧社會(huì)。隨著改革開(kāi)放的不斷深入和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提高，檔案管理信息化逐漸滲透到社會(huì)生活的方方面面。使用檔案的人數(shù)逐年增加，檔案在保護(hù)人民合法權(quán)益、化解社會(huì)矛盾等方面發(fā)揮著積極作用，有利于維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，完善社會(huì)資源結(jié)構(gòu)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代，發(fā)展和建設(shè)檔案管理信息化是重要趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展的結(jié)果。為此，在日常工作中，事業(yè)單位要結(jié)合自身檔案管理情況，采取有效的檔案管理措施，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：山東省鄒平市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：孫鵬（1972—），男，漢族，山東高青人，本科，副研究館員，研究方向：人事檔案和人力資源。